Tenue de documents au sein des institutions du gouvernement du Canada

Contexte

  • Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est la mémoire permanente de l’administration fédérale et un acteur de premier plan en matière de tenue de documents (TD).
  • Selon l’article 7 (pouvoirs discrétionnaires) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC doit « faciliter la gestion de l’information par les institutions fédérales ». Pour ce faire, BAC fournit des conseils et des outils, et contribue à l’élaboration de politiques, de stratégies et de solutions en matière de TD au sein du gouvernement fédéral. Les articles 12 et 13 de la Loi (pouvoirs non discrétionnaires) comprennent des dispositions portant entre autres sur les documents fédéraux et ministériels (y compris l’élimination ou l’aliénation de ceux-ci et leur transfert sous la garde ou la responsabilité de l’administrateur général), les documents qui risquent d’être endommagés ou détruits et les documents d’anciennes institutions fédérales.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et BAC, de concert avec l’École de la fonction publique du Canada et le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement du Canada, assurent le leadership en matière de TD dans la fonction publique.
  • Le SCT établit l’orientation stratégique du gouvernement du Canada en matière de gestion de l’information (GI) et de TD pour les institutions fédérales mentionnées à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • Le récent renouvellement des politiques du SCT a mené au regroupement des politiques sur la GI, la gestion des technologies de l’information, la cybersécurité et les services. La Politique sur les services et le numérique devrait entrer en vigueur le 1er avril 2020.
  • Les institutions fédérales ne sont pas toutes assujetties aux politiques du SCT (environ 100 le sont). De plus, certains ministères ou institutions du gouvernement du Canada ne sont pas soumis à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (176 le sont). Ainsi, divers outils, règles et méthodes sont employés au sein du gouvernement du Canada, ce qui nuit à la capacité de BAC de surveiller et d’appuyer efficacement les pratiques en GI et en TD, ainsi que d’acquérir des archives gouvernementales.
  • BAC participe aux stratégies et aux solutions à l’échelle fédérale concernant les documents gouvernementaux, comme le logiciel de gestion de contenu d’entreprise (GCdocs), l’initiative pour un gouvernement ouvert et la Stratégie de données du gouvernement du Canada.
  • BAC établit des réseaux à l’échelle nationale et internationale en plus de participer à l’élaboration de normes en matière de TD, au pays comme à l’étranger. Ce travail renforce la crédibilité de BAC à titre d’expert en TD au sein du gouvernement du Canada, et favorise la croissance du milieu des bibliothèques et des archives à l’extérieur de l’administration fédérale.

Considérations

  • Au gouvernement fédéral, les activités de TD et d’archivage sont des composantes distinctes régies par différents textes législatifs et plusieurs responsables.
  • Le degré de perfectionnement des activités de TD varie dans l’ensemble du gouvernement fédéral, et les règles, méthodes et outils employés sont tout aussi diversifiés. Cela nuit à la capacité de BAC de surveiller et d’appuyer efficacement les pratiques de TD, ainsi qu’à sa capacité d’acquérir des archives gouvernementales.
  • De mauvaises pratiques en matière de TD peuvent nuire aux activités; empêcher de mener à bien les programmes prévus au mandat et de rendre des comptes sur les décisions et les mesures prises dans les institutions fédérales; et entraîner la perte de documents d’archives.
  • La transformation en un gouvernement numérique nous oblige à mettre de nouveau l’accent sur les pratiques en matière de TD dans l’ensemble de la fonction publique.
  • D’ici quelques mois, le SCT pourra compter sur un nouveau dirigeant principal de l’information. Des changements à la direction peuvent entraîner de nouvelles orientations stratégiques en matière de GI dans la fonction publique.
  • Pour s’acquitter de son mandat en matière de GI, BAC doit être plus visible et proactif au sein des organes décisionnels fédéraux. La communauté de la GI de la fonction publique ne demande qu’à suivre la voie tracée par BAC.
  • Pour s’acquitter de son mandat en matière d’acquisition de documents gouvernementaux, notamment de documents numériques, BAC doit mettre à jour l’infrastructure de ses systèmes, remanier les processus et les procédures connexes et perfectionner les compétences numériques de son personnel.

Messages clés

  • Les éléments de base dans le domaine de la TD sont un facteur clé du succès d’un gouvernement numérique.
  • Les bonnes pratiques en matière de TD assurent l’efficacité des activités du gouvernement.
  • Un gouvernement ouvert n’est pas possible sans une TD efficace.
  • Grâce au travail en amont réalisé par la Division des initiatives en documents gouvernementaux (DIDG) concernant les stratégies et les solutions à l’échelle de la fonction publique, BAC peut limiter le volume des archives acquises.
  • BAC est fier de représenter le Canada au sein des équipes internationales qui élaborent les normes en matière de TD.

Personne-ressource :

Marie-Claude Côté, gestionnaire, Stratégies de tenue de documents, Division des initiatives en tenue de documents gouvernementaux
Courriel : mc.cote@canada.ca
Tél. : 613-979-0705

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