Demandes d'AIPRP à BAC

Contexte

  • La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels accordent un droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale.
  • À Bibliothèque et Archives Canada (BAC), seulement 2 % des demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) concernent des documents d’exploitation créés par BAC. Les autres demandes ne ressemblent pas à celles qui sont adressées aux autres institutions fédérales, car elles se rapportent à des documents d’archives du gouvernement du Canada détenus par BAC, ainsi qu’à des dossiers d’anciens membres des Forces armées canadiennes (conformément au décret 1971-1989) ou d’anciens fonctionnaires fédéraux. Les analystes de l’AIPRP de BAC acquièrent des compétences spécialisées et diversifiées qui vont au-delà de celles que l’on trouve dans les autres unités d’AIPRP au sein du gouvernement du Canada.
  • BAC reçoit de plus en plus de requêtes d’AIPRP qui portent sur un grand nombre de pages. Le niveau actuel des ressources (environ 50 ETP) est insuffisant pour répondre à la demande (sans compter les ressources pour les recours collectifs, qui ont été financées séparément). Les rapports annuels au Parlement 2018-2019 de BAC concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels fournissent plus de détails.
  • À l’heure actuelle, il peut s’écouler jusqu’à 17 mois avant que les anciens membres des Forces armées canadiennes reçoivent une réponse de BAC, selon la nature et l’urgence de la demande et selon les priorités de BAC.
  • Le projet de loi C-58, une nouvelle loi sur l’accès à l’information (non encore publiée), a reçu la sanction royale le 21 juin 2019. Il ne modifie pas fondamentalement le régime d’AIPRP du Canada et ne traite pas des questions de capacité ou de gouvernance en matière d’AIPRP.

Considérations

  • BAC s’efforce d’ouvrir de façon proactive les documents d’archives du gouvernement du Canada faisant partie de ses collections au moyen d’une approche appelée « examen en bloc ». Dans le cadre de cette initiative, plus de 48 millions de pages de documents d’archives ont été ouvertes, et ce travail se poursuit.
  • BAC offre un accès spécialisé aux documents pour les chercheurs qui s’occupent des revendications territoriales autochtones, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un processus particulier permet de s’assurer que les chercheurs ayant les autorisations appropriées bénéficient d’un accès spécialisé aux documents originaux non caviardés. BAC travaille avec les communautés autochtones pour que ce processus devienne aussi efficace que possible, tout en gérant les droits d’accès.
  • Les demandes relatives aux documents d’archives du gouvernement du Canada nécessitent souvent de consulter les ministères qui ont créé les documents pour obtenir leur avis concernant d’éventuels passages à amputer, particulièrement si les documents relèvent du domaine de la sécurité et du renseignement. Étant donné la charge de travail liée à l’AIPRP dans l’ensemble du gouvernement fédéral, ces dossiers connaissent souvent des retards et se trouvent en situation de « présomption de refus », ce qui mène à des plaintes au Commissariat à l’information.
  • BAC a récemment mis à niveau sa plateforme technologique (retenu en vertu de l’alinéa 16(2)a de la Loi sur l’accès à l’information) et son équipe d’AIPRP est la première à faire partie de (retenu en vertu de l’alinéa 16(2)a) de la Loi sur l’accès à l’information).
  • Voici les principaux changements apportés par le projet de loi C-58 :
    • Une institution aura la possibilité de refuser certaines demandes d’AIPRP jugées vexatoires, futiles ou entachées de mauvaise foi.
    • Les nouvelles exigences de divulgation proactive comprennent la publication en ligne des titres des notes d’information au sous-ministre chaque mois et la publication des cahiers de transition pour les nouveaux sous-ministres. Ces documents doivent être traduits intégralement, revus par l’AIPRP et codés s’ils sont mis en ligne.
    • Le Commissariat à l’information se voit conférer de nouveaux pouvoirs pour ordonner à une institution fédérale de communiquer un document en réponse à une plainte du public. Le Commissariat aura des pouvoirs plus clairs en matière d’enquête sur les plaintes et de nouveaux moyens d’action pour publier de façon proactive des rapports de conclusions.
  • À la suite du dépôt du projet de loi C-58 et compte tenu de l’augmentation des besoins en ressources pour l’AIPRP, une demande de fonds est en préparation pour stabiliser et moderniser la fonction d’AIPRP à BAC.

Messages clés

  • L’AIPRP est une étape clé dans la réalisation du mandat de BAC qui consiste à donner accès aux Canadiens à des millions de documents d’archives fédéraux, à contribuer aux priorités d’un gouvernement ouvert, à appuyer les droits d’accès et à répondre aux besoins en matière de services des groupes de clients comme les anciens membres des Forces armées canadiennes et les peuples autochtones.
  • BAC s’est engagé à donner accès à ses collections conformément aux lois sur l’AIPRP et s’emploie activement à recruter du personnel et à renforcer les capacités de l’équipe d’AIPRP pour répondre à cette priorité.
  • Il y a de plus en plus de pression pour avoir accès aux documents, et BAC n’est pas en mesure d’y faire face. BAC continue de plaider en faveur d’une augmentation du financement pour relever les défis posés par la demande accrue, le caractère sensible et le volume de la documentation.

Personne-ressource :

Kristina Lillico, directrice, AIPRP et Réponse aux litiges
Courriel : kristina.lillico@canada.ca
Téléphone : 613-867-3784

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