Questions parlementaires : responsabilités de BAC

Contexte

Généralités

Comme tous les ministères fédéraux, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est légalement tenu de répondre aux questions écrites des députés et des sénateurs. Le Parlement transmet ces questions, qui proviennent principalement des députés, au Bureau du Conseil privé, qui assigne à son tour aux institutions concernées ou nommées la tâche de fournir une réponse écrite dans les 45 jours suivant la formulation de la question.

Si l’institution fédérale affectée à la tâche ne fournit pas de réponse écrite dans les 45 jours, ou si le député qui formule la question estime que la réponse de l’organisation n’est pas exacte ou satisfaisante, une question de privilège peut alors être posée à la Chambre des communes, et le ministre du Patrimoine canadien (pour le compte de BAC) ou un autre membre du gouvernement peut y répondre.

BAC reçoit en moyenne 110 questions parlementaires écrites par année (voir l’annexe) et doit y répondre dans des délais serrés (entre huit et dix jours civils). Souvent, quelques questions se répètent presque mot pour mot lors de diverses sessions parlementaires. Un grand nombre de questions portent sur des sujets liés à la publicité, aux contrats, aux sondages d’opinion publique, à l’approvisionnement, aux médias sociaux, aux télécommunications, aux voyages et aux activités d’accueil.

Processus de traitement de BAC

BAC est un organisme du portefeuille du ministère du Patrimoine canadien. La Division des affaires parlementaires et du cabinet de Patrimoine canadien fait parvenir les questions parlementaires écrites à la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats. Celle-ci informe les Communications de chaque question. Selon le sujet abordé, la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats désigne ensuite un ou plusieurs secteurs de BAC à titre de bureau de première responsabilité (BPR). Ce ou ces responsables rédigent une réponse provisoire et soumettent toute information ou donnée requise, s’il y a lieu. La Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats passe également en revue les réponses fournies par BAC à des questions semblables posées dans le passé et conseille le BPR en conséquence.

Lorsque le BPR a terminé de rédiger l’ébauche de la réponse et recueilli les données ou les informations requises, le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de BAC examine les documents afin de déterminer s’ils sont prêts à être diffusés ou doivent être d’abord caviardés. Il vérifie également si BAC a communiqué des réponses touchant le même sujet à des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. La Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats et le BPR vérifient également si BAC a publié une partie ou la totalité des données et des informations demandées. À la lumière de ce qui précède, la Division examine la réponse définitive ainsi que les données et les informations connexes pour s’assurer que le tout est :

• exact;
• exhaustif;
• formulé dans un langage clair et simple;
• uniforme;
• cohérent;
• logique;
• conforme aux gabarits et aux normes de Patrimoine canadien et du Bureau du Conseil privé.

La Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats entame ensuite un processus d’approbation et informe les Communications et le chef de cabinet. Ce processus se termine lorsque le secrétaire général approuve la réponse définitive de BAC à titre de haut fonctionnaire habilité.

Explications sur les données et l’information de BAC

Pour répondre à une question parlementaire écrite, BAC doit remplir une attestation de conformité. Le secrétaire général la signe pour attester que les renseignements fournis dans la réponse sont complets et exacts. L’attestation de conformité est souvent accompagnée d’un modèle rempli où sont inscrites les données ou les informations demandées.

L’attestation de conformité ou le modèle rempli, ou les deux documents, doivent comprendre des explications de BAC concernant :

• toute limitation relative aux données ou aux informations fournies, y compris les exemptions liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• toute donnée ou information qui n’est pas disponible ou qui ne s’applique pas;
• toute donnée ou information qui pourrait sembler surprenante, anormale ou inhabituelle, p. ex. des écarts importants dans les dépenses déclarées d’une année à l’autre ou des dépenses beaucoup plus élevées par rapport à d’autres dans une même réponse.

Considérations

BAC recevra de nouvelles questions parlementaires écrites en décembre ou au début de 2020, lorsque la nouvelle session parlementaire commencera.

Personne-ressource :

Boris Stipernitz, directeur, Gouvernance, Liaison et Partenariats
Courriel : boris.stipernitz@canada.ca
Tél. : 819-934-5858