Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD)

Contexte

En 2015, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a mis sur pied le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD), une initiative qui fournit une aide financière à la communauté canadienne du patrimoine documentaire concernant les activités qui :

  • font connaître les organisations locales du patrimoine documentaire du Canada et rendent plus accessibles leurs collections;
  • accroissent la capacité de ces organisations à préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable.

Les organismes à but non lucratif qui ont une portée principalement locale ou régionale peuvent bénéficier d’un financement dans le cadre du PCPD. Ces organismes comprennent les bibliothèques, les archives, les associations de bibliothécaires et archivistes professionnels, les organisations ayant un service d’archives, les organisations généalogiques ou historiques ainsi que les institutions (gouvernementales) autochtones. L’annexe A présente les statistiques des concours du PCPD au cours des derniers exercices financiers.

Administré par la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats, le PCPD est utilisé par BAC pour transférer des fonds aux organismes bénéficiaires qui entreprennent des projets liés au mandat et aux objectifs stratégiques de l’institution. Par l’entremise du PCPD, BAC tisse des liens avec la communauté locale du patrimoine documentaire et renforce la capacité globale de celle-ci dans l’ensemble du Canada.

Les modalités du PCPD permettent à BAC de choisir des thèmes précis, en fonction des priorités de l’institution, pour les appels de propositions. C’est le cas, par exemple, de l’appel lancé en 2018 dans le cadre de la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire, ou encore de celui lancé en 2019 pour le projet Écoutez pour entendre nos voix, qui fait partie de l’initiative de revitalisation des langues et des cultures autochtones prévue dans le budget de 2017.

Le PCPD s’appuie d’abord sur les conseillers de la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats, puis sur les experts de BAC, qui examinent et évaluent les demandes reçues et en déterminent l’admissibilité et la faisabilité. Ensuite, les membres du Comité consultatif externe du PCPD (voir la liste à l’annexe B) évaluent le mérite relatif des demandes admissibles et formulent des recommandations à l’intention du bibliothécaire et archiviste du Canada.

Le bibliothécaire et archiviste du Canada :

  • prend les décisions définitives quant aux projets qui recevront un financement du PCPD, tout en tenant compte des recommandations du Comité consultatif externe;
  • rencontre les membres du Comité consultatif externe en personne, habituellement une fois par année;
  • annonce les nouveaux bénéficiaires du financement du PCPD, soit à l’occasion d’une activité annuelle médiatisée à l’intention des parties prenantes, soit lors d’un événement spécial.

En 2019, BAC a procédé à l’évaluation et à la vérification de la conformité du PCPD. L’évaluation est venue confirmer que le PCPD correspond aux priorités de BAC et du gouvernement du Canada, et qu’il demeure à propos et adapté aux besoins des clients. La vérification de la conformité a permis d’établir que le PCPD « était généralement conforme aux modalités du programme ainsi qu’à la Loi sur la gestion des finances publiques ». Compte tenu de ces résultats positifs et de la demande élevée pour du financement, le bibliothécaire et archiviste a annoncé, à la fin de 2018, la continuation du PCPD pour une période indéterminée.

Dernièrement, BAC a commencé à accorder plus d’importance au développement de la communauté d’organisations locales du patrimoine documentaire. Le 6 novembre 2018, la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats a tenu le premier séminaire ayant pour thème le PCPD. Au cours de cette assemblée, 160 représentants d’organisations ont discuté des pratiques exemplaires et des possibilités de financement avec les bénéficiaires du PCPD, les experts de BAC et les représentants d’organismes fédéraux qui financent des activités du patrimoine documentaire. Pour l’exercice 2019-2020, BAC compte offrir un ou deux ateliers régionaux à des organisations locales du patrimoine documentaire afin d’accroître la capacité de ces organismes à présenter des demandes de qualité dans le cadre du PCPD.

Considérations

Le PCPD est mis en œuvre au moyen d’accords de contribution (c’est-à-dire des contrats). Ceux-ci obligent les bénéficiaires à produire des rapports d’étape sur leurs projets et permettent à BAC de surveiller la façon dont les fonds du PCPD sont dépensés. Ces exigences en matière de rapports et les calendriers des paiements du PCPD (y compris les sommes retenues) atténuent les risques pour BAC et font en sorte que seuls les projets présentant des résultats satisfaisants et des dépenses admissibles peuvent obtenir un financement.

Étant donné que les organisations à but non lucratif qui demandent un financement dans le cadre du PCPD présentent un faible risque et que l’équipe du Programme dispose de ressources limitées, celle-ci axe ses activités de surveillance sur l’examen des rapports provisoires et définitifs ainsi que sur la collecte de renseignements concernant les activités et les réalisations du bénéficiaire qui ont fait l’objet de rapports publics.

Le PCPD est l’unique programme de financement permanent à BAC. Par conséquent, toutes proportions gardées, les frais généraux liés au Programme sont plus élevés que dans les ministères qui offrent plusieurs programmes de financement (ceux-ci pouvant réaliser des économies d’échelle). À BAC, la capacité et l’expertise nécessaires pour gérer les programmes de financement se trouvent principalement au sein de l’équipe du PCPD de la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats. Celle-ci peut également compter sur la capacité et l’expertise du Bureau du bibliothécaire et archiviste adjoint du Canada en ce qui concerne la gestion des appels de financement associés à la Stratégie nationale de numérisation du patrimoine documentaire et à l’initiative Écoutez pour entendre nos voix.

En 2020, avec l’appui des TI, la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats mettra en œuvre une nouvelle plateforme de prestation du PCPD (GCcas) qui viendra remplacer l’ancienne plateforme FluidReview. Plus tard, BAC utilisera GCcas (basé sur la plateforme Microsoft Dynamics) comme outil de gestion des relations avec les clients pour également gérer ses relations avec les partenaires et les parties prenantes.

Annexe A – Statistiques

Demandes reçues dans le cadre du PCPD et bénéficiaires – de 2015 à 2020

2019-2020 2018-2019 2017-2018 2016-2017 2015-2016
Demandes reçues 104 128 130 155 136
Nouveaux projets financés 47 30 38 38 64

Bénéficiaires par province et territoire − de 2015 à 2020

Ventilation par région 2019-2020 2018-2019 2017-2018 2016-2017 2015-2016 Total
Alberta 2 - 1 1 5 9
Colombie-Britannique 10 6 8 10 8 42
Manitoba 3 3 2 2 4 14
Nouveau-Brunswick 2 1 2 1 1 7
Terre-Neuve-et-Labrador 1 - 1 - 4 6
Territoires du Nord-Ouest - - - - 1 1
Nouvelle-Écosse 1 1 2 1 1 6
Nunavut 2 - - - 2 4
Ontario 11 7 5 10 15 48
Île-du-Prince-Édouard - 1 - 1 - 2
Québec 12 9 15 10 18 64
Saskatchewan 1 1 2 1 3 8
Yukon 2 1 - 1 2 6
Total 47 30 38 38 64 217

Organisations autochtones et organismes œuvrant dans des communautés de langue officielle en situation minoritaire − de 2015 à 2020

2019-2020 2018-2019 2017-2018 2016-2017 2015-2016 Total
Demandeur ou bénéficiaire A* R** A* R** A* R** A* R** A* R** A* R**
Organisations autochtones 14 7 6 2 8 3 10 3 9 3 47 18
Organismes œuvrant dans des communautés de langue officielle en situation minoritaire 22 11 31 7 24 4 31 8 29 13 137 43

*Demandeur
**Bénéficiaire

Annexe B : Membres sortants du Comité consultatif externe du PCPD, pour les exercices 2018-2019 et 2019-2020

Présidente

  • Jill MacMicken-Wilson (archiviste provinciale, Bureau des archives et des documents publics, gouvernement de l’Île-du-Prince-Édouard)

Membres

  • Guylaine Beaudry (bibliothécaire, Université Concordia)
  • Kathryn Bridge (conservatrice en histoire et en arts, Musée royal de la Colombie-Britannique)
  • Hélène Carrier (directrice, Bibliothèque Morisset, Université d’Ottawa)
  • Jay Gilbert (greffier, Ville de Coquitlam)
  • Manisha Khetarpal (bibliothécaire responsable du projet sur l’éducation ouverte, Collège culturel Maskwakis)
  • Leslie Latta (directrice générale, Archives provinciales de l’Alberta)
  • Pilar Martinez (administratrice principale, Bibliothèque publique d’Edmonton)
  • John D. Reid (généalogiste, Ottawa)
  • Mario Robert (chef de la Section des archives, Ville de Montréal)

Personne-ressource :

Boris Stipernitz, directeur, Gouvernance, Liaison et Partenariats
Courriel : boris.stipernitz@canada.ca
Tél. : 819-934-5858

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