Comités de gouvernance

Contexte

Afin d’apporter un appoint à la prise de décisions individuelle par la haute direction et de faciliter la prise de décisions collective, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) fait appel à quatre comités de gouvernance (voir le tableau en annexe) dotés de mandats précis. La Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats assume les fonctions de secrétariat pour ces comités.

Conseil de direction : relève du bibliothécaire et archiviste du Canada

  • Président : bibliothécaire et archiviste du Canada
  • Membres : chefs des secteurs; chef de cabinet; avocat général affecté au ministère du Patrimoine canadien
  • Mandat : responsable de l’orientation générale de BAC; de toutes les décisions qui touchent les activités courantes ou les relations internes ou externes; ainsi que du contrôle des activités et du rendement de tous les secteurs, des politiques d’encadrement et des budgets de BAC

Comité de planification et de gestion des ressources : relève du Conseil de direction

  • Président : sous-ministre adjoint, Services organisationnels et dirigeant principal des finances
  • Membres : directeurs généraux de tous les secteurs, principalement des Services organisationnels; chef de cabinet; directeur, Planification et imputabilité organisationnelles
  • Mandat : recommander au Conseil de direction l’allocation budgétaire annuelle de BAC; donner son approbation et formuler des conseils et des recommandations sur les dossiers touchant aux services organisationnels de BAC, notamment en ce qui concerne les ressources et la gestion

Comité des opérations et de surveillance : relève du Conseil de direction

  • Président : bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint
  • Membres : directeurs généraux de tous les secteurs, principalement des Opérations; chef de cabinet; directeur, Planification et imputabilité organisationnelles; directeur, Recherche et politiques stratégiques
  • Mandat : s’occuper des questions opérationnelles horizontales, des priorités stratégiques, des cadres opérationnels stratégiques, des procédures et des lignes directrices opérationnelles, du profil de risque de l’organisation et des stratégies d’atténuation

Comité ministériel de la mesure du rendement et de l’évaluation de programme : relève du bibliothécaire et archiviste du Canada

  • Président : bibliothécaire et archiviste du Canada
  • Membres : chefs de secteurs; directeur, Planification et imputabilité organisationnelles
  • Mandat : examiner les questions liées à la gestion du rendement, aux audits et aux évaluations, et formuler des recommandations aux fins d’approbation

Pour le compte de ces comités de gouvernance, la Division de la gouvernance, de la liaison et des partenariats :

  • assure le suivi des mandats et des points remis à plus tard;
  • veille à la mise en page uniforme et à la diffusion en temps opportun des documents pertinents aux fins d’information, de discussion ou d’approbation;
  • prépare les ordres du jour et les comptes rendus des décisions de chaque rencontre;
  • met toute la documentation (sauf si elle est confidentielle ou secrète) à la disposition de l’ensemble des employés de BAC sur une page SharePoint en lecture seule prévue à cette fin.

Pour assurer la mobilisation des employés et leur participation aux prises de décisions de l’organisation, BAC compte sur des champions et des employés qui jouent un rôle à l’échelle de l’organisation (voir l’annexe). L’institution dispose aussi de trois forums pour faire connaître les pratiques exemplaires au personnel, offrir de la formation et mener des consultations : le forum des services administratifs, le forum des gestionnaires et le forum des cadres.

Considérations

BAC examine périodiquement la structure et les mandats de ses comités de gouvernance pour s’assurer qu’ils fonctionnent de façon efficace et efficiente, et qu’ils répondent aux besoins de l’institution, du bibliothécaire et archiviste du Canada et de la haute direction. La dernière restructuration des comités de gouvernance de BAC a eu lieu à l’automne 2018.

Une fois par année, BAC examine et met à jour sa liste de champions et de personnes jouant des rôles précis au sein de l’institution, ainsi que sa liste des points qui reviennent chaque année à l’ordre du jour du Conseil de direction.

Personne-ressource :

Boris Stipernitz, directeur, Gouvernance, Liaison et Partenariats
Courriel : boris.stipernitz@canada.ca
Tél. : 819-934-5858

Annexe

La structure de gouvernance de Bibliothèque et Archives Canada illustre les comités de gouvernance, les rôles corporatifs, les champions et les projets clés.

Visionnez la structure de gouvernance de BAC

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