Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT)

Contexte

La Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) facilite le dialogue entre les archives canadiennes de plusieurs ordres de gouvernement (fédéral, provincial et territorial) depuis 1970. Elle constitue, avec le Conseil canadien des archives, un pilier du réseau archivistique au Canada.

Le groupe se réunit deux fois par année. Une téléconférence a lieu à l’automne et une réunion en personne se déroule au printemps, là où se tient la conférence annuelle de l’Association canadienne des archivistes. Dans le cas des réunions en personne, la province ou le territoire hôte s’occupe de l’accueil et fournit un soutien logistique. Chaque organisation doit assumer les frais de déplacement et d’accueil engagés pour assister à la réunion.

  • Prochaine téléconférence : November 14, 2019
  • Prochaine réunion en personne : le 10 juin 2020 (lieu à déterminer)

Le bibliothécaire et archiviste du Canada est membre et coprésident permanent de la CANPT. Son adjoint et un représentant de la Division des relations avec les intervenants et des affaires internationales de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) assistent également à chaque réunion. Une description de la composition, de la coprésidence et du secrétariat se trouve à l’annexe A, et une liste des membres est présentée à l’annexe B.

Principaux résultats – rapport qualitatif, rapport quantitatif et déclaration des coprésidents. Chaque printemps, la CANPT recueille des données qualitatives et quantitatives.

  • Le rapport qualitatif présente les réalisations et les faits saillants de l’année précédente, en plus de décrire les priorités pour l’année à venir.
  • Le rapport quantitatif comprend des données sur le budget, les programmes, les effectifs et les salaires; le volume des collections par type de document; la gestion des collections; l’accès sur place, l’accès numérique et l’accès à distance; et l’utilisation des médias sociaux et traditionnels. À compter du prochain exercice, il réunira aussi les données sur les acquisitions.
  • La compilation des données de l’ensemble des membres de la CANPT est une responsabilité que ces derniers se partagent à tour de rôle, selon une rotation bisannuelle par ordre alphabétique.
  • Le bureau du bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint (Secteur des opérations) dirige la préparation des données pour le compte de BAC.
  • Le secrétariat de la Division des relations avec les intervenants et des affaires internationales est responsable du processus de rédaction et d’approbation de la déclaration des coprésidents, un court document résumant les faits saillants et l’orientation du groupe.
  • Une fois approuvée, la déclaration est envoyée par courriel aux personnes inscrites à la liste de diffusion ARCAN-L, qui ont un intérêt commun dans le milieu archivistique canadien.

Rapports quantitatif et qualitatif. Chaque année, les membres de la CANPT discutent et débattent de la pertinence de publier les rapports quantitatif et qualitatif. Bien que certaines administrations soient prêtes à publier les deux rapports, les membres de la CANPT ne sont jamais parvenus à un consensus à cet égard. À ce jour, les deux rapports sont préparés pour l’utilisation exclusive des membres de la CANPT.

Dans le cas du rapport quantitatif, BAC et les autres membres de la CANPT ont exprimé des préoccupations concernant la publication de données, notamment en ce qui concerne la compatibilité des méthodes, des mandats et des structures de gouvernances des diverses administrations; la demande d’une autorisation appropriée pour diffuser de l’information; et les diverses sensibilités politiques au sein de certaines administrations. Le rapport qualitatif, qui présente les faits saillants de l’année pour chaque membre, suscite moins d’inquiétudes. Comme ces rapports ne sont pas rendus publics, leur but et leur utilité demeurent une question sensible pour certains membres de la CANPT. Chaque année, ces derniers discutent et s’entendent pour n’intégrer que les principaux faits saillants à la déclaration des coprésidents, qui est rendue publique.

Considérations

Depuis 2015, BAC plaide pour la publication des deux rapports. Pour l’année prochaine, les membres de la CANPT doivent discuter de la pertinence de publier les deux rapports, ou chercher au moins à faire accepter à l’unanimité la publication du rapport qualitatif. Il faudrait aborder la question à la prochaine réunion de la CANPT, le 14 novembre 2019, dans le but de tenir une dernière discussion et de prendre une décision à la réunion en personne du 10 juin 2020.

Le 50e anniversaire de la Loi sur les langues officielles du Canada en 2019. BAC déploie à nouveau des efforts pour appuyer les communautés de langue officielle en situation minoritaire.

  • BAC a l’intention d’inviter Linda Savoie (championne des langues officielles) et Alain Roy (Recherche et politiques stratégiques, membre du Comité consultatif sur les langues officielles) à la réunion du 14 novembre afin qu’ils puissent 1) informer les membres des progrès réalisés à BAC, 2) manifester leur intérêt pour les mesures prises par d’autres administrations, 3) obtenir du soutien et discuter des liens avec les sociétés historiques, les universités et d’autres partenaires locaux et régionaux qui sont prêts à intensifier et à améliorer la collaboration avec les communautés en situation minoritaire et 4) informer les membres qu’une conférence est prévue pour mai 2020 et les inviter à y assister.

Personnes-ressources :

Patrick Latulippe, analyste, Relations avec les intervenants et Affaires internationales
Francesco Manganiello, directeur, Relations avec les intervenants et Affaires internationales
Courriels : patrick.latulippe@canada.ca
francesco.manganiello@canada.ca
Tél. : 613-853-4103
613-462-8359

Annexe A : Composition, coprésidence et secrétariat

Composition. La CANPT est formée de 14 membres représentant l’un des divers établissements d’archives provinciaux, territoriaux et fédéral. Ce sont normalement les dirigeants de chaque organisation qui assistent aux réunions. Le Conseil canadien des archives est présent à titre d’observateur. La CANPT réunit le Conseil des archivistes provinciaux et territoriaux (CAPT) et BAC.

  • Le CAPT a pour but d’assurer la participation active et utile des archivistes provinciaux et territoriaux faisant partie du réseau national des archives et d’assurer une étroite collaboration avec le Conseil canadien des archives (secrétariat du CAPT). Le CAPT se réunit deux fois par année; il sert de forum pour discuter de questions qui présentent un intérêt particulier pour les archivistes provinciaux et territoriaux.

Coprésidence. Le Conseil a deux coprésidents, à savoir le bibliothécaire et archiviste du Canada (coprésident permanent) et le président du CAPT (qui change tous les deux ans). Le Nouveau-Brunswick assure la coprésidence jusqu’en 2020. La Colombie-Britannique a accepté le mandat de 2020 à 2022.

Secrétariat. Relations avec les intervenants et Affaires internationales fournit des services de secrétariat, dont l’établissement de l’ordre du jour; formule des conseils stratégiques à l’intention des bibliothèques et des archives sur des questions et des enjeux qui concernent BAC; organise des séances d’information internes; recueille et distribue des documents d’information; gère des services de traduction; et rédige des procès-verbaux et d’autres documents.

Groupes de travail. En cas de besoin et si la volonté est suffisante, la CANPT met régulièrement sur pied des groupes de travail pour s’attaquer aux problèmes auxquels se heurte le milieu archivistique canadien.

  • Les groupes de travail actuels se penchent sur des questions liées à la gestion numérique. Ils comptent tous un employé de BAC : Normes de numérisation (Sharon Smith), Rôles et responsabilités (Marie-Claude Côté) et Préservation numérique à long terme (Roslynn Ross). Ces groupes collaborent avec le Conseil des documents fédéral-provincial-territorial. Dernièrement, d’autres groupes de travail se sont penchés sur des questions liées aux acquisitions collaboratives, aux rapports statistiques et à la coopération pour la préservation des documents audiovisuels.

Utilité. La CANPT demeure un instrument utile qui offre à l’ensemble des établissements d’archives des diverses administrations au Canada la possibilité de discuter des réalisations et d’échanger de l’information, tout en se penchant sur des problèmes et des défis complexes dans un cadre officiel.

  • Par exemple, en 2018, les membres de la CANPT ont trouvé une solution à un problème lié aux droits de propriété sur les documents que les archives provinciales et territoriales ont transféré au Bureau du Conseil privé dans le cadre de l’Enquête nationale sur les femmes et les filles autochtones disparues et assassinées.

Annexe B : Liste des membres

Membre Organisation
Leslie Weir, coprésidente Bibliothèque et Archives Canada
Fred Farrell, coprésident Archives du Nouveau-Brunswick
Leslie Latta Archives provinciales de l’Alberta
Joanne Orr Musée royal de la Colombie-Britannique
Emma Wright (Non-voting member) Gouvernement de la Colombie-Britannique
Edward Atkinson Archives du Nunavut
Patti Bannister Archives de la Nouvelle-Écosse
David Schlosser Archives du Yukon
Scott Goodine Archives du Manitoba
Hélène Laverdure Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Linda McIntyre Archives provinciales de la Saskatchewan
Erin Suliak Archives des Territoires du Nord-Ouest
John Roberts Archives de l’Ontario
Jill MacMicken-Wilson Bureau des archives et des documents publics de l’Île-du-Prince-Édouard
Greg Walsh The Rooms Corporation de Terre-Neuve-et-Labrador
Observateur Organisation
Christina mNichols Conseil canadien des archives
Joanna Aiton Kerr Conseil canadien des archives
Normand Charbonneau Bibliothèque et Archives Canada
Patrick Latulippe (Secretariat) Bibliothèque et Archives Canada
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