Renouvellement du système d'information archivistique (SIA) – Nettoyage de MIKAN – Analyse des processus opérationnels

Contexte

  • Le système d’information archivistique (SIA) est une solution administrative intégrée qui doit remplacer les nombreuses applications essentielles à la mission de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), qui sont vieillissantes et donc en péril. Il permettra de gérer l’information concernant les fonds d’archives analogiques et numériques de l’institution, y compris l’information éparse qui n’est pas actuellement incluse dans le système de description principal (MIKAN).
  • BAC a officiellement entrepris le processus de renouvellement du SIA (étape de la collecte des renseignements) lorsqu’il a publié une demande d’information en mars 2019.
  • Tirant profit des leçons apprises dans le cadre des projets de renouvellement du système de bibliothèque et du système de gestion des biens numériques, BAC a également lancé, en octobre 2018, un sous-projet d’analyse des processus opérationnels d’archivage et de modélisation de données de haut niveau (financé par le renouvellement du SIA). Ce sous-projet permettra de mieux comprendre l’état actuel des processus opérationnels d’archivage de BAC afin de préparer l’institution à se doter d’un SIA de prochaine génération qui répondra aux besoins en matière de gestion du changement et de transformation numérique.
  • Toujours grâce aux leçons apprises dans le cadre des projets de renouvellement du système de gestion de bibliothèque et du système de gestion des biens numériques, BAC a également entrepris, en juillet 2018, une initiative de nettoyage des données d’archives (dirigée par la Direction générale des archives et non financée par le renouvellement du SIA). Cette initiative préparera BAC à la migration des données.
  • BAC a commencé à créer une unité officielle pour le projet de renouvellement du SIA en nommant à temps plein un EX-1 qui connaît bien les principes liés au contrôle du vocabulaire dans le contexte des descriptions d’archives ou des descriptions bibliographiques, les technologies récentes en matière d’intelligence artificielle et les données liées ouvertes qui s’appliquent aux descriptions d’archives. En plus du poste d’EX-1, BAC a ajouté un gestionnaire principal de projet à l’équipe centrale de collecte d’information (composée d’un directeur par intérim, d’un archiviste principal, d’un analyste des activités et d’experts).

Considérations

  • Comme le projet de renouvellement du SIA n’en est qu’à l’étape de la collecte des renseignements, les détails du SIA et du processus d’approvisionnement n’ont pas encore fait l’objet de discussions approfondies avec les intervenants externes.
  • Grâce à la publication de la demande de renseignements et aux recherches préliminaires sur les systèmes utilisés dans des institutions d’archives du monde entier, BAC a acquis une meilleure compréhension des solutions et des approches existantes.
  • La prochaine étape consistera à décider quelle approche adopter pour l’approvisionnement : construire, acheter ou emprunter (code source libre). Les règles officielles du gouvernement du Canada en matière d’approvisionnement dicteront le niveau et le type de consultation et de communication possible.
  • Un financement spécial du Secrétariat du Conseil du Trésor sera essentiel pour assurer la progression de ce grand projet d’approvisionnement et des sous-projets et initiatives connexes.
  • Le plus grand défi à court et à long terme consistera à gérer les attentes des intervenants internes (le personnel de tous les secteurs de BAC) et externes (la communauté canadienne des archives) sur le renouvellement du SIA dans le but d’atteindre un certain équilibre.
  • Les intervenants internes participent au renouvellement du SIA et ont de très grandes attentes quant à l’obtention d’une solution qui répond à leurs besoins opérationnels et organisationnels.

Messages clés

  • BAC examine les étapes qu’il faudra suivre pour renouveler le SIA une fois que le processus de demande de renseignements sera terminé, en juillet 2019.

Personnes-ressources :

Ilene McKenna, archiviste de projet / Charles Davis, directeur, Renouvellement du SIA et Projets spéciaux
Courriels : ilene.mckenna@canada.ca / charles.davis@canada.ca
Tél. : Ilene McKenna – 613-864-1079 / Charles Davis – 613-282-7412

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