Recouvrement de coûts pour la salle Alfred-Pellan

Contexte

  • BAC donne accès à la salle Alfred-Pellan au 395, rue Wellington, à des partenaires ou à d’autres ministères fédéraux qui voudraient organiser un événement lié au mandat de BAC, sans que ce dernier y participe à titre de partenaire. Les événements incluent :
  • Lancements de livre
  • Conférences universitaires
  • Réunions professionnelles
  • Quand il n’est pas responsable de l’événement, BAC veille à la qualité du contenu et prend en compte les travaux de coordination requis pour louer la salle Alfred-Pellan.
  • Les coûts sont récupérés au moyen d’un document rempli et signé par les parties concernées.

Considérations

  • La salle multifonctionnelle Alfred-Pellan est très prisée par l’entourage de BAC.
  • Il est possible que la popularité engendrée par l’utilisation devienne complexe à gérer (certains groupes pourraient se plaindre de favoritisme envers d’autres groupes).
  • Une augmentation de l’utilisation de la salle Alfred-Pellan par de tierces parties pourrait avoir une incidence sur la capacité opérationnelle de BAC à tenir ses propres événements et activités.
  • La couverture médiatique engendrée par des événements tenus par d’autres institutions peut augmenter avec l’usage d’un espace public comme la salle Alfred-Pellan.
  • BAC devrait seulement autoriser les événements en lien avec son mandat, lorsqu’il n’en est pas le partenaire.
  • En étant responsable du contenu et du contexte de l’événement, les utilisateurs devront assurer le respect intégral des règles établies par BAC.
    • L’équipe des Communications a travaillé de concert avec le secteur des Finances pour préparer le document d’entente pour la location de la salle Alfred-Pellan.
    • Ce document prévoit que BAC peut annuler un événement sans préavis si les règles établies dans le document de recouvrement de coûts ne sont pas respectées.

Messages clés

  • BAC est ouvert à donner accès à la salle Alfred-Pellan afin de rentabiliser les infrastructures canadiennes, sans toutefois que ce soit au détriment de l’institution.
  • Dans la mesure où BAC ne peut être partenaire mais que l’événement cadre avec son mandat, il sera possible, sous certaines conditions, d’utiliser la salle Alfred-Pellan.
  • La salle Alfred-Pellan peut devenir un milieu de coopération et de transfert de connaissances à plusieurs niveaux, autant pour les employés de BAC que pour le public canadien.

Personne-ressource :

Peggy Thériault, gestionnaire en marketing, sensibilisation et promotion
Courriel : peggy.theriault@canada.ca
Tél. : 613-979-6732

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