Programme de réévaluation des documents gouvernementaux

Contexte

  • Les archives et les bibliothèques font preuve de diligence raisonnable en procédant de temps à autre à une réévaluation des documents existants ou à l’élimination de publications et de cartes désuètes.
  • La Division des initiatives en documents gouvernementaux de la Direction générale des archives en est à la troisième année du projet de réévaluation, qui se déroule au Centre d’archives de Renfrew. L’échéancier et le budget sont respectés. Les comités consultatifs externes de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) ont bien accueilli ce projet en mai 2019.
  • À l’heure actuelle, la réalisation du projet est stimulée par l’aménagement d’une nouvelle installation (Gatineau 2) qui abritera seulement des documents à valeur continue. BAC souhaite utiliser de façon optimale ce nouvel espace et y entreposer les collections de documents gouvernementaux qui, à l’heure actuelle, sont conservées au Centre d’archives de Renfrew.
  • Projet pluriannuel de grande envergure, le Programme de réévaluation des documents gouvernementaux a procuré d’énormes avantages à BAC. Il commence à prendre la forme souhaitée et sa portée dépasse le Centre de Renfrew, bien qu’il soit, chaque année, financé principalement par des fonds de fonctionnement et d’entretien. Seulement six équivalents temps plein permanents travaillent au projet.
  • Grâce à l’enrichissement de la base de connaissances et à l’acquisition progressive de compétences, nous élaborons un programme de réévaluation systématique et permanente pour examiner nos collections de documents. Nous employons les outils de disposition existants et documentons le processus en détail.
  • Les documents du gouvernement fédéral conservés dans les installations à Renfrew datent principalement des années 1960 aux années 1980. Pendant cette période, BAC a acquis de nombreux documents selon la méthode de « conservation sélective » (c’est-à-dire « en attente de l’évaluation finale »). L’examen porte sur environ 225 000 contenants de documents textuels, y compris des grands livres, 1,5 million de cartes et de plans et plusieurs autres types de documents, dont des photos.
  • Le budget varie entre 525 000 $ et 590 000 $ par année (fonds temporaires de fonctionnement et d’entretien) et prévoit six équivalents temps plein (fonds permanents).
  • Environ 16 % des documents textuels examinés jusqu’à présent n’ont aucune valeur archivistique. Un autre 10 % a été retenu pour d’autres projets ou des sélections futures. Parmi les cartes et les plans examinés, 42 % n’avaient aucune valeur archivistique. Selon nos procédures, les documents sans valeur archivistique sont offerts au ministère qui les a créés, mais habituellement, celui-ci ne souhaite pas les récupérer.
  • Le Programme de réévaluation des documents gouvernementaux permet également d’élaborer de meilleurs instruments de recherche pour les documents qui ont une valeur archivistique.
  • Nous travaillons avec la Direction générale du patrimoine publié afin d’éliminer d’anciennes cartes publiées se trouvant dans les collections gouvernementales, selon les critères établis, et de transférer celles qui restent à la Direction générale. On offre parfois des cartes non retenues à d’autres bibliothèques (comme le veut la procédure de la Direction générale).
  • Avant d’éliminer un document, il faut valider la décision auprès des archivistes de la Division des archives gouvernementales et des ministères qui ont créé les documents, en plus de traiter les demandes d’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et les demandes de préservation de la preuve.
  • Un projet de réévaluation à venir permettra d’examiner les collections du Centre de préservation à Gatineau avant le déménagement à Gatineau 2. Un plan s’échelonnant sur 27 mois a été élaboré à cet égard. Des fonds de fonctionnement et d’entretien seront nécessaires.
  • Un autre projet de réévaluation (en cours de planification) consistera à examiner nos collections numériques anciennes. Des fonds de fonctionnement et d’entretien seront nécessaires.

Considérations

  • BAC ne conservera et ne déménagera que les documents possédant une valeur archivistique.
  • Jusqu’à présent, il n’y a eu aucune couverture médiatique positive ou négative. Une couverture négative est possible, car la réévaluation et l’élimination de documents sont toujours perçues comme un risque. Des infocapsules ont été préparées à ce sujet.
  • La conservation et le déménagement de documents sans valeur archivistique sont des processus coûteux qui témoignent d’une mauvaise gestion.

Messages clés

  • La collection de BAC doit correspondre au mandat de l’institution, et il est important de limiter le volume de la collection conservée.
  • La réévaluation doit être objective et cohérente, réalisée selon un processus systématique et documentée en profondeur. On fait appel aux experts des divers portefeuilles et aux instruments de disposition reconnus pour effectuer le travail.

Personne-ressource :

Tina Lloyd, responsable de la réévaluation, Division des initiatives en documents gouvernementaux
Courriel : tina.lloyd@canada.ca
Tél. : 613-617-8626

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