Programme d'évaluation et de disposition des documents gouvernementaux

Contexte

  • Selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, l’élimination ou l’aliénation des documents fédéraux est subordonnée à l’autorisation écrite de l’administrateur général ou de la personne à qui il a délégué ce pouvoir par écrit. Le bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint donne son consentement dans des autorisations de disposition (AD) accordées aux institutions fédérales. Les AD prévoient également le transfert, à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), des ressources documentaires qui présentent un intérêt historique et archivistique quand celles-ci n’ont plus de valeur opérationnelle. Les AD sont élaborées et mises en œuvre dans le cadre du Programme d’évaluation et de disposition des documents gouvernementaux.
  • Le programme de disposition actuel est le fruit d’une refonte complète réalisée pour donner suite au rapport de 2014 du vérificateur général du Canada. Ce rapport mentionnait que BAC avait omis de fournir des AD à toutes les institutions fédérales. En effet, en 2014, seulement 25 % des organisations étaient dotées d’un plan de disposition précis. En 2018, le programme renouvelé a permis à BAC d’offrir un plan de disposition aux 175 institutions du gouvernement du Canada alors assujetties à la Loi, un exploit qui n’avait jamais été réalisé en près de 150 ans.
  • Pour évaluer les documents gouvernementaux, BAC commence par examiner le contexte dans lequel ils sont créés plutôt que leur contenu. Cette macroévaluation établit les principes théoriques et méthodologiques fondamentaux du Programme. Dans la phase subséquente de la validation, des documents précis sont désignés.
  • Puisque la couverture de disposition offerte est maintenant complète, les archivistes de la Division des archives gouvernementales collaborent activement avec les institutions fédérales pour mettre en œuvre leurs AD pendant la phase de validation.

Considérations

  • La sélection des archives est cruciale, car une petite minorité de documents gouvernementaux est transférée à BAC. Le programme dispose d’un processus décisionnel documenté et transparent au cas où des intervenants voudraient connaître les raisons de nos choix.
  • Soulignons qu’au cours des dernières années, la Division des archives gouvernementales a élargi la couverture de disposition de 75 %, et qu’elle est maintenant responsable de 177 institutions. Par contre, le nombre d’archivistes (38) est demeuré stable. Tous ces archivistes sont responsables d’un portefeuille composé de cinq à douze institutions, ce qui limite la capacité d’agir de manière proactive et de participer aux activités des institutions fédérales.
  • Certains cadres supérieurs d’institutions fédérales ont soulevé des préoccupations quant à la durée du processus de validation. L’état de la gestion de l’information au sein des institutions fédérales a une incidence importante sur la rapidité de la validation et peut entraîner des retards. De plus, les archives sélectionnées pendant la validation doivent souvent être revues en fonction des changements juridiques, organisationnels et technologiques opérés dans les institutions.

Messages clés

  • La macroévaluation, un processus créé et mis en œuvre aux Archives nationales du Canada sous la direction de Terry Cook, est toujours à l’avant-garde de la science archivistique. Son utilisation dans le cadre du Programme d’évaluation et de disposition suscite encore de l’intérêt dans le milieu des archives, au pays comme à l’étranger.
  • Le Programme en vigueur est le résultat d’une refonte intégrale des processus de BAC. La méthode modifiée a simplifié au maximum l’élaboration et la mise en œuvre des AD. Toutefois, ces processus exigent encore une forte mobilisation de ressources au sein des institutions et de BAC.
  • La désignation du patrimoine documentaire du gouvernement du Canada est un processus itératif continu, car les transformations numériques modifient la façon de créer et d’utiliser l’information dans l’appareil fédéral. Une telle réalisation nécessite une solide collaboration entre BAC et les institutions du gouvernement du Canada.

Personnes-ressources :

Sandy Ramos
Directrice, Division des archives gouvernementales
Courriel : sandy.ramos@canada.ca
Tél. : 613-863-3013

Karl-Xavier Thomas
Gestionnaire, Division des archives gouvernementales
Courriel : karl-xavier.thomas@canada.ca
Tél. : 613-898-4748

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