Politique sur les résultats et Politique sur l'audit interne

Contexte

  • La Politique sur les résultats du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) encadre les fonctions de planification, de mesure du rendement et d’évaluation de programme. BAC a mis en œuvre cette politique en avril 2018 en adoptant son Cadre ministériel des résultats (CMR), composé de responsabilités essentielles, de résultats, d’indicateurs et de cibles, et son répertoire des programmes (RP) (voir l’annexe A pour la version 2019-2020). Le CMR et le RP structurent la façon de faire rapport au Parlement et aux Canadiens en matière de rendement et de ressources. Le SCT offre aux ministères de revoir leur CMR et leur RP annuellement. BAC ne prévoit apporter aucun changement notable pour 2020-2021.
  • La Politique sur les résultats a amené BAC à élargir le rôle de son Comité ministériel d’évaluation de programme pour y inclure la mesure du rendement. Le Comité ministériel de la mesure du rendement et de l’évaluation de programme (CMMREP) est présidé par la bibliothécaire et archiviste et a pour mandat d’approuver le CMR, le RP, le plan ministériel d’évaluation quinquennal, les mandats et les rapports d’évaluation de programme, ainsi que le suivi des recommandations.
  • La directrice, Planification et imputabilité organisationnelles, assume les rôles de chef de l’évaluation de programme et de chef de la mesure du rendement.
  • La Politique sur l’audit interne stipule que les grands ministères (budget > 300 M$) doivent avoir une fonction d’audit interne, alors que c’est optionnel pour les petites et moyennes organisations comme BAC. Les administrateurs généraux des petites organisations sont toutefois responsables d’examiner le profil de risque et les contrôles de leur organisation, et de déterminer si le travail réalisé par le Bureau du contrôleur général (BCG) du Canada répond aux besoins de l’organisation ou si d’autres audits internes sont nécessaires.
  • Depuis 2014, BAC n’a plus de fonction d’audit interne. Il a plutôt une fonction de surveillance et de liaison afin de coordonner les audits menés par les organismes centraux (Bureau du vérificateur général, BCG et Commission de la fonction publique), de suivre la mise en œuvre de leurs recommandations et de surveiller la gestion des programmes.
  • Il est facile de confondre la mesure du rendement, l’évaluation de programme et l’audit interne. Tous trois sont complémentaires dans une optique de saine gestion, et il arrive qu’une évaluation et un audit soient réalisés de façon conjointe pour un même programme. Voici leurs principales distinctions :
    • La mesure du rendement fournit un portrait en temps réel du rendement et des progrès menant à l’atteinte d’un résultat/d’une cible.
    • L’évaluation de programme permet de tirer des conclusions et des recommandations de façon objective et neutre (exempte de toute influence) afin de déterminer si un programme ou une initiative atteint ses objectifs en matière de pertinence, d’efficacité et d’efficience.
    • L’audit interne est une activité indépendante et objective qui aide une organisation à atteindre ses objectifs en examinant l’efficacité de ses processus de gestion du risque, ses contrôles et sa gouvernance, et en fournissant des conseils pour les améliorer. Contrairement à l’évaluation de programme, l’audit ne mesure pas l’atteinte des résultats obtenus; il examine plutôt les pratiques de gestion, les contrôles et les systèmes de reddition de comptes.

Considérations

  • Mesure du rendement
    • Les principaux enjeux en matière de mesure du rendement sont la disponibilité des données et l’interprétation des résultats rendus publics lorsque les cibles ne sont pas atteintes. Par exemple, lorsque les résultats des indicateurs du CMR sont publiés à l’automne, le Hill Times fait un palmarès des ministères qui n’ont pas atteint leurs cibles. On encourage donc les responsables de programmes à fixer des cibles ambitieuses, mais réalistes.
    • BAC favorise la transparence concernant la réalisation de ses engagements et va au-delà des exigences de la Politique sur les résultats (CMR, Plan ministériel, Rapport sur les résultats ministériels). Il publie en plus un rapport annuel et un plan triennal, ainsi que son rapport de suivi trimestriel/annuel.
  • Évaluation de programme :
    • Les évaluations ne cherchent pas à soulever des problèmes, mais à examiner des aspects d’un programme qui sont à risque ou n’ont jamais été évalués, afin d’apporter des pistes pour améliorer la gestion, la livraison et l’atteinte des résultats. Il arrive que certains gestionnaires de programmes aient d’abord des réticences à l’égard de ces évaluations, souvent par crainte qu’elles n’ajoutent à la charge de travail des employés. Pour leur part, ces derniers aiment généralement avoir l’occasion de donner leur opinion au sujet d’un programme en vue de l’améliorer. Les gestionnaires ont toujours l’occasion de réviser le mandat d’évaluation avant le début du projet et de valider les informations contenues dans les rapports. Ils sont aussi invités au CMMREP lorsque le rapport y est présenté pour approbation.
    • Deux rapports d’évaluation seront publiés sur le site Web de BAC sous peu : l’évaluation de la composante analogique du programme de préservation et l’évaluation du projet Co-Lab. Aucun des deux rapports ne présente d’enjeux particuliers. Des capsules médiatiques sont prêtes pour répondre aux demandes d’information externes.
  • Audit interne :
    • En plus de ses missions de surveillance, BAC mène parfois des audits internes, par exemple au sujet du respect des exigences dans les présentations au CT. Toutefois, en l’absence d’une fonction officielle d’audit à BAC, le BCG ne reconnaît pas ces audits.
    • À titre de petite organisation n’étant pas tenue d’avoir une fonction d’audit, BAC dispose de plusieurs options pour se conformer aux exigences de la Politique sur l’audit interne. Une analyse comparative est en cours afin de comparer les pratiques des petits ministères et organismes et de déterminer la meilleure approche pour BAC.

Messages clés

  • La culture de la gestion axée sur les résultats s’est grandement développée à BAC depuis cinq ans, comme en témoignent les efforts supplémentaires déployés pour assurer une transparence à l’égard du rendement organisationnel (p. ex. plan triennal, plan de suivi du plan triennal, rapport annuel et tableau de bord des projets majeurs).
  • Les évaluations de programme se sont taillé une bonne réputation à BAC depuis plusieurs années déjà. D’après les témoignages des gestionnaires, ces évaluations sont utiles, et les rapports sont utilisés par les programmes pour analyser et améliorer les pratiques. Les employés aiment participer aux enquêtes et aux entrevues, et veulent savoir si des changements auront lieu pour donner suite à leurs commentaires.
  • La fonction de surveillance et de liaison des vérifications permet à BAC de se conformer à la Politique sur l’audit interne, en fournissant à la haute direction l’assurance d’une saine gestion du risque et en menant des examens de surveillance assortis de recommandations permettant d’améliorer les contrôles internes.

Personne-ressource :

Julie St-Laurent, directrice, Planification et imputabilité ministérielles
Courriel : julie.st-laurent@canada.ca
Tél. : 613-790-3275

Annexe A : Cadre ministériel des résultats (CMR) et répertoire des programmes (RP) de BAC

Cette image présente le Cadre ministériel des résultats (CMR) et le Répertoire des programmes (RP) de BAC pour 2019-2020. Au premier niveau, en haut, se trouvent les deux responsabilités essentielles du CMR, ainsi que les résultats ministériels et les indicateurs de rendement qui permettent de les mesurer. Au deuxième niveau, plus bas, se trouvent les programmes du RP, chacun étant accompagné d’un indicateur.

Cette image présente le Cadre ministériel des résultats (CMR) et le Répertoire des programmes (RP) de BAC pour 2019-2020. Au premier niveau, en haut, se trouvent les deux responsabilités essentielles du CMR, ainsi que les résultats ministériels et les indicateurs de rendement qui permettent de les mesurer. Au deuxième niveau, plus bas, se trouvent les programmes du RP, chacun étant accompagné d’un indicateur.
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