Contexte
- Le Bureau du contrôleur général a récemment informé les administrateurs généraux de la mise en œuvre d’une nouvelle Politique sur la planification et la gestion des investissements et d’une nouvelle Directive sur la gestion des projets et des programmes approuvées par le Conseil du Trésor, ainsi que d’un certain nombre de mises à jour des instruments de l’ensemble des politiques sur les services acquis et les actifs. Le Sécrétariat du Conseil du Trésor (SCT) effectue la réinitialisation de l’ensemble des politiques en deux phases :
- La phase 1, achevée en avril 2019, visait la planification et la gestion du cycle de vie des actifs, des investissements et des projets, et l’augmentation des limites de passation de marchés.
- La phase 2, qui se déroulera en 2020 (dates exactes à confirmer), portera principalement sur l’approvisionnement, les biens immobiliers et la gestion du matériel.
- La Politique sur la planification et la gestion des investissements est une nouvelle politique générale qui comprend de nombreux instruments stratégiques visant à simplifier, harmoniser et clarifier les exigences en matière de politique, à renforcer la planification et la gestion des investissements, et à codifier les pratiques exemplaires de gestion de projet. Récemment, certains projets gouvernementaux de grande envergure ont échoué faute d’une planification suffisante ou d’une gestion de projet adéquate (par exemple le système Phénix et l’Initiative de transformation des services de courriel). Pour cette raison, les nouveaux instruments stratégiques sont désormais plus normatifs et visent à accroître le degré de maturité de la planification et de la gestion des projets dans l’ensemble du gouvernement du Canada.
Éléments à prendre en considération
- Les ministères ont jusqu’en octobre 2019 pour se conformer à la plupart des nouvelles exigences (voir ci-dessous).
- Quant aux autres exigences, les grands projets actuels dont la date d’échéance est postérieure à avril 2020 sont assujettis aux nouvelles exigences et doivent s’y conformer d’ici avril 2020; les grands projets se terminant avant avril 2020 en sont dispensés.
- Exigences de la nouvelle politique concernant la gestion de projet.
- En vigueur au mois d’avril 2019 :
- Augmentation de la limite des pouvoirs d’approbation de projet pour les ministères, qui passe de 1 M$ à 2,5 M$. L’approbation du Conseil du Trésor est requise pour gérer et dépenser les fonds d’un projet de plus de 2,5 M$.
- Obligation de présenter un cas conceptuel au dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada pour évaluer la possibilité de lancer tout projet de TI de plus de 2,5 M$. Un cas conceptuel est un court document mettant de l’avant une problématique et décrivant l’état futur et les activités souhaitées.
- À compter d’octobre 2019, les administrateurs généraux seront responsables de :
- veiller à ce que les processus, les systèmes, les contrôles et la gouvernance des ministères concernant la planification et la gestion des investissements ou des projets soient proportionnels à la portée et au degré de risque et de complexité du projet, et qu’ils prévoient une fonction efficace de remise en question interne;
- nommer un haut fonctionnaire responsable (HFR) de la gestion de projet, chargé d’aider l’administrateur général concerné à mettre en place les processus, les systèmes, les contrôles et la surveillance nécessaires à la gestion ministérielle du projet;
- nommer un promoteur de projet dès l’amorce de celui-ci;
- nommer un sous-ministre adjoint, ou l’équivalent, à titre de promoteur et signer une lettre de nomination établissant ses responsabilités, pour les projets très complexes — Gatineau 2 est le seul projet dans cette catégorie à BAC.
- Le promoteur de projet est :
- le seul responsable de l’amorce, de la planification, de la mise en œuvre, de la transition et de la clôture du projet;
- responsable de s’assurer que les décisions relatives au projet sont documentées au cours du cycle de vie de l’initiative, étant donné que la politique et la directive exigent que cet intervenant remplisse de nouveaux documents pour les projets de grande envergure (budget total de plus de 2,5 M$), comme le cas conceptuel, le plan de réalisation des avantages, le plan d’établissement des points de contrôle et le plan de transition, en plus des documents déjà requis (c’est-à-dire l’analyse de rentabilisation, la charte du projet, le plan de gestion de projet et le rapport de clôture).
- Les nouvelles exigences stratégiques en matière d’approvisionnement comprennent :
- une mise à jour des limites de passation de marchés, pour qu’elles correspondent davantage aux valeurs économiques actuelles;
- des modifications aux exigences relatives à l’approbation des marchés avec d’anciens fonctionnaires;
- de nouvelles exigences d’accessibilité relativement à la planification de l’approvisionnement en biens et services, pour veiller à ce que les livrables contiennent des caractéristiques d’accessibilité.
- Situation actuelle à BAC
- Guy Berthiaume, alors qu’il était administrateur général et bibliothécaire et archiviste du Canada, a nommé la HFR de la gestion de projet, et le Bureau du contrôleur général en a été informé, comme demandé. Il s’agit de Julie St Laurent, directrice de la Planification et et de l’imputabilité organisationnelles, Services organisationnels.
- La HFR a élaboré un Cadre de gouvernance en gestion de projet qui a été recommandé à des fins d’approbation par le Comité de planification et de gestion des ressources le 3 juillet 2019. Le Cadre de gouvernance s’appuie sur une approche par points de contrôle et garantit une surveillance fondée sur la valeur, le risque et la complexité du projet. Cette approche établit des points de contrôle à la fin de chaque phase du projet pour que l’on vérifie si celui-ci est prêt à passer à la prochaine phase, ce qui réduit les risques et le travail en vase clos.
- BAC gère actuellement sept projets de grande envergure dont le budget total dépasse 2,5 M$; ces initiatives devront être conformes à la nouvelle politique.
- Prochaines étapes
- Le Cadre de gouvernance en gestion de projet a été présenté pour approbation au Conseil de direction le 16 septembre 2019.
- La phase 2 de la réinitialisation de l’ensemble des politiques proposera trois nouvelles directives concernant la gestion des achats, des biens immobiliers et du matériel.
- Après l’adoption des directives, l’administrateur général devra nommer un HFR pour s’occuper de chacune de ces fonctions.
Messages clés
- BAC est en bonne voie de se conformer aux nouvelles exigences prévues par la politique d’ici octobre 2019 grâce à l’élaboration et à la mise en œuvre de son Cadre de gouvernance en gestion de projet.
Personne-ressource :
Alexandre Geoffrion, gestionnaire, Planification, Rendement et Gestion de projet
Courriel : alexandre.geoffrion@canada.ca
Téléphone : 613-219-5280