Contexte
En 2011, BAC a entrepris une étude de ses besoins en matière de biens immobiliers et a révisé son Plan immobilier à long terme afin de veiller au respect continu des exigences de sa collection sans cesse croissante. Cette étude a révélé que la majorité de l’espace alors occupé par BAC soutenait ses programmes et son mandat; elle a par ailleurs fait ressortir que certains endroits et installations n’étaient pas efficients ou efficaces pour l’entreposage des collections de BAC. En réponse, BAC s’est fixé des objectifs précis, dont les suivants :
- Renouveler uniquement les biens immobiliers qui ont été construits ou modernisés de façon appropriée et dans le but de répondre aux besoins de ses programmes, y compris l’augmentation des fonds documentaires et les normes de préservation.
- Soutenir les activités d’écologisation par les moyens suivants :
- contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre par l’innovation;
- utiliser des systèmes et des structures de bâtiment efficaces;
- réduire l’empreinte physique de BAC en consolidant ses besoins en espace spécialisé et en tirant parti des systèmes modernes d’entreposage et d’accès, réduisant ainsi ses coûts d’exploitation;
- regrouper les collections au complexe de préservation de BAC à Gatineau;
- trouver des gains d’efficacité dans le transport des collections et réduire les besoins de transport des fonds entre les installations dispersées.
- Le Plan immobilier à long terme a fait ressortir un besoin d’espace supplémentaire spécialement construit pour répondre à la croissance des ressources documentaires qui nécessitent des environnements spécifiques pour en assurer la garde en lieu sûr. L’aménagement d’une installation d’entreposage spécialisée supplémentaire à Gatineau a été proposé. Le Conseil du Trésor (CT) a donné son approbation en 2015 pour cette nouvelle installation, d’une superficie de 12 900 mètres carrés. L’approbation était conditionnelle à la détermination par BAC d’autres installations excédentaires ou inappropriées et à son engagement à les regrouper ou à les aliéner au cours de plusieurs exercices financiers.
- Dans le cadre des approbations pour la nouvelle installation Gatineau 2, BAC est tenu de valider le Plan immobilier à long terme de 2011 et de préparer un plan immobilier qui décrira et tiendra compte des éléments suivants :
- besoins futurs en capacité de stockage;
- occasions futures de générer des revenus;
- gains d’efficacité opérationnelle;
- possibilités de consolidation ou de cession, lorsque cela est possible.
- BAC a rempli ces engagements en libérant plus de 18 000 mètres carrés d’espace au cours des dernières années dans des installations qui n’offraient pas un environnement adéquat pour la conservation de la collection, et le Plan immobilier à long terme prévoit d’autres aliénations lorsque la nouvelle installation Gatineau 2 sera terminée. Parallèlement, BAC a commencé à investir dans des systèmes d’entreposage et de récupération automatique à la fine pointe et a également collaboré avec d’autres groupes pour créer des installations partagées, notamment le plus récent partenariat avec la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) axé sur le développement d’une destination de classe mondiale desservant de nombreux clients, permettant la recherche et l’accès à une gamme de technologies et fournissant des services de bibliothèque dans toute la ville. Ces initiatives témoignent des efforts d’investissement de BAC dans les installations efficaces et les systèmes modernes mieux adaptés à l’entreposage et à la récupération des documents, conformément aux directives du CT.
- L’élaboration du Plan directeur des biens immobiliers, lequel accompagne le Plan immobilier à long terme, a été entreprise pour répondre à ces exigences et permettre la prise de décisions et la planification stratégiques. Il donne un aperçu de la collection de BAC et des facteurs/hypothèses qui ont été appliqués pour établir les modèles de croissance future — un facteur clé pour déterminer les besoins en biens immobiliers. De plus, l’analyse fournit une évaluation de l’offre et de la capacité pour les biens clés de BAC, y compris le 395, rue Wellington, et présente des conclusions et des recommandations sur les besoins immobiliers à plus long terme, ainsi que les répercussions pour les biens individuels. Il présente la viabilité financière du portefeuille de biens immobiliers dont la garde et la location sont confiées à bail.
Considérations
- La phase 1 — soit la validation des hypothèses et des projections de croissance de la collection jusqu’en 2050, la validation de la capacité d’entreposage de la collection au sein du portefeuille actuel de BAC, et la mise à jour et la validation de l’analyse de viabilité financière du portefeuille dont BAC a la garde — a été achevée et soumise au Conseil du Trésor en avril 2019, en vue de l’approbation finale de la nouvelle installation Gatineau 2.
- La phase 2 — soit l’élaboration d’options d’entreposage pour répondre à la croissance prévue validée de la collection de BAC jusqu’en 2050, y compris les besoins d’infrastructure à long terme de l’institution, comme des locaux à bureaux généraux, et l’élaboration d’un plan directeur physique pour le site de Gatineau — doit être terminée à l’automne 2019. Cette phase fournira des options pour l’utilisation du terrain et des installations existantes sous la garde de BAC, y compris des stratégies de conservation et d’élimination, au besoin.
- La phase 3 — soit l’élaboration d’un plan d’action stratégique qui définira et priorisera les mesures stratégiques requises pour mettre en œuvre et appuyer les recommandations et les conclusions énoncées dans le plan directeur — doit être terminé à l’automne 2019.
Principales constatations et orientation stratégique
- Le Plan immobilier à long terme de 2011 a permis d’établir une orientation organisationnelle claire et de positionner BAC de façon qu’il puisse prendre les décisions stratégiques requises — et obtenir l’appui nécessaire à cet égard — pour moderniser son portefeuille de biens immobiliers.
- Gatineau 2 améliorera considérablement la qualité de l’entreposage des collections de BAC et répondra aux demandes immédiates d’espace supplémentaire. Il s’agit d’un point de départ, et non d’un point d’arrivée, pour répondre aux besoins futurs d’entreposage.
- Le nombre de documents d’archives de BAC continue de croître et la plupart des installations existantes ont atteint leur capacité maximale. L’institution aura besoin d’installations supplémentaires, en plus de Gatineau 2, d’ici 2030 au plus tard. Il pourrait également devoir conserver tous les actifs immobiliers existants, y compris Renfrew, jusqu’à ce que de nouvelles installations soient construites.
- La détérioration et l’insuffisance des actifs n’atténuent pas adéquatement les risques pour la sécurité des collections (p. ex. incendies, inondations) et ceux-ci sont coûteux à entretenir. Des installations modernes et construites spécialement à cet effet sont nécessaires pour protéger la collection et assurer un entreposage efficace.
- • Compte tenu de l’âge et de l’état de nombreux actifs immobiliers, il est nécessaire de prendre des décisions sur le sort et l’avenir des principaux actifs existants : 395, rue Wellington, l’installation d’entreposage de la collection, et les installations de Renfrew et de Winnipeg.
- L’ajout d’installations nouvelles ou de remplacement entraîne des répercussions importantes sur le plan des coûts et du financement qui dépasseront la capacité financière actuelle de BAC — d’autres sources de financement seront nécessaires.
- BAC doit penser stratégiquement à ses besoins en matière de biens immobiliers, au-delà de la simple croissance des collections. L’institution possède des biens bâtis vieillissants, détériorés et non destinés à des fins particulières qui ne sont pas conformes à la Stratégie pour un gouvernement vert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ils constituent une utilisation inefficace des locaux d’entreposage et risquent de compromettre l’engagement de BAC à préserver le patrimoine documentaire du Canada.
Personnes-ressources :
- Jean D. Allard; gestionnaire principal, Planification des investissements et Gestion du portefeuille; jeand.allard@canada.ca; 613-818-2817
- Scott Hamilton; directeur général, Direction générale des biens immobiliers; scott.hamilton@canada.ca; 613-219-8057