Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements

Contexte

  • La Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (DVACE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada régit la gestion des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (principes fondamentaux, limites financières, approbations, etc.).
  • La DVACE a pour objet de garantir l’utilisation appropriée des fonds publics.
  • Elle fournit les principes directeurs suivants :
    • Examen du public : Les Canadiens conviendraient-ils que les dépenses sont nécessaires pour permettre au ministère d’atteindre ses objectifs?
    • Optimisation des ressources : Y a-t-il une manière plus économique d’aider le ministère à atteindre ses objectifs?
    • Reddition de comptes : Des mesures efficaces de surveillance, de reddition de comptes et de contrôle à l’égard des dépenses sont-elles en place au ministère et sont-elles documentées?
    • Transparence : Les renseignements fournis en vue de leur divulgation sont-ils exacts et complets?
  • Voyages :
    • Tous les voyages des administrateurs généraux (AG) nécessitent l’approbation du dirigeant principal des finances (DPF).
    • Les voyages des AG devraient respecter l’esprit de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
    • L’accent est mis sur l’importance d’examiner les moyens les plus efficaces de réduire les frais de voyage et les dépenses connexes.
    • Les voyages par avion en classe affaires devraient être uniquement envisagés dans les situations où la durée de vol dépasse neuf heures.
    • Les conjoints des AG ne reçoivent aucun remboursement pour les frais de voyage, conformément à la Directive sur les voyages.
  • Accueil : consiste à fournir des repas, des boissons ou des rafraîchissements
    • La décision de tenir une activité d’accueil devrait être prise après mûre réflexion et s’avérer nécessaire pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole, ou pour faciliter la réussite des activités du gouvernement.
    • Les dispositions en matière d’accueil sont assujetties aux directives du Conseil national mixte.
    • Considérations relatives à l’accueil :
      • Lorsque seuls des fonctionnaires sont présents, les activités d’accueil ne devraient être offertes qu’à titre exceptionnel.
      • L’approbation du ministre est requise lorsque :
        • le total des frais d’accueil associés à un événement dépasse 10 000 $;
        • des boissons alcoolisées ou des activités de divertissement seront offertes;
        • le coût des boissons et de la nourriture excède le coût normal par personne;
        • des activités d’accueil sont offertes à une personne qui accompagne un participant à un événement;
        • les activités d’accueil payées par le gouvernement fédéral se dérouleront dans la résidence d’un fonctionnaire.
      • Cadeaux :
        • Les AG ne sont pas autorisés à présenter des cadeaux aux partenaires, aux visiteurs étrangers, aux délégations accueillies par le ministère ou autre.
    • Pouvoirs d’approbation :
      • Ministre : montant supérieur à 10 000 $.
      • AG : montant supérieur à 3 000 $, mais égal ou inférieur à 10 000 $.
      • Cadre supérieur du ministère ou son délégué : montant égal ou inférieur à 3 000 $.
      • DPF : lorsque l’AG participe à l’événement auquel l’accueil est offert.
  • Conférence : consiste en un événement et désigne une réunion officielle, généralement organisée par une tierce partie qui ne relève pas du gouvernement, à l’occasion de laquelle les participants tiennent des débats ou sont informés de l’état des choses dans un domaine en particulier (par exemple en sciences et technologie).
    • Le motif de participation à une conférence doit être directement lié au mandat et aux priorités de l’organisation.
    • Les conférences doivent être gérées de façon à présenter un bon rapport qualité-prix, et les organisateurs doivent recourir aux choix les plus économiques afin de minimiser ou de réduire les coûts dans la mesure du possible.
  • Événement : désigne les rassemblements de personnes (les fonctionnaires et autres) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du ministère (par exemple journées de réflexion de la direction et du personnel, participation à des conférences et célébrations ministérielles).
    • Aux fins de l’approbation d’un événement, le coût total comprend, entre autres, les frais de participation aux conférences, les services professionnels, les frais d’accueil et les frais de voyage.
    • Pouvoirs d’approbation
      • Ministre : total des coûts liés à un événement supérieur à 50 000 $.
      • AG : total des coûts liés à un événement supérieur à 25 000 $, mais égal ou inférieur à 50 000 $.
      • Cadre supérieur du ministère ou son délégué : total des coûts liés à un événement égal ou inférieur à 25 000 $.
  • Divulgation obligatoire des renseignements sur les dépenses de voyages et les frais d’accueil des AG et de la haute direction (sous-ministres adjoints) :
    • Cela renforce la gestion dans le secteur public en améliorant la transparence et la surveillance des ressources publiques.
    • Les renseignements sont affichés dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel les dépenses ont été engagées.

Personne-ressource :

Éric Désautels, gestionnaire, Opérations financières
Courriel : eric.desautels@canada.ca
Téléphone : 613-415-9614

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