Délégation des pouvoirs financiers

Contexte

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux (AG) sont désignés à titre d’administrateurs des comptes pour leur organisation, dans le cadre des attributions du ministre et de son obligation de rendre des comptes. Pour ce rôle, les AG se voient accorder des pouvoirs, notamment en ce qui touche la gestion des finances et des ressources, les ressources humaines, la passation de contrats, les paiements de transfert et d’autres domaines. Les AG doivent rendre des comptes au Parlement au sujet des responsabilités de gestion du ministère à l’appui de l’orientation donnée par le ministre.
Délégation des pouvoirs :

La délégation permet aux ministres et aux AG de répartir une portion de leur charge de travail entre des gestionnaires subalternes, pour ainsi faciliter la réalisation des objectifs des programmes et du mandat de l’organisation.
La délégation responsable et axée sur le risque est une composante essentielle d’une gestion efficace.

Le ministre délègue aux AG des pouvoirs concernant les finances, les paiements de transfert, la passation de contrats, les biens immobiliers, la gestion de projet, l’accès aux renseignements, la protection de la vie privée et les ressources humaines.
Les documents officiels de délégation sont examinés et signés par le ministre et les AG, et confirment officiellement la délégation des pouvoirs.
Une fois les documents officiels signés, les AG délèguent les divers pouvoirs aux différents niveaux et postes de l’organisation.

Le tableau devrait tenir compte des éléments suivants dans le contexte de l’organisation : les lois, le mandat et les priorités du programme, la complexité de l’organisation et la capacité opérationnelle.
Le tableau est accompagné de notes à l’appui, d’un document de spécimen de signature, des règles d’autorisation électronique et d’autres outils.

Les ministères doivent mettre à jour le tableau de délégation et obtenir la signature du ministre dans les cas suivants :

Des changements importants ont une incidence sur la gestion des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (par exemple des changements apportés à une loi ou à une politique du Conseil du Trésor).
Un changement de ministre se produit, auquel cas le tableau révisé de délégation des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dépenser doit être présenté au ministre pour signature dans les 90 jours civils suivant sa nomination (l’instrument de délégation existant demeure en vigueur jusqu’à ce que le tableau révisé soit adopté).

Lors de la conception du tableau de délégation, il est essentiel de séparer les tâches, car :
- Nul ne peut exercer à la fois le pouvoir de dépenser et de payer à l’égard d’un paiement.
- Nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser à l’égard d’un paiement dont il profite personnellement, ni prendre part aux étapes de traitement de sa rémunération et de ses avantages sociaux.
Le tableau de délégation et les documents connexes devraient être examinés régulièrement pour veiller à ce qu’ils reflètent les risques opérationnels et la structure du ministère.
L’outil administratif de BAC en vigueur qui appuie la délégation des pouvoirs financiers, tout comme son document connexe, ont été approuvés le 24 mai 2018. En ce moment, nous attendons l’approbation par le ministre de la dernière version du tableau de délégation ministériel revu plus tôt cette année.

Le tableau de délégation financière de BAC favorise la souplesse opérationnelle et donne plus de responsabilités aux fonctionnaires tout en permettant de contrôler et d’atténuer les principaux risques. Cet instrument permet également aux dirigeants de l’institution de maintenir une orientation stratégique sur des questions plus urgentes, car il répartit adéquatement les responsabilités et les tâches.

Éric Désautels, gestionnaire, Opérations financières
Courriel : eric.desautels@canada.ca
Téléphone : 613-415-9614