Chef de secteur
Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services organisationnels et dirigeante principale des finances
Mandat
Le Secteur des services organisationnels appuie Bibliothèque et Archives Canada (BAC) en offrant des conseils, des avis et des services opérationnels aux gestionnaires et aux employés. Il est responsable de ce qui suit :
- Ressources humaines et Sécurité – Nancy Taillon
- Services financiers et Approvisionnement – Karine Paré
- Biens immobiliers – Scott Hamilton
- Gestion de l’information et technologie de l’information (GI/TI) – DPI à déterminer
- Planification et imputabilité organisationnelles
Énoncé de mission et de vision
La mission et la vision des Services organisationnels visent à créer un environnement de gestion intégré, axé sur le professionnalisme, le respect et l’intégrité, afin que BAC puisse remplir son mandat et produire les résultats escomptés au profit des Canadiens. « Tous ensemble vers la réussite »
Priorités
- Mettre en œuvre le Plan stratégique 2019-2022 pour la gestion des personnes.
- Mettre en œuvre le Plan d’action sur le bien-être en milieu de travail, y compris le Programme de prévention des risques et les activités connexes, le Plan d’action 2019-2022 pour la diversité et l’équité en matière d’emploi ainsi que le Plan d’action 2019-2022 sur les langues officielles.
- Poursuivre la mise en œuvre des initiatives liées à la transformation des RH à la paye, et représenter BAC au sein de divers comités de gouvernance et groupes de travail à l’appui de la stabilisation de la paye.
- Moderniser les fonctions de sécurité organisationnelle et de gestion des urgences afin d’appuyer les besoins organisationnels de BAC et de répondre aux nouvelles exigences du cadre de politique du Conseil du Trésor en matière de sécurité.
- Surveiller de près la situation financière de l’institution afin de choisir les stratégies financières appropriées.
- Accroître la marge de manœuvre financière en passant en revue les frais de service, et saisir les occasions d’accroître les recettes et de maximiser le recouvrement des coûts au sein de l’institution.
- Planifier et mettre en œuvre un nouveau système financier (Solution de gestion des finances et du matériel du gouvernement du Canada) d’ici le 1er avril 2020.
- Poursuivre le projet Gatineau 2 (la nouvelle installation de préservation de BAC).
- Poursuivre le projet d’installation partagée avec la Bibliothèque publique d’Ottawa.
- Poursuivre le développement du Plan directeur des biens immobiliers de BAC.
- Accroître la maturité en gestion de services de la Direction générale de l’innovation et du dirigeant principal de l’information (DGIDPI).
- Améliorer le soutien en GI/TI aux fins des capacités opérationnelles de BAC.
- Accroître la conformité aux directives stratégiques du GC.
- Améliorer l’architecture d’entreprise de BAC.
- Mettre en œuvre la transformation numérique.
- Mettre en œuvre le nouveau Cadre de gouvernance en gestion de projet et le processus sur les points de contrôle.
- Déposer le rapport d’audit sur les documents du premier ministre au Comité de vérification des petits ministères du Bureau du contrôleur général.
- Mener un audit sur la gouvernance du projet Gatineau 2.
- Publier deux rapports d’évaluation.
- Appuyer la mise en œuvre de diverses initiatives de BAC, dont les documents du premier ministre, les litiges et les initiatives autochtones.
Défis
- Les stratégies financières à court et moyen terme (financement octroyé pour la transformation numérique; examen des frais des services; recouvrement de coûts; réalignement des crédits) sont primordiales pour assurer la bonne conduite des opérations de l’institution.
- Plusieurs initiatives pangouvernementales, changements législatifs et obligations gouvernementales viennent alimenter le plan de travail du secteur, souvent sans ressources additionnelles.
- Le gouvernement du Canada a une expérience limitée des projets en partenariat public-privé (PPP). La complexité du modèle d’approvisionnement peut influer sur la réalisation du mandat dans les délais et les coûts prescrits.
- Le projet d’installation partagée avec la Bibliothèque publique d’Ottawa présente un risque financier pour l’institution; des facteurs tels que de nouvelles cibles de développement durable et le taux d’indexation risquent d’exercer des pressions sur le budget du projet.
- Trois édifices de BAC sont âgés et présentent des enjeux liés à l’espace et à la conservation des documents.
- En avril 2016, la responsabilité de la garde des biens immobiliers a été transférée à BAC, sans ressources humaines supplémentaires. Cette responsabilité, combinée aux exigences croissantes du gouvernement du Canada en matière de production de rapports et à la gestion complexe de deux grands projets de construction, pèse sur les ressources de la Direction générale des biens immobiliers.
- L’institution doit constamment être à l’affût des nouvelles technologies afin de répondre aux besoins des Canadiens et des employés.
- On prévoit des défis de dotation dans certaines catégories d’emploi (catégorie IS et niveaux d’entrée des catégories EC, HR et LS); on prévoit également un certain nombre de départs à la retraite.
- La révision nécessaire des descriptions d’emploi (y compris la révision de la classification) requiert la coopération de tous, à tous les niveaux : cadres, employés et syndicats.
- Les projets et les exigences opérationnelles font en sorte que nous devons constamment nous questionner et élaborer des stratégies pour offrir un milieu de travail adéquat, sain et sécuritaire nous permettant de réaliser efficacement notre mandat.