Lorsqu’une personne met fin à son emploi auprès d’une institution fédérale qui est sujette à la
Loi sur la protection des renseignements personnels, cette institution garde tous les documents ministériels sur cet individu pour une période prescrite. Une fois que les dossiers du personnel sur cet individu sont envoyés à BAC, la responsabilité légale liée à ces documents, ainsi que l’obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l’AIPRP, est aussi transférée à BAC.
Si un ancien employé fédéral est engagé de nouveau par une institution fédérale qui est sujette à la
Loi sur la protection des renseignements personnels, les dossiers du personnel sur cet individu sont envoyés de BAC à ce nouvel employeur. La responsabilité légale est alors transférée à cette institution fédérale, de même que l’obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l’AIPRP.
Pour obtenir une liste détaillée des collections de documents de BAC et des regroupements de renseignements personnels, consultez
Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux.
Pour obtenir les dossiers du personnel des anciens employés fédéraux civils qui sont sous la responsabilité de BAC, on peut remplir un
formulaire en ligne, ou imprimer
ce formulaire, le remplir, le signer et l’envoyer à l’adresse suivante :
Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Canada
La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.
Les dossiers du personnel de la fonction publique fédérale renferment des renseignements sur l’historique de l’emploi de chaque individu ainsi que des renseignements personnels. Les dossiers de ces anciens employés sont conservés pendant 80 ans à compter de la date de naissance de l’employé. Après cette période, tous les dossiers sont détruits. Quelques dossiers du personnel sont conservés pour des raisons historiques.
Pour obtenir les dossiers d’un autre ancien employé de la fonction publique fédérale, les restrictions d’accès suivantes s’appliqueront :
- Pour avoir accès à des renseignements personnels concernant une personne encore vivante, il est nécessaire d’obtenir le consentement écrit de cette personne.
- Si la personne est décédée depuis moins de 20 ans, certains renseignements à son sujet peuvent être divulgués à la famille immédiate. Une preuve de décès et une preuve du lien de parenté doivent être fournies.
- Il n’y a aucune restriction d’accès aux renseignements concernant une personne décédée depuis plus de 20 ans. Une preuve de décès est requise.
Preuve de décès : Copie du certificat de décès, de la notice nécrologique d’un journal, de l’avis de décès ou une photographie de la pierre tombale. Si l’individu est décédé alors qu’il faisait partie de la fonction publique fédérale, la preuve de décès n’est pas requise.
Preuve du lien de parenté : Document qui montre clairement le lien de parenté qui existe entre la personne qui fait l’objet d’une demande de renseignements personnels et la personne qui fait cette demande. Les noms de ces deux personnes doivent figurer sur le document. Les notices nécrologiques de journaux, les certificats de baptême et les certificats de naissance complets sont acceptables. Par contre, les certificats de naissance de format portefeuille qui n’indiquent pas les noms des parents ne conviennent pas. Veuillez ne pas envoyer d’originaux; nous acceptons les photocopies.
Famille immédiate : Père, mère, époux, épouse, enfant, frère, sœur, petit-fils ou petite-fille de l’individu.
On peut demander l’accès aux dossiers du personnel des anciens employés fédéraux en soumettant un
formulaire de demande en ligne, ou en imprimant
ce formulaire, lequel doit être rempli, signé et envoyé à l’adresse suivante :
Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Canada
La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.