Foire aux questions

La Loi sur l’accès à l’information (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre A-1) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

La Loi sur l’accès à l’information accorde à tout citoyen canadien, résident permanent ou organisme présent au Canada le droit fondamental d’accéder aux documents relevant d’une institution fédérale. Ces renseignements font l’objet d’exceptions particulières et limitées. Veuillez consulter les exceptions (articles 13 à 26) et les exclusions (articles 68 et 69) de la Loi.

La Loi sur l’accès à l’information énonce trois principes gouvernant la relation entre le gouvernement et le public :

1. le public à un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral;
2. bien que le gouvernement puisse refuser d’accorder l’accès à l’information, son pouvoir d’agir à cet égard est limité aux cas d’exception ou d’exclusion décrits dans la Loi sur l’accès à l’information; il incombe à l’institution gouvernementale de prouver que l’information fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion;
3. toute décision de refuser l’accès à l’information prise par une institution fédérale peut être examinée par le Commissaire à l’information du Canada et, en dernier ressort, par la Cour fédérale du Canada.

Pour être admissible à présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, il faut être un citoyen canadien, un résident permanent au Canada ou une personne ou un organisme actuellement présent au Canada.

Décret d’extension no 1 (Loi sur l’accès à l’information)
Le droit d’accès aux documents des institutions fédérales que prévoit le paragraphe 4(1) de la Loi sur l’accès à l’information est également étendu à toute personne physique présente au Canada qui n’est pas un citoyen canadien ou un résident permanent au sens de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et à toute personne morale qui est présente au Canada.

Chaque demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l'information doit être accompagnée d’un droit de présentation de 5 $ (chèque ou mandat-poste à l’ordre du Receveur général du Canada).

Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, veuillez remplir le Formulaire de demande d’accès à l’information du Conseil du Trésor du Canada. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant en détail l’information que vous souhaitez obtenir. Vous devez préciser dans votre lettre que vous présentez votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Vous devez aussi inclure vos droits de présentation de 5 $.

Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à :

Bibliothèque et Archives Canada
Unité de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
CANADA

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse.

Oui, en cliquant sur le lien suivant, vous pouvez présenter votre demande d’accès à l’information en ligne.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur, tout comme la Loi sur l’accès à l’information, le 1^er juillet 1983. La loi vise à protéger les données et a déjà été qualifiée de « code déontologique destiné aux utilisateurs de renseignements ».

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux personnes le droit d’accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, et ce, avec certaines exceptions particulières et limitées. Veuillez consulter les exceptions (articles 18, 19, 26, 27 et 28) et les exclusions (article 69) de la loi. Celle-ci accorde aussi aux personnes le droit à des attentes raisonnables en matière de vie privée, y compris un droit fondamental d’assumer la responsabilité de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels les concernant.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à protéger la vie privée des individus en définissant les modalités liées à la collecte, à la conservation, à l’utilisation, à la divulgation et au retrait de renseignements personnels relevant d’institutions fédérales. Elle accorde aux personnes (ou à leurs représentants autorisés) le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels et, dans une certaine mesure, de les corriger ou de les annoter.

Pour être admissible à présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il faut être un citoyen canadien, un résident permanent au Canada ou une personne ou un organisme actuellement présent au Canada.

La Loi sur la protection des renseignements personnels énonce les règles encadrant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la protection, la conservation et le retrait de renseignements personnels. Veuillez consulter les rubriques Collecte, conservation et retrait des renseignements personnels (articles 4 et 6) et Protection des renseignements personnels (articles 7 et 8) de la Loi.

Les renseignements personnels concernant une personne ne peuvent être divulgués qu’à quelqu’un ayant obtenu le consentement de la personne concernée par l’information ou lorsque la demande remplit plus de critères (destinataire et but recherché) comme il est établi au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette loi vise tous les éléments d’information, quels que soient leur forme et leur type, notamment ce qui a été enregistré au moyen des supports suivants : vidéos, cassettes, dessins, diagrammes, documents provisoires, courriels, comptes rendus et notes.

Tout renseignement peut faire l’objet d’une demande conformément aux lois, mais ce ne sont pas tous les documents qui peuvent être divulgués.

Pour connaître les divers types de demande que l’on peut présenter à BAC, veuillez consulter la question : Quels autres documents peut-on obtenir auprès de l’unité de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel(AIPRP DP) à BAC?

Il n’y a aucuns frais de présentation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez remplir le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Conseil du Trésor du Canada. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant en détail l’information que vous souhaitez obtenir. Vous devez préciser dans votre lettre que vous présentez votre demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse, transmise par télécopieur :
613-992-9350 ou en utilisant notre nouveau formulaire de demande en ligne.

Tant la loi relative à l’accès à l’information que celle liée à la protection des renseignements personnels prévoient un délai légal de 30 jours civils à compter de la réception d’une demande officielle. Toutefois, ces lois permettent également une prorogation pour certaines raisons limitées et précises que l’on retrouve dans chacune de ces lois. Par exemple, il est possible d’obtenir une prorogation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour l’une des deux raisons suivantes :

• la demande porte sur de nombreux dossiers ou nécessite la recherche de grandes quantités de dossiers et le délai original risque de perturber indûment les opérations de l’institution gouvernementale;
• il est nécessaire de mener des consultations, et celles-ci rendent impossible l’observation du délai initial.

Ces prorogations sont aussi possibles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si nécessaire, il est aussi possible de proroger le délai en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels à des fins de traduction ou de conversion des renseignements personnels dans un autre format.

Si, par exemple, il faut obtenir l’intervention de tiers, il est également possible de proroger le délai en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Certains des renseignements contenus dans les documents archivistiques du gouvernement peuvent continuer d’être protégés en vertu des Lois sur l’accès à l’information et sur la Protection des renseignements personnels. En pareil cas, il vous est possible de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes en vertu de l’accès à l’information ou de la protection des renseignements personnels peuvent aussi être présentées au moyen d’une simple lettre en précisant clairement la loi invoquée (Loi sur l’accès à l’information ou Loi sur la protection des renseignements personnels) et en décrivant bien les documents recherchés. Une demande invoquant la Loi sur l’accès à l’information peut être présentée en remplissant le formulaire de demande d’accès à l’information imprimable en version PDF. Celle-ci doit être signée et accompagnée d’un chèque ou d’un mandat-poste de 5 $ fait à l’ordre du Receveur général du Canada afin de payer les droits. Le formulaire peut être envoyée par la poste ou livrée en personne au bureau d’accueil des clients et des visiteurs, au second étage, Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des documents du personnel (AIPRP DP). Si la demande est présentée au moyen du formulaire de demande d’accès à l’information en ligne, le paiement doit alors se faire par carte de crédit (VISA, MasterCard ou AMEX seulement).

• Chercheur travaillant à des revendications autochtones qui demande des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Dossiers du personnel des anciens employés de la fonction publique fédérale
• Dossiers de service militaire des anciens membres des Forces armées canadiennes
• Documents courants opérationnels de BAC à diffusion restreinte
• Employé actuellement au service du gouvernement fédéral devant avoir accès, à des fins opérationnelles, à des documents archivistiques du gouvernement fédéral à diffusion restreinte (Chercheurs des ministères) 

Les chercheurs autorisés qui désirent mener des recherches en lien avec des revendications autochtones à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) peuvent se voir accorder, en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’accès à des renseignements personnels renfermés dans des documents archivistiques d’une institution fédérale sous la responsabilité de BAC et qui sont à diffusion restreinte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Il n’y a aucuns frais réclamés pour accéder à des renseignements personnels contenus dans des documents archivistiques en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les chercheurs autorisés travaillant à des revendications autochtones. Toutefois, des frais sont réclamés pour la photocopie et la reproduction de documents archivistiques à diffusion restreinte divulgués en vertu de l’alinéa 8(2)k).

Les chercheurs travaillant à des revendications autochtones doivent fournir au moins quatre semaines à l’avance les documents suivants :

• le formulaire de Demande pour des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• une Résolution du conseil de bande valide ou une lettre d’autorisation décrite dans la demande;
• les références de localisation précises des documents archivistiques du gouvernement fédéral à diffusion restreinte détenus par BAC. Pour obtenir de l’aide afin de connaître une référence de localisation attribuée par BAC, veuillez communiquer avec le Service de référence de BAC;

Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à :
Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse, transmise par télécopieur :
613-992-9350, ou en utilisant notre nouveau formulaire de demande en ligne.

Une fois que la demande et les documents d’accompagnement ont été déposés auprès de l’unité AIPRP DP de BAC, ceux-ci feront l’objet d’une analyse. Si on accorde l’accès au chercheur, le personnel du Ministère récupérera alors les documents archivistiques à diffusion restreinte, examinera la pertinence des documents en lien avec la demande et, avant de les divulguer au chercheur travaillant à la revendication autochtone, il verra à appliquer les exceptions et exclusions en conformité avec les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.

Lorsqu’une personne met fin à son emploi auprès d’une institution fédérale qui est sujette à la Loi sur la protection des renseignements personnels, cette institution garde tous les documents ministériels sur cet individu pour une période prescrite. Une fois que les dossiers du personnel sur cet individu sont envoyés à BAC, la responsabilité légale liée à ces documents, ainsi que l’obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l’AIPRP, est aussi transférée à BAC.

Si un ancien employé fédéral est engagé de nouveau par une institution fédérale qui est sujette à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les dossiers du personnel sur cet individu sont envoyés de BAC à ce nouvel employeur. La responsabilité légale est alors transférée à cette institution fédérale, de même que l’obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l’AIPRP.

Pour obtenir une liste détaillée des collections de documents de BAC et des regroupements de renseignements personnels, consultez Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux.

Pour obtenir les dossiers du personnel des anciens employés fédéraux civils qui sont sous la responsabilité de BAC, on peut remplir un formulaire en ligne, ou imprimer ce formulaire, le remplir, le signer et l’envoyer à l’adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.

Les dossiers du personnel de la fonction publique fédérale renferment des renseignements sur l’historique de l’emploi de chaque individu ainsi que des renseignements personnels. Les dossiers de ces anciens employés sont conservés pendant 80 ans à compter de la date de naissance de l’employé. Après cette période, tous les dossiers sont détruits. Quelques dossiers du personnel sont conservés pour des raisons historiques.

Pour obtenir de l’information sur les dossiers de service militaire, veuillez consulter la rubrique sur le patrimoine militaire dans notre site Web.

On peut demander l’accès à des dossiers de service militaire d’anciens membres des Forces armées canadiennes après 1919 en soumettant une demande en ligne ou en imprimant ce formulaire, lequel doit être rempli, signé et envoyé à l’adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.