Bibliothèque et Archives Canada - Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2018 (Info Source)

Table des matières

 

1. Légende

Liste des abréviations de certains termes importants utilisés tout au long du document :

ACC :
Anciens Combattants Canada
AD :
Autorisation de disposition
AIPRP :
Accès à l’information et de protection des renseignements personnels
ARC :
Agence du revenu du Canada
BAC :
Bibliothèque et Archives Canada
CIDP :
Code d’identification de dossier personnel
CONSER :
Cooperative Online Serials
EFVP :
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
FRP :
Fichier de renseignements personnels
GC :
Gouvernement du Canada
GI :
Gestion de l’information
MDN  :
Ministère de la Défense nationale
MRC :
Marine royale canadienne
NAS :
Numéro d’assurance sociale
OCLC :
Online Computer Library Center
SCT :
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
SPAC :
Services publics et Approvisionnement Canada
SysCAD :
Système de contrôle des autorisations de disposition

 

2. Renseignements généraux

Présentation d’Info Source

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l'avant-propos d'Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et la liste des institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information et à Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales pour ce qui est de l'administration pangouvernementale de ces deux lois.

Historique

Fondées en 1872 en tant que division du ministère de l’Agriculture, les Archives du Dominion sont devenues les Archives publiques autonomes du Canada en 1912, puis les Archives nationales du Canada en 1987.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a été créé par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada le 22 avril 2004. Le 21 mai 2004, un décret ultérieur a regroupé les collections, les services et le personnel des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada (fondée en 1953).

Depuis sa création, BAC rend des comptes au Parlement par l’intermédiaire du ministre du Patrimoine canadien.

Responsabilités

Institution fédérale chargée de l’acquisition, de la préservation et de l’accessibilité du patrimoine documentaire du Canada, BAC réunit les collections, les services et le personnel des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada. Pour mieux connaître ses responsabilités, consultez le lien suivant :

Notre mandat

Responsabilités de BAC relativement à ses programmes

Les programmes de BAC, qui respectent les descripteurs des secteurs de résultats du gouvernement du Canada se rapportant aux affaires gouvernementales et sociales, visent les résultats stratégiques suivants : assurer la gestion de l’information du gouvernement fédéral de manière à ce qu’il reste « transparent, responsable et sensible aux besoins des Canadiens » (affaires gouvernementales); et préserver le patrimoine documentaire du Canada, et le rendre accessible aux générations présentes et futures, pour favoriser « une culture et un patrimoine canadiens dynamiques » (affaires sociales).

Politiques stratégiques de BAC

Les politiques de BAC sont fondées sur la recherche et des données probantes, et l’institution prend des décisions stratégiques afin de remplir son mandat à l’égard des Canadiens de manière responsable et transparente. L’ensemble des politiques stratégiques de BAC assure la cohérence et l’uniformité entre les différentes unités de l’institution ainsi que la conformité aux politiques et aux priorités pertinentes du gouvernement du Canada.

Tous les employés de BAC participent à l’élaboration des politiques. La haute direction fournit l’orientation stratégique, et approuve les cadres de politique stratégiques (principes généraux) et les politiques connexes (exigences et responsabilités). Le personnel des secteurs opérationnels s’occupe ensuite de la mise en œuvre de ces politiques. De plus, l’ensemble des politiques stratégiques de BAC est réévalué régulièrement.

Pour mieux connaître les principales politiques de BAC, consultez le lien suivant :

Ensemble des politiques stratégiques de BAC

Comment lire Info Source

Programme

Un programme est un groupe de ressources et d’activités que BAC déploie pour accomplir certaines tâches précises découlant de son mandat. Les programmes de BAC contribuent à l’atteinte des résultats stratégiques décrits dans les descripteurs des secteurs de résultats du gouvernement du Canada.

Sous-programme

Chaque programme est divisé en sous-programmes. À BAC, un sous-programme chapeaute la gestion de documents d’une catégorie de documents donnée.

Catégorie de documents

Une catégorie de documents englobe les documents créés, réunis et conservés par BAC à titre d’éléments de preuve et de renseignements relativement à un programme ou à une activité propre à l’institution. Ces documents peuvent faire l’objet d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Si l’un d’eux contient des renseignements personnels, la catégorie de documents sera accompagnée d’un fichier de renseignements personnels (FRP).

Fichier de renseignements personnels (FRP)

Un fichier de renseignements personnels (FRP) contient les renseignements personnels réunis, utilisés et tenus à jour par les institutions fédérales relativement à un programme ou à une activité. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution gouvernementale doit disposer de FRP pour l’ensemble des renseignements personnels ayant servi ou servant actuellement à des fins administratives, lesquels peuvent être ou non organisés de manière à être retrouvés avec le nom d’une personne ou son numéro d’identification, ou bien un symbole ou un autre élément liant lesdits renseignements à cette personne. Pour en savoir plus sur les FRP, consultez le Glossaire des termes utilisés dans le contexte de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

En tant qu’institution gouvernementale responsable de rassembler et de préserver le patrimoine documentaire canadien, BAC conserve des FRP sur les membres des Forces canadiennes et les anciens employés fédéraux, de même que sur ses propres fonctions, activités et programmes institutionnels pour respecter les exigences de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

 

3. Fonctions, programmes et activités de l’institution

L’information gouvernementale est gérée afin d’assurer la responsabilisation du gouvernement

BAC facilite la gestion de l’information au sein des institutions fédérales en évaluant les ressources, en accordant des autorisations de disposition de documents et en élaborant des outils, des guides et des lignes directrices pour soutenir l’adoption de pratiques exemplaires en matière de tenue de documents. En participant à de nombreux comités intergouvernementaux, BAC fournit aussi des conseils sur la politique de gestion de l’information.

Élaboration d’autorisations de disposer

Pour assurer une tenue de documents efficace au sein des institutions fédérales, BAC émet des autorisations de disposition. Celles-ci précisent quels documents doivent être transférés à BAC à la fin de leur vie utile, en fonction de leur importance historique. BAC peut aussi autoriser les institutions gouvernementales à détruire d’autres documents, comme les documents éphémères et ceux ayant une valeur opérationnelle limitée dans le temps, lorsque prend fin leur période de conservation.

Autorisations de disposition

Description :
Ce fichier contient les documents utilisés par le bibliothécaire et archiviste du Canada pour autoriser les institutions fédérales à se départir de documents dont elles n’ont plus besoin pour fonctionner, soit en autorisant leur destruction, soit en exigeant qu’ils lui soient transférés, soit en approuvant leur aliénation du gouvernement du Canada. Il existe trois façons de disposer des documents : les dossiers peuvent être détruits (à la discrétion des institutions), transférés à BAC ou envoyés à une autre entité que le gouvernement du Canada, comme un organisme de service spécial ou un autre ordre de gouvernement.

Types de documents :
Autorisations de disposition et annexes liées, notes d’information, rapports d’évaluation, rapports de validation, guides de mise en application; lignes directrices et procédures relatives à la gestion de l’information et au programme de disposition; ainsi que documents concernant les relations avec le gouvernement du Canada visées par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Numéro de dossier : BAC GIIG 100

Système de contrôle des autorisations de disposition (SysCAD)

Description :
Système d’information qui contient des descriptions sommaires des autorisations de disposition (AD) accordées par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi que des copies des documents pertinents. Il comprend les descriptions de plus de 2 200 autorisations. Les institutions fédérales ont accès à SysCAD.

Types de documents :
Correspondances, dossiers de décisions, autorisations de disposition, évaluations, lois, plans, rapports, statistiques, modalités, calendriers.

Numéro de dossier : BAC GIIG 350

Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

En collaboration avec des organismes centraux, les ministères et organismes fédéraux et d’autres parties prenantes, BAC joue un rôle prépondérant dans l’élaboration de normes, d’outils et de pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information et de tenue de documents.

Conseils et orientation

Description :
BAC fournit un soutien et des conseils concernant la gestion de l’information aux institutions du gouvernement du Canada grâce à la création d’outils, de lignes directrices et de politiques.

Types de documents :
Outils, lignes directrices, politiques, notes d’information, plans, présentations, rapports de recherche, directives.

Numéro de dossier : BAC GIIH 185

Secrétariat pour la coordination des bibliothèques fédérales (anciennement le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral)

Description :
Informations sur les réunions, ateliers, projets et publications de l’ancien Consortium des bibliothèques fédérales (dissout en même temps que le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral en 2015) et des comités et groupes de travail du Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral, et les autres activités liées à son rôle de conseiller auprès du bibliothécaire et archiviste du Canada en ce qui concerne la coordination des services aux bibliothèques fédérales.

Types de documents :
Notes de réunions des comités consultatifs et des groupes de travail; notes des ateliers liées à la gestion, notamment le droit d’auteur; liste des frais de service; élections des membres du comité directeur; programmes de publications et trousses d’information; bulletins; rapports annuels; liste de sites Web et de GCPedia; tribune électronique.

Numéro de dossier : BAC GIIH 010

Symposium sur la gestion de l’information du gouvernement du Canada

Description :
Dossiers relatifs à la planification et la mise en œuvre de symposiums et de forums sur la tenue de documents, lesquels concernent la communauté de la gestion de l’information au sein du gouvernement du Canada.

Types de documents :
Documents de conférence portant notamment sur la planification et la logistique, invitations, formulaires d’inscription, listes des personnes présentes, contrats, protocoles d’entente, présentations, notes d’allocution, lieux, dates, dépenses, formulaires d’évaluation, protocoles pour les événements, foires aux questions, rapports, statistiques.

Numéro de dossier : BAC GIIG 200

Centre de liaison

Description :
Dossiers concernant les réponses aux demandes d’information reçues par les institutions fédérales ainsi que les aspects logistiques des activités d’apprentissage et de sensibilisation offertes aux institutions et organismes gouvernementaux.

Types de documents :
Questions de clients et réponses données, conservées dans la base de données du Système de gestion des demandes. Cela peut comprendre des noms, des adresses et des numéros de téléphone.

Numéro de dossier : BAC GIIG 300

Contribution à des organisations nationales et internationales liées à la gestion de l’information

Description :
Information concernant la contribution de BAC à des organisations nationales et internationales liées à la gestion de l’information, comme l’Organisation internationale de normalisation, le conseil fédéral­provincial-territorial sur la tenue des documents et le Conseil international des archives.

Types de documents :
Correspondance, ordres du jour, procès-verbaux, politiques, normes, rapports.

Numéro de dossier : BAC GIIG 400

Le patrimoine documentaire du Canada est préservé et accessible aux générations actuelles et futures

En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC est mandaté pour préserver le patrimoine documentaire au profit des générations présentes et futures, patrimoine qui se présente sous différents supports et formats. BAC utilise des techniques et une infrastructure de pointe pour restaurer sa collection et lui assurer des conditions optimales de préservation à long terme. Il accroît sa capacité et son expertise à stocker de l’information numérique afin d’assurer l’accessibilité continue des documents numériques.

BAC rend accessible ce patrimoine documentaire dans le respect de ses obligations légales, politiques et contractuelles. Le patrimoine comprend des documents gouvernementaux, ainsi que les dossiers du personnel des membres des Forces canadiennes et des anciens employés fédéraux, et ce, en conformité avec la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. On peut accéder aux documents du patrimoine en personne, aux centres de service de BAC à Ottawa, à Halifax, à Winnipeg et à Vancouver, mais aussi par l’intermédiaire de services en ligne, par courrier et par téléphone. BAC facilite l’accès au patrimoine documentaire en augmentant ses ressources en ligne, notamment les bases de données, les applications de production participative, les initiatives de numérisation collaboratives, de même que d’autres contenus et services numériques, mais aussi en fournissant des renseignements contextuels grâce à certaines plateformes, par exemple le blogue de BAC. L’institution offre aussi cet accès au moyen d’expositions publiques, ou de prêts de documents à d’autres institutions de mémoire, comme des musées et des galeries.

Acquisition et traitement du patrimoine documentaire

Ce programme inclut l’ensemble des activités visant à identifier, à évaluer, à acquérir et à traiter le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures.

La collection de BAC regroupe des ressources documentaires, publiées ou non, en divers supports et formats, tant analogiques que numériques. Les acquisitions de l’institution sont encadrées par la loi selon les modalités suivantes :

Afin de mettre sur pied une collection représentative de la société canadienne, BAC fait également l’acquisition de documents à valeur historique émanant de personnes, d’organisations non gouvernementales et du secteur privé.

Le traitement du patrimoine documentaire comporte plusieurs facettes : évaluation aux fins de sélection, classification, description et contextualisation. Ce processus, qui englobe les activités servant à décrire, à organiser et à répertorier les documents acquis, permet de produire des bases de données, des index de catalogues et d’autres outils grâce auxquels les utilisateurs peuvent consulter les fonds documentaires de BAC.

Acquisitions

Description :
Documents liés à l’acquisition des publications canadiennes et étrangères de tout format, par dépôt légal, achat ou don. Venant s’ajouter à la collection nationale, ces documents comprennent les renseignements concernant la description des publications ainsi que ceux sur les fournisseurs, les auteurs, les éditeurs, entre autres. De plus, ils sont créés, conservés et gérés par le catalogue AMICUS/OCLC, dans le module acquisition.

Types de documents :
Notices lisibles par machine concernant les données bibliographiques, les commandes, la facturation, les reçus de matériel, les documents des comités (ordre du jour et procès-verbaux des réunions, comptes rendus de décisions), les correspondances, les critères et les ententes d’acquisition, les rapports statistiques, les plans et les évaluations des programmes, les contrats, les plans de leçon et la documentation connexe, les fichiers de recherche, les inventaires, la documentation sur les publications électroniques, les plans de communication, etc.

Numéro de dossier : BAC CPD 030

Remarque :
BAC travaille actuellement à remplacer AMICUS, qui a 20 ans, par OCLC (Online Computer Library Center). Les fonds documentaires détenus dans AMICUS n’ont pas été mis à jour depuis 2017. Quant à OCLC, il permet de découvrir les fonds documentaires de bibliothèques partout au Canada. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez les liens suivants :

Base de données des dons et des acquisitions majeures

Description :
Informations actualisées et rétrospectives (depuis 1975) concernant les acquisitions majeures et les dons de publications reçus par BAC. Ces informations comprennent le nom et les coordonnées des personnes et des organisations (numéros de téléphone, adresse électronique, adresse municipale). La base de données est organisée par exercice financier, puis par numéro séquentiel de chaque don. Chaque entrée comprend une brève description du don, sa nature ou son type, sa valeur marchande et l’historique des démarches entreprises.

Catégories de personnes :
Donateurs et donatrices de BAC.

But :
La base de données, qui fournit au personnel de BAC des renseignements sur les donateurs, leurs dons et leur valeur marchande, permet de mieux évaluer et gérer les dons à venir, et de répondre aux questions provenant des gestionnaires de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Usages compatibles :
Produire des statistiques sur les dons.

Normes de conservation et de disposition :
Les données sur les dons sont conservées pendant une période égale à la période de conservation des dons. En cours de révision.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC CPD 030

Enregistrement (SCT) : 004478

Numéro de fichier : BAC PPU 060

Remarque :
Les ententes concernant les dons sont transmises à l’ARC aux fins d’impôt. Ces documents précisent la nature des dons et leur valeur marchande, et contiennent les coordonnées et les renseignements d’identification des donateurs.

AMICUS/OCLC

Description :
Documents liés à l’ajout et à la mise à jour de l’information concernant les descriptions contenues dans AMICUS, un catalogue en ligne gratuit fournissant des listes de fonds de bibliothèques canadiennes. AMICUS affiche les documents publiés et détenus à BAC ainsi que ceux des collections de plus de 600 bibliothèques partout au Canada. AMICUS contient plus de 38 millions de notices décrivant les livres, les périodiques, les journaux, les documents gouvernementaux, les thèses, les enregistrements sonores, les cartes, les textes électroniques ainsi que les documents en braille et en gros caractères. AMICUS fournit aussi des extraits de bases de données sur des sujets particuliers, par exemple Canadiana (la bibliographie nationale), et CONSER (Cooperative Online Serials).

Types de documents :
Documents de bases de données, procès-verbaux et comptes rendus de décisions des comités, correspondances, notes, politiques et procédures, rapports statistiques, notes d’information, documentations des projets (plans, chartes, etc.).

Numéro de dossier : BAC DTI 010

Remarque :
BAC travaille actuellement à remplacer AMICUS, qui a 20 ans, par OCLC. Les fonds documentaires détenus dans AMICUS n’ont pas été mis à jour depuis 2017. Quant à OCLC, il permet de découvrir les fonds documentaires de bibliothèques partout au Canada. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez les liens suivants :

Stratégie sur l’information numérique canadienne

Description :
Documents découlant d’une série de discussions, datant de 2005 à 2008, animées par BAC et ayant réuni des représentants de plus 200 organisations des secteurs privé, public et universitaire participant à la création, à la préservation et à la diffusion de l’information numérique au Canada. Ces consultations ont débouché sur un sommet national, en 2006, qui a permis de dégager un large consensus entourant les éléments d’une stratégie nationale en matière d’information numérique. Les participants ont confié la rédaction du rapport final de ce sommet à BAC. Ce rapport sert toujours de référence pour l’orientation des stratégies numériques de BAC dans le cadre de son mandat prescrit par la loi.

Types de documents :
Rapport définitif intitulé Stratégie canadienne sur l’information numérique : Rapport final des consultations au sein des milieux intéressés 2005 à 2008.

Numéro de dossier : BAC CPD 036

Thèses canadiennes

Description :
Documents liés à la gestion et à l’administration du programme Thèses Canada, qui acquiert auprès des universités canadiennes les thèses et mémoires approuvés. Les métadonnées concernant ces documents peuvent être consultées sur le site Portail Thèses Canada, un sous-site de celui de BAC. Le portail propose des informations relatives au programme, ainsi qu’une interface de recherche permettant de trouver les notices bibliographiques des thèses et des mémoires, de consulter les thèses électroniques en ligne et de demander des exemplaires papier grâce aux prêts entre bibliothèques.

Types de documents :
Thèses et mémoires, documents du comité consultatif (mises à jour du programme, ordres du jour, procès-verbaux), plans de travail annuels, articles, présentations, notes d’information, budgets, demandes des clients, coordonnées des personnes-ressources, contrats, droit d’auteur, conception du site Portail Thèses Canada (systèmes et contenu), documents financiers (factures, registres des factures), inventaires, questions juridiques, adhésions, métadonnées, acquisition, stockage et préservation des microfiches originales, procédures, questions relatives au service par les fournisseurs, rapports statistiques, enquêtes, numérisation des thèses, permissions pour les thèses, programmes de voyage, correspondance de l’université.

Numéro de dossier : BAC CPD 110

Catalogage avant publication

Description :
Le programme de Catalogage avant publication permet le catalogage des livres canadiens avant leur publication. Les données s’y rapportant sont imprimées dans le livre au moment de la publication. Les données recueillies par le programme sont rendues publiques.

Types de documents :
Formulaires de catalogage avant publication remplis; statistiques, contrats, documents de communication, procès-verbaux, comptes rendus de décisions, notes, politiques et procédures, notes d’information et documentation concernant les projets.

Numéro de dossier : BAC CPD 040

Dépôt légal numérique

Description :
Documents liés à la gestion et à l’administration de la composante numérique du programme de dépôt légal, lequel encadre l’acquisition de publications numériques (livres, rapports, périodiques, etc.) auprès du gouvernement fédéral et d’autres éditeurs canadiens (éditeurs commerciaux, universités, associations, gens qui font de l’auto-édition). Répertoriées dans le catalogue de BAC, les publications numériques sont assorties d’un accès ouvert ou restreint.

Types de documents :
Publications en ligne, notamment les bulletins, les revues et les livres; documents administratifs, par exemple les plans de travail annuels, les demandes des clients, les correspondances, les listes de fournisseurs, les politiques, les procédures, les rapports statistiques.

Numéro de dossier : BAC CPD 021

Documents gouvernementaux

Description :
Documents relatifs à l’acquisition et à la gestion des archives du gouvernement fédéral transférées à BAC.

Types de documents :
Documents concernant la formation et l’orientation, les études internes et les rapports de projets. Documents sur l’élaboration de méthodologies, de politiques, d’outils et d’instruments concernant l’évaluation de la destruction, du classement, de la description, et de l’archivage des documents; documents se rapportant à l’analyse et à la justification de la destruction de documents du gouvernement du Canada faisant partie des fonds documentaires de BAC; délibérations des comités et des groupes de travail.

Numéro de dossier : BAC GIIH 011

Organisation internationale de normalisation

Description :
Documents concernant les travaux des divers comités et sous-comités de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et portant sur les normes relatives à la documentation et d’autres normes connexes. BAC a accueilli les comités parallèles nationaux pour l’ISO TC46, TC46/SC4, TC46/SC8, TC46/SC9 et TC46/SC11.

Types de documents :
Rapports des comités techniques et des groupes de travail se penchant sur les normes concernant l’information et la documentation (ISO/TC46 et sous-comités connexes).

Numéro de dossier : BAC CPD 130

Programmes de numérotation internationale normalisée

Description :
Documents concernant l’attribution aux éditeurs des numéros internationaux normalisés du livre (ISBN) et des numéros internationaux normalisés de la musique (ISMN), ainsi que l’attribution des numéros internationaux normalisés des publications en série (ISSN) aux publications en série individuelles.

Types de documents :
Entrées de bases de données, procès-verbaux, comptes rendus de décisions, correspondances, notes, politiques, normes et procédures, rapports statistiques, notes d’information et documentation concernant les projets.

Numéro de dossier : BAC CPD 065

Projets nationaux et internationaux de bibliographie

Description :
Informations sur la participation à des projets coopératifs nationaux et internationaux destinés à favoriser la mise en commun de renseignements bibliographiques.

Types de documents :
Rapports, correspondances, notes, notes d’information, procès-verbaux et comptes rendus de décisions.

Numéro de dossier : BAC CPD 235

Autre matériel documentaire

Description :
Documents liés à l’acquisition, à l’organisation et à la description de la collection nationale en tant que reflet des dimensions politique, sociale, économique et culturelle du Canada. On y trouve des informations sur les documents des archives privées et des collections spéciales, concernant par exemple : les manuscrits littéraires et la littérature pour enfants; les livres rares; la musique, les images animées et les enregistrements sonores; l’art et la photographie; la science et la technologie; le travail, l’économie et la politique; les documents de gouverneurs généraux, de juges de la Cour suprême, de la Cour fédérale et de ses tribunaux prédécesseurs ainsi que de hauts fonctionnaires (notamment des diplomates et des hauts gradés militaires); et les documents ministériels (y compris ceux des premiers ministres du Canada, des ministres du Cabinet, des députés fédéraux, des sénateurs et des partis politiques nationaux). Sont également compris les documents liés à l’acquisition, le classement intellectuel, la description, la création d’instruments de recherche, la préparation de guides d’utilisation, les conditions applicables aux transferts, aux achats et aux dons, l’évaluation des collections, les prêts, l’assurance de la qualité, ainsi que la création et la mise à jour des bases de données électroniques et des autres systèmes de gestion des collections.

Types de documents :
Ententes de transfert, inventaires, instruments de recherche, protocoles d’entente, notices d’acquisition, évaluations archivistiques et documentation à l’appui, rapports d’évaluation, etc.

Numéro de dossier : BAC CPD 114

Documents d’acquisition

Description :
Document entourant les résultats de recherches sur les acquisitions potentielles de documents archivistiques, ainsi que toute correspondance avec les éventuels donateurs.

Catégories de personnes :
Personnes ayant communiqué avec BAC relativement à des acquisitions potentielles.

But :
Établir des priorités en matière d’acquisition, déterminer la valeur marchande des documents à acquérir et l’authenticité des acquisitions, et faire le suivi des collections archivistiques.

Usages compatibles :
Ces renseignements servent à corroborer la provenance des dons d’archives et des transferts de titres de propriété relatifs aux collections d’archives, afin d’établir le fondement des restrictions sur l’usage public et la protection des droits d’auteur concernant les dons, et de prévoir les tendances à long terme sur le prix d’achat des documents du patrimoine documentaire.

Normes de conservation et de disposition :
BAC conservera ces renseignements de façon permanente à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC CPD 114

Enregistrement (SCT) : 000549

Numéro du fichier : BAC PPU 025

Ressources, description et accès (RDA) (anciennement Règles de catalogage anglo-américaines [RCAA])

Description :
Informations sur l’élaboration et la révision des ressources, description et accès (RDA) ainsi que sur les travaux du Comité de direction mixte concernant la révision des RDA.

Types de documents :
RDA, 1re édition; RDA, 2e édition; réunions du Comité de direction mixte; modifications aux RDA.

Numéro de dossier : BAC CPD 060

Remarque :
En 2012, BAC a mis en œuvre la norme descriptive dans le respect des RDA, qui est un service en ligne. Le bureau des normes et des systèmes génère des documents qui appuient l’élaboration et la mise à jour des RDA.

Programme d’archivage Web et Archives du Web du gouvernement du Canada

Description :
Informations et documents archivés provenant de ressources Web canadiennes, depuis 2005, pour assurer leur préservation aux fins d’utilisation et de recherche.

Types de documents :
Base de données contenant des collections d’archives, des données et des métadonnées tirées du Web. Index des sites Web de tous les ministères, organismes et commissions du gouvernement du Canada, et documents administratifs, notamment les politiques, procédures et rapports statistiques.

Numéro de dossier : BAC CPD 041

Remarque :
Pour en savoir plus sur les activités de préservation liées à ce programme, consultez le Programme 2.2 : Préservation.

Préservation du patrimoine documentaire

BAC gère une vaste collection de documents dans une grande variété de formats, tant numériques qu’analogiques, afin d’en assurer la préservation et l’accessibilité à long terme pour tous les Canadiens. Les méthodes de l’archivistique et de la préservation, qu’elles soient traditionnelles ou à la fine pointe de la technologie, permettent de conserver à long terme des documents pertinents en format analogique et numérique. La préservation de ces documents comprend l’ensemble des activités et des stratégies de gestion qui garantissent l’intégrité et l’authenticité du patrimoine documentaire du Canada, ainsi que sa disponibilité à court et à long terme.

Les activités de préservation des documents analogiques se répartissent en plusieurs catégories : celles rattachées à la gestion physique de la collection, comme l’entreposage; celles concernant la conservation, y compris les travaux visant à empêcher la détérioration des documents et à réparer les documents endommagés; et celles liées à la reproduction des documents et à la création de copies de remplacement, lesquelles assurent la préservation et l’accessibilité de documents autrement trop fragiles pour être offerts en consultation. Quant au patrimoine numérique, il est stocké sur des supports stables faisant l’objet d’une surveillance aux fins de prévention de l’obsolescence et la détérioration. Au besoin, les contenus sur des supports dépassés peuvent être transférés sur de nouveaux supports et formats, plus modernes. Le patrimoine documentaire numérique est aussi assujetti aux dispositions de la Stratégie pour un programme de préservation numérique, qui vise à mettre en place les technologies, le budget, la structure organisationnelle, les politiques et les procédures nécessaires pour assurer un dépôt numérique fiable. Grâce à son Programme d’archivage Web, BAC contribue à la préservation numérique des archives Web canadiennes et à leur accessibilité au moyen des Archives du Web du gouvernement du Canada.

Gestion de la collection

La gestion de la collection de BAC vise à s’assurer qu’elle se trouve dans un endroit sûr et qu’elle est parfaitement préservée en tout temps et en tout lieu, notamment lorsque les documents sont consultés par les clients, copiés, prêtés ou exposés, ou bien durant une reprise des activités après un sinistre. Cela comprend l’élaboration et la mise en œuvre de plans, de politiques, de normes et de lignes directrices assurant des conditions d’entreposage adéquates pour les documents analogiques et numériques, l’évaluation de nouvelles technologies de gestion des fonds documentaires, l’examen de l’état de la collection, et l’établissement de plans à court et à long terme ainsi que de procédures régissant le traitement de conservation, la reproduction de préservation et l’entreposage des documents préservés. Les activités de préservation préventive comprennent notamment la lutte antiparasitaire, la conteneurisation, l’entretien et la manutention.

Traitement de conservation

Les traitements de préservation comprennent notamment des techniques de stabilisation et de traitement visant à ralentir ou à prévenir la détérioration de documents, ou à réparer les dommages subis, afin de garantir leur accessibilité future. Il y a tout un spectre de traitements, des interventions minimales pour garantir que le plus grand nombre possible de documents sont offerts aux fins de consultation, jusqu’aux interventions plus importantes en vue d’une exposition, d’une publication ou d’une utilisation spéciale. Ces activités vont du simple examen physique des nouvelles acquisitions au traitement de fond des articles (nettoyage, consolidation, détachage et remise en état). Les traitements de conservation sont réalisés par des laboratoires spécialisés dans le traitement de supports médiatiques provenant de collections d’archives et de publications, notamment les archives d’images animées et les enregistrements sonores, les livres, les manuscrits, les cartes, les collections philatéliques, l’art documentaire et les photographies.

Reproduction de préservation

La reproduction de préservation consiste à reproduire un document original de la collection du patrimoine documentaire de BAC. Cette reproduction sert ensuite de remplacement permanent lorsque le document d’origine est détérioré, instable, fragile ou désuet; elle peut aussi être utilisée en lieu et place d’une pièce rare ou vulnérable risquant d’être perdue ou endommagée en raison de l’état de son support, de son format ou de sa valeur. Les activités de reproduction de préservation incluent également la restauration de fichiers sonores, de documents électroniques, de vidéos et de films, ainsi que leur transfert sur de nouveaux supports pour contrer l’obsolescence technologique, un phénomène fréquent. La reproduction de préservation a pour but de transférer l’information le plus exactement possible de manière à faire une copie fidèle de l’original. La reproduction de préservation fait appel à diverses techniques analogiques ou numériques.

Reproduction de films et de documents audiovisuels

Description :
Informations sur la préservation de films et de documents audiovisuels aux fins de recherche et d’utilisation future.

Types de documents :
Documents de politique ou de stratégie, documentation sur les commandes de travail.

Numéro de dossier : BAC CPD 300

Conservation

Description :
Information sur les traitements de conservation du patrimoine documentaire pour assurer sa préservation aux fins de recherche et d’utilisation future.

Types de documents :
Documents de politiques, documentation sur les commandes de travail, rapports sur l’état de conservation, rapports de traitement, photographies.

Numéro de dossier : BAC CPD 320

Dossiers des participants aux stages de formation en techniques de conservation

Description :
Informations relatives aux correspondances des participants aux stages de formation en techniques de conservation à BAC. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom du participant, ses coordonnées, sa citoyenneté, son statut d’étudiant, sa profession, ses domaines d’intérêt pour les stages, son expérience antérieure en matière de conservation, la façon dont le stage s’intègre dans ses études et son plan de carrière, les lettres de recommandation de ses superviseurs ou de ses professeurs actuels, ainsi que les avis sur ses compétences et ses qualités personnelles, et les opinions des évaluateurs de la formation au sujet de son rendement.

Catégories de personnes :
Étudiants et employés des gouvernements fédéral et provinciaux, et des administrations municipales; superviseurs, professeurs ou évaluateurs de l’employé.

But :
Ces renseignements personnels, qui servent à l’évaluation des demandes et à l’administration des stages, sont recueillis conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la date de la fin du stage, puis sont détruits.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC CPD 320

Enregistrement (SCT) : 002339

Numéro du fichier : BAC PPU 060

Remarque :
Les personnes qui veulent obtenir des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir les informations suivantes : nom au complet, ou initiales et nom de famille (et nom de jeune fille, le cas échéant), coordonnées et signature. Ce fichier s’appelait auparavant Formation en conservation – BAC PPU 060.

Préservation numérique

Description :
Documents et métadonnées concernant la préservation et l’accessibilité des fonds documentaires numériques de BAC, qu’il s’agisse de publications ou de documents d’archives numériques ou numérisés. Les métadonnées techniques, descriptives et de préservation sont enregistrées dans la base de données d’un dépôt numérique et utilisées à des fins de préservation numérique. Sont aussi compris les documents faisant état des progrès de la préservation numérique vers l’obtention du statut de dépôt numérique fiable. Cette activité s’inscrit dans le mandat de BAC visant à préserver et à rendre accessible le patrimoine documentaire du Canada.

Types de documents :
Base de données contenant des métadonnées décrivant les fonds documentaires numériques conservés dans les chambres fortes de BAC ainsi que des copies de consultation; politiques, procédures, rapports statistiques, présentations, stratégies, documents liés à la gestion de projets, documents concernant la conception des systèmes, rapports et analyses.

Numéro de dossier : BAC CPD 315

Numérisation

Description :
Documents et informations concernant les efforts de numérisation de tous les types de supports analogiques. Cette activité vise à assurer la préservation de la collection du patrimoine documentaire de BAC pour une utilisation future et à améliorer son accessibilité.

Types de documents :
Documents de politique ou de stratégie, documentation sur les commandes de travail.

Numéro de dossier : BAC CPD 310

Surveillance de l’environnement

Description :
Données relatives à la température et à l’humidité relative recueillies par les enregistreurs de données Smart Reader placés dans les aires d’entreposage de la collection et au besoin dans les présentoirs d’exposition. Lorsqu’on enlève un enregistreur, ses données sont transférées sur un disque dur aux fins d’analyse. Après avoir été analysées et mises sous forme de graphiques, les données brutes ne sont généralement pas conservées.

Types de documents :
Données brutes ou graphiques, rapports sommaires.

Numéro de dossier : BAC CPD 225

Surveillance de la collection

Description :
Renseignements sur l’état de la collection, les plans de traitement, les besoins en matière de traitement et les enquêtes.

Types de documents :
Bases de données, tableurs, rapports.

Numéro de dossier : BAC CPD 340

Surveillance de la vermine

Description :
Contrôler de façon passive la vermine, réduire ou éliminer le recours aux produits chimiques et adopter certaines méthodes de contrôle, notamment l’utilisation d’adhésifs et de pièges tout usage pour rongeurs dans tous les espaces réservés à la collection et aux points d’entrée du bâtiment. Le contrôle est effectué tous les mois, et les données sont conservées sous format électronique pour être comparées périodiquement avec les données antérieures afin que l’on puisse dégager des tendances et relever les endroits problématiques potentiels.

Types de documents :
Tableurs

Numéro de dossier : BAC CPD 031

Accès au patrimoine documentaire

Ce programme vise à rendre accessibles les documents de la collection de BAC selon divers moyens : services de référence et services connexes, processus d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP), expositions publiques, outils en ligne et soutien aux autres institutions du patrimoine documentaire du Canada.

BAC offre cet accès en personne dans ses points de service situés à Ottawa, à Halifax, à Winnipeg et à Vancouver, ainsi que par l’intermédiaire de ses services en ligne, par courrier et par téléphone. Les services de référence et de généalogie répondent aux demandes des clients, et les services d’orientation et de consultation s’occupent de l’accès en personne aux documents et des demandes de reprographie.

Ce programme favorise l’accès en ligne aux collections de BAC en proposant des outils et des services numériques, comme des bases de données, des applications de production participative, des initiatives de numérisation collaboratives, de même que d’autres contenus et services numériques, mais aussi en fournissant des renseignements contextuels au moyen de certaines plateformes, par exemple le blogue de BAC.

L’institution bonifie aussi l’accès en personne en mettant sur pied et en gérant des expositions publiques, ou en accordant des prêts de documents à d’autres institutions de mémoire, comme des musées et des galeries. Ces activités comportent aussi des services de gestion des droits d’auteur, lesquels permettent l’accès aux documents de la collection de BAC en vertu de la Loi sur le droit d’auteur et de la Loi sur les marques de commerce.

De plus, l’équipe de l’AIPRP et des documents du personnel de BAC assure l’accès aux documents d’archives du gouvernement du Canada et aux dossiers du personnel des anciens membres des Forces canadiennes et des anciens employés de la fonction publique fédérale, comme le prévoit Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus sur l’AIPRP, consultez la section Services de gestion de l’information.

Enfin, ce programme comprend aussi le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire, qui contribue financièrement à la promotion des institutions locales de patrimoine documentaire, à l’accessibilité de leurs collections et à l’augmentation de leur capacité de préservation durable.

Prêts destinés aux expositions

Description :
Ce fichier contient des renseignements et des documents créés pour soutenir le prêt d’éléments du patrimoine documentaire lors d’expositions publiques, par exemple dans des musées, des galeries ou d’autres institutions de mémoire, au pays et à l’étranger.

Types de documents :
Politiques et procédures, ententes de prêt, documents administratifs, rapports sur l’état du matériel, assurances, rapport sur les installations et les publications.

Numéro de dossier : BAC CPD 330

NAVIS et prêts à d’autres institutions

Description :
NAVIS est un module d’AMICUS, le système de base de données de BAC qui a servi à gérer les prêts entre bibliothèques jusqu’en 2012. Ce programme a été remplacé en 2013 par le nouveau service de prêts à d’autres institutions, et les documents sont depuis consignés dans le système SharePoint de BAC. Ce fichier comprend les renseignements et les documents sur les demandes de prêt reçues par BAC, et les renseignements sur la politique encadrant les prêts entre bibliothèques canadiennes.

Types de documents :
Demandes de prêts entre bibliothèques, correspondances, statistiques, politiques.

Numéro de dossier : BAC BS 090

Information sur les clients (prêts entre bibliothèques)

Description :
Renseignements concernant les bibliothèques qui participent au prêt entre bibliothèques. Les renseignements personnels incluent le nom de l’employé, ses coordonnées, son nom d’utilisateur et son mot de passe.

Catégories de personnes :
Personnel des bibliothèques.

But :
Ces renseignements personnels sont utilisés pour constituer et mettre à jour un répertoire de prêts entre bibliothèques au Canada, et faire le suivi des demandes.

Usages compatibles :
Informations publiées sur Internet

Normes de conservation et de disposition :
En voie d’élaboration

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC BS 090

Enregistrement (SCT) : 2009/1701

Numéro de fichier : BAC PPU 040

Services de référence et services connexes

Description :
Renseignements et documents créés, regroupés et tenus à jour pour faciliter l’accès du public aux collections du patrimoine de BAC au moyen de services généraux de référence, de services de généalogie, et de renseignements connexes sur les transactions effectuées aux centres de services nationaux de BAC. Les documents se rapportent aux demandes des clients faites en personne, par téléphone, par courrier ou par voie électronique, par exemple au moyen d’un formulaire Web ou d’un courriel. On peut aussi y trouver des informations sur les ressources visant à soutenir les recherches autonomes sur les Autochtones, les questions ethnoculturelles ou des sujets généraux, ce qui comprend les bases de données, les bibliographies, les aides à la recherche et les guides thématiques.

Types de documents :
Formulaires concernant les contrats d’utilisation, les inscriptions, les reprographies et les demandes des clients; registres, données et documents statistiques; rapports générés par les systèmes de gestion de données; correspondances; ordres du jour, procès-verbaux et autres documents de réunion; procédures, lignes directrices, manuels et normes de service; présentations; documents de soutien concernant les visites guidées et les ateliers.

Numéro de dossier : BAC BS 013

Services à la clientèle et de référence

Description :
Renseignements sur des personnes qui utilisent les installations de recherche, les collections et les services de BAC ou qui en sollicitent l’accès pour de la recherche, des références ou des demandes de renseignements généalogiques, en personne, par téléphone, par courrier ou par voie électronique, par exemple au moyen d’un formulaire Web ou d’un courriel. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la préférence linguistique, des renseignements biographiques, des renseignements personnels à titre d’employé, des données de carte d’utilisateur comme le numéro de code à barres et la date d’expiration, des renseignements liés aux études comme l’établissement scolaire et le programme, les champs d’intérêt en matière de recherche et des renseignements de carte bancaire ou de crédit ayant servi à l’achat de copies. Selon la nature de la recherche ou de la demande de renseignements, il peut aussi y avoir d’autres renseignements personnels sur la personne visée par la demande et sur d’autres personnes mentionnées dans celle-ci.

Remarque :
Les renseignements relatifs à la prestation de services à la clientèle et de référence peuvent être stockés dans le Système de gestion des demandes (SGD) et le Système de gestion de l’information sur les marchés (SGIM) de BAC.

Catégorie de personnes :
Personnes utilisant ou désirant utiliser les installations de recherche, les collections et des services de BAC, y compris celles s’inscrivant pour une utilisation sur place; personnes visées par une demande de référence ou y étant mentionnées, en particulier dans les demandes de recherche généalogique.

But :
Ces renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Ils servent à administrer des programmes et des activités de BAC donnant un accès public à l’information et aux collections par l’intermédiaire de services de recherche et de consultation, mais aussi à gérer les comptes d’utilisateurs et à émettre les cartes d’utilisateurs.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent également être utilisés et divulgués aux fins d’analyse, d’évaluation et de production de rapports. Les résultats de ces activités ne sont pas divulgués de façon à permettre l’identification des personnes.

Normes de conservation et de disposition : 4 ans

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC BS 013

Numéro de fichier : BAC PPU 011

Enregistrement (SCT) : 20110255

Sigles et politiques de prêt entre bibliothèques au Canada

Description :
BAC gère le Répertoire des sigles et politiques de prêt entre bibliothèques du Canada, qui comprend des renseignements sur des institutions canadiennes (nom, adresses postales, numéros de téléphone, numéros de télécopieur, adresses courriel, etc.), lesquels permettent les activités de prêts entre bibliothèques.

Types de documents :
Correspondances, données référentielles, documentation sur les politiques.

Numéro de dossier : BAC BS 170

Dossiers du personnel militaire et civil

Les catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels suivants de la collection de BAC se rapportent aux dossiers de personnel des membres des Forces canadiennes et des anciens employés du gouvernement du Canada. L’accès à ces documents se fait par l’entremise de l’équipe d’accès à l’information, protection des renseignements personnels et documents du personnel, selon les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Information transférée sous la responsabilité légale de BAC conformément au décret 1971-1989

Description :
Documents de la Division des archives des services de guerre ayant servi à la gestion du personnel militaire, lesquels ont été transférés à BAC (anciennement les Archives publiques du Canada), où ils ont été intégrés aux états de service militaire sous la responsabilité du bibliothécaire et archiviste du Canada. Ce transfert garantit que tous les états de service des anciens membres des Forces canadiennes ont été regroupés sous une même autorité. Cette catégorie de documents comprend également les dossiers des anciens employés civils du gouvernement du Canada.

Types de documents :
Dossiers du personnel.

Numéro de dossier : BAC GIIH 155

Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre

Description :
Renseignements relatifs aux états de solde des anciens membres de la Réserve de l’Armée de terre créés de 1948 à 1979 par le ministère de la Défense nationale (MDN). Parmi ces renseignements personnels peuvent figurer le nom du militaire, son numéro matricule ou son numéro d’assurance sociale (NAS), sa date de naissance et son admissibilité à la solde.

Catégorie de personnes : Anciens membres de la Réserve de l’Armée de terre.

But :
Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels. Ceux-ci servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Ces deux ministères peuvent utiliser le NAS pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus lorsqu’il s’agit du seul élément permettant d’identifier un ancien membre de la Réserve de l’Armée de terre.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations offerts aux anciens membres des Forces canadiennes après leur libération, veuillez consulter : Avantages financiers – ACC PPU 510 et Pensions et indemnisations – ACC PPU 055.

Normes de conservation et de disposition :
À partir de leur date de création, les dossiers sont conservés pendant 54 ans, puis de façon permanente par BAC à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro des dossiers : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000567

Numéro de fichier : BAC PPU 715

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que et sa période de service.

Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Ce fichier s’appelait auparavant Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre – BAC PPE 715.

Feuilles de paie des unités militaires

Description :
Informations sur les dossiers de militaires créés de 1919 à 1954 par le MDN. Le nom, la date de naissance, le numéro matricule et l’admissibilité à la solde peuvent figurer parmi les renseignements personnels s’y trouvant.

Catégories de personnes :
Ancien personnel militaire.

But :
Ces renseignements servent de référence pour trouver une information manquante ou omise dans le dossier d’un ancien militaire. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant 54 ans à partir de la date de création, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés ci-dessus sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091661

Numéro de fichier : BAC PPU 727

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature.

Dossiers de services auxiliaires – Seconde Guerre mondiale

Description :
Renseignements personnels limités et détails sur les états de service, par exemple les données d’emploi, la durée et le type de service. Les personnes qui désirent consulter ces dossiers doivent indiquer leurs prénoms et leur nom de famille au complet, leur date de naissance et le nom de leur unité. Les pompiers doivent également fournir leur numéro matricule.

Catégorie de personnes :
Le personnel qui a fait partie des troupes auxiliaires pendant la Seconde Guerre mondiale, notamment les pompiers, les membres de la Croix-Rouge, les opérateurs spéciaux, les correspondants de guerre et les détachements d’aide volontaire.

But : 
Ce fichier sert à vérifier les modalités et les périodes de service ainsi qu’à déterminer l’admissibilité aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ces dossiers sont utilisés par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Ces dossiers sont conservés jusqu’à ce que la personne atteigne 90 ans; ensuite, ils sont conservés à BAC à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 155

Enregistrement (SCT) : 000562

Numéro de fichier : BAC PPE 710

Dossiers médicaux collectifs

Description :
Renseignements compilés par le MDN sur les personnes dans les installations médicales. Les documents comprennent principalement des livrets d’admission à l’hôpital; cependant, il peut y avoir également des livrets de congé, d’inspection des unités médicales et de traitement, lesquels étaient conservés par divers hôpitaux canadiens et d’autres installations médicales des Forces armées canadiennes (FAC). Le nom, le numéro matricule (s’il y a lieu) ou le NAS (s’il y a lieu), la nature de la maladie, le diagnostic, les avis et les commentaires cliniques, la nature des blessures et les traitements prescrits comptent au nombre des renseignements personnels qui peuvent figurer dans ce fichier.

Catégories de personnes :
Ancien personnel militaire de la Force active, régulière et de réserve, leurs personnes à charge, ainsi que des civils.

But :
Ces renseignements personnels servent de référence pour les traitements dispensés dans les installations médicales militaires. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter : Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers médicaux collectifs des FAC sont datés de 1921 à aujourd’hui, répartis en deux séries distinctes : les dossiers d’admissions et de congés des unités médicales, et les dossiers de revue quotidienne des malades pour toutes les unités des FAC.

Les dossiers d’admissions et de congés sont conservés pendant 90 ans après la date de naissance de tous ceux y étant mentionnés. Ensuite, seuls sont conservés les dossiers d’admissions et de congés qui portent sur le service en temps de guerre, le service immédiat d’après-guerre ainsi que les opérations de déploiement. Pour ce qui est des dossiers de revue quotidienne des malades, créés à la suite de l’appel du matin, ils sont aussi conservés pendant 90 ans après la date de naissance de tous ceux y étant mentionnés, après quoi ils sont éliminés.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091653

Numéro de fichier : BAC PPU 017

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet de la personne visée par la demande, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), son numéro matricule (s’il y a lieu) ou son NAS (s’il y a lieu), ainsi que l’unité, l’endroit ou l’hôpital où l’examen a été effectué et les dates de l’examen. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu).

Ordres quotidiens de service courant

Description :
Informations sur les comptes rendus d’incident concernant d’anciens membres de l’Aviation royale canadienne (ARC) créés par le MDN des années 1920 jusqu’en 1966. Ces dossiers sont organisés en fonction de l’unité de l’ARC qui a émis la consigne. Le nom, le grade, l’unité, le numéro matricule, les affectations, les tâches, l’état matrimonial et les coordonnées comptent parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer.

Catégories de personnes :
Anciens membres de l’ARC et anciens membres d’autres forces (par exemple, Forces australiennes et britanniques) stationnés avec les unités de l’ARC, leurs personnes à charge et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements servent de référence pour trouver toute information manquante ou omise dans le dossier d’un ancien militaire, ou identifier d’autres anciens membres des Forces qui étaient associés à l’ARC. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Ces dossiers sont conservés pendant 90 ans à partir de la date de la dernière correspondance. Ensuite, une partie de dossiers est conservée de façon permanente à des fins archivistiques, et le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000560

Numéro de fichier : BAC PPU 027

Remarque : Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), son numéro matricule ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Ce fichier s’appelait auparavant Aviation royale du Canada – Ordres quotidiens de service courant – BAC PPE 708.

Dossiers dentaires

Description :
Informations compilées par le MDN sur les comptes rendus des procédures dentaires subies par les anciens militaires canadiens. Le nom, la date de naissance, le numéro matricule ou le NAS, les antécédents, les examens spéciaux, les commentaires, les avis et les radiographies comptent parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer.

Catégories de personnes :
Personnel de la Force de réserve, des Forces canadiennes actives et régulières dont la période de service a commencé à partir de 1939. Les personnes qui faisaient partie des Forces armées et qui sont tombées au combat durant la Seconde Guerre mondiale sont exclues cette catégorie.

But :
Ces renseignements servent de données de référence sur les anciens militaires, utilisées dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 85/012 et 99/014

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement SCT : 001943

Numéro de fichier : BAC PPU 721

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Seul le point de service de Winnipeg de BAC peut fournir les radiographies dentaires directement au dentiste du demandeur (le patient) avec son autorisation écrite. Si un ancien militaire se réengage dans les Forces armées canadiennes, le MDN demande et reçoit les dossiers dentaires antérieurs. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Dossiers dentaires – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Force de réserve et troupes régulières des Forces armées canadiennes – BAC PPE 721.
Dossiers personnels des employés civils

Description :
Informations compilées par les institutions gouvernementales et utilisées dans la gestion des dossiers d’emploi des anciens employés civils du gouvernement. Le nom de l’employé, sa date de naissance, sa période d’emploi, ses coordonnées, son âge, son sexe, son NAS, son code d’identification de dossier personnel (CIDP), son statut de citoyen, ses renseignements biographiques et les renseignements sur ses études peuvent figurer parmi les renseignements personnels se trouvant dans ce fichier.

Catégories de personnes :
Les anciens employés civils du gouvernement du Canada, leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements personnels servent de référence pour les informations sur l’emploi d’anciens fonctionnaires du gouvernement du Canada. L’autorisation de recueillir les renseignements personnels contenus dans les dossiers d’employés provient des différents pouvoirs mis en place au cours de l’histoire du gouvernement du Canada. Depuis 1988, le pouvoir de détruire les dossiers de personnel relève de la Loi sur les Archives nationales et, depuis 2003, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. L’utilisation du NAS est autorisée pour récupérer les dossiers du personnel historiques dans les cas où il s’agit du seul moyen d’identifier un ancien employé du gouvernement. Cela est alors possible parce que le NAS était utilisé avant le passage aux numéros d’identification des employés.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués aux institutions gouvernementales qui ont compté parmi leurs rangs d’anciens employés civils du gouvernement du Canada; ils peuvent aussi se rapporter au fichier Dossiers d’employés – POE 901.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que l’ancien employé ait 80 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2015/007

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000554

Numéro de fichier : BAC PCU 748

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet de l’ancien employé, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son NAS (s’il y a lieu) ou son CIDP (s’il y a lieu), le nom de son ancien ministère employeur et sa période d’emploi. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien employé d’une institution gouvernementale est réembauché par le gouvernement du Canada, son nouvel employeur demande et reçoit l’ancien dossier d’employé. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée à la nouvelle institution fédérale de l’employé, qui doit donner suite à toute demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Anciens employés civils – Dossiers d’employés – BAC PCE 748.

Dossiers médicaux

Description :
Informations sur les rapports médicaux compilés par le MDN. Le nom, la date de naissance, le numéro matricule ou le NAS, les rapports antérieurs, les examens spéciaux, les rapports de revue des malades, les tests, les avis et les commentaires cliniques comptent parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer.

Catégories de personnes :
Membres du personnel de la Force active, régulière et de réserve dont la période de service a commencé à partir de 1939, ainsi que leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents. Les personnes qui faisaient partie des Forces armées et qui sont tombées au combat durant la Seconde Guerre mondiale sont exclues de cette catégorie.

But :
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Conformément au décret 1971­1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter : Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Description : des feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 2018/009 et 99/01

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000569

Numéro de fichier : BAC PPU 018

Remarque : Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet de la personne visée par la demande, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les Forces armées canadiennes (FAC), le MDN demande et reçoit les anciens dossiers médicaux. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Dossiers médicaux – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Force de réserve et troupes régulières des Forces armées canadiennes – BAC PPE 717.

Radiographies et rapports des radiologistes

Description :
Ce fichier contient des renseignements concernant les radiographies et rapports de radiologistes compilés du MDN. Le nom du sujet, sa date de naissance, son numéro matricule, des photographies de parties de son corps, des commentaires et des avis médicaux comptent parmi les renseignements personnels pouvant figurer au dossier.

Catégorie de personnes :
Membres de la Force de réserve, des Forces régulières et de la Force de réserve de classe C.

But :
Ces renseignements servent de référence en matière de diagnostics. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Les renseignements peuvent être transmis directement par le point de service de Winnipeg de BAC au médecin du sujet (le patient) avec son consentement écrit.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant dix ans après leur arrivée au point de service de Winnipeg de BAC, puis détruits si aucune mesure administrative n’a été prise au cours des deux dernières années de la période de conservation. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers.

Numéro AD : 89/026

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091700

Numéro de fichier : BAC PPU 722

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du sujet, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ainsi que la date à laquelle ont été prises les radiographies.

Dossier personnel sur microfiche

Description :
Renseignements personnels compilés par le MDN, parmi lesquels peuvent figurer le nom, le numéro matricule ou le NAS, l’état matrimonial, les renseignements médicaux, les motifs de libération et les renseignements biographiques.

Catégories de personnes :
Anciens membres de la Réserve et des Forces régulières, leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements font office de source de référence permettant de trouver toute information qui ne figure pas dans le dossier personnel d’un ancien militaire. Conformément au décret 1971­1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN–ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter : Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Aide aux études – description des feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre – ACC PPU 010, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Citations et décorations – ACC PPU 110, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que le militaire ait 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000570

Numéro de fichier : BAC PPU 023

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit son dossier personnel sur microfiche antérieur. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Dossier personnel sur microfiche – Force régulière et Force de réserve de classe C – BAC PPE 718.

Dossiers du personnel militaire

Description :
Renseignements sur les militaires compilés par le MDN. Peuvent figurer au dossier les renseignements personnels suivants : nom, citoyenneté, numéro matricule ou NAS, renseignements biographiques, renseignements sur les études, renseignements militaires personnels; documents tels que actes de naissance, fiches de conduite, ordonnances de divorce (conditionnelles et définitives), preuves de changement de nom, actes de naissance des personnes à charge, préférence linguistique, condamnations au civil (sauf en cas de pardon), formulaires de consentement à servir, fiches d’enrôlement, certificats de mariage, accords de séparation, déclarations de résidence ordinaire, documents ayant trait aux niveaux de sécurité, demandes d’affectation pour motifs personnels ou considérations particulières, décisions de cours martiales, documents de sélection pour service outre-mer, certificats et rapports de réalisations scolaires.

Catégories de personnes :
Membres du personnel de la réserve et de la Force active et régulière dont la période de service a commencé à partir de 1939, ainsi que leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe et leurs plus proches parents. Les personnes qui faisaient partie des Forces armées et qui sont tombées au combat durant la Seconde Guerre mondiale sont exclues de cette catégorie.

But :
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter : Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Aide aux études – ACC PPU 010, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Citations et décorations – ACC PPU 110, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 2018/009 et 99/014

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000568

Numéro de fichier : BAC PPU 024

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que et sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit son dossier du personnel antérieur. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Personnel militaire – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Force de réserve et Force régulière – BAC PPE 716.

Ordres quotidiens – Partie II

Description :
Informations sur des comptes rendus d’incident créés entre 1939 et 1966 par le MDN au sujet de particuliers. Les renseignements personnels peuvent inclure le rang, l’unité, la période de service, le nom, le numéro de matricule, la situation familiale, les coordonnées et le salaire.

Catégories de personnes :
Anciens membres du personnel des Forces actives, de la Force spéciale et de la Force régulière ainsi que d’autres forces (les Forces britanniques, par exemple), leurs personnes à charge et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements servent de référence pour trouver toute information manquante ou omise dans le dossier d’un ancien militaire, ou identifier d’autres anciens membres des Forces armées canadiennes. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Ces dossiers sont conservés pendant 90 ans à partir de la date de la dernière correspondance. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000561

Numéro de fichier : BAC PPU 026

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), son numéro matricule, son unité et sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Ce fichier s’appelait auparavant Armée canadienne en temps de guerre, Contingent spécial et troupes régulières des Forces armées canadiennes – Partie II des ordres de service.

Dossiers d’évaluations du rendement

Description :
Renseignements compilés par le MDN concernant les évaluations du rendement d’anciens membres du service militaire canadien. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, la date de naissance, le rang, l’unité, le numéro matricule ou le NAS, les rapports de cours, les rapports d’évaluation personnelle, les évaluations personnelles confidentielles et les relevés d’emploi dans l’unité.

Catégorie de personnes :
Anciens membres des Forces actives, de la Force régulière et de la Réserve canadienne et leurs personnes à charge.

But :
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter : Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Les renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé actuel d’Anciens Combattants Canada. Pour l’administration des services et avantages offerts aux anciens membres des Forces canadiennes après leur libération, veuillez consulter : Indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Avantages financiers – ACC PPU 510, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030 et Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550. Les renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé actuel d’Anciens Combattants Canada.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 2018/009 et 99/014

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000572

Numéro de fichier : BAC PPU 028

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son numéro d’assurance sociale (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit les anciens dossiers d’évaluations du rendement. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Évaluations du rendement – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Forces de réserve et Forces régulières – BAC PPE 720.

Feuilles de paie de la Réserve

Description :
Renseignements portant sur les dossiers de paie créés depuis 1979 par le MDN et concernant d’anciens membres de l’élément de la Réserve. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, la date de naissance, le rang, l’unité, le numéro matricule ou le NAS, les versements de paie et les motifs de libération.

Catégories de personnes :
Anciens membres de la Réserve.

But : 
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et avantages offerts aux anciens membres des Forces canadiennes après leur libération, veuillez consulter : Avantages financiers – ACC PPU 510 et Pensions et indemnisations – ACC PPU 055.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant 54 ans à partir de la date de création, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés ci-dessus sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091659

Numéro de fichier : BAC PPU 725

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature.

Dossiers des pensions de guerre

Description :
Renseignements compilés par le MDN concernant les dossiers de pension des anciens membres de la Force régulière. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, le numéro matricule, le NAS, la date de naissance et des documents concernant les pensions, comme des extraits de naissance d’anciens membres et de leurs personnes à charge, des documents de divorce et de séparation, des observations sur les pensions, de la correspondance concernant les pensions, des certificats de décès d’anciens membres et des versements aux survivants.

Catégorie de personnes :
Anciens membres de la Force régulière ainsi que leurs personnes à charge et ex-conjoints.

But :
Les renseignements personnels sont utilisés comme référence au sujet des contributions à un régime de pension ou du droit à pension des anciens membres des Forces. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre les prestations de pension des anciens membres des Forces canadiennes. Ces renseignements peuvent être communiqués aux administrateurs de régime de pension de SPAC.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que le militaire ait 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000571

Numéro de fichier : BAC PPU 719

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS  ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit son dossier des pensions de guerre antérieur. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Banque de données sur les pensions – Force régulière – BAC PPE 719.

Dossiers sur les pensions de retraite

Description :
Renseignements compilés par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) concernant toutes les transactions se rapportant à la pension des anciens employés du gouvernement faites en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom de l’employé, sa date de naissance, son NAS, son CIDP, ses coordonnées, ses versements, ses prestations, ses décisions concernant son régime de pension et le nom de ses bénéficiaires.

Catégories de personnes :
Anciens employés civils du gouvernement du Canada, leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements personnels servent de référence en ce qui concerne les contributions des anciens employés du gouvernement du Canada. L’autorisation de recueillir les renseignements personnels contenus dans les dossiers sur les pensions de retraite provient des différents pouvoirs mis en place au cours de l’histoire du gouvernement du Canada. Depuis 1988, le pouvoir de détruire les dossiers sur les pensions de retraite relève de la Loi sur les Archives nationales et, depuis 2003, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. L’utilisation du NAS est autorisée pour récupérer les dossiers sur les pensions de retraite historiques dans les cas où il s’agit du seul moyen d’identifier un ancien employé du gouvernement. Cela est alors possible parce que le numéro d’assurance sociale était utilisé avant le passage aux numéros d’identification des employés.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé de SPAC. Pour évaluer et calculer les années de service accumulées et les prestations de pension antérieures, veuillez consulter : Produits relatifs à l’administration des pensions – TPSGC DGCGBR 075. SPAC peut conserver ces dossiers jusqu’à ce que soient réalisées les procédures administratives qui s’imposent.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que l’ancien employé ait 80 ans et sont ensuite détruits. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers.

Numéro AD : 2015/007

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000556

Numéro de fichier : BAC PPU 029

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet de l’ancien employé, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son NAS (s’il y a lieu) ou son CIDP (s’il y a lieu) ainsi que le nom de son ancien ministère employeur et sa période d’emploi. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien employé d’une institution gouvernementale est réembauché par le gouvernement du Canada, son nouvel employeur demande et reçoit l’ancien dossier de pension de l’employé afin de veiller à ce que le dossier des contributions et des versements soit complet. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée à la nouvelle institution fédérale de l’employé, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Anciens employés civils – dossiers sur les pensions de retraite ASC – BAC PPE 704.

Demandes concernant les dossiers de renseignements personnels au point de service de BAC à Winnipeg

Description :
Renseignements personnels recueillis tout au long de la carrière d’anciens employés de la fonction publique fédérale ainsi que d’anciens membres des Forces armées canadiennes.

Types de documents :
Historique de carrière d’anciens fonctionnaires fédéraux, renseignements sur la pension (si disponibles) et renseignements personnels. Les documents peuvent également contenir des foires aux questions, des rapports et des statistiques.

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre

Voir liste du dossier GIIH 155.

Feuilles de paie des unités militaires

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers médicaux collectifs

Voir liste du dossier GIIH 155.

Ordres quotidiens de service courant

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers dentaires

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers personnels des employés civils

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers médicaux

Voir liste du dossier GIIH 155.

Radiographies et rapports des radiologistes

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossier personnel sur microfiche

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers du personnel militaire

Voir liste du dossier GIIH 155.

Forces armées de Terre-Neuve – Seconde Guerre mondiale

Description :
Ce fichier contient des renseignements personnels et des renseignements sur les états de service. Outre le nom au complet du militaire, on y trouve son numéro matricule, sa période de service, son unité, ses renseignements médicaux, etc. Les personnes qui désirent consulter ces documents doivent indiquer leurs prénoms et nom de famille au complet, leur date de naissance et leur numéro matricule.

Catégorie de personnes :
Le personnel qui a servi dans les Forces armées de Terre-Neuve entre 1939 et 1946.

But :
Ces renseignements servent à vérifier les modalités et la période de service des anciens membres du personnel des Forces armées de Terre-Neuve afin de déterminer leurs droits aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ce fichier est utilisé par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Ces documents sont conservés jusqu’à ce que le sujet ait 90 ans, puis par BAC à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000565

Numéro de fichier : BAC PPE 713

Remarque :
Tout autre renseignement dans les dossiers relatifs aux forces armées de Terre­Neuve peut être obtenu en communiquant avec ACC à St. John’s (Terre-Neuve).

Ordres quotidiens – Partie II

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers d’évaluations du rendement

Voir liste du dossier GIIH 155.

Feuilles de paie de la Réserve

Voir liste du dossier GIIH 155.

Feuilles de paie de la Marine royale canadienne (MRC) – Seconde Guerre mondiale

Description :
Ce fichier contient les renseignements sur la rémunération des membres de la Marine royale canadiennes. Parmi ces renseignements, il y a le nom du militaire, son numéro matricule, son admissibilité à la solde, le bateau sur lequel il a servi et sa période de service. Les personnes qui désirent consulter ces dossiers doivent indiquer leurs prénoms et leur nom de famille au complet, leur numéro matricule et le bateau sur lequel elles ont servi.

Catégories de personnes :
Le personnel de la Marine royale canadienne qui a servi durant la Seconde Guerre mondiale.

But :
Ces renseignements servent à vérifier les états de service et les états de solde des membres de la Marine royale canadienne pour déterminer leurs droits aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ce fichier est utilisé par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant 54 ans à partir de la date de création, puis à BAC de façon permanente à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000564

Numéro de fichier : BAC PPE 712

Dossiers des pensions de guerre

Voir liste du dossier GIIH 155.

Dossiers sur les pensions de retraite

Voir liste du dossier GIIH 155.

Recrues inscrites au programme d’entraînement de 30 jours – Seconde Guerre mondiale

Description :
Renseignements personnels et militaires sur les personnes recrutées pour un entraînement spécial en vertu de la Loi sur la mobilisation des ressources nationales durant la Seconde Guerre mondiale. On y trouve des renseignements personnels tels que le nom, le numéro matricule, l’unité, la durée et les lieux du service ainsi que la catégorie médicale. Les personnes qui désirent consulter ces dossiers doivent indiquer leurs prénoms et leur nom de famille au complet, leur numéro matricule et leur date de naissance.

Catégories de personnes :
Les recrues qui ont reçu un entraînement spécial de 30 jours selon la Loi sur la mobilisation des ressources nationales de 1940.

But :
Ces renseignements servent à vérifier la durée de la période d’entraînement pour déterminer leurs droits aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ce fichier est utilisé par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Les documents sont conservés jusqu’à ce que l’ancien combattant ait 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à BAC à des fins archivistiques alors que le reste est détruit.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000563

Numéro de fichier : BAC PPE 711

 

4. Services internes

Les services internes représentent des groupes d’activités et de ressources connexes servant à répondre aux besoins découlant des programmes et des autres obligations d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services de communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion financière, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens immobiliers, services du matériel, services d’acquisitions et services de voyages et autres services administratifs. Les Services internes comprennent seulement les activités et les ressources qui s’appliquent à l’ensemble d’une organisation et non pas celles qui visent un programme précis.

Services d’acquisitions

Activités déployées dans le but de se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu’à la passation ou la modification d’un marché.

Services de communications

Activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d’information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public (interne et externe) ainsi que la prise en compte des préoccupations et intérêts du public dans la planification, la gestion et l’évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

Services de gestion financière

Activités visant à assurer l’utilisation responsable des ressources publiques, comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l’analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

Services de gestion des ressources humaines

Activités visant à déterminer l’orientation stratégique et l’affectation des ressources aux services et aux processus, et activités entourant l’analyse des risques et la détermination des mesures d’atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

Services de gestion de l’information

Activités visant à assurer une gestion efficace de l’information à l’appui de l’exécution de programmes et de services, à favoriser la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition de comptes, la transparence et la collaboration ainsi qu’à conserver l’information et les documents et à les rendre accessibles aux générations présentes et futures.

Services de technologie de l’information

Activités dont le but est d’assurer l’utilisation efficace et efficiente de la technologie de l’information, à l’appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes, afin d’accroître la productivité et d’améliorer les services offerts au public.

Services juridiques

Activités permettant aux ministères et organismes gouvernementaux de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

Services de gestion et de surveillance

Activités permettant de déterminer l’orientation stratégique et d’affecter les ressources aux services et aux processus, d’une part, et activités visant à analyser l’exposition au risque et à choisir les mesures d’atténuation adéquates, d’autre part. On s’assure ainsi que les activités et les programmes du gouvernement fédéral sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques ou aux plans applicables.

Services du matériel

Activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier, laquelle doit soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services des biens immobiliers

Activités ayant pour objectif d’assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier tout au long de leur cycle de vie, laquelle doit soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services de voyage et autres services administratifs

Services de voyage du gouvernement du Canada ainsi que d’autres services internes ne se rapportant pas naturellement aux autres catégories de services internes.

 

5. Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels servent à décrire les renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou qui ne sont pas récupérables au moyen d’un identificateur personnel, par exemple les opinions, les plaintes ou la correspondance non sollicitées. Les catégories sont ajoutées afin que BAC puisse rendre compte de tous les renseignements personnels en sa possession.

  • Correspondances, rapports et documentation provenant d’organisations externes
  • Matériel d’apprentissage
  • Renseignements tirés des communiqués et des médias
  • Matériel lié à des conférences et des événements externes
  • Documentation relative aux normes de service, aux stratégies et aux pratiques de fonctionnement du secteur public

 

6. Manuels

En ce qui concerne l’administration de ses programmes et de ses activités institutionnelles ayant une incidence sur la population, BAC se sert des instructions, des guides et des procédures écrites suivantes :

  • Access to Information, Privacy and Personnel Records Procedures Manual (anglais seulement)
  • AMICUS Catalogage – Aide
  • AMICUS Recherche – Aide
  • AMICUS Web – Aide
  • Bibliothèque et Archives Canada (BAC) – Interprétations des règles
  • Documentary Art and Photography Division Descriptive and Subject Cataloguing (anglais seulement)
  • Documentary Art and Photography Division Reference Service Procedures Manual (anglais seulement)
  • Documents cartographiques, deuxième édition
  • Format de Catalogage lisible par machine (MARC) 21 pour les données bibliographiques
  • Format de Catalogage lisible par machine (MARC) 21 pour les vedettes d’autorités
  • Format MARC 21 pour les données de classification
  • Format MARC 21 pour les données sur les fonds
  • Format MARC 21 sur les renseignements communautaires
  • Gestion de documents : organisation et procédures
  • Gestion des documents – Guide de classification des dossiers
  • Guide de classification et de désignation de l’information
  • Guide de la sous-section des périodiques
  • Guide de procédures de la Division des opérations gouvernementales (auparavant la Division des archives gouvernementales)
  • Guide de signalement des notices lisibles par machine (MARA) au Catalogue collectif national
  • Guide des méthodes de la Division des manuscrits
  • Guide des méthodes pour le bureau de référence et les demandes reçues par téléphone
  • Guide sur le contrôle archivistique
  • Manuel de catalogage matière de la Bibliothèque nationale du Canada (BNC)
  • Manuel de l’assurance de la qualité des systèmes
  • Manuel de référence – Gestion de la collection archivistique
  • Manuel de statistiques
  • Manuel des publications officielles
  • Manuel des techniciens
  • Manuel du service d’information automatisée
  • National Library of Canada Rule Interpretation (anglais seulement)
  • Normes de catalogage de la Division de l’art documentaire et de la photographie
  • Numéro international normalisé de la musique (ISMN) – Manuel de l’utilisateur
  • Numéro international normalisé des publications en série (ISSN)
  • Politique de gestion des collections de la Bibliothèque nationale du Canada
  • Répertoire de vedettes-matière
  • Section de l’enregistrement des publications en séries
  • Sigles et politiques de prêt entre bibliothèques au Canada

 

7. Renseignements supplémentaires

Pour en savoir plus sur l’accès à l’information et aux renseignements personnels à BAC, y compris sur la manière de remplir une demande de renseignements, par courrier ou en ligne, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, consultez la page Accès à l’information, protection des renseignements personnels et documents du personnel.

Salle de lecture

Selon la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le demandeur peut consulter les documents en personne aux points de service de BAC, à Ottawa, à Halifax, à Winnipeg et à Vancouver.

Demandes d’accès à l’information complétées

Le gouvernement du Canada encourage la divulgation d’information au moyen de demandes informelles ne s’inscrivant pas dans le processus d’AIPRP. Les documents transmis en réponse à une demande d’accès à l’information complétée traitée par BAC peuvent être obtenus de manière informelle. Pour en savoir plus, consulter la page Demandes d’accès à l’information complétées.

Données ouvertes

Le gouvernement du Canada cherche à améliorer l’accès à ses données et à ses renseignements. Il est possible d’obtenir les données et les documents numériques du gouvernement à partir de son portail Données ouvertes.

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