Rapport annuel : Loi sur l’accès à l’information, 2016-2017

Table des matières

1. Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information  

1.1 Introduction

Grâce à la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), les citoyens canadiens, les résidents permanents et toutes les personnes et sociétés présentes au Canada ont le droit d’accès aux documents sous la responsabilité d’une institution gouvernementale assujettie à la Loi. La Loi complète, mais ne remplace pas, les autres moyens d’obtenir des renseignements du gouvernement.

Le présent rapport est rédigé et déposé devant la Chambre des communes et le Sénat en conformité avec l’article 72 de la Loi. Il porte sur la période du 1er  avril 2016 au 31 mars 2017.

1.2  Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Le mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) consiste à :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, et qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés par l’acquisition, la préservation et la diffusion du savoir;
  • être la mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

Compte tenu du rôle de BAC comme étant la mémoire permanente pour le gouvernement du Canada, tous les documents désignés archivistiques lui sont envoyés une fois qu’ils ont perdu leur utilité à des fins opérationnelles dans leur organisme d’origine. Les documents sous la garde et la responsabilité de BAC sont entreposés dans la région de la capitale nationale, ainsi que dans ses centres de services d’Halifax, de Winnipeg et de Vancouver. En novembre 2016, les documents entreposés à Halifax ont été réaffectés à d’autres centres de BAC.

Chaque année, BAC reçoit, outre les demandes d’accès à l’information visant ses propres documents opérationnels, des milliers de demandes d’accès aux documents dans ses archives. De façon générale, les demandes en question sont volumineuses, de grande portée et complexes. Nombreux sont les documents sollicités qui renferment des renseignements personnels et autres données sensibles. BAC traite les demandes d’accès à l’information par des processus à la fois formels et informels.

Ajoutons que l’institution est chargée d’entreposer les documents personnels à diffusion restreinte des anciens membres des Forces armées canadiennes, ainsi que tous les documents personnels d’ex- fonctionnaires fédéraux, dont la majorité est archivée au centre de BAC à Winnipeg.

BAC consacre des efforts et des ressources pour assurer la conformité des requêtes formelles reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, mais 84 % des demandes qui lui sont parvenues cette année l’ont été par un processus informel.

Tableau 1

Demandes d’Accès à l’information reçues à BAC

  • Demandes d’Accès à l’information informelles : 5 837
  • Demandes d’Accès à l’information formelles : 1 125
  • Nombre total de demandes d’Accès à l’information reçues : 6 962

1.3 Organisation

L’organigramme qui suit montre la structure hiérarchique des pouvoirs délégués pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information à BAC :

Figure 1

  • Figure 1 (version texte) : Structure de reddition de comptes en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels

    Bibliothécaire et archiviste du Canada
    Chef de l’exploitation
    Directrice général des Services au public et chef de la Protection à la vie privée
    Directrice des Services régionaux et AIPRP
    Gestionnaire de l'AIPRP et des documents du personnel et coordonnatrice de l'AIPRP
    Analystes de l'AIPRP dans les unités des documents archivistiques et opérationnels
    Analystes des documents  du personnel

    La directrice des Services régionaux et AIPRP rend des comptes à la directrice générale des Services au public et chef de la Protection à la vie privée, elle-même subordonnée au chef de l’exploitation, qui est sous l’égide du bibliothécaire et archiviste du Canada.

    La gestionnaire de l’AIPRP et des documents du personnel et coordonnatrice de l’AIPRP est subordonnée à la directrice des Services régionaux et AIPRP, et elle a sous ses ordres deux équipes d’analystes, les analystes de l’AIPRP dans les unités des documents archivistiques et opérationnels, et les analystes des documents du personnel.

Chacun des postes énumérés comporte des responsabilités liées à l’application de certains articles de la Loi selon la délégation de BAC en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP).

Pendant la période d’établissement de rapport, 22,0 équivalents temps plein (ÉTP) ont été affectés au traitement des demandes reçues en vertu de la Loi.

Les demandes parviennent à deux unités de travail : 1) documents archivistiques et opérationnels; 2) documents du personnel.

L’unité des documents archivistiques et opérationnels :

  • donne suite aux consultations demandées par d’autres institutions fédérales en lien avec l’application de la Loi pour ce qui est des documents opérationnels courants de BAC;
  • traite les demandes formelles et informelles d’accès aux documents opérationnels actuels à diffusion restreinte de BAC, ainsi qu’aux documents archivistiques à diffusion restreinte sous la responsabilité de BAC;
  • examine les Instruments de recherche restreints liés aux documents d’archives à diffusion restreinte transférés à BAC à des fins de garde permanente et retient l’information qui demeure à diffusion restreinte;
  • approuve les lettres autorisant des employés actuellement au service d’institutions fédérales à consulter des documents d’archives à diffusion restreinte sous la responsabilité de BAC;
  • représente BAC dans les discussions avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) en ce qui concerne l’application de la Loi lorsqu’il est question de documents sous le contrôle de BAC.

L’unité des documents du personnel :

  • traite les demandes formelles et informelles d’accès aux documents personnels à diffusion restreinte d’anciens membres des Forces armées canadiennes et d’ex-fonctionnaires fédéraux;
  • analyse les programmes d’autres institutions afin d’évaluer les incidences sur la charge de travail, les ressources et les processus;
  • représente BAC dans les discussions avec le CIC en ce qui concerne l’application de la Loi, lorsqu’il est question des documents à diffusion restreinte mentionnés précédemment.

1.4 Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Pour l’application de la Loi, la ministre du Patrimoine canadien délègue ses pouvoirs, son autorité et ses responsabilités à l’administrateur général de BAC. Ce dernier est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures. Ainsi, il s’acquitte des responsabilités confiées à la ministre en vertu de la Loi, et l’information est traitée et communiquée de façon adéquate.

L’administrateur général de BAC (le Bibliothécaire et archiviste du Canada) délègue ses pouvoirs, son autorité et ses responsabilités aux entités suivantes :

  • Chef de l’Exploitation;
  • Directrice générale des Services au public et chef de la Protection à la vie privée;
  • Directrice des Services régionaux et AIPRP;
  • Gestionnaire de l’AIPRP et des documents du personnel et coordonnatrice de l’AIPRP;
  • Analystes de l’AIPRP dans les unités des documents archivistiques et opérationnels et des documents du personnel.

Le plus récent instrument de délégation des pouvoirs ministériels a été communiqué par la ministre du Patrimoine canadien à BAC en mai 2016 (voir l’annexe A du présent rapport).

1.5 Grandes lignes du rapport statistique

Les rapports statistiques relatifs à l’administration de la Loi sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données agrégées au sujet de l’application de la Loi. Ces renseignements sont rendus publics chaque année dans un bulletin d’Info Source et ils figurent dans le Rapport annuel : Loi sur l’accès à l’information, déposé au Parlement.

Un rapport statistique exhaustif portant sur les demandes compilées par le personnel de BAC en vertu de la Loi pour la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 se trouve à l’Annexe B du présent document.

Les grandes lignes du rapport statistique sont présentées dans les sections qui suivent.

2. Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 1 - Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Tableau 2

Demandes reçues en 2016-2017 Demandes reportées de 2015-2016 Demandes traitées en 2016-2017 Demandes reportées à 2017-2018
1125 103 987 241

BAC a répondu à 987 demandes formelles durant 2016-2017. C’est plus qu’en 2015-2016 alors que BAC a complété 758 demandes. Cette hausse peut s’expliquer par la capacité qu’a eue BAC de doter les postes vacants pour répondre plus efficacement aux exigences de la Loi.

En 2015-2016, BAC avait reçu 737 demandes formelles, comparativement à 1 125 en 2016-2017. Plusieurs facteurs peuvent expliquer cette hausse du nombre des nouvelles demandes reçues, dont les suivants :

  1. il y a eu réduction des frais de traitement des demandes formelles, ce qui a rendu les dossiers plus facilement accessibles à la clientèle de BAC. Nota : dans les trois mois ayant précédé l’élimination des frais de traitement, BAC a reçu 186 demandes formelles comparativement à 254 durant les trois mois après l’entrée en vigueur de la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information;
  2. le public et les clients de BAC ont été mieux sensibilisés aux droits que leur confère la Loi;
  3. certains chercheurs ont été plus enclins à faire des demandes formelles pour des documents reliés à la sécurité nationale pour pouvoir créer une base de données à des fins de consultation ultérieure;
  4. depuis le 16 septembre 2016, les clients ont accès à des formulaires disponibles en ligne pour produire leurs demandes d’accès à l’information. Ceci permet aux clients de BAC de présenter leurs demandes de manière plus facile.

1.2  Sources des demandes

Figure 2

  • Figure 2 (sommaire du diagramme) : Demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

    Des 1 125 nouvelles demandes reçues pendant la période 2016-2017
    Secteur universitaire : 559 demandes
    Refusé de s'identifier : 369 demandes
    Public : 85 demandes
    Médias : 55 demandes
    Secteur privé : 38 demandes
    Organisations : 19 demandes

Des 1 125 nouvelles demandes reçues pendant la période 2016-2017, 559 (50 %) provenaient d’entités qui se sont dites du secteur universitaire, et 369 (33 %), d’entités qui ont refusé de s’identifier. Le reste des demandes (18 %) provenaient des médias, du secteur privé, des organismes ou du public.

1.3 Demandes informelles

Les clients de BAC ont accès aux documents, en vertu de la Loi, par des processus formels ou informels. La Loi vise à compléter, et non à remplacer, les modes existants d’accès à l’information gouvernementale. Fidèle à ce principe, BAC a traité 5 837 demandes informelles de clients en 2016- 2017, comparativement à 5 425 en 2015-2016, soit une augmentation de 7,4 %.

En plus de traiter un volume élevé de demandes informelles, BAC s’efforce aussi largement de rendre accessible de façon proactive, ses fonds archivistiques. Ces efforts comprennent:

  • l’examen en bloc : BAC s’est engagé à examiner ses fonds archivistiques gouvernementaux de façon proactive (en autres mots, avant de recevoir une demande en vertu de l’AIPRP). Ceci permet un processus beaucoup plus efficace qui rend accessibles les archives gouvernementales actuellement à diffusion restreinte. En 2016-2017, plus de 8 millions de pages à diffusion restreinte ont ainsi été ouvertes à l’aide de ce processus d’examen. Pour plus de détails sur les procédures d’examen en bloc et la façon dont cette initiative contribue aux services que rend BAC, on se reportera à la section 10 du présent rapport.
  • sommaires : par voie de divulgation proactive, les clients recherchent de l’information en ligne d’abord par le Portail des données ouvertes, où BAC a versé 419 sommaires d’Accès à l’information en 2016-2017. Les clients peuvent faire la demande et obtenir une copie des documents déjà diffusés en réponse à une demande préalable.

Outre les demandes informelles traitées par le personnel de l’AIPRP dans la région de la capitale nationale, les archivistes et les employés d’ Halifax, de Winnipeg et de Vancouver traitent aussi des demandes et donnent accès sur pLACe aux clients. Autrefois, les statistiques recueillies par les équipes régionales de BAC n’étaient pas systématiquement intégrées au rapport annuel. Ce qui suit décrit le volume de pages révisées et communiquées ces trois dernières années qui ne figuraient pas dans les rapports annuels.

Tableau 3

Période d’établissement du rapport Services régionaux: Demandes informelles Nombre de pages révisées Services régionaux: Demandes informelles Nombre de pages communiquées
2016-2017 75 289 67 890
2015-2016 49 114 28 834
2014-2015 43 936 39 180

Depuis le 1er avril 2017, les statistiques AIPRP régionales sont recueillies et déclarées de la même manière que les statistiques du bureau de la capitale nationale, et elles seront versées au Rapport annuel de 2017-2018.

Le nombre de pages révisées et communiquées par les équipes régionales a nettement augmenté en 2016-2017, ce qui peut s’expliquer par l’intérêt manifesté pour les fonds documentaires relatifs aux peuples et aux terres autochtones, dont plusieurs sont archivés au centre de Vancouver.

Figure 3

  • Figure 3 (sommaire du diagramme): Demandes informelles: délai de traitement

    Sur les 5 837 demandes informelles traitées en 2016-2017, 2 292 (39 %) ont fait l’objets d’une réponse en moins de 15 jours.
    9 % ont fait l’objets d’une réponse de 16 à 30 jours
    3 % ont fait l’objets d’une réponse de 31 à 60 jours
    2 % ont fait l’objets d’une réponse de 61 à 120 jours
    38 % ont fait l’objets d’une réponse de 121 à 180 jours
    9 % ont fait l’objets d’une réponse de 181 à 365 jours
    0% ont fait l’objets d’une réponse plus de 365 jours

Sur les 5 837 demandes informelles traitées en 2016-2017, 2 292 (39 %) ont fait l’objets d’une réponse en moins de 15 jours.

Généralement, le traitement se fait par ordre de priorité. Cependant, dans bien des cas, l’ordre de priorité change si la demande comprend plusieurs documents ou la complexité des documents à réviser est élevée.

Chercheurs ministériels

À BAC, on veille à ce que les employés du gouvernement fédéral aient accès aux documents archivistiques, au besoin. Une procédure formelle donne au personnel désigné d’un ministère accès à des documents qui, autrement, seraient restreints en vertu de l’AIPRP. Les fonctionnaires fédéraux doivent fournir à BAC une lettre de leur ministère (portant la signature d’un directeur ou d’un gestionnaire de rang supérieur) les autorisant à consulter les documents archivistiques de leur institution. De plus, les employés qui désirent consulter les documents archivistiques à accès restreint d’une autre institution fédérale doivent obtenir une lettre d’autorisation du ministère concerné. En 2016-2017, le personnel de BAC a traité 188 demandes de chercheurs ministériels.

Instruments de recherche

Quand les documents d’archives créés par les institutions fédérales sont transférés à BAC, ils sont accompagnés d’index ou de listes qui peuvent servir à créer des outils de recherche que l’on appelle des Instruments de recherche. Ceux-ci décrivent le contenu et l’empLACement de chaque dossier aux fins d’identification dans les fonds d’archives de BAC. Souvent, les Instruments de recherche contiennent des renseignements sensibles ou personnels et doivent être traités en vertu des lois sur l’AIPRP avant d’être rendus publics. Le personnel de BAC a examiné 154 Instruments de recherche en 2016-2017; c’est moins que les 200 examinés en 2015-2016.

Partie 2 - Demandes complétées pendant la période couverte par le rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

En 2016-2017, le personnel de BAC a complété 987 demandes formelles. Dans 744 (75 %) de ces cas, la communication a porté sur la totalité ou des parties de documents; 86 demandes n’ont produit aucun document; 75 ont été abandonnées par les demandeurs; et 25 ont été transférées à d’autres institutions fédérales.

Le tableau 4 donne un aperçu des documents communiqués, et le tableau 5 fait un survol des délais de traitement.

Tableau 4

Nombre et pourcentage de demandes traitées 2016-2017 2015-2016 2014-2015
Communication totale 325 (33%) 223 (29%) 276 (34%)
Communication partielle 419 (42%) 383 (51%) 393 (48%)
Exception totale 2 (0%) 0 (0%) 2 (0.2%)
Exclusion totale 54 (5%) 38 (5%) 24 (3%)
Aucun document à cet effet 86 (9%) 61 (8%) 59 (7%)
Demande transmise à une autre institution 25 (3%) 8 (1%) 8 (1%)
Demande abandonnée 75 (8%) 44 (6%) 59 (7%)
Ni confirmée  ni infirmée 1 (0%) 1 (0%) 0 (0%)
Total 987 758 821

* En raison de l’arrondissement, la somme des pourcentages peut ne pas correspondre à 100.

Tableau 5

Nombre et pourcentage de demandes traitées
Nombre de jours 2016-2017 2015-2016 2014-2015
1 à 15 jours 492 (50%) 386 (51%) 393 (48%)
16 à 30 jours 215 (22%) 154 (20%) 242 (29%)
31 à 60 jours 70 (7%) 45 (6%) 48 (6%)
61 à 120 jours 108 (11%) 77 (10%) 64 (8%)
121 à 180 jours 45 (5%) 31 (4%) 24 (3%)
181 à 365 jours 43 (4%) 33 (4%) 33 (4%)
Plus de 365 jours 14 (1%) 32 (4%) 17 (2%)

* En raison de l’arrondissement, la somme des pourcentages peut ne pas correspondre à 100.

2.2 Exceptions

En 2016-2017, BAC a invoqué 24 exceptions en vertu de la Loi. Le tableau 6 énumère les cinq exceptions les plus fréquemment appliquées par BAC.

Tableau 6

Nombre de demandes Disposition Description
351 19(1) Renseignements personnels sur un individu identifiable
66 24(1) Interdictions fondées sur d’autres lois
56 23 Secret professionnel des  avocats
47 15(1) Contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou d’un État
40 13(1)a Renseignements obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement étranger

Note : Dans une même demande, on peut invoquer plusieurs dispositions de la Loi, p. ex., les alinéas 13(1)c) et 15(1)c). Toutefois, si la même exception est utilisée plusieurs fois pour la même demande, on n’en fait état qu’une fois.

Conformément aux derniers rapports annuels, l'exemption la plus fréquemment appliquée est l'article 19 (1).

2.3  Exclusions

La Loi ne s’applique pas à certains documents. Le tableau qui suit présente une comparaison des exclusions que BAC a invoquées en 2016-2017 et en 2015-2016:

Tableau 7

Nombre de demandes Article de la Loi sur l’accès à l’information
2016-2017 2015-2016
70 34 68a) les documents publiés ou mis en vente dans le public
3 1 68b) les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public
5 4 68c) les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada, au Musée des beaux-arts du Canada, au Musée canadien de l’histoire, au Musée canadien de la nature, au Musée national des sciences et de la technologie, par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou en leur nom
0 1 69(l) les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada
1 0 69 (1) (g) re (a) documents concernant des renseignements relatifs à la teneur des documents vises aux alinéas

2.4  Support des informations communiquées

En 2016-2017, l’information communiquée à la suite de demandes formelles se présentait sur les supports suivants :

Tableau 8

Format des informations communiquées Nombre total
Papier 205
Électronique 539

Les auteurs de demandes en vertu de la Loi ont toujours la possibilité de recevoir l’information en copie papier ou numérique. L’information numérique communiquée est transmise sur CD-ROM sans frais supplémentaires, ce qui permet d’éliminer le coût des photocopies et de réduire le coût d’envoi des documents. Les documents sur CD-ROM sont mis en format PDF. En 2016-2017, le nombre de documents communiqués sur support numérique a augmenté, car 72 % des clients ont demandé ce support comparativement à 65 % en 2015-2016. BAC prévoit que cette tendance à la hausse se maintiendra.

2.5  Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2016-2017 :

Tableau 9

Demande Nombre de pages traitées
Informelle 1 049 682
Formelle 414 638
Combinées (informelle et formelle) 1 464 320

Les demandes reçues à BAC ont été révisées par les analystes de l’AIPRP dans la région de la capitale nationale et par du personnel dûment formé dans les bureaux régionaux d’ Halifax, Winnipeg et Vancouver.

Sur les 414 638 pages révisées par BAC à la suite de demandes formelles, 400 697 ont été communiquées complètement ou partiellement, ce qui représente un taux de communication de 97 %.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Sur les 987 demandes formelles traitées, 648 (74 %) ont exigé la révision et le traitement d’au plus 500 pages. En tout, 228 demandes ont nécessité la communication de plus de 500 pages, y compris 8 demandes exigeant la révision et le traitement de plus de 5 000 pages. Même si ces 228 demandes ne représentaient que 26 % des demandes, elles ont donné lieu à la communication de 336 029 pages sur 400 697 (84 %) des pages.

Il peut y avoir eu un traitement et une communication partielle de documents avant l’abandon. Dans ces cas, 1 290 pages sont identifiées comme traitées et communiquées dans le rapport (Appendice B) sections 2.5.1.

Tableau 10 (a) Demandes formelles

Exercice Demandes reçues Demandes traitées Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées
2016-2017 1,125 987 414,638 400,697
2015-2016 737 758 331,632 317,070
2014-2015 829 821 276,887 269,883
2013-2014 877 925 381,335 370,600
2012-2013 900 874 493,423 457,389

Tableau 10 (b) Demandes informelles

Exercice Demandes reçues Demandes traitées Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées
2016-2017 6,270 5,837 974,211 1,096,105
2.5.3 Autres complexités

Nous avons identifié des complexités dans le traitement des demandes. Des consultations ont été nécessaires dans 249 des 455 complexités recensées, soit dans 55 % des cas. Outre les complexités énumérées au tableau 2.5.3 à l’annexe B, BAC mentionne entre autres des cas liés au traitement contre les moisissures, à la numérisation et à l’assurance de qualité dans la colonne « Autre », ce qui représente 45 % du nombre total de cas.

2.6 Présomptions de refus

2.6.1  Motifs du non-respect du délai prévu par la Loi

En 2016-2017, le personnel de BAC a répondu à toutes les demandes, sauf 28, dans les délais prévus par la Loi. C’est moins que les 60 demandes non traitées dans les délais prescrits en 2015-2016.

Les demandes qui n’ont pas été traitées dans les délais prévus par la Loi se répartissent dans les catégories suivantes :

  • 21 demandes à cause de consultations externes;
  • 3 demandes à cause de consultations internes;
  • 1 demande à cause de la charge de travail;
  • 3 demandes à cause d’autres facteurs.

Dans 76 % des cas, le principal obstacle était la nécessité de consultations externes. Le fait que BAC respecte mieux les délais prescrits peut être attribuable à quelques facteurs. L’article 7.7.2 de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, rendue publique en mai 2016, a eu une incidence favorable, car cette disposition prescrit d’« accorder la même importance aux demandes de consultation d’autres institutions fédérales qu’aux demandes d’accès à l’information ». Deuxièmement, BAC a pourvu un certain nombre de postes vacants au sein de son équipe de l’AIPRP en 2016-2017. Dernier facteur, l’organisme a entrepris aux 2e et 3e trimestres un projet visant à trouver et à réaliser des améliorations et des gains d’efficacité dans ses processus.

2.6.2  Nombre de jours de retard

Tableau 11

Nombre de demandes complétés après le délai statutaire Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 3 3 6
16 à 30 jours 1 3 4
31 à 60 jours 0 1 1
61 à 120 jours 0 4 4
121 à 180 jours 0 5 5
181 à 365 jours 0 5 5
Plus de 365 jours 1 2 3
Total 5 23 28

Sur les 28 demandes que le personnel de BAC a traitées après le délai prévu par la Loi, 3 étaient en retard de plus de 365 jours. Cela s’expliquerait par des facteurs indépendants de la volonté de l’institution, comme la consultation de gouvernements étrangers ou la charge de travail d’autres institutions fédérales.

2.7 Demandes de traduction

Il n’y a pas eu de demandes de traduction de l’anglais vers le français ni du français vers l’anglais en 2016-2017, comme cela avait été le cas au cours de l’exercice 2015-2016.

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Tableau 12

Prorogation 2016-2017 2015-2016 2014-2015
9(1) (a) Entrave au fonctionnement 114 40 25
9(1) (b) Consultation : s.69 0 1 2
9(1) (b) Consultation : Autres 244 182 156
9(1) (c) Avis à un tiers 0 0 4

BAC conserve tous les documents archivistiques des institutions fédérales. À cause de la nature des dossiers et de la complexité des fonds d’archives, il consulte divers ministères avant de communiquer l’information, ce qui augmente le nombre de cas de consultation et a fréquemment un influence sur les prorogations.

3.2  Durée des prorogations

Sur les 244 prorogations que BAC a invoquées en 2016-2017, 84 l’ont été pour 30 jours ou moins et 155, pour 31 à 60 jours. Dans 98 % des cas, il s’agissait de demandes de prolongation de traitement de 60 jours ou moins et, dans 2 % des cas seulement, pour une période de plus de 60 jours. C’est aussi la confirmation de l’engagement de BAC à assurer un traitement des demandes formelles le plus efficace et le plus rapide possible.

Partie 4 - Frais

Pendant la période d’établissement de rapport, BAC a recueilli 4 935,63 $ en frais de présentation de demande et de recherche. Sur ce total, 4 695 $ représentent des frais de présentation et 240,63 $, des frais de recherche perçus pendant la période de création de rapport. Depuis le 5 mai 2016, conformément à l’article 7.5 de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, BAC ne perçoit pas de frais en sus du tarif de présentation de 5 $ par demande.

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Au cours de l’exercice 2016-2017, BAC a traité 20 demandes de consultation (total de 1 863 pages) d’autres institutions du governement du Canada concernant ses documents opérationnels.

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

BAC a reçu 20 demandes de consultation d’autres institutions du gouvernment du Canada et celles-ci ont été traitées dans les 15 jours suivant leur réception.

Tableau 13

  Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à15jours 16 à 30jours 31 à 60 jours 61 à 120jours 121 à180jours 181 à 365 jours Plusde 365jours
Communiquée en entier 14 0 0 0 0 0 0
Communiquée en partie 1 0 0 0 0 0 0
Exemptée en entier 0 0 0 0 0 0 0
Exclue en entier 0 0 0 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 5 0 0 0 0 0 0

Sur les 20 demandes traitées, il y a eu une recommandation de communication entière dans 14 cas et de communication partielle dans un cas.

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

BAC n’a reçu aucune demande de consultation provenant d’autres organisations.

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1  Demandes auprès des Services juridiques

BAC n’a pas consulté l’Unité des services juridiques en 2016-2017 sur les documents confidentiels du Cabinet.

6.2  Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Il n’y a eu aucune consultation auprès du Bureau du Conseil privé en 2016-2017 sur les documents confidentiels du Cabinet.

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

En 2016-2017, BAC a dénombré 15 plaintes ou enquêtes. C’est là une légère augmentation par rapport aux 13 plaintes et enquêtes reçues en 2015-2016.

Sur les 10 plaintes traitées en 2016-2017, 4 étaient bien fondées et ont été tranchées, 3 n’ont pas été retenues, 2 ont été abandonnées, et 1 s’est réglée en cours d’enquête.

Tableau 14

Article 32 Avis d’enquête  Article 35 Secret des enquêtes Article 37 Conclusions et recommandations du Commissaire à l’information Nombre total de plaintes
11 1 3 15

Partie 8 - Recours judiciaire

Il n’y a eu en 2016-2017 aucun nouveau recours judiciaire mettant BAC en cause.

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

En 2016-2017, les coûts totaux liés à l’administration de la Loi ont été de 1 521 861 $. C’est plus qu’en 2015-2016 où les coûts étaient de 1 113 105 $. Cette hausse est attribuable aux mesures prises par BAC de pourvoir plusieurs postes vacants au sein de l’équipe.

Tableau 15

Catégorie de dépense Montant attribuable à l’administration de la Loi
Salaire: l’AIPRP et dossier du personnel, incluant la directrice 1 218 503.55 $
Salaire: AIPRP en régions 33 919.64 $
Salaire: numérisation 154 579.07 $
Salaire Totale 1 407 002.26 $
Fonctionnement et entretien (F et E) AIPRP 28 991.86 $
F et E Numérisation 2 800.00 $
Contrat des licences de logiciel pour l’AIPRP 66 167.56 $
TI matériel 0 $
Expédition* 16 899.68 $
Coûts totaux pour F et E 114 859.10 $
Montant total attribuable à l’administration de la Loi 1 521 861.36 $

*Les systèmes de suivi des dépenses pour l’expédition ont été modifiés pendant 2016-2017 et, par consequence, les estimations sont basées sur la taille et le poids des paquets les plus fréquemment envoyés. Les montants exacts seront disponible en 2017-2018.

9.2  Ressources humaines

On a dénombré 22,0 ÉTP affectés au traitement des demandes formelles et informelles en vertu de la Loi, comparativement à 19,23 en 2015-2016.

L’institution a fait des efforts pour pourvoir aux postes vacants pendant la période couverte par le rapport. C’est ainsi que l’institution a eu recours à plusieurs mécanismes de recrutement en s’assurant entre autres les services d’employés occasionnels ou temporaires et en embauchant aussi des employés pour une durée indéterminée à divers niveaux de classification.

Partie 10 - Divers

10.1  Éducation et formation

Pendant la période couverte par le rapport, nous avons lancé plusieurs initiatives destinées à sensibiliser les gens aux rôles et responsabilités en matière d’accès à l’information, ainsi qu’à former individuellement les employés à leurs responsabilités.

En septembre 2016, BAC a tiré partie de la Journée internationale du droit de savoir, axée sur la sensibilisation aux droits individuels d’accès à l’information gouvernementale et la promotion de la liberté d’information comme volet essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. Des messages ont été envoyés à tous les employés de BAC pour leur annoncer cette journée et leur rappeler leurs rôles et responsabilités, à la fois pour BAC dans son rôle de mémoire permanente à titre du gouvernement ainsi qu’à titre individuel de fonctionnaires fédéraux. On a encouragé les employés de BAC à suivre les cours sur l’AIPRP de l’École de la fonction publique du Canada. Par ailleurs, BAC a fait la promotion de son initiative Examen en bloc et a publié une liste des 100 premiers blocs d’archives ouverts de façon proactive. BAC a aussi lancé ses formulaires en ligne pour faciliter les demandes d’AIPRP. Toutes ces initiatives ont élevé le profil de l’accès à l’information tout en rappelant aux employés leurs obligations.

De plus, le personnel de l’AIPRP de la région de la capitale nationale a formé neuf employés des centres régionaux à l’utilisation du logiciel Access Pro Case Management (APCM). Avant décembre 2016, le personnel régional compilait des statistiques, mais celles-ci n’avaient pas été systématiquement intégrées aux rapports annuels antérieurs. Grâce à cette formation et à la mise en application du logiciel APCM, tous les dossiers AIPRP de BAC feront l’objet en 2017-2018 d’un suivi et d’une gestion méthodique et uniforme dans un même système ce qui garantira une homogénéité des statistiques produites par BAC.

Le 21 février 2017, BAC a organisé un atelier sur l’accès aux documents gouvernementaux à accès restreint. À cette occasion, une vingtaine de chercheurs universitaires ont rencontré les analystes de l’AIPRP et les archivistes des documents gouvernementaux de BAC pour échanger de l’information sur leurs initiatives respectives. BAC a présenté des communications sur la façon dont les demandes AIPRP sont traitées et dont les documents gouvernementaux sont acquis et gérés. Cet atelier, le premier du genre, a reçu des commentaires favorables et pourrait se répéter à l’avenir au profit d’autres clients.

BAC a participé à l’organisation de la conférence Transparence pour le 21e siècle organisée par le CIC qui s’est tenue du 21 au 23 mars 2017. Cet événement a réuni plus de 200 experts et acteurs des domaines de l’accès à l’information, du gouvernement ouvert et de la transparence, venant du Canada et de l’étranger. La conférence a eu lieu dans les locaux de BAC, au 395, rue Wellington. BAC a fait une présentation sur la transparence et les droits des peuples autochtones et a organisé le Panel d'experts 4 - Renforcer la transparence pour le futur : le rôle des archives et des historiens.

L’équipe de l’AIPRP de BAC a aussi maintenu des échanges réguliers avec les principaux intervenants de la Direction générale des documents gouvernementaux, afin d’assurer des communications efficaces et de créer une plateforme commune de résolution des problèmes ainsi qu’une tribune d’examen des problèmes pratiques. Les réunions périodiques des deux équipes ont donné des résultats positifs, p. ex. des améliorations dans les procédures et les exercices permanents d’évaluation et de surveillance du traitement des demandes.

Des analystes expérimentés servent de mentors aux analystes qui sont récemment arrivés ou qui ont nouvellement assumé des rôles et des responsabilités différents, de manière à ménager des transitions sans heurt et à améliorer le traitement des demandes AIPRP.

En outre, un plan de formation a été conçu pour répondre aux besoins plus généraux de BAC en matière d’AIPRP; la mise en œuvre de ce plan se poursuit en 2017-2018.

Tableau 16

Formation mois et année Audience
Activité de sensibilisation Droit à l’information 28 septembre 2016 Personnel de BAC
Formation APCM novembre 2016 Personnel de BAC en régions (Halifax, Winnipeg et Vancouver)
Atelier sur l’accès aux archives gouvernementales 21 février 2017 Les clients de BAC et étudiants des universités ou des institutions qui sont intéressés dans les domaines de diplomatie, sécurité, et intelligence qui voulaient mieux connaître les services de AIPRP à BAC.
Conférence Transparence pour le 21e siècle mars 2017 Les membres des secteurs privé et public
Activité de sensibilisation réunions avec les intervenants internes Trimestre 2, 3, 4 de 2016-2017 Archivistes
Jumelage : les analystes expérimentés de l’AIPRP soutiennent l’apprentissage des nouveaux analystes de l’AIPRP En continu tout au long de l’exercice financier Le personnel de AIPRP de BAC et d’autres membres de BAC avec un intérêt en AIPRP.

Dans l’ensemble, le profil de l’accès à l’information s’est élevé en 2016-2017 à BAC et pour le public extérieur par l’élaboration, la présentation et la mise en œuvre de plusieurs initiatives clés.

10.2 Changements importants apportés à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou à la politique

Le 1er avril 2016, le Secteur des opérations de BAC a procédé à une réorganisation afin de réaliser des gains d’efficience en gestion des programmes. L’équipe de l’accès à l’information et des documents du personnel a été rattachée à une division nouvellement créée réunissant les services régionaux et les services AIPRP, les deux équipes s’occupant des processus dans ce domaine. Ce réaménagement a permis d’harmoniser les fonctions et de rééquilibrer les responsabilités de gestion.

À la suite de l’annonce de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, en mai 2016, et conformément à la politique révisée du gouvernement fédéral sur les demandes d’accès à l’information, les institutions fédérales ont cessé de percevoir des frais en sus du tarif de 5 $ de présentation de demande. BAC a revu ses procédures en conséquence.

En mai 2016, la ministre du Patrimoine canadien a communiqué à BAC un instrument révisé de délégation de pouvoirs. C’est ainsi que BAC a dû réviser un certain nombre de politiques et de procédures pour tenir fidèlement compte de l’organigramme et de la nouvelle délégation. On a procédé à des révisions afin de bien refléter la nouvelle délégation de pouvoirs, y compris au moyen de la délivrance de nouvelles cartes de délégation AIPRP à tous les employés visés.

En août 2016, l’équipe de l’AIPRP a entrepris de revoir systématiquement l’organisation de ses tâches pour réaliser des gains d’efficience. Certaines des améliorations envisagées ont déjà été mises en œuvre.

Le 16 septembre 2016, BAC a lancé, par l’intermédiaire de son site Web, des formulaires en ligne pour faciliter la présentation des demandes d’accès à l’information. Depuis cette date, 364 demandes ont été produites au moyen des formulaires en ligne, soit 32 % des demandes reçues pendant l’exercice.

BAC a également révisé les procédures de traitement des documents sensibles à désignation de sécurité dans ses fonds d’archives.

10.3 Aperçu des politiques et des procédures nouvelles ou révisées qui ont été mises en œuvre en ce qui concerne la Loi sur l’accès à l’information

En mars 2017, BAC a approuvé sa nouvelle Procédure pour la divulgation publique des documents du gouvernement du Canada au moyen de l’examen en bloc. Conformément à son propre mandat d’accès dans le Cadre de politique d’accès de BAC, ainsi qu’à la Directive sur le gouvernement ouvert et au Cadre de gestion de l’information du gouvernement du Canada, et dans le respect de toutes les lois qui s’appliquent, BAC a ouvre de façon proactive des blocs d’archives contenant des documents gouvernementaux à accès restreint.

L’examen en bloc est une évaluation systématique en fonction des risques, de séries de documents gouvernementaux archivés actuellement dans la collection de BAC en vue de les rendre accessibles sans avoir à faire une demande en vertu des lois d’AIPRP.

L’application de la procédure d’examen en bloc fait lever régulièrement et rapidement les restrictions d’accès aux documents gouvernementaux. Ainsi, le résultat sera une meilleure disponibilité de la documentation pour les Canadiens et une baisse générale du nombre de demandes AIPRP, formelles ou informelles.

En 2016-2017, 8 786 000 pages ont été évaluées par la procédure d’examen en bloc; de ce nombre, 8 161 794 pages ont été ouvertes.

BAC a non seulement déployé des efforts importants afin d’appliquer la procédure d’examen en bloc, il a aussi diffusé activement des renseignements au sujet de cette initiative au cours de l’exercice 2016- 2017.

Tableau 17

Date Événement
juin 2016 Association of Canadian Archivists - conférence annuelle
septembre 2016 Carleton University - Groupe d’experts au sujet de gouvernement ouvert
septembre 2016 World Bank Archives à Washington, D.C.
septembre 2016 Visite aux Archives publiques de l'Ontario par l’équipe du "gouvernement ouvert" de BAC
décembre 2016 Conférence conjointe de la Societé historique du Canada avec le Ministère des affaires mondiales Canada ‘The Samaritan State Revisited: Historical Perspectives on Canadian Foreign Aid, 1950-2016’
décembre 2016 Comité consultatif sur les services de BAC
mars 2017 New England Archivists réunion annuelle

En mars 2016, BAC a précisé sa façon d’interpréter et de traiter les demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les nouvelles procédures sont entrées en vigueur en avril 2016. Pour tenir compte de l’évolution dans le temps des noms et des territoires des bandes, BAC autorise maintenant l’accès des chercheurs à tout document autochtone utile ayant à voir avec des revendications territoriales. Autrefois, les chercheurs avaient uniquement accès aux dossiers relatifs à leur bande actuelle. On s’assure ainsi qu’ils peuvent consulter toute la documentation nécessaire à l’appui des revendications territoriales.

10.4 Modifications apportées par suite des points soulevés par le Commissariat à l’information du Canada

Il n’y a aucun changement à signaler concernant la période couverte par le rapport 2016-2017.

10.5 Changements apportés par suite des points soulevés par d’autres mandataires du Parlement

Il n’y a aucun changement à signaler concernant la période couverte par le rapport 2016-2017.

10.6  Surveillance

BAC surveille les délais reliés aux traitements des demandes d’AIPRP au moyen du logiciel APCM de la société CSDS Systems Inc. Ce logiciel permet de suivre toutes les activités liées aux demandes (p. ex. : gestion du temps, correspondance, consultations, frais) et de faire état de toutes les activités et échéances qui s’y rattachent. Une fonction du système appelée « tableau de bord » procure aussi aux utilisateurs, aux superviseurs et aux gestionnaires de l’information propre à diverses zones de données (nombre de demandes, mesures connexes à prendre dans un certain délai, nombre de demandes en retard, etc.). Grâce aux autres fonctions, comme les rapports uniques au système et les outils de recherche, les utilisateurs, les gestionnaires et l’administrateur du système peuvent suivre de près toutes les demandes en cours et complétées afin d’en vérifier la précision, l’exhaustivité et la conformité.

Toute irrégularité relevée par le système est d’abord communiquée aux superviseurs d’unité. L’irrégularité en cause, selon sa nature, peut, par la suite, être portée à l’attention de la coordonnatrice de l’AIPRP ou du directeur.

10.7 Renseignements détenus

Info Source est une série de bulletins contenant des renseignements au sujet du gouvernement du Canada, recueillis par ce dernier. Info Source a comme but premier d’aider les gens à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi. Les bulletins Info Source visent aussi à appuyer l’engagement pris par le gouvernement fédéral de faciliter l’accès à l’information sur ses propres activités.

On trouve une description des fonctions, des programmes, des activités et des renseignements relatifs à BAC sur la page Internet intitulée Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2016. (À noter qu’une version à jour de ce document est prévue pour 2017.)

Afin d’améliorer la prestation des services et de réduire les lourdeurs techniques pour les auteurs qui ont choisi de soumettre leurs demandes par voie électronique, la Direction générale des services de BAC a mis à jour les renseignements sur ses programmes fournis en ligne, y compris Info Source.

Toutes les publications d’Info Source sont disponibles en ligne, sans frais. On peut obtenir des exemplaires du présent rapport à l’adresse suivante :

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4

3. Annexes

Annexe A - Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

En ma qualité de responsable de Bibliothèque et Archives Canada et conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes certaines de mes attributions.

Le présent arrêté remplace et annule tout arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels antérieur.

Copie originale signée par
L'honorable Mélanie Joly
Ministre du Patrimoine canadien
Date 2016-05-26

Programme A - Dispositions de la Loi sur l’accès à l’information faisant l’objet d’une délégation de pouvoirs

Article de la Loi sur l’accès à l’information Pouvoirs, attributions ou fonctions Postes
4(2.1) Responsable de l’institution fédérale

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

7a) Aviser l'auteur de la demande d’accès Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
7b) Autoriser l'accès à un document Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
8(1) Transmettre la demande à une autre institution Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
9 Prorogation du délai Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais supplémentaires Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
12(2)b) Langue de communication des renseignements Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
12(3)b) Accès aux renseignements sur un support de substitution Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
13 Exception
Renseignements obtenus à titre confidentiel
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
14 Exception
Affaires fédéro-provinciales
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
15 Exception
Affaires internationales et défense
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
16 Exception
Application de la loi et enquêtes
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
16.5 Exception
Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
17 Exception
Sécurité des personnes
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
18 Exception
Intérêts économiques du Canada
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
18.1

Exceptions
Intérêts
économiques de la Société
canadienne des postes,
d’Exportation et Développement
Canada, de l’Office
d’investissement des régimes
de pensions du secteur public
et de VIA Rail Canada Inc.

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
19 Exception
Renseignements personnels
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
20 Exception
Renseignements de tiers
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
21 Exception
Activités du gouvernement
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
22 Exception
Procédures de vérification
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
22.1 Exception
Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
23 Exception
Secret professionnel des avocats
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
24 Exception
Interdictions réglementaires
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
25 Prélèvements Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
26 Exception
Renseignements devant être publiés
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
27(1), (4) Avis aux tiers Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
28(1)b), (2), (4) Avis aux tiers Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
29(1) Recommandation du Commissaire à l’information Director, Access to Information and Privacy
Senior Director, Ministerial Services
Assistant Secretary, Strategic Communications and Ministerial Affairs Senior Director, Ministerial Services
33 Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
35(2)b) Droit de présenter des observations Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
37(4) Accès accordé au plaignant Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
43(1) Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale) Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
44(2) Avis à l’auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers) Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
52(2)b), (3) Règles spéciales concernant les audiences Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
71(1) Salles publiques de consultation des manuels Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
72 Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP
Disposition du Règlement sur l’accès à l’information Pouvoirs, attributions ou fonctions Postes
6(1) Transmission de la demande Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
7(2) Frais liés à la recherche et à la préparation Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
7(3) Frais liés à la production et aux programmes Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
8 Donner accès aux documents Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
8.1 Restrictions applicables au support Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Programme B – Dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels faisant l'objet d'une délégation de pouvoirs
Disposition de la Loi sur la protection des renseignements personnels Pouvoirs, tâches ou fonctions Poste

8(2)j)

Communication à des fins de recherche

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP

8(2)m)

Communication dans l'intérêt public ou d'une personne

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP

8(4)

Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e)

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

8(5)

Avis de communication en vertu de 8(2)m)

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

9(1)

Conservation d'un relevé des cas d'usage

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

9(4)

Usages compatibles

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

10

Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

14

Notification lors de demande de communication

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

15

Prorogation du délai

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

17(2)b)

Version de la communication

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP

17(3)b)

Communication sur support de substitution

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

18(2)

Exception (fichier inconsultable) – autorisation de refuser

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
Directrice, Services régionaux et AIPRP
Gestionnaire de AIPRP
Analyste Principal de AIPRP
Analyste des documents du personnel de AIPRP

19(1)

Exception – Renseignements obtenus à titre confidentiel

Bibliothécaire et archiviste du Canada
Directrice générale, Services au public
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19(2)

Exception – Cas où la divulgation est autorisée

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20

Exception – Affaires fédéro-provinciales

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21

Exception – Affaires internationales et défense

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22

Exception – application de la loi et enquêtes

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22.3

Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

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Exception – Enquêtes de sécurité

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Exception – Individus condamnés pour une infraction

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Exception – Sécurité des individus

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Exception – Renseignements concernant un autre individu

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Exception – Secret professionnel des avocats

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Exception – Dossiers médicaux

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31

Avis d'enquête

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33(2)

Droit de présenter ses observations

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35(1)

Conclusions et recommandations du commissaire à la protection de la vie privée

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35(4)

Communication accordée

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36(3)

Rapport des conclusions et recommandations (fichiers inconsultables)

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37(3)

Rapport des conclusions et recommandations (contrôle d'application)

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51(2)b)

Règles spéciales (auditions)

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51(3)

Présentation d'arguments en l'absence d'une partie

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72(1)

Rapports au Parlement

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Disposition du Règlement sur la protection des renseignements personnels Pouvoirs, tâches ou fonctions Poste

9

Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels

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11(2)

Avis que les corrections demandées ont été effectuées

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11(4)

Avis que les corrections demandées ont été effectuées

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13(1)

Les cas échéant, autoriser la communication concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice

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14

Les cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en présence d'un médecin ou d'un psychologue en situation légale d'exercice

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Annexe B - Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Bibliothèque et Archives Canada
Période d'établissement de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1125
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 102
Total 1227
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 986
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 241
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 55
Secteur universitaire 559
Secteur commercial (secteur privé) 38
Organisation 19
Public 85
Refus de s'identifier 369
Total 1125
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
  1 à 15 jours   16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
2272 506 202 109 2227 519 2 5837
Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
  Disposition Délai de traitement
  1  à 15 jours   16 à 30 jours   31 à 60 jours   61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 155 79 16 51 15 8 1 325
Communication partielle 151 88 49 55 30 35 10 418
Exception totale 1 0 1 0 0 0 0 2
Exclusion totale 46 7 1 0 0 0 0 54
Aucun document n’existe 59 26 1 0 0 0 0 86
Demande transmise 25 0 0 0 0 0 0 25
Demandeabandonnée 54 15 2 2 0 0 2 75
Niconfirméeniinfirmée 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 492 215 70 108 45 43 13 986
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) (a) 40
13(1) (b) 7
13(1) (c) 32
13() (d) 27
13(1) (e) 0
14 1
14 a) 0
14 b) 0
15(1) 47
15(1) - A.I.* 2
15(1) - Déf.* 1
15(1) -A.S.* 1
16(1) (a)(i) 0
16(1) (a)(ii) 0
16(1) (a)(iii) 0
16(1) (b) 1
16(1) (c) 3
16() (d) 0
16(2) 1
16(2) (a) 0
16(2) (b) 0
16(2) (c) 2
16(3) 0
16.1(1) (a) 0
16.1(1) (b) 0
16.1(1) (c) 0
16.1() (d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) (a) 0
16.4(1) (b) 0
16.5 0
17 0
18 a) 0
18 b) 0
18 c)
18 d) 0
18.1(1) (a) 0
18.1(1) (b) 0
18.1(1) (c) 0
18.1() (d) 0
19(1) 351
20(1) (a) 1
20(1) (b) 15
20(1) b.1) 0
20(1) (c) 10
20() (d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) (a) 1
21(1) (b) 1
21(1) (c) 1
21() (d) 1
22 0
22.1(1) 0
23 56
24(1) 66
26 1

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68 a) 70
68 b) 3
68 c) 5
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 0
69(1) (a) 0
69(1) (b) 0
69(1) (c) 0
69(1) (d) 0
69(1) (e) 0
69(1) (f) 0
69(1) (g) re a) 1
69(1) (g) re b) 0
69(1) (g) re c) 0
69(1) (g) re d) 0
69(1) (g) re e) 0
69(1) (g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 80 245 0
Communication partielle 125 293 0
Total 205 538 0
2.5 Complexité
2.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées  
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 147312 146739 325
Communication partielle 258367 249673 418
Exception totale 16 0 2
Exclusion totale 7 0 54
Demande abandonnée 5494 1290 75
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
2.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes   
  Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 125 3484 109 26306 47 34522 42 71104 2 11323
Communication partielle 164 5600 120 29278 60 41936 68 128234 6 44625
Exception totale 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 54 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 72 0 1 0 0 0 2 1290 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 418 9084 230 55584 107 76458 112 200628 8 55948
2.5.3  Autres complexités
Disposition Consultationrequise Estimationdes frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 84 0 0 65 149
Communication partielle 159 1 0 135 295
Exception totale 1 0 0 0 1
Exclusion totale 1 0 0 0 1
Demande abandonnée 3 0 0 6 9
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 248 1 0 206 455
2.6 Présomptions de refus
2.6.1  Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultationexterne Consultationinterne Autres
28 1 21 3 3
2.6.2 Nombre de jours de retard
  Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé   Total
1 à 15 jours 3 3 6
16 à 30 jours 1 3 4
31 à 60 jours 0 1 1
61 à 120 jours 0 4 4
121 à 180 jours 0 5 5
181 à 365 jours 0 5 5
Plus de 365 jours 1 2 3
Total 5 23 28
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 51 0 84 0
Communication partielle 62 0 154 0
Exception totale 0 0 1 0
Exclusion totale 0 0 1 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 3 0
Total 113 0 243 0
3.2 Durée des prorogations
  Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation   9(1)c) Avis à un tiers
  Article 69   Autres
30 jours ou moins 28 0 32 0
31 à 60 jours 55 0 23 0
61 à 120 jours 25 0 65 0
121 à 180 jours 4 0 66 0
181 à 365 jours 1 0 55 0
Plus de 365 jours 0 0 2 0
Total 113 0 243 0

Partie 4 - Frais

  Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 925 $4 690 37 $187
Recherche 1 $241 0 $0
Production 0 $0 1 $2
Programmation 0 $0 0 $0
Préparation 0 $0 0 $0
Support de substitution 0 $0 307 $618
Reproduction 0 $0 29 $106
Total 926 $4 931 374 $913

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
  Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada   Nombre de pages à traiter   Autres organisations   Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 20 181 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 20 181 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 20 181 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
  Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours   Total
Communiquer en entier 14 0 0 0 0 0 0 14
Communiquer en partie 1 0 0 0 0 0 0 1
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 5 0 0 0 0 0 0 5
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 20 0 0 0 0 0 0 20
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
  Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours   Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
  Nombre de demandes   Pages communiquées   Nombre de demandes   Pages communiquées Nombre de   demandes Pages communiquées Nombre de   demandes   Pages communiquées Nombre de   demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
  Nombre de demandes   Pages communiquées   Nombre de demandes   Pages communiquées   Nombre de demandes   Pages communiquées Nombre de   demandes   Pages communiquées Nombre de   demandes   Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Article 32 Article 35 Article 37 Total
11 1 3 15

Partie 8 - Recours judiciaire

Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0
   

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1  Coûts
Dépenses Montant
Salaires $1 407 002
Heures supplémentaires $0
Biens et services $114 859
Contrats de services professionnels $19 527
Autres $95 332
Total $1 521 861
9. Ressources humaines
  Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 20,43
Employés à temps partiel et occasionnels 0,92
Employés régionaux 0,50
Experts-conseils et personnel d’agence 0,07
Étudiants 0,08
Total 22,00
Date de modification :