Lignes directrices pour le transfert des dossiers du personnel civil

Sur cette page

  1. Introduction
  2. Dépositaire
  3. Demandes de dossiers personnels des employés
  4. Dossiers à reclasser
  5. Dossiers à interclasser

1. Introduction

Ces lignes directrices visent à guider les institutions du gouvernement du Canada quant à l’accès aux dossiers d’anciens fonctionnaires fédéraux entreposés au Centre de services régional du Centre du Canada (CSRCC), au Manitoba.

Notez que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) n’accepte plus les dossiers d’anciens fonctionnaires fédéraux pour conservation à long terme.

Cela cadre avec le mandat de BAC qui consiste à obtenir et à préserver les documents d’archives, mais qui ne nécessite pas d’entreposer des dossiers inactifs. La gestion des dossiers du personnel constitue un rôle historique, mais ce rôle n’a pas été prévu dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004).

  • BAC continuera à gérer les dossiers du personnel se trouvant à l’heure actuelle au CSRCC, à Winnipeg (Manitoba) , notamment leur destruction à la fin de la période de conservation.
  • Le CSRCC continuera à gérer les demandes d’accès aux dossiers du personnel qui sont entreposés à cet endroit.

Envoyez toute question ou commentaire sur cette politique à bac.centredeliaison-liaisoncentre.lac@canada.ca 

2. Dépositaire

Responsabilité

Au sein d'un ministère, le dépositaire est la personne autorisée responsable du soin et de l'intégrité de tous les dossiers destinés au CSRCC. Cette personne sera le principal point de contact du CSRCC pour tous les transferts entrants ou lorsqu'un dossier doit être localisé alors qu'il fait l'objet d'un prêt. Il est impératif que le dépositaire actif soit informé de tous les transferts expédiés au CSRCC et de toutes les demandes de dossiers adressées au CSRCC.

Désignation d'un dépositaire

Les clients doivent désigner un employé en particulier d'un bureau à titre de dépositaire des dossiers. Il est recommandé que cette personne soit un superviseur ou un gestionnaire des dossiers plutôt qu'un membre du personnel qui pourrait n'être rattaché au bureau que pendant une courte période; par exemple, un employé occasionnel. Le CSRCC enregistre toutes les coordonnées des dépositaires des dossiers dans le système de contrôle des dossiers. Les noms de ces personnes seront associés à tous les dossiers envoyés au CSRCC ou qui sont demandés par ce centre.

Le CSRCC doit être informé par écrit (coordonnées ci-dessous) lorsqu'un dépositaire cesse d'être actif (départ du ministère ou de l'unité).

Courriel : BAC.Dossierscivils-CivilianRecords.LAC@canada.ca

Télécopieur : 204-983-4649

L'annonce de la nomination d'un nouveau dépositaire ou la mise à jour des coordonnées du dépositaire doivent également être faits par écrit (coordonnées ci-dessus) et doivent comprendre :

  • Nom complet du ministère et du dépositaire
  • Adresse d'expédition
  • Numéros de téléphone et de télécopieur
  • Nom du service de messagerie et numéro de compte

Remarque : Le client est responsable des frais d'expédition pour les demandes de dossiers

Demandes de dossiers

D'autres employés du ministère peuvent demander un dossier au nom du dépositaire; cependant, les dossiers ne peuvent être inscrits et expédiés qu'au nom du dépositaire. Au besoin, le CSRCC peut indiquer « À l'attention de _____________ » sur la documentation, mais le dossier sera toujours expédié à l'adresse du dépositaire. Il est très important d'indiquer le nom du dépositaire sur toute correspondance afin d'accélérer le traitement des demandes.

3. Demandes de dossiers personnels des employés

Les demandes de dossiers doivent être faites par écrit à l'adresse suivante

  • Poste :
    Bibliothèque et Archives Canada
    Centre de services régionaux du centre du Canada
    1700, boul. Inkster
    Winnipeg MB R2X 2T1
  • Courriel : BAC.Dossierscivils-CivilianRecords.LAC@canada.ca
  • Télécopieur : 204-983-4649

Pour chaque demande de dossier, il faut remplir le formulaire ordinaire de Demande de dossier et y indiquer (voir Annexe A):

  • le motif précis de chaque demande de dossier (voir Annexe B)
  • le nom et les coordonnées du dépositaire
  • le nom du ministère fédéral
  • le nom complet (nom(s) de famille, prénom(s)) de chaque personne faisant l'objet d'une demande
  • la date de naissance
  • le CIDP ou un autre code d'identification (p. ex., le numéro du régime de retraite)

Avis important

Tous les renseignements demandés doivent être fournis pour permettre le traitement de la demande. L'absence de certains renseignements pourrait entraîner des délais dans le traitement.

Expédition des dossiers demandés

  • Le client est responsable des frais d'expédition pour les dossiers demandés
  • Nous recommandons d'utiliser un service de messagerie national ayant pignon sur rue à Winnipeg
  • Si vous décidez de faire des changements concernant votre service de messagerie (par exemple, changement de service de messagerie, passage d'un service terrestre à un service aérien, changement d'adresse ou de numéro de compte, etc.), le CSRCC doit en être informé par écrit. Les coordonnées sont indiquées ci-dessus.

Conditions importantes concernant l'emprunt temporaire de dossiers

  • Un avis de suivi est produit automatiquement pour tous les dossiers empruntés qui ne sont pas retournés au CSRCC dans un délai de 90 jours; ces dossiers sont toujours sous la responsabilité juridique de BAC. Si vous recevez un tel avis, veuillez retourner les dossiers immédiatement ou communiquer avec le CSRCC par écrit si vous avez besoin du dossier pendant plus longtemps. Vous devez toujours indiquer le motif de la prolongation.
  • Vous devez laisser les dossiers dans leur couverture originale et vous abstenir de les annexer à d'autres dossiers. Les dossiers empruntés au CSRCC portent une étiquette de code à barres sur le plat recto. Cette étiquette est l'élément le plus important de notre système de contrôle d'inventaire et elle doit rester sur le plat recto des dossiers. Si vous annexiez un dossier à un autre, le code à barres du dossier annexé ne serait pas visible et, par conséquent, notre système indiquerait qu'il se trouve toujours chez vous. De même, toute modification de dossier pourrait entraîner des problèmes de traitement des dossiers dans l'avenir.
  • Si la couverture d'un dossier est extrêmement endommagée et doit être remplacée pour protéger les documents contenus dans le dossier, apposez l'étiquette de code à barres sur la nouvelle couverture et placez l'ancienne couverture à l'intérieur de la nouvelle.
  • Si un autre ministère communique avec vous pour obtenir un dossier que vous avez emprunté, veuillez le retourner au CSRCC. Les transferts de dossiers entre institutions sont strictement interdits. Les dossiers doivent être retournés au CSRCC afin de préserver l'exactitude du système de contrôle des dossiers. L'institution qui en a besoin doit en faire la demande au CSRCC en suivant les procédures appropriées.

Conditions importantes concernant les dossiers empruntés de façon permanente par un ministère - l'employé est porté à l'effectif (PE)

  • Une fois les dossiers envoyés, ils deviennent la responsabilité juridique du ministère demandeur. Cependant, afin de préserver l'intégrité du système de suivi de Bibliothèque et Archives Canada, les ministères sont invités à ouvrir un nouveau volume et à laisser intact les dossiers portant un code à barres du CSRCC.
  • Si un employé est transféré à un autre ministère du gouvernement fédéral, les dossiers du CSRCC empruntés de façon permanente peuvent être transmis à ce ministère sans devoir d'abord être retournés au CSRCC. Toutes les demandes futures concernant ces dossiers seront cependant adressées au ministère indiqué dans le système de contrôle des dossiers du CSRCC.

4. Dossiers à reclasser

  • Les dossiers à reclasser sont ceux que vous avez empruntés et que vous retournez au CSRCC; il devrait y avoir un code à barres sur le plat recto de leur couverture. Le code à barres identifie le code du ministère et le numéro d'emplacement du CSRCC. Ce code est un élément intégral du suivi des archives du CSRCC et qui assurent la garde et le contrôle des dossiers personnels des employés.
  • Les dossiers à reclasser peuvent être retournés au CSRCC en tout temps.
  • Les dossiers que vous avez empruntés et que vous retournez au CSRCC en vue de leur reclassement doivent être mis en ordre dans une boîte portant la mention « RECLASSER ». Indiquez toujours vos coordonnées sur les envois. Si l'envoi comprend plus d'une boîte, inscrivez le numéro de la boîte/nombre total de boîtes (p. ex., 1/10, 2/10) sur chaque boîte afin de faciliter le suivi. Le CSRCC n'a pas besoin d'une liste détaillée de ces dossiers.

5. Dossiers à interclasser

  • Les documents qui doivent être insérés dans un dossier ayant déjà été archivé au CSRCC sont appelés dossiers à interclasser et doivent être expédiés séparément des dossiers à reclasser.
  • Les dossiers à interclasser peuvent être envoyés à tout moment de l'année.
  • Il faut indiquer la mention « INTERCLASSER » sur l'extérieur des boîtes ou des enveloppes contenant de tels documents et y joindre une lettre contenant les coordonnées complètes de l'expéditeur.
  • Les documents envoyés en vue de leur interclassement doivent contenir :
    • le nom de famille et le prénom
    • la date de naissance
    • le CIDP ou un autre code d'identification
    • le nom du ministère auquel est associé le dossier à interclasser (p. ex., dossier du MDN). Un employé peut avoir travaillé dans plusieurs ministères. Par conséquent, il est essentiel d'indiquer le ministère et le dossier dans lequel le document doit être interclassé.
  • Les documents interclassés ont la même période de conservation que le reste du dossier d’un membre du personnel, c.-à-d. qu’ils sont gardés jusqu’aux 80 ans de l’employé.
  • Le CSRCC peut retourner à l'expéditeur les dossiers à interclasser qui ne contiennent pas suffisamment d'information pour permettre leur classement ou les documents pour lesquels aucun dossier d'employé n'apparaît dans notre système de contrôle des dossiers.

Glossaire

Dépositaire : une personne autorisée au sein d'un ministère qui aura la responsabilité de la garde et de l'intégrité des dossiers empruntés à BAC-CSRCC; il s'agit habituellement d'un superviseur ou d'un gestionnaire de dossiers. Cette personne devient la principale personne-ressource si un document doit être localisé alors qu'il fait l'objet d'un emprunt. Voir section 2.

Ministère : l'institution ou l'organisme fédéral pour lequel travaille la personne, p. ex., Justice Canada ou l'Agence spatiale canadienne. Un ministère peut compter différentes sections ou divisions, par exemple, Ressources humaines, Finances et comptabilité, Gestion du matériel.

Avis de suivi : Un rappel généré par le système PERSFILE indiquant que le dossier personnel d'un employé a été emprunté par un ministère depuis 90, 120, 150 et 180 jours et qu'il doit être retourné au CSRCC.

Dossiers à interclasser : documents qui doivent être insérés dans un dossier déjà sous la responsabilité du CSRCC.

BAC :  Bibliothèque et Archives Canada

CSRCC (Centre de services régionaux du centre du Canada) : le Centre de services régional de BAC où sont détenus tous les dossiers personnels des employés RE.

CIDP : (Code d'identification de dossier personnel) un code numérique attribué afin de relier un employé à son dossier personnel au sein de la fonction publique fédérale.

Dossier à reclasser : Un dossier acquis antérieurement et qui porte une étiquette de code à barres sur la couverture avant. Voir section 4.

Année RE (rayé de l'effectif) : l'année durant laquelle un employé cesse de travailler au sein d'un ministère fédéral particulier. Un employé peut avoir plusieurs années RE durant sa carrière.

Foire aux questions

1. Qui peut présenter une demande de dossier?

Tout employé d'un ministère peut présenter une demande de dossier, mais pour des raisons de sécurité, les dossiers ne peuvent être empruntés que sous le nom du dépositaire. Il est très important que le nom du dépositaire apparaisse sur toute correspondance afin d'accélérer le traitement de la demande. (Voir section 2)

2. J'ai reçu un avis de suivi, que dois-je faire?

Retournez les dossiers au CSRCC ou, si vous en avez encore besoin, informez le CSRCC par écrit que vous avez besoin d'une prolongation, en mentionnant le motif précis. (Voir section 3)

3. Puis-je remplacer l'ancienne couverture du dossier par une nouvelle?

Non, à moins que la couverture du dossier soit dans un état tel que le contenu pourrait être endommagé. Il est impératif, dans ce cas, que l'étiquette de code à barres soit transférée sur la nouvelle couverture et que l'ancienne couverture soit placée à l'intérieur de la nouvelle. (Voir section 3)

4. Puis-je annexer un dossier reçu du CSRCC à des dossiers de notre bureau?

Non, il est interdit d'annexer un dossier à un autre. Le dossier doit être laissé dans sa couverture d'origine afin de préserver l'exactitude du système de suivi du CSRCC (code à barres). Les ministères sont invités à ajouter des volumes supplémentaires à un dossier personnel de l'employé plutôt qu'à y annexer des dossiers provenant du CSRCC. (Voir section 3)

5. Un autre ministère veut les dossiers que j'ai empruntés au CSRCC; puis-je les lui envoyer?

Cela dépend...

  • Si les dossiers font l'objet d'un emprunt temporaire (les dossiers ont été demandés pour des raisons administratives et l'employé n'est pas PE), les dossiers NE PEUVENT PAS être transférés à un autre ministère. Ils doivent être retournés au CSRCC pour contrôle et distribution de la manière appropriée. (Voir section 3)
  • Si les dossiers ont été empruntés de manière permanente (l'employé est porté à l'effectif de ce ministère), les dossiers peuvent être transférés au ministère à l'effectif duquel l'employé a été porté sans devoir d'abord être retourné au CSRCC. (Voir section 3)

6. Quand puis-je retourner les dossiers à reclasser?

Les dossiers à reclasser peuvent être retournés au CSRCC en tout temps. (Voir section 4)

7. J'ai des documents individuels qui appartiennent à des dossiers déjà archivés au CSRCC, que dois-je en faire?

Envoyez les documents individuels au CSRCC en indiquant qu'ils doivent être interclassés dans des dossiers existants. Assurez-vous que les dossiers à interclasser portent le nom de l'employé, son CIDP, sa date de naissance et le nom de son ministère d'attache, pour que nous puissions le rattacher correctement à son dossier. (Voir section 5)

Annexe A : Formulaire de demande de dossier

Veuillez télécharger et compléter le formulaire de Demande pour les dossiers personnels des employés (RTF 114 Kb).

Faire parvenir le formulaire dûment rempli :

Bibliothèque et Archives Canada
Centre de services régionaux du centre du Canada
1700, boul. Inkster
Winnipeg MB R2X 2T1

Télécopieur : 204-983-4649

Courriel : BAC.Dossierscivils-CivilianRecords.LAC@canada.ca

Les informations suivantes sont demandées sur le formulaire

Adresse de l'expéditeur

  • Ministère
  • Ville
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de télécopieur
  • Demandé par
  • Nom de personne autorisée

Afin d'aider au suivi de ces dossiers, les renseignements suivants seront requis

  • Nom de famille et des prénoms
  • Numéros d'identification personnels (CIDP)
  • Date de naissance
  • Raison specifique pour la demande

Annexe B : Politique sur la présentation d'un motif précis pour demander des dossiers personnels des employés

Le CSRCC ne peut transmettre à une institution fédérale le dossier d'un ancien employé qu'aux fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été obtenus ou compilés ou pour un usage compatible avec ces fins lorsque l'institution n'a pas obtenu l'autorisation écrite de la personne qui fait l'objet du dossier. Les fins et l'usage compatibles sont référencés dans Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux.

Depuis novembre 2005, toutes les demandes de dossiers personnels des employés doivent être présentées par écrit. À la suite d'une plainte déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, nous avons renforcé nos processus afin de nous assurer de nous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux. Comme Bibliothèque et Archives Canada en est le dépositaire légal, nous nous réservons le droit de refuser une demande si nous ne sommes pas convaincus qu'elle est faite conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux.

Nous acceptons les demandes présentées par télécopieur au 204-983-4649 ou par courriel à BAC.Dossierscivils-CivilianRecords.LAC@canada.ca seulement. Les demandes téléphoniques ne sont acceptées pour aucun motif.

Les demandes peuvent être faites pour les motifs suivants :

  • Fin administrative : « Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions ayant un impact direct sur la personne concernée ». Veuillez documenter la raison précise du genre de tâche administrative qui doit être appliquée au dossier. Référez-vous à Info Source : Source de renseignements sur les employés fédéraux pour connaître les mesures acceptables pour votre ministère. Le dossier fera l'objet d'un prêt temporaire et doit être retourné au CSRCC dans un délai de 90 jours. Dans le cas des emprunts temporaires, les ministères ne sont pas autorisés à ajouter des documents au dossier ou à en retirer, puisque Bibliothèque et Archives Canada en est le dépositaire légal.
  • Embauche de l'employé : L'employé a été embauché ou réembauché pour travailler au sein du ministère. Le dossier fera l'objet d'un emprunt permanent, puisque l'employé occupe maintenant un poste au sein du ministère. La responsabilité légale du dossier appartient maintenant au ministère demandeur.

Afin d'aider au suivi de ces dossiers, les renseignements suivants seront requis :

  • Prénoms et noms de famille
  • CIDP et autres codes d'identification numériques
  • date de naissance
  • nom du ou des ministères où la personne a travaillé
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