6. Exigences
La présente section décrit les critères d'entrée de RDVC gouvernementales non publiées de la BAC, qui sont un préalable au transfert (section 6.1), et les procédures suivantes de chacun des stades cruciaux du transfert : préparation du transfert (section 6.2); transfert (section 6.3); et activités après le transfert (section 6.4).
6.1 Critères d'entrée pour les transferts
Peu importe le mode proposé, le contexte, la nature et/ou les éléments propres à un transfert prochain de RDVC gouvernementales non publiées, des exigences communes sont imposées pour l'entrée à la BAC. Ces exigences figurent dans les Critères d'entrée pour l'entreposage des ressources documentaires à valeur continue non publiées du gouvernement du Canada – octobre 2013 de la BAC et elles doivent être respectées pour que la BAC reçoive des RDVC non publiées d'une institution gouvernementale.
Toutes les propositions de transfert de RDVC non publiées à la BAC doivent être étudiées par le personnel de la BAC, de sorte que le matériel en question respecte les exigences d'entrée. Si ces exigences ne sont pas respectées, l'institution doit avoir l'autorisation de la BAC d'effectuer un transfert, dans des cas d'exception. En tel cas, la BAC déterminera les étapes du processus, en collaboration avec les personnes-ressources correspondantes de la gestion de l'information de l'institution.
6.2 Préparation du transfert
La préparation des RDVC non publiées et admissibles en vue d'un transfert sous la garde et le contrôle de la BAC incombe à l'institution qui effectue le transfert. Il s'agit notamment de veiller à ce que l'institution dispose d'outils, de mécanismes, de systèmes et de pratiques adéquats de tenue de documents afin qu'elle puisse désigner facilement et gérer et protéger correctement des RDVC, y compris dans le cas de prêts à une autre entité, jusqu'à ce qu'on puisse en disposer par transfert à la BAC. L'institution doit aussi pouvoir consacrer le temps et les ressources nécessaires afin de respecter les exigences fixées et d'exécuter les actions indiquées à la présente section.
Pratiques exemplaires pour la conservation des RDVC :
Pour faciliter la conservation des RDVC bien avant le transfert, les institutions du gouvernement du Canada doivent adjoindre des mesures à leurs actions habituelles de tenue de documents, afin de protéger physiquement leurs RDVC . Pour aider les institutions du gouvernement du Canada à protéger les RDVC non publiées – surtout celles qui sont soumises à la Directive sur la tenue des documents du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – des lignes directrices sur la conservation de tous les types de supports figurent à l'annexe C.
Enfin, l'institution qui effectue le transfert doit pouvoir déterminer le moyen de transfert de ses RDVC non publiées qui convient le mieux (par exemple un transfert matériel ou électronique de RDVC numériques) et donner suffisamment de détails au sujet des éléments dont un transfert est proposé.
6.2.1 Identification du contenu du transfert
Une institution doit s'assurer, selon les meilleures connaissances de ses employés, que les ressources documentaires non publiées dont un transfert à la BAC est proposé ont une valeur continue. Les RDVC non publiées sont désignées à l'aide des outils d'autorisation de disposer de documents ou d'accords de transfert approuvés et remis à l'institution par le bibliothécaire et archiviste du Canada ou par son ou ses délégués officiels.
Les outils d'autorisation de disposer de documents peuvent comprendre les éléments ci-dessous :
- Autorisations de disposer de documents (ADD), qui sont des Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents ou des Autorisations spécifiques de disposer de documents.
- Une Autorisation de disposer de documents produits en vertu du Programme de disposition et de tenue de documents de la BAC.
- Une recommandation officielle portant sur la disposition de RDVC gouvernementales non publiées qui sont détenues par la BAC et qui sont approuvées par le bibliothécaire et archiviste du Canada ou son ou ses délégués officiels, notamment une note de disposition ou de retrait produite conformément aux procédures approuvées de la BAC.
Pratique exemplaire :
Lorsqu'un outil complémentaire mais non juridiquement contraignant (par exemple un guide d'application) a été conçu par ou avec la BAC en vue de déterminer les RDVC non publiées, on doit le consulter. Les interprétations officielles des modalités de transfert d'un outil d'autorisation de disposer de documents doivent être conservées dans les dossiers ministériels de BAC ou adjointes au Système de contrôle des autorisations de disposition (SysCAD) au numéro CAD correspondant.
On invite les institutions à remettre à la BAC (par voie électronique, si possible) toutes les copies des fiches, des manuels de classification des dossiers ou des autres ressources si le matériel en question permet de mieux comprendre les ressources documentaires proposées dont le transfert est proposé et/ou s'il peut faciliter le renvoi, par la BAC, entre des clauses particulières de l'outil d'autorisation de disposer de documents ou de l'accord de transfert et le matériel dont le transfert est proposé.
Les institutions doivent mentionner les sections des modalités de l'outil d'autorisation de disposer de documents ou de l'accord qui précisent que les ressources documentaires dont le transfert est proposé ont une valeur continue. Dans les cas où les ressources documentaires indiquées présentent une valeur continue et sont en format numérique, il ne faut pas oublier que ces ressources consistent en objets numériques et leurs métadonnées correspondantes. Les deux composants devront être préparés en vue du transfert. Les objets numériques et les métadonnées qui font partie d'un transfert de RDVC numériques doivent être clairement identifiés dans le système d'origine (par exemple un Système de gestion des documents et de l'information électronique [(SGDIE]), afin qu'on puisse d'emblée faire la distinction entre les ressources documentaires qui peuvent faire l'objet d'une disposition et/ou d'un transfert à la BAC et celles qui ne le peuvent pas.
Enfin, les institutions doivent passer en revue leurs transferts analogiques, afin de ne pas dédoubler ce qui se trouve en format numérique. En cas de dédoublement entre les ressources documentaires non publiées analogiques et numériques, l'outil d'autorisation de disposer de documents qui convient doit être l'élément central qui sert à déterminer quelle version doit être transférée à la BAC. Si ni l'autorisation de disposer de documents ni une interprétation de celle-ci ne précisent le format à utiliser pour le transfert, la version numérique est préférable si la BAC confirme qu'elle respecte certaines exigences.
6.2.2 Création d'un inventaire des RDVC non publiées dont le transfert est proposé
Un inventaire complet des dossiers et des éléments (par exemple une liste qui représente un outil de recherche) des ressources documentaires dont le transfert est proposé doit être produit en format électronique; les listes rédigées à la main ou dactylographiées ne peuvent pas être présentées. La BAC exige que des outils de recherche soient préparés, en vue d'un chargement dans ses systèmes d'information. L'inventaire doit donc être conforme à certaines normes de contenu et de format, afin que la BAC puisse préparer l'outil de recherche définitif pour les RDVC non publiées à transférer. L'annexe D présente des instructions qui facilitent et dirigent cette activité.
Dans les cas où des RDVC non publiées doivent être transférées matériellement (plutôt qu'à l'aide d'un transfert par voie électronique), l'inventaire doit correspondre exactement au contenu matériel des contenants au moment du transfert. Cette mesure s'applique également aux transferts qui comprennent plusieurs contenants ainsi qu'à ceux qui ne portent que sur un article ou un seul dossier textuel (parfois appelé transfert de dossier unique).
Dans le cas de transferts prochains, les inventaires correspondants doivent être conformes aux politiques gouvernementales et de la BAC qui ont trait à l'accès à l'information, la sécurité de l'information (y compris le déclassement et la déclassification de l'information, au besoin) et la protection des renseignements personnels. Les institutions qui effectuent un transfert doivent consulter la BAC si elles prévoient ne pas pouvoir respecter les exigences.
Numérique : Les transferts qui portent sur des RDVC numériques non publiées doivent comprendre les métadonnées, conformément avec les Lignes directrices sur le transfert de métadonnées d'archive pour les ressources documentaires numériques à valeur continue (RDVC) aux Archives nationales du Canada transférées d'institutions du gouvernement du Canada à la Bibliothèque et Archives Canada (à venir; pour plus de détails, voir la section 6.2.2.1). Si les RDVC sont transférées dans des appareils portatifs, on doit dresser l'inventaire des appareils et le présenter conformément à l'annexe E. Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation de supports matériels pour le transfert de RDVC numériques non publiées, consultez la section 6.2.6.2.
6.2.2.1 Extraction et organisation de métadonnées pour des RDVC numériques non publiées
Les Lignes directrices sur le transfert de métadonnées d'archive pour les ressources documentaires numériques à valeur continue (RDVC) aux Archives nationales du Canada transférées d'institutions du gouvernement du Canada à la Bibliothèque et Archives Canada (en cours d'élaboration) s'inspirent de la Norme sur les métadonnées du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et elles précisent l'ensemble minimal de métadonnées qui doit accompagner tous les transferts de RDVC numériques normales et de bureau à la BAC (c'est-à-dire celles créées et gérées dans les entrepôts du SGDDE ou dans des environnements de partage de documents, notamment les lecteurs communs). Même si on prévoit des différences sur les plans de la qualité et de la quantité des métadonnées disponibles (par exemple pour les RDVC numériques non publiées qui remontent à de nombreuses années), les institutions doivent tout faire pour respecter les exigences de la BAC au sujet des métadonnées en vue d'un transfert. Sinon, les institutions doivent obtenir l'autorisation de la BAC au sujet de la ou des exceptions demandées. Les métadonnées liées à d'autres types de contenu numérique (par exemple les bases de données, les ensembles de données, les ressources des médias sociaux) seront traitées dans des versions prochaines de la présente directive.
Les métadonnées peuvent figurer à divers niveaux (notamment pour les fichiers, les dossiers ou les documents), selon le ou les types de systèmes de classification utilisés dans l'organisation qui effectue le transfert. Peu importe ce niveau, la façon dont les métadonnées pertinentes sont saisies doit démontrer clairement les relations et la hiérarchie qui prévalent entre les objets numériques et que les métadonnées demeurent reliées aux objets numériques ou aux niveaux qu'elles décrivent.
Selon le système d'origine et le moyen de transfert utilisé, différentes méthodes peuvent être nécessaires pour extraire, regrouper et préparer les objets numériques avec les métadonnées associées, en vue du transfert. Les métadonnées qui sont entièrement conformes à l'Ensemble d'éléments de métadonnées pour la tenue de documents du gouvernement du Canada/au Profil d'application de métadonnées pour la tenue de documents du gouvernement du Canada, y compris les éléments d'archivage, seront d'une quantité et d'une complexité considérables, et elles exigeront donc une structure évoluée, par exemple XML. Les métadonnées minimes, en revanche, peuvent être présentées dans un fichier de tableur simple ou un fichier texte avec virgules de délimitation. Les institutions doivent vérifier que le format choisi pour la présentation des métadonnées requises respecte les Lignes directrices sur les formats de fichier pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue (en cours d'élaboration) de la BAC et que l'élément utilisé comprend les métadonnées qui désignent correctement les RDVC numériques non publiées qui sont décrites.
6.2.3 Préavis d'un transfert
Dans les cas où des RDVC non publiées sont admissibles à un transfert direct des institutions sous la garde et le contrôle permanents de la BAC de manière permanente, ces institutions doivent obtenir l'autorisation correspondante de leurs organisations afin d'effectuer le transfert, puis elles doivent aviser la BAC qu'elles souhaitent effectuer un transfert.
L'avis de transfert direct consiste à produire et à présenter à la BAC le formulaire Préavis de transfert direct de ressources documentaires à valeur continue (RDVC)non publiées à Bibliothèque et Archives Canada, qui doit être accompagné du Formulaire d'évaluation de transfert numérique dans le cas de transferts portant sur du matériel numérique. Pour se procurer ces formulaires, consulter l'annexe F. L'inventaire du contenu visé par le transfert, qui est préparé conformément à la section 6.2.2, doit également être présenté à ce moment.
Tous les avis de transferts directs prochains doivent être envoyés par voie électronique au Centre de liaison. La seule exception à cette règle a trait aux cas dont l'inventaire ou le matériel de référence renferme de l'information classifiée ou protégée C, car la BAC ne peut pas garantir la sécurité des envois électroniques classifiés à un niveau supérieur à ceux-ci (pour plus de détails, voir l'annexe G).
Le Centre de liaison accusera réception de tous les avis de transfert direct et il communiquera des instructions portant un numéro de référence unique pour chaque avis. Ce numéro désigne chaque transfert consigné et on peut ainsi en faire le suivi et le distinguer d'autres transferts jusqu'à ce que le processus soit terminé.
Dans les cas où des RDVC non publiées ont été rangées dans un lieu d'entreposage des documents inactifs dans le Centre de services régionaux (CSR) de la BAC, dans l'attente de l'autorisation de disposer, la BAC effectuera le transfert lorsque les RDVC atteignent la fin de leur période de conservation en envoyant par télécopieur, par courrier ou par courriel le formulaire Demande de consentement pour disposer des documents au responsable, qui se procure la signature correspondant à l'action de disposition. Ceci se produit en général environ 90 jours avant la date officielle de la disposition du matériel. Puis, le CSR vérifie et transfère les RDVC au responsable de la BAC.
6.2.3.1 Information sur les transferts spécialisés
Les institutions doivent informer la BAC si le contenu, ou une partie de celui-ci, n'est pas conforme aux dimensions et caractéristiques normalisées, afin que le BAC puisse aider à prendre des arrangements particuliers pour le conditionnement et le transport du matériel. Les spécialistes de la BAC pourraient exiger une visite du site afin d'examiner le matériel et de déterminer la meilleure méthode de transfert. Ainsi, les institutions doivent se préparer à cette visite.
Les circonstances exceptionnelles ci-dessous exigent une attention et des instructions spéciales de la part de la BAC :
- Transferts de RDVC non publiées qui sont classifiées ou protégées (voir l'annexe G pour plus de détails).
- Transferts de RDVC analogiques non publiées dont les dimensions ne correspondent pas à la norme (par exemple des documents textuels de taille inhabituelle).
- Transferts portant sur des RDVC non publiées. Il s'agit de transferts spécialisés à court terme, qui seront évalués au cas par cas, de sorte que le moyen de transfert le plus pratique soit choisi. Les transferts de RDVC numériques non publiées qui sont déjà entreposées dans des appareils de stockage matériels autres que ceux recommandés pour le transfert dans les Lignes directrices relatives aux supports physiques de stockage numérique de la BAC (autrement dit, les transferts dans des appareils de stockage portatifs jugés désuets) exigent une attention particulière.
- Transferts portant sur plusieurs supports.
- Transferts qui comprennent des RDVC non publiées qui sont faites de matériaux dont la BAC ne fait normalement pas l'acquisition (par exemple des textiles) ou qui présentent d'éventuels problèmes de sécurité (par exemple la pellicule de nitrate).
- Transferts pour lesquels un traitement de conservation a été effectué. Une description claire doit être donnée, de préférence sous forme de rapport, du type de traitement effectué, en plus d'indiquer quand et par qui il a été effectué. Le rapport doit comporter la signature de la personne autorisée, afin de démontrer officiellement que le matériel a été traité conformément aux indications fournies.
6.2.4 Vérification du contenu du transfert proposé
La vérification consiste à examiner la nature et le contenu des ressources documentaires dont le transfert est proposé, afin de s'assurer qu'il s'agit de documents non publiés qui conviennent à une acquisition de la part de la BAC. Pendant la vérification, le contenu proposé en vue d'un transfert est comparé au choix d'archivage précisé dans l'outil correspondant d'autorisation de disposer de documents (ou dans les interprétations correspondantes de cet outil), afin de confirmer la valeur continue des documents. La qualité de l'inventaire des ressources documentaires non publiées dont le transfert est proposé est également vérifiée à ce moment, afin de garantir qu'elle est conforme aux normes d'entrée de données de la BAC.
La vérification offre en outre la possibilité de confirmer, avant le transfert, que les ressources documentaires non publiées sont sur un support et d'un format et/ou dans un état qui favorisent une conservation et un accès à long terme, au cas où le matériel serait intégré aux biens permanents de la BAC. Si la vérification révèle que les RDVC non publiées ont été contaminées ou ont subi des dommages matériels avant le transfert, la BAC évaluera l'état de ces RDVC pendant qu'ils sont la responsabilité (garde et contrôle) de l'information qui doit effectuer le transfert, afin de déterminer si un traitement de préservation s'avère nécessaire, ou si tout traitement effectué auparavant a été effectué de manière satisfaisante (pour plus de détails, voir la section 6.2.3.1 vi).
La BAC dirige la vérification des transferts directs proposés. Toutefois, dans le cas de RDVC non publiées déjà entreposées dans un CSR, l'institution qui effectue le transfert doit examiner toutes les ressources documentaires non publiées dont on peut disposer conformément au formulaire Demande de consentement pour disposer des documents, afin de s'assurer que le CSR peut effectuer un transfert légal de la responsabilité sous la garde et le contrôle de la BAC.
Si on établit que certaines ressources documentaires non publiées dont le transfert est proposé ne font pas preuve d'une valeur continue ou ne sont pas durables à long terme, ces ressources devront être retirées du transfert des RDVC non publiées à la BAC. Le contenu matériel des contenants à transférer à la BAC doivent être modifié en conséquence, en vue de l'optimisation de l'espace et d'assurer un support adéquat du contenu qui reste. En outre, l'inventaire présenté au départ à la BAC doit être revu afin qu'il corresponde au contenu définitif dont le transfert est autorisé.
6.2.5 Réception de l'autorisation de transfert
Une fois que le contenu du transfert direct prochain a été vérifié, la BAC informe l'institution gouvernementale, par écrit, au sujet des résultats de ce processus et indique si l'institution peut effectuer le transfert proposé. Si ce n'est pas le cas, la BAC signale à l'institution les changements à apporter au contenu à transférer ou les travaux préparatoires supplémentaires à effectuer pour que le transfert soit autorisé.
Dans le cas de RDVC non publiées dont la responsabilité est transférée sous la garde et le contrôle de la BAC depuis un lieu d'entreposage des documents inactifs, la disposition est autorisée dès que le CSR reçoit le formulaire Demande de consentement pour disposer des documents signé de l'institution gouvernementale (voir la section 6.2.3). On prévoit que les RDVC non publiées stockées dans un CSR ont déjà été emballées conformément aux exigences de la BAC lorsqu'elles parviennent à l'installation.
6.2.6 Conditionnement des transferts directs autorisés
6.2.6.1 RDVC analogiques non publiées
Sauf en cas d'indication contraire de la BAC, les institutions doivent séparer physiquement les ressources documentaires en fonction du support, si le transfert direct porte sur plusieurs supports. Il s'agit habituellement de séparer physiquement les RDVC analogiques non publiées des RDVC numériques. Précisons que dans tous les cas de séparation d'après le support, les liens intellectuels pertinents entre les documents doivent être maintenus (par exemple à l'aide de l'information commune de classification des dossiers).
Les transferts directs autorisés doivent faire l'objet d'un conditionnement et être numérotés et étiquetés conformément à l'annexe H s'ils sont conformes aux dimensions et caractéristiques normalisées. Toute RDVC non publiée qui exige une attention spécialisée (voir la section 6.2.3.1) doit être conditionnée et préparée en vue du transfert conformément aux instructions de la BAC. Précisons que dans tous les cas, aucun dossier ou jaquette vide ne doit figurer dans le matériel à transférer.
L'inventaire correspondant doit correspondre au numéro et au contenu des boîtes au moment du transfert. Ainsi, tout changement apporté au contenu à transférer qui a entraîné une vérification ou un conditionnement doit être pris en compte.
6.2.6.2 RDVC numériques non publiées
- Format. Les RDVC numériques non publiées devront être remises à la BAC dans un des formats recommandés dans les Lignes directrices sur les formats de fichier pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue de la BAC (en cours d'élaboration).
Une conversion peut s'avérer nécessaire avant le transfert, surtout dans les cas où les formats qui ont été utilisés sont désuets ou peu courants ou exigent un logiciel qui est peu connu, exclusif ou difficile à obtenir. Si une conversion est prévue, les institutions doivent consulter la BAC afin de garantir l'intégrité des RDVC non publiées et que le processus est correctement décrit.
- Appareils de stockage portatifs. Si un transfert effectué à l'aide d'un appareil de stockage portatif a été approuvé au préalable par la BAC, les supports ci-dessous peuvent être utilisés, si les politiques de l'institution le permettent, conformément aux indications des Lignes directrices relatives aux supports physiques de stockage numérique :
- DVD
- Bande LTO-4 ou LTO-5 avec enregistrement en format non comprimé.
- Unités de disque dur externes.
- Unité flash USB.
- Unité de disque de l'ordre des To, que la BAC peut fournir en vue d'un transfert, au besoin.
Si une institution a stocké et géré des RDVC non publiées dans des appareils de stockage portatifs, notamment des bandes, des disques CD-ROM et des disquettes de diverses tailles et divers types (par exemple 3 po 1/2, 5 po 1/4, 8 po, les RDVC doivent être regroupées dans des appareils de stockage acceptables, dans la mesure du possible, et évaluées dans le but de déterminer le moyen de transfert qui convient. À cet égard, on doit prendre toutes les précautions afin que le contenu demeure intact. Autrement dit, des aspects comme la taille de fichier (octets) et les métadonnées intégrées (par exemple les indications de temps et d'heure) ne doivent pas être modifiés.
La BAC doit pouvoir déchiffrer les appareils de stockage portatifs qui ont été chiffrés et elle doit disposer des mots de passe des appareils qui sont dotés de cette fonction.
Tous les appareils de stockage portatifs utilisés pour le transfert de RDVC numériques non publiées à la BAC doivent figurer dans un inventaire, conformément aux indications de la section 6.2.2.
- Bases de données. Dans tous les cas portant sur une base de données relationnelle, le processus d'extraction doit reconstituer l'entité intellectuelle qui représente les RDVC non publiées. Il ne doit pas s'agir uniquement d'une extraction des diverses tables utilisées par le système pour créer et gérer les composantes des RDVC . Autrement dit, une seule RDVC non publiée peut comprendre des éléments de données conservés dans différentes tables de bases de données qui sont réunies pour former les RDVC au moment de la consultation ou de la production de rapports.
- Une fois que les appareils de stockage portatifs utilisés pour le transfert ont été déchiffrés, les fichiers stockés dans ces appareils doivent être non chiffrés lorsqu'ils sont remis et ne pas comprendre des macrocommandes et des champs à mise à jour automatique, notamment des dates.
- Aucune compression. Les RDVC numériques non publiées doivent être transférées sans avoir été comprimées au préalable. Si les RDVC doivent être comprimées, le format à cet égard doit faire l'objet de discussions avec la BAC avant le transfert.
- Valeur de total de contrôle. Pour les RDVC non publiées à transférer par voie électronique ou à l'aide d'appareils de stockage portatifs, un total de contrôle doit être produit et enregistré pour les objets numériques et les métadonnées qui accompagnent ceux-ci. La BAC recommande d'utiliser un algorithme de 128 bits (MD5) pour générer le total de contrôle, qui doit être également transféré. Voir ci-dessous :
- Pour un transfert électronique, générer un seul total de contrôle (autrement dit un lot) pour tout le transfert. La BAC se servira de ce total pour déterminer l'intégrité des éléments transférés.
- Si des appareils de stockage portatifs sont utilisés pour le transfert, générer un total de contrôle pour chaque appareil et l'indiquer sur l'élément de transport, afin que la BAC puisse déterminer l'intégrité de chaque appareil.
En comparant les totaux de contrôle générés avant et après le transfert, la BAC peut effectuer une validation à un degré de certitude élevé.
- Détection de virus. Même si la BAC effectuera une détection de virus de toutes les RDVC numériques non publiées transférées, qu'il s'agisse d'un transfert par voie électronique ou à l'aide d'appareils de stockage portatifs, les institutions qui réalisent le transfert doivent effectuer une détection de virus du matériel dans le cadre de la préparation en vue du transfert. Si un virus est repéré par la BAC après le transfert des RDVC , les institutions devront envoyer un autre ensemble de copies des RDVC sans virus.
6.3 Réalisation du transfert
Une fois que le contenu définitif à transférer a été approuvé et que les travaux de préparation sont terminés, la BAC collaborera toujours avec l'institution afin de coordonner et d'exécuter correctement le transfert des RDVC non publiées sous la garde et le contrôle de la BAC.
Un transfert direct comprend en général la prise de possession des RDVC par la BAC pour les transferts physiques (qui comprennent les RDVC numériques non publiées transférées à l'aide d'appareils de stockage portatifs), mais il peut aussi comprendre l'expédition du matériel si celui-ci est transféré depuis un endroit situé à l'extérieur de la région de la capitale nationale à un CSR désigné. Un transfert direct peut également comprendre un transfert électronique de RDVC numériques non publiées.
Tous les transferts directs approuvés doivent faire l'objet d'arrangements et comprendre un calendrier établi en consultation avec la BAC.
Important : Les RDVC numériques non publiées à transférer à la BAC doivent être conservés par l'institution qui effectue le transfert jusqu'à ce que la BAC confirme officiellement que le transfert est terminé et qu'un contrôle de la qualité a été effectué, avec succès. Pour de plus amples renseignements, voir la section 6.4.
6.3.1 Coordination et calendrier des transferts
6.3.1.1 Transferts physiques
Si la BAC a convenu de prendre possession des RDVC non publiées directement auprès de l'institution qui effectue le transfert, cette institution doit remettre à la BAC les coordonnées de la personne responsable de la supervision de la disposition du matériel, afin de fixer la date, l'heure et le lieu pour la prise de possession. Les autres renseignements logistiques qui ont trait aux plates-formes de chargement, au stationnement disponible (pour les véhicules de la BAC), etc., doivent être communiqués à l'institution. Au moment de l'établissement du calendrier, la BAC doit être informée, afin qu'elle sache si le contenu proviendra de plusieurs lieux. Même si les conditions et les dates peuvent être négociées, l'institution doit fournir les ressources nécessaires afin de faciliter la prise de possession et d'éliminer les obstacles, une fois que des arrangements ont été pris avec le personnel correspondant de la BAC.
Une fois que la BAC et l'institution ont convenu que les RDVC non publiées doivent être expédiées, l'institution qui effectue le transfert supportera les coûts de l'expédition et de la préparation de l'expédition, conformément aux indications de la BAC, à la date convenue.
Le transfert des RDVC non publiées qui se trouvent déjà dans des CSR est effectué, car ces RDVC se trouvent déjà dans les installations de la BAC. Une fois que le consentement de l'institution gouvernementale a été obtenu en vue de la disposition, le CSR effectuera le transfert légal du matériel à la BAC, conformément aux procédures établies.
6.3.1.2 Transferts électroniques
Un transfert électronique a lieu dans les cas où un réseau électronique est utilisé pour transférer des RDVC numériques non publiées entre une institution et la BAC. Il peut notamment s'agir d'un envoi par courriel ou selon le Protocole sécurisé de transfert de fichiers (sFTP), le sFTP étant la méthode préférée. Le transfert électronique par sFTP utilise une voie sûre en chiffrant les commandes et les données dans le cadre du transfert et en évitant que des renseignements délicats soient transmis dans le réseau sans protection. Il offre aussi un entreposage immédiat dans un lieu d'entreposage électronique qui comporte des services de sauvegarde et, ainsi, il n'est plus nécessaire de stocker et de manipuler des appareils de stockage portatifs.
Les institutions qui souhaitent transférer par voie électronique des RDVC numériques non publiées à la BAC doivent discuter de cette méthode avec la BAC, au cas par cas. Certaines restrictions sont imposées.
6.4 Exigences et pratiques exemplaires après le transfert
La présente section décrit les autres activités qui sont la responsabilité de l'institution après le transfert. On y décrit en outre à quel moment et de quelle façon la BAC a la responsabilité légale et physique des RDVC non publiées transférées par les institutions gouvernementales et ce que la BAC doit communiquer pour indiquer que le transfert est terminé.
6.4.1 Enregistrement du transfert après la réception par la BAC
Une fois que les RDVC non publiées transférées ont été reçues par la BAC, celles-ci sont enregistrées, c'est-à-dire qu'elles sont comptabilisées, mais qu'elles n'ont pas été entièrement traitées. Dans le cas d'un transfert direct, la BAC inscrite dans le dossier le numéro de référence unique assigné par le Centre de liaison à l'avis de transfert initial (voir la section 6.2.3). Les institutions doivent utiliser ce numéro pour les demandes de renseignements après le transfert, au sujet du contenu ou de l'état du matériel.
Les transferts qui ont lieu dans des CSR seront enregistrés par la BAC une fois que la disposition aura été autorisée. Jusqu'à ce que les RDVC non publiées aient été traitées, les institutions doivent utiliser le numéro d'acquisition que le CSR a assigné au matériel pour présenter des demandes de renseignements.
Lorsque le traitement initial est effectué, les institutions doivent régler les problèmes si le matériel est différent de ce qui a été approuvé au départ en vue du transfert ou si des difficultés techniques se présentent quant au matériel numérique (par exemple si les totaux de contrôle ne concordent pas; si un virus est détecté; si des données ont été altérées pendant le transfert).
Rappel. Les objets numériques initiaux et les métadonnées associées (voir les sections 6.4.3 et 6.4.4) qui composent les RDVC numériques non publiées transférées ne peuvent être supprimés qu'une fois que l'institution qui effectue le transfert a reçu l'avis de la BAC indiquant qu'on peut agir ainsi.
6.4.2 Accusé de réception de l'acquisition par la BAC
Peu importe le moyen de transfert utilisé, la BAC remettra aux institutions un accusé de réception écrit officiel qui précise que leurs RDVC non publiées transférées ont été ajoutées à sa collection une fois que l'acquisition a été correctement effectuée.
Le processus d'acquisition comprend la création de l'outil de recherche de la BAC pour le matériel. Il s'agit notamment de convertir l'inventaire des RDVC , en fonction des normes de la BAC (y compris les métadonnées associées), qui a été présenté par l'institution qui effectue le transfert, et d'examiner ces éléments afin de déterminer s'ils contiennent de l'information personnelle ou classifiée qui restreindrait l'accès par le public à l'outil de recherche. Une fois que la BAC estime que l'outil de recherche est partiellement ou entièrement « ouvert » au public, elle effectue une dernière vérification de l'exactitude du contenu avant d'assigner un numéro officiel à l'outil de recherche.
Un numéro de référence unique est assigné par le système à chaque acquisition de RDVC non publiées gouvernementales : il s'agit du numéro d'acquisition de la direction (NAD), qui est lié à l'outil de recherche correspondant. Une fois que la BAC a fourni ce numéro, l'institution doit mettre à jour ses systèmes internes en fonction de ce NAD, afin de faciliter tout accès futur au matériel transféré.
Note:
Les institutions seront avisées, à l'étape de l'inscription ou de l'acquisition, si la BAC a refusé une partie des ressources documentaires, ou toutes celles-ci, qui ont été transférées à sa collection. En tel cas, les institutions seront invitées à demander le retour du matériel à l'aide d'un processus officiel de retrait.
6.4.3 Documentation des transferts
Si une institution est soumise à la Directive sur la tenue des documents du Secrétariat du Conseil du Trésor, elle doit conserver la documentation de tous les transferts effectués vers la BAC, dans le cadre de son processus de disposition documenté. La comptabilisation des activités de disposition est aussi une pratique qui est hautement recommandée, même pour les institutions qui ne sont pas soumises à cette directive. Pour plus de détails, les institutions peuvent consulter les Lignes directrices sur la gestion de l'information : Élaboration et mise en œuvre d'un processus documenté de disposition couvrant toutes les ressources documentaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (version la plus récente, octobre 2011).
Note:
Les institutions peuvent souhaiter inclure les numéros d'inscription et d'acquisition de la BAC dans la documentation de leurs actions de disposition, afin de démontrer que la disposition a été exécutée correctement et avec succès et qu'elle comprenait le transfert de RDVC non publiées à la BAC (protection et contrôle).
6.4.4 Destruction de copies de RDVC numériques non publiées acceptées
Après avoir reçu un avis de la BAC selon lequel un transfert de RDVC numériques non publiées a été vérifié, approuvé et correctement effectué, les institutions doivent supprimer les objets numériques et certaines des métadonnées associées de leurs systèmes. Toutefois, certaines des métadonnées associées qui restent devront peut-être être conservées afin de décrire l'activité de disposition. Consulter à cet égard les Lignes directrices sur la gestion de l'information : Élaboration et mise en oeuvre d'un processus documenté de disposition couvrant toutes les ressources documentaires du SCT.