Chercheurs des ministères

Qui sont les chercheurs des ministères?

Le programme des chercheurs des ministères de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) permet aux employés du gouvernement fédéral et à d’autres personnes autorisées d’accéder à des documents restreints, créés par leur institution, mais qui sont maintenant sous le contrôle de BAC. Les chercheurs et les chercheuses doivent avoir une exigence précise pour accéder aux documents archivistiques gouvernementaux et obtenir l’autorisation de l’institution d’origine du document pour se prévaloir du statut de chercheur ou chercheuse des ministères.

Remarque : Ce programme ne s’applique qu’aux documents restreints. Veuillez consulter la page Services au public pour avoir accès aux documents archivistiques mis à la disposition du public (c.-à-d. qu’aucune restriction en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique).

Si vous n’êtes pas un chercheur ou une chercheuse des ministères, consultez la page Services au public pour obtenir plus de détails sur la façon de présenter une demande d’accès à des documents archivistiques gouvernementaux sous le contrôle de BAC.

Ce que vous devez savoir pour vous prévaloir du statut de chercheur ou chercheuse des ministères :

Obtenez le statut de chercheur des ministères

Un directeur responsable de l’organisation d’origine des documents doit soumettre une lettre d’autorisation [RTF 122 Ko] au coordonnateur de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de BAC. La lettre doit comprendre les renseignements suivants :

  • le nom du chercheur;
  • l’institution d’appartenance du chercheur;
  • le statut d’emploi du chercheur (durée indéterminée, durée déterminée, consultant contractuel ou étudiant);
  • le numéro de carte d’usager de BAC de l’employé (consultez notre page Formulaire d’inscription pour la carte d’usager pour demander ou renouveler une carte d’usager);
  • les coordonnées du chercheur (adresse professionnelle, numéro de téléphone et courriel);
  • le niveau d’autorisation de sécurité du Gouvernement du Canada du chercheur (fiabilité approfondie, secret ou très secret). Notez que ce niveau d’autorisation pourrait être valider par l’équipe de Sécurité de BAC;
  • des précisions sur les documents à consulter. Par exemple, est-ce que l’accès n’est permis qu’aux documents s’étendant sur une période de temps spécifique, à certains fonds et collections , ou est-ce que le chercheur peut accéder à tous les documents créés par le ministère (accès général ou spécifique)?
  • la référence au document archivistique de BAC pour le fichier restreint :
    • accès général : lorsque le chercheur est autorisé à accéder à tous les dossiers ministériels qui correspondent à son niveau d’autorisation de sécurité
      • fournir le numéro du fonds (R) ou du groupe d’archives (RG);
    • accès spécifique : lorsque le chercheur n’a accès qu’à des fichiers précis et qui correspondent à son niveau d’autorisation de sécurité
      • fournir le numéro du fonds (R) ou du groupe d’archives (RG);
      • pour chaque fichier ou contenant pour lequel l’accès est offert, fournir une référence complète de BAC (inclure le numéro du fonds ou du groupe d’archives; le numéro d’acquisition; le numéro de contenant [volume ou boîte] ou le numéro de microfilm; et le numéro de dossier ou d’article) (exemples de numéros de référence);
  • un énoncé clair indiquant si le chercheur peut ou non commander des reproductions;
  • la date d’expiration de la lettre d’autorisation (noter que les autorisations peuvent être accordées pour une durée maximale d’un an, ou jusqu’à la fin de la période d’emploi ou du contrat du chercheur);
  • les coordonnées d'une personne à contacter au sein du département au cas où le directeur ne serait pas disponible;
  • les coordonnées du directeur qui autorise l’accès (c.-à-d. bloc-signature).

La lettre doit être rédigée sur du papier à en-tête officiel de l’organisation et signée par un directeur responsable (niveau de la direction ou supérieur). Un courriel contenant les mêmes renseignements et provenant du compte du directeur approprié est également acceptable. Veuillez envoyer toute correspondance à bac.aiprpdp-atippr.lac@canada.ca.

Important : Les directeurs responsables ne peuvent accorder l’accès qu’aux documents archivistiques restreints de leur propre institution. Si un chercheur a besoin d’accéder à des documents archivistiques restreints provenant d’une organisation différente, des lettres d’autorisation distinctes doivent être présentées par les directeurs responsables de chacune des institutions. Par exemple, si un employé de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada doit accéder à des documents archivistiques restreints provenant de Parcs Canada, deux lettres d’autorisation doivent être présentées.

Planifiez votre visite

Formulaire d’inscription pour la carte d’usager

Tout chercheur ministériel doit être détenteur d’une carte d’usager valide. Visitez notre page Formulaire d’inscription pour la carte d’usager pour demander ou renouveler une carte d’usager.

Retrait de documents

Accès spécifique :

Les documents à accès spécifique seront commandés en votre nom. Lorsque les documents seront prêts à être consultés, un membre de notre équipe communiquera avec vous. Le retrait et le traitement des documents à accès spécifique peuvent prendre jusqu’à vingt (20) jours ouvrables.

Accès général :

Après avoir reçu le statut de chercheur des ministères, vous pouvez retirer les documents vous-mêmes en remplissant le formulaire Retrait des documents (consultation sur place). Une limite de dix (10) boîtes par jour est fixée. On vous recommande de commander le matériel trois (3) jours ouvrables avant votre visite. Vous pouvez consulter notre page Aide à la recherche pour obtenir des conseils sur l’utilisation de nos outils de recherche.

Si vous ne parvenez pas à localiser le matériel à l'aide de nos divers outils de recherche en libre-service, vous pouvez communiquer avec l’équipe des Services de référence  en utilisant le formulaire « Posez-nous une question ». Veuillez indiquer le numéro de référence de votre demande de statut de chercheur ministériel dans votre message.

Consultation des documents

Les documents peuvent être consultés dans notre édifice situé au 395, rue Wellington, à Ottawa. Consultez notre page Heures de service et d’ouverture pour plus de détails. D’autres dispositions seront prises pour l’accès à du matériel nécessitant une supervision supplémentaire en raison de leur nature délicate, du type de support ou de leur fragilité.

Une partie de notre collection peut également être consultée aux points de service de Winnipeg et de Vancouver. Pour plus de détails sur les documents de notre collection disponibles à ces endroits, visitez notre page Points de service à l’extérieur d’Ottawa.

Au moment de votre visite, ayez en main une copie du courriel de confirmation de votre statut de chercheur des ministères.

Demandes de reproduction

Pour toute demande de reproduction, veuillez consulter notre page  Demandes de reproduction. Vous devez avoir obtenu l’autorisation de votre directeur pour faire des photocopies au moyen du formulaire Commandez en ligne au moyen du Formulaire de commande de reproductions ou de nos services de photocopie libre-service. Le paiement doit être effectué au moyen du système de règlement interministériel. Ce processus nécessite les trois codes suivants : le numéro du ministère, le code d’organisation et le code de référence. N’oubliez pas de mentionner le numéro de référence de votre demande de statut de chercheur des ministères dans vos communications.

Important – Veuillez noter : Les documents à accès restreint auxquels vous aurez accès demeurent assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute autre politique ou directive applicable. Tous renseignements obtenus de ces documents doivent demeurer protégés en tout temps, conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Canada. Les documents restreints peuvent être consultés qu’aux fins précises autorisées par votre organisation et ne peuvent pas être utilisés à d’autres fins, notamment à des fins personnelles tel que la rédaction d’articles ou de livres. De plus, les renseignements personnels ne peuvent être utilisés que d’une manière qui a un lien raisonnable et direct aux fins originales auxquelles ils ont été recueillis ou préparés (usage compatible).

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