Discours - Des copies carbones roses, vertes et blanches à l'omniprésence de l'information : quel sera le rôle des experts de l'information? Discours d'ouverture de la conférence ARMA

 

I. Introduction

1) Le paysage numérique
 
Aujourd'hui, tous s'entendent pour dire que les progrès technologiques ont mené à la « marchandisation » des ressources d'information dans une mesure auparavant inimaginable. Ces progrès donnent aux citoyens la possibilité de participer à la création, à la production et à la réutilisation simultanées de l'information. La société a transcendé la production analogique et créé un « marché » de l'information numérique dont les dimensions, le dynamisme et la densité sont impossibles à imaginer.
 
La plupart des gens s'entendent aussi sur le fait que le paysage de l'aménagement des ressources d'information et de la mémoire a changé : autrefois le théâtre d'expériences officielles ordonnées et contrôlées et de relations limitées entre des représentants officiels, typiques de l'ère analogique, il se veut aujourd'hui le reflet des expériences non contrôlées (comme nous en avions l'habitude), désordonnées (comparativement au monopole que les professionnels de l'information avaient auparavant) et informelles, de même que du caractère illimité des communications dans le cyberespace qui caractérisent l'ère numérique.
 
Les progrès technologiques ne s'arrêteront pas là; ils continueront à se transformer à mesure que la société maîtrisera mieux les technologies et les mettra à contribution de façons inédites. Les progrès technologiques ne semblent pas sur le point de s'arrêter et, dans ce contexte, les professionnels de l'information et les institutions auxquelles ils fournissent des services devront continuellement réévaluer leurs postulats et leurs façons de faire, afin de bien comprendre leurs rôles et leurs responsabilités.
 
Pour ma part, j'estime qu'il serait ridicule de croire que l'ère numérique a simplement entraîné une explosion du contenu et qu'il serait possible d'en atténuer les effets en améliorant et en élargissant les techniques de conservation, et en augmentant la rapidité des outils de recherche. Dans une société où les progrès technologiques font disparaître les frontières entre les disciplines, nous devons continuellement réévaluer de façon collective la fonction et le rôle des institutions chargées de la mémoire. Je demanderais à ceux qui en doutent de déterminer comment ces institutions protégeront les percées dans le domaine des sciences de la santé, comme la conjugaison des technologies de l'impression avec la biophysique et la biologie cellulaire afin de reproduire la formation des tissus biologiques grâce à des technologies d'impression d'organes. Avons-nous besoin de congélateurs à nitrate à côté de nos classeurs? Peut-être que oui.
Cette présentation vise à examiner certains changements qui surviennent actuellement dans le monde de l'information, les mesures que prend le gouvernement du Canada pour composer avec ces changements et l'incidence de ceux ci sur les professionnels de l'information.
 

II. Modification de l'environnement

2) La transformation sociale
Une des caractéristiques de l'ère numérique est l'opposition de certaines particularités et de certains attributs des environnements analogique et numérique. Les principales distinctions se révèlent lorsqu'on examine les caractéristiques de la nouvelle main-d'œuvre multigénérationnelle. Essentiellement, chaque nouvelle génération apporte diverses expériences, normes sociales et opinions sur le monde, ce qui renforce la diversité des compétences, des aptitudes et des connaissances. En général, les baby boomers (les personnes âgées de 45 à 63 ans) sont nés dans un monde de communications analogiques, un monde fondé sur la valeur des objets tangibles, où les ressources d'information et de connaissances sont « contenues » dans des manuscrits, des documents officiels, des livres, des catalogues de fiches, des ordinateurs centraux et des ordinateurs personnels.
 
Les recherches démontrent que les membres de la génération Internet (les personnes âgées de 19 à 31 ans), qui forment la « génération numérique », ont grandi, quant à eux, dans un environnement social et un cadre de connaissances très différents et dans lesquels ils étaient virtuellement plongés. Cette génération se distingue radicalement des précédentes par la façon dont les personnes, d'une part, interagissent avec l'information, les gens, les institutions et les technologies et, d'autre part, s'acquittent de leurs fonctions et excellent au travail. Il s'agit d'un groupe démographique diversifié, saturé par les médias et rompu à l'utilisation des technologies, et son mode de vie est fluide. Les baby-boomers, eux, sont axés sur les valeurs et font de la réalisation de soi leur priorité. Au chapitre des valeurs, des différences clés distinguent également ces deux générations : les baby-boomers valorisent l'épanouissement, l'indulgence, l'équilibre et l'équité, tandis que les membres de la génération Internet favorisent la diversité, la souplesse et l'habilitation, et sont axés sur le service.
 
3) Changements anthropologiques
Au-delà de la société, ce sont aussi les individus qui la composent qui évoluent. Le rapport que l'individu moderne entretient avec l'information au sens large du terme se transforme rapidement. Les gens n'écrivent plus comme autrefois et n'écrivent plus pour les mêmes raisons. De la même façon, ils ne conservent plus leurs documents comme avant. Plus fondamental encore, ils ne lisent plus les mêmes choses. Ces constatations dépassent les questions de style, de vocabulaire, de moyen et de capacité de rétention. Ce sont les motivations mêmes de l'individu et son action sur l'information qui l'entoure qui sont en train d'évoluer.
 
En fait, on peut penser que si les enfants des baby-boomers ne comprenaient pas leurs parents parce qu'ils ne partageaient pas leurs valeurs, leurs petits-enfants ne les comprendront pas parce qu'ils ne parlent pas la même langue à partir de la même plateforme.
 
4) L'instant de documentation : un concept qui évolue rapidement
Dans le passé, les professionnels de l'information étaient seuls responsables d'assurer la pérennité de notre mémoire collective et de notre patrimoine documentaire. Ils choisissaient ce qu'il fallait préserver et ce dont se souviendraient leurs contemporains et les générations futures. La nature et les dimensions de cette prise de décisions critique ayant trait au choix du patrimoine documentaire constituent ce qu'un grand nombre de ces professionnels appelleraient en général « évaluation » ou « acquisition »; on décrirait probablement mieux cette notion par l'expression « instant de documentation ». En résumé, l'instant de documentation est un concept qui décrit la construction de la mémoire publique par les institutions mandataires et la société civile dans un environnement qui est aujourd'hui principalement numérique.
 
En y regardant de plus près, cependant, on comprend que l'instant de documentation se fond au processus du souvenir, sans égard au temps ni à l'espace, et qu'il survient lorsque les collectivités deviennent conscientes de l'instabilité, de la fragilité et de la nature éphémère de la mémoire et comprennent qu'elles doivent réagir. C'est le moment où la société doit prendre des décisions concernant la diffusion, l'acquisition, le traitement et la gestion de ses ressources d'information en fonction de sa compréhension de leur raison d'être, de leur valeur, de leur utilité, de leur impact ou de leur caractère patrimonial continus. C'est le moment où les collectivités doivent, une fois pour toutes, délibérément et consciemment, investir pour assurer la préservation de l'information, d'abord en tant qu'actif social ou économique et, ensuite, en tant que bien civique et mémoire publique accessibles qui, au fil du temps, seront porteurs de sens pour la société.
L'instant de documentation a été complètement transfiguré par l'arrivée de l'ère numérique, qui a contracté ou refaçonné l'espace-temps de la réflexion et qui fait intervenir un grand nombre de nouveaux facteurs dans notre prise de décisions touchant la valeur mnémonique. Des décisions qui pouvaient attendre trente ans peuvent maintenant être prises avant, pendant et immédiatement après l'acte de création.
 

II. La tenue de documents au gouvernement du Canada

1) Le régime de tenue des documents
L'expression « tenue de documents » désigne les modalités et les moyens pour tirer parti de l'information d'une organisation en tant qu'actif essentiel et outil du processus décisionnel, de même que la collecte des données sur les activités, afin de satisfaire aux exigences des politiques et de transparence, et aux obligations légales. En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le Parlement a confié au bibliothécaire et archiviste du Canada la responsabilité de fournir des conseils et des directives sur la gestion des documents aux ministères et organismes, et lui a conféré l'autorité de surveiller la disposition des documents dans les institutions fédérales.
 
Une tenue des documents efficace garantit la cohérence administrative et opérationnelle essentielle au sein du gouvernement. Elle est destinée à soutenir le processus décisionnel, l'élaboration des politiques ainsi que l'application des programmes et la prestation de services aux Canadiens. Elle se situe foncièrement au cœur même des responsabilités des gestionnaires publics dans le processus démocratique de la nation. Sa fonction est double : d'une part, permettre aux ministres et aux sous-ministres de rendre compte des décisions et interventions grâce à la présentation de preuves documentaires; d'autre part, offrir aux citoyens - par l'entremise du Parlement et de ses agents et comités - les moyens documentaires d'évaluer les résultats organisationnels ou le rendement afin d'analyser le processus décisionnel ou d'évaluer la validité et l'adéquation des politiques et des interventions. La citation suivante résume clairement et simplement la responsabilisation du secteur public moderne : « les documents doivent être créés, tenus à jour et conservés de façon à ce qu'un gouvernement démocratique contemporain puisse être tenu responsable de ses activités devant le public » (J. Grant Glassco, rapport de la Commission royale d'enquête sur l'organisation du gouvernement, 1962).
 
Ce régime se fonde essentiellement sur l'élaboration de normes de documentation pour la tenue des documents dans les institutions liées aux activités de programme, aux secteurs d'activités, et aux rôles et responsabilités assignés. Les ministères et organismes établiront des normes à l'interne, afin de guider le processus décisionnel concernant la création et la gestion de leurs documents; ils institueront également des pouvoirs de délégation pour disposer des documents, selon les exigences du Parlement. Le régime s'inscrit également dans plusieurs stratégies essentielles, en particulier la gestion des documents possédant une valeur opérationnelle permanente lors de leur création (contrairement au modèle opérationnel précédent qui s'appliquait généralement aux documents au moment de leur destruction).
 
Cette importante évolution en matière de stratégie permettra aux ministères et organismes de consacrer leurs ressources à la gestion des documents opérationnels essentiels, plutôt que de tenter d'assurer l'accessibilité de tous les documents - sans égard à leur valeur pour le gouvernement ou à l'intérêt du public -, ce qui, compte tenu de la multiplication des documents électroniques, se révèle de plus en plus coûteux.
 
2) La Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada
La Directive sur la tenue de documents, qui est entrée en vigueur en juin 2009, attribue aux gestionnaires de programmes la responsabilité d'assurer la tenue de documents au sein du gouvernement. Pour être conforme, la tenue de documents nécessite la définition des ressources documentaires (documents, publiés ou non, quel qu'en soit le support ou la forme) ayant une valeur opérationnelle liée au mandat du ministère, puis la gestion de ces ressources au moyen de structures de classification ou de taxonomies, leur placement dans un dépôt, leur destruction documentée, etc. Le concept de la valeur opérationnelle est lié au cadre des valeurs dont il a été question précédemment, mais il nécessite une définition de la valeur au moment de la création d'une ressource documentaire.
 
La définition de responsabilités et de rôles clairs en matière de responsabilisation ainsi que le devoir de documenter sont stipulés pour le gouvernement du Canada, et la préférence a été accordée à la création et à la tenue de l'information en format électronique. De plus, la structure de gouvernance relative à la gestion de l'information au sein du gouvernement, qui a été renouvelée à la suite d'un examen, comporte désormais des consultations avec les gestionnaires des programmes opérationnels. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dirige la mise en œuvre de la politique et de la directive sur la gestion de l'information; il consulte des experts gouvernementaux en matière de gestion de l'information par l'entremise d'un ensemble de comités interministériels dont il assure la coprésidence en collaboration avec des représentants de Bibliothèque et Archives Canada.
 
Dans le but d'instaurer une nouvelle culture de discipline en matière de documentation à l'appui du projet d'intérêt public - qui est axé sur la création et le placement des ressources documentaires à des fins de responsabilisation et de transparence -, le gouvernement du Canada a récemment avancé dans la prise des mesures énoncées ci dessous :
 
  • table ronde des SM et groupe de travail des SMA sur la tenue de documents;
  • renouvellement de la Politique sur la gestion de l'information;
  • directive sur la gestion de l'information;
  • Directive sur la tenue de documents et Cadre de responsabilisation de gestion (établissement d'un
lien entre la tenue de documents et l'architecture d'affaires par le truchement du Cadre de responsabilisation de gestion et de la structure de gestion, des ressources et des résultats).
Toutes ces mesures ont mené à la création d'un régime de réglementation de la tenue des documents fondé sur les normes en matière de documentation applicables à la gestion de programmes et à la prestation de services.
 
3) Dépôt numérique fiable
De plus en plus, le patrimoine documentaire du Canada est numérique à l'origine et est mis à la disposition des Canadiens en format numérique. La transition rapide vers l'environnement numérique a changé tout ce à quoi touche le mandat de Bibliothèque et Archives Canada : édition, gouvernement, recherche, apprentissage et culture. Par conséquent, Bibliothèque et Archives Canada s'est donné comme principal objectif de devenir une institution réellement numérique.
 
Bibliothèque et Archives Canada fait l'acquisition à grande échelle d'une vaste gamme de documents numériques incluant des publications numériques, des sites Web sélectifs et de vastes domaines, des blogues, des documents électroniques du gouvernement, des photos et des œuvres d'art numériques, des documents audiovisuels numériques, des données géomatiques, des thèses électroniques d'universités canadiennes, des dessins techniques et architecturaux numériques, des documents électroniques textuels privés, des données diffusées, etc. De plus, Bibliothèque et Archives Canada génère une importante quantité d'information numérique dans le cadre de son programme de numérisation à grande échelle.
 
Pendant que le Canada progresse dans la résolution des problèmes liés à la préservation de son patrimoine documentaire numérique, nous devons mettre en place un réseau pancanadien de dépôts numériques fiables (des chambres fortes électroniques), où il sera possible de conserver et de distribuer les documents numériques à court et à moyen terme. Le contenu de ces dépôts sera choisi avec soin dans le but de déterminer ce qui devrait être préservé et accessible à long terme. Bibliothèque et Archives Canada élabore actuellement des politiques, des normes, des processus de travail et des techniques permettant de créer un dépôt numérique fiable d'ici 2017 et d'assurer ainsi l'accès au patrimoine numérique du pays à long terme. De cette façon, nous serons véritablement une bibliothèque et un dépôt d'archives du 21e siècle.
 

III. Incidence sur les professionnels de la GI au sein du gouvernement et ailleurs

1) Nécessité d'un changement culturel
Le gouvernement avait l'habitude d'envisager la gestion des documents comme une activité technique associée à leur archivage. Ce point de vue, qui ne reconnaissait pas le lien entre la gestion des documents et les activités opérationnelles des ministères, est bien loin de la conception moderne de la tenue de documents.
 
Les experts fonctionnels en matière de gestion de l'information et de technologies de l'information devront comprendre la façon dont il est possible de visualiser, de modéliser ou de schématiser les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle en fonction de l'architecture de l'information ministérielle. Comme vous le savez, cette compréhension améliore l'efficacité générale de la prestation des programmes, satisfait les objectifs opérationnels élevés du gouvernement et accroît la cohérence des activités administratives et opérationnelles au sein du gouvernement.
 
Il convient de souligner que ces lignes directrices sont indépendantes des technologies, des outils et des systèmes malgré la possibilité de les utiliser pour structurer les ressources d'information et leur relation avec les processus opérationnels, ainsi que pour constituer la base de l'architecture de l'information d'un ministère.
 
2) Établissement de critères pour déterminer la valeur opérationnelle des ressources documentaires
Les ressources documentaires créées ou préparées par les fonctionnaires dans le cadre de leurs activités opérationnelles quotidiennes sont la propriété intellectuelle du gouvernement du Canada et sont assujetties aux exigences des lois, des règlements et des politiques régissant leur utilisation, leur gestion, leur sécurité et leur élimination. Les ressources documentaires acquises autrement (achat ou don) dans le cadre des activités opérationnelles quotidiennes sont la propriété physique du ministère et sont également assujetties aux exigences des lois, des règlements et des politiques.
 
Comme les ressources documentaires n'ont pas toute une valeur opérationnelle inhérente et équivalente, les ministères doivent prendre des décisions quant à la valeur des ressources documentaires qu'ils créent ou se procurent, et ils doivent se concentrer sur la gestion des ressources qui ont une valeur opérationnelle et qui sont placées dans les dépôts. Ces ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont définies selon les deux impératifs suivants :
les fonctions prévues dans le mandat et les lois ainsi que les activités ayant exigé leur création ou leur acquisition et
les exigences en matière de rendement opérationnel de l'administration publique fédérale (p. ex., contribution à la cohérence et à la continuité administratives des processus relatifs aux finances, à la planification, à la mesure du rendement et à la production de rapports).
 
3) Préservation sélective de l'information
La société n'est pas au milieu d'une crise en matière de gestion de l'information, mais bien au milieu d'une « crise en matière de valeur de l'information ». La prise de décisions concernant la valeur des ressources documentaires et leur préservation continue correspond à un processus d'évaluation et de prise de décisions unique en ce qui a trait à la conservation des ressources documentaires au fil du temps. Nous devons prendre des décisions proactives quant à la valeur de l'information; le gouvernement se penche sur cette question au moyen de différentes propositions relatives à la valeur, tel un guide du Conseil du Trésor sur la valeur de l'information opérationnelle.

IV. Conclusion

Depuis des décennies, les professionnels de l'information envisagent l'avenir en pensant qu'on y trouvera simplement beaucoup de choses semblables, peut-être avec quelques différences çà et là, mais rien que le meilleur ordinateur ne permettrait pas de gérer. Aujourd'hui, nous devons envisager l'avenir en pensant qu'on y trouvera beaucoup de tout et de rien. Pour s'adapter à cette réalité, les professionnels de l'information doivent faire preuve d'une grande polyvalence et apprendre comment prendre des décisions en fonction de leur clientèle et des raisons à l'origine de leur mandat. Ils devront inévitablement évaluer et préserver l'information selon de nouveaux critères de pertinence, sans quoi nous assisterons à la dégradation de la mémoire collective et au discrédit de nos institutions chargées de la mémoire.
 
Merci 
 
Daniel J. Caron, Bibliothécaire et archiviste du Canada
Novembre 2010, Gatineau QC
 
 
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