Les conditions d’une véritable transparence à l’ère numérique

​Discours prononcé par Fabien Lengellé, en lieu de Daniel J. Caron,
à l’occasion de la Conférence de 2012 sur l’accès et la vie privée, Edmonton, Alberta.

Seul le texte prononcé fait foi

Bonjour,

Je tiens à remercier les organisateurs de la conférence de cette année sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de m’avoir invité à faire part de mes réflexions concernant la nature de la transparence à l’ère numérique.

Le thème de la conférence, The Domino Effect: Learning How to Fall in Place [L’Effet domino : Apprendre à tenir sa place], me semble bien choisi, surtout quand on pense que nos décisions sur ce qu’il faut documenter et préserver en tant que société et la démarche qui mène à la prise de ces décisions génèrent, au fil du temps, une série de conséquences ayant une incidence sur la capacité qu’auront les générations futures de comprendre le passé, le présent et l’avenir.

Aujourd’hui, je parlerai de la façon dont les nouvelles dynamiques du monde numérique transforment nos concepts de gouvernance traditionnels, notamment le rôle joué par les archives en tant que gardiennes de la mémoire administrative permanente de l’État. J’expliquerai ensuite comment ce phénomène appuie à son tour nos idées sur la transparence.

En résumé, quand on se demande quelles sont les conditions d’une véritable transparence à l’ère numérique, deux notions clés retiennent l’attention.

La première est la notion de détermination, de saisie et de préservation des ressources documentaires dont la valeur informative perdurera. Autrement dit, c’est la capacité de distinguer l’information ayant une valeur permanente du simple bruit et de conserver cette information à l’aide d’une méthode de sélection.

La seconde notion est l’idée selon laquelle nous devons libérer le contenu de son contenant et montrer dans quel contexte l’information a été produite afin de donner un sens aux ressources documentaires que nous avons décidé de préserver.

Mis ensemble, ces deux éléments fondamentaux de la pratique archivistique moderne constituent la base d’un examen complet de la transparence dans l’univers numérique.

Il faut d’abord prendre conscience que, tout comme les archives nationales ne sont plus la mémoire permanente du pays, le siège de la gouvernance ne se trouve plus essentiellement dans les dossiers de l’État. Fondamentalement, la gouvernance n’est plus seulement la responsabilité des administrations publiques.

Il est impossible de nier que l’évolution des technologies de l’information et des communications a démocratisé la production documentaire. De même, la révolution des technologies de l’information a eu pour conséquence de multiplier le nombre d’agents qui participent à la gouvernance. Ainsi, aux agents bien connus que sont les partis politiques, le gouvernement et les médias grand public, il nous faut ajouter le nombre toujours croissant d’organismes non gouvernementaux et de citoyens ordinaires qui exercent leur influence par l’entremise de leurs réseaux sociaux et autrement. Ils possèdent maintenant les moyens de communication qui étaient auparavant réservés aux agents de premier plan de la société. Nous devons donc revoir la notion qui découle de la mentalité analogique, selon laquelle l’accès aux documents du gouvernement assurera à lui seul la transparence nécessaire à la responsabilisation des agents gouvernementaux.

J’examinerai d’abord les changements provoqués par l’essor du monde numérique au sein du gouvernement, puis je porterai mon attention sur l’ensemble de la société.

On a tendance à confondre les notions de transparence et de responsabilisation, sans réfléchir suffisamment à la distinction entre l’administration et la gouvernance. Bref, un gouvernement peut être tenu responsable grâce aux documents administratifs indiquant quelles décisions ont été prises, quelles ressources ont été affectées et quels résultats ont été obtenus dans une sphère stratégique quelconque. Ces documents administratifs doivent être authentiques et faire autorité pour donner une idée exacte des mesures prises par le gouvernement. La question de savoir si le public doit avoir accès à ces documents relève cependant de la relation entre l’État et ses citoyens.
 

En résumé, la responsabilisation découle de bonnes pratiques administratives, notamment la tenue de documents, tandis que la transparence est un enjeu de gouvernance qui varie d’une culture à l’autre selon les normes de la société en matière d’information.

Dans certains pays, les affaires d’État sont gardées secrètes par un cercle restreint de personnes. D’autres font circuler l’information en fonction du besoin de savoir. Ailleurs, le niveau de transparence est si élevé que les citoyens ont un accès presque illimité aux documents gouvernementaux en ligne.

Pour montrer la différence entre la responsabilisation et la transparence, il suffit de nous rappeler les effets pervers imprévus que les appels à la transparence ont eus sur les pratiques administratives des bureaucraties.

Consciemment ou non, les bureaucrates ont été influencés par la présence de « Big Sister » : dans l’exercice de leurs fonctions administratives, ils savent qu’ils peuvent être « sousveillés » par les citoyens par le biais de nombreuses demandes d’accès à l’information.

Cette perception peut affecter l’exactitude ou l’intégralité de la tenue de documents, car de plus en plus d’échanges d’information deviennent confidentiels.

Il faut donc éviter que les appels à la transparence diminuent la qualité du processus documentaire, qui est essentielle à la fonction administrative du gouvernement.

En effet, les archives et la tenue de documents garantissent la conservation d’une présence documentaire sur le passé. À ce titre, elles sont nécessaires à la transparence de nos pratiques administratives, bien qu’elles ne suffisent pas.

Comme vous vous en doutez certainement, en tant que bibliothécaire et archiviste du Canada, je crois que ce processus doit commencer par les archives, notamment par des pratiques archivistiques adaptées à la création et à la préservation de l’information numérique, si nous voulons profiter des nouvelles possibilités offertes par l’informatique et les technologies de l’information pour rendre les rouages de la machine gouvernementale plus transparents pour les Canadiens.

L’examen des rôles et des responsabilités des archives dans le contexte de l’administration publique et du gouvernement montre que la préservation à long terme d’une « mémoire d’État » authentique, fiable et récupérable est devenue un élément fondamental de la responsabilité administrative au XXIe siècle.

Cela concorde avec une gouvernance transparente, une gérance ministérielle efficace et une prestation de programmes et de services aux citoyens efficiente par le truchement d’entreprises d’intérêt public.

De nos jours, la production et la préservation transparentes et accessibles de la causa materialis documentaire de l’État et de son administration publique sont de plus en plus essentielles à la formation et à la conservation d’une démocratie fonctionnelle.

Pour définir la causa materialis du Canada, je dirais qu’il s’agit des biens civiques fondamentaux de notre nation : ce sont les documents originaux dans lesquels nos décisions, nos actions et l’information qui se trouve dans nos livres et d’autres supports documentaires et artefacts sont consignées.
 

Ces documents sont nécessaires dans une société puisqu’ils permettent de formuler, d’exprimer et de partager des buts communs.

Grâce à eux, des groupes et des personnes ont accès à la littératie sociale nécessaire pour participer à la vie démocratique au sein des communautés.
 
Ils permettent aux citoyens de jouir de leurs droits et libertés et d’assurer la responsabilisation de l’administration publique et de la gouvernance, dans le respect de la primauté du droit.

Ils favorisent l’établissement d’un consensus social inclusif et la réalisation de progrès par la diffusion et la communication des ressources documentaires et la préservation d’une mémoire publique accessible.
En résumé, la causa materialis désigne les documents qui permettent aux Canadiens de fonctionner collectivement en démocratie.
 
Dans ce contexte, le dépôt d’archives est un des lieux fondamentaux du pouvoir et de l’autorité de l’État qui se manifestent par la possession et le contrôle des formes de preuve documentaire. On y retrouve la présence de l’État au fil du temps : dans le passé, le présent et l’avenir, car l’État laisse des traces de son autorité et de son authenticité dans les actes administratifs.

En fait, les archives constituent un principe fondamental grâce auquel il est possible d’administrer.
Les administrateurs, dans le secteur privé ou public, doivent connaître les faits immédiats et à long terme afin de concevoir et d’exécuter les mesures appropriées aidant à atteindre les objectifs organisationnels. Par exemple, les jugements constitutionnels rendus par les hauts tribunaux doivent être fondés sur des faits historiques; la péréquation doit être fondée sur la connaissance factuelle des revenus dans l’ensemble du pays; les décisions judiciaires doivent être prises à la lumière des preuves présentées dans le cadre de la jurisprudence existante.

En effet, les archives sont intrinsèquement liées à l’autorité et à l’authenticité des faits qu’elles contiennent et préservent. Elles fournissent des renseignements fiables permettant de documenter avec précision les décisions et les actions qui sont représentatives de notre époque et elles seront transmises aux générations futures pour que celles ci puissent en tenir compte.

Soulignons que les archives ne ressemblent pas un site archéologique sur lequel des couches de sédiments documentaires s’accumuleraient aveuglément au fil du temps.

La constitution d’un centre d’archives est un acte de création, mais aussi un acte de destruction, c’est à dire de disposition, car il est impossible et non souhaitable de tout conserver. C’est particulièrement vrai à l’ère numérique.

Compte tenu de la quantité d’information numérique qui est produite actuellement, même si nous pouvions tout acquérir, la logistique nécessaire pour gérer et rendre accessible un tel volume d’information représenterait une tâche gigantesque dépassant nos capacités humaines et financières.

Par conséquent, l’acquisition systématique doit céder la place à l’échantillonnage représentatif, qui suppose inévitablement un processus de sélection fondé sur des critères appropriés. Nous devons revoir notre conception de ce qui doit être acquis et rendu accessible. En résumé, il ne faut plus préserver le contenant, mais l’information qu’il contient.

Cela signifie qu’au lieu d’organiser nos ressources documentaires en fonction de la nature du contenant, nous nous orientons maintenant vers une méthode reposant sur la nature de l’information. Selon moi, il s’agit d’un tournant dans l’histoire des archives.
 

Depuis l’Arkhion de la Grèce antique, à partir duquel nous avons créé des endroits officiels à des fins publiques appelés « archives » à l’image d’un monde « autoritaire » et particulièrement contrôlé quant à la production de documents, passerons nous à une action (l’archivage) qui reflète la production de documents démocratisée et fragmentée d’aujourd’hui?

Ainsi, nous parlons d’une science reconnaissant qu’il est impossible, inutile et même dangereux de tout garder.

Il s’agit d’une science qui est plutôt axée sur l’étude et la compréhension des motifs et des raisons de l’expression, les lieux d’écriture, les univers discursifs, les contextes de création, les intervenants et leur rôle, et non seulement sur l’utilité d’un objet.

Il s’agit d’une science qui, en ce qui a trait à ces avancées liées à la compréhension et à la connaissance, organise les archives non plus en fonction de l’objet-archive disparu et obsolète, mais en fonction de déclarations discursives qui abondent sur le Web et dans l’espace discursif de nos sociétés modernes.

Il s’agit d’une science qui assure les constructions d’espaces logiques dans lesquelles nous trouvons du contenu et moins d’espaces pour les objets.

Cette distanciation de l’espace physique qui héberge les objets du patrimoine documentaire pour se diriger vers un espace virtuel où l’on peut trouver le contenu du patrimoine documentaire se reflète dans l’approche modernisée de BAC à l’égard du traitement des documents gouvernementaux.
D’ici 2017, par exemple, BAC n’acceptera pratiquement plus de documents gouvernementaux écrits. Notamment, les dossiers gouvernementaux ayant une valeur archivistique ne pourront plus passer le seuil des archives puisqu’ils ne seront plus reçus en format papier.

BAC travaillera plutôt conjointement avec la myriade de ministères et d’organismes gouvernementaux afin de cerner et d’étiqueter les documents ayant une valeur opérationnelle à l’aide d’une infrastructure commune de technologie de l’information (TI) fournie par Services partagés Canada.
BAC exercera ensuite la fonction relevant de son mandat, qui consiste à cerner, saisir et préserver les documents ayant une valeur archivistique, en élargissant son contrôle des documents dans la sphère numérique sans en prendre possession physiquement.

Cela représente-t-il la fin des archives comme lieu physique de la mémoire?

Il convient de souligner qu’à l’intérieur de la sphère numérique, l’archive semble survivre parce qu’elle s’inscrit dans le discours intellectuel, ou, mieux encore, dans une ontologie intellectuelle appuyée par un cadre législatif, une infrastructure de TI et le contexte sociétal, et non parce qu’elle se situe dans un endroit physique appelé les archives.

C’est encore plus vrai à mesure que nous procédons à la détermination et à l’étiquetage du patrimoine documentaire de l’ensemble de la société qui est diffusé sur ce qui est devenu notre principal moyen de communication : Internet. Cela dit, nous devons éviter de conclure que nous pouvons tout simplement laisser les responsables de la TI régler les détails.

En fait, un des obstacles que nous avons rencontrés dans l’ensemble des ministères et organismes gouvernementaux est la confiance aveugle que l’on retrouve dans de nombreux secteurs et à de nombreux niveaux concernant la capacité qu’aurait la technologie de l’information de traiter la quantité d’information produite actuellement et de la retrouver avec suffisamment de précision pour assurer une administration publique efficace.

Dans le cadre de ce que l’on pourrait qualifier de changement culturel au sein de la fonction publique, nous avons pris conscience que l’humain doit reprendre sa place dans l’équation. La technologie à elle seule ne peut garantir que la présence documentaire de l’État sera disponible et facile à trouver. L’intervention humaine est nécessaire pour atteindre cet objectif.

C’est pour cette raison que Bibliothèque et Archives Canada, conjointement avec le Conseil du Trésor, a soulevé l’importance de la valeur permanente des ressources documentaires du gouvernement, qui est exprimée et saisie dans ses documents opérationnels. Par conséquent, la sélection et la gestion des ressources documentaires à valeur opérationnelle jouent maintenant un rôle fondamental dans la mise en œuvre d’un régime de tenue de documents efficace et efficient dans les ministères fédéraux.
 

Afin de situer ces initiatives dans leur contexte, mentionnons que la sélection des ressources documentaires à valeur opérationnelle et l’élimination systématique du reste de l’information au moyen de processus de disposition autorisés et documentés constituent l’une des composantes de base essentielles du nouveau régime de tenue de documents de l’administration publique.

La Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada permet aux ministères de différencier les quantités énormes d’information qu’ils créent chaque jour et d’axer seulement leurs ressources sur la gestion des ressources documentaires qui ont une valeur opérationnelle et qui sont indispensables à l’atteinte des objectifs opérationnels et des exigences de rendement et à l’exécution du mandat que la loi leur impose.

La Directive définit les ressources documentaires comme des productions documentaires sous forme publiée ou non, quel que soit la source de communication, le format, le mode de production ou le support d’enregistrement. Ces ressources peuvent comprendre les documents textuels, les documents électroniques, les nouveaux médias, les publications, les films, les enregistrements sonores, les photographies, l’art documentaire, les graphiques, les cartes et les artefacts.

La Directive mentionne également que les ressources documentaires à valeur opérationnelle sont des documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils permettent et documentent la prise de décisions à l’égard de programmes, de services et d’opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.

Dans ce contexte multidimensionnel et complexe, un régime de tenue de documents qui est axé sur la technologie et neutre sur le plan des formats permet d’harmoniser le fonctionnement administratif et opérationnel de base du gouvernement, peu importe les technologies employées.
La Directive permet de résoudre de nombreux défis posés par l’abondance de l’information créée et acquise dans les milieux de travail gouvernementaux.
 
Les ressources documentaires à valeur opérationnelle fournissent aux ministres, aux gestionnaires de programme et aux citoyens canadiens des preuves documentaires fiables sur les décisions opérationnelles, les activités et les transactions.
 
Ces pratiques améliorent l’accessibilité, l’efficacité de l’extraction de l’information et l’efficience de la prestation des programmes et des services, évitent le dédoublement des tâches et les problèmes d’insuffisance des locaux d’entreposage, clarifient les activités de disposition et favorisent l’établissement d’une culture moderne et rationalisée de la tenue de documents au sein du gouvernement du Canada.

Par ailleurs, en raison de l’immense quantité de documents numériques créés par le gouvernement du Canada, nous ne pouvons attendre longtemps après la création des documents avant de choisir ceux qui ont une valeur opérationnelle et qui doivent être archivés.
 
Nous rompons avec le passé en déplaçant le moment de l’évaluation initiale, qui permet de déterminer si un document a une valeur opérationnelle, à ce point dans le temps que nous appelons le « moment documentaire », ce moment où le document est créé, puis étiqueté en vue de sa consultation ultérieure.
 

De plus, nous sommes conscients qu’il ne suffit plus d’acquérir et de préserver un corpus documentaire. Il faut également essayer de faire de même pour le contexte culturel dans lequel les documents ont été créés. Cette prise de conscience signifie que nous ne nous contentons plus d’acquérir un document particulier en tant qu’objet isolé. 
 
Le document est plutôt perçu comme une représentation d’un exemple particulier de discours social qui témoigne d’un réseau de relations entre plusieurs agents déterminés ayant évolué au fil du temps.
Par conséquent, notre recherche, nos analyses et nos réflexions ont incité BAC à adopter une démarche d’évaluation du contenu qui met l’ensemble de la société à contribution. Nous combinons certains concepts, théories et méthodes de recherche des sciences sociales avec des idées postmodernes et d’autres notions philosophiques afin d’établir la vaste base épistémologique du processus décisionnel relatif à la valeur documentaire, y compris la valeur patrimoniale des ressources documentaires opérationnelles du gouvernement. Nous avons ainsi choisi une approche semblable à celle employée par la chercheuse américaine Helen Nissenbaum dans le cadre de l’analyse contextuelle de la circulation de l’information, des nouvelles applications de la TI et de leur incidence sur les préoccupations traditionnelles concernant la protection de la vie privée.

À l’instar de Nissenbaum, nous tentons, dans notre domaine d’analyse, de cerner le contexte social structuré dans lequel les ressources documentaires sont produites. Nous portons une attention particulière aux acteurs, à leurs rôles et aux normes informationnelles qui influent sur leurs communications.

En plus du contenu que nous tentons de saisir et de préserver, nous allons archiver nos analyses du domaine afin de documenter l’évolution des divers contextes dans lesquels l’information est produite au Canada.

À mon avis, ce sera nécessaire pour que les générations futures puissent comprendre le patrimoine documentaire que nous avons décidé de leur léguer.

Pour ce qui est de la société en général et des éléments essentiels d’une véritable transparence dans un monde numérique où la fonction de gouvernance est de plus en plus partagée entre les intervenants des secteurs privé et public, je crois que les notions qui se sont avérées problématiques dans le secteur gouvernemental entrent en jeu à l’échelle mondiale.

Pour que la transparence soit véritable, les traces des ressources documentaires doivent perdurer.
Cependant, comme le remarque Luciano Floridi, sur le Web, il n’y a pas de préservation dans le sens traditionnel du terme sans intervention humaine.

À son avis, la préservation est tout simplement une « fonction de recyclage » : l’information importante demeure dans le nuage informatique grâce à un processus de création, de collecte, de stockage, de distribution, de consommation, d’adaptation et de recyclage tant que le contenu demeure utile ou pertinent. Sinon, l’information est délibérément détruite ou accidentellement effacée parce qu’elle n’est manifestement pas pertinente.

La mémoire est donc un concept éphémère puisque l’information en constante évolution est définie par son utilisation et sa pertinence à un certain moment. Elle n’est pas durable; elle est périssable ou compostable. 

En effet, selon de nombreux observateurs qui rédigent actuellement des textes sur l’information dans le contexte numérique, le concept d’« archive » est en grande partie désuet. Il s’agit tout simplement d’un processus informatique qui, aux yeux des utilisateurs, se résume à la fonction temporaire « sauvegarder » ou « conserver ». Toutefois, du seul point de vue de la technologie de l’information, la fonction « sauvegarder » ou « conserver » ne relève nullement d’une décision consciente prise par le créateur ou l’utilisateur au sujet de la valeur de l’objet d’information ou de la ressource elle même. Cette fonction fait seulement partie du vaste processus de l’information.
Dans un milieu où l’information est si fluide, quels sont les motifs qui justifient l’investissement dans la préservation cumulative d’une mémoire enregistrée ou statique à long terme?
 

Quand est il approprié de le faire?

Quelles sont les attentes du public dans ce contexte entourant la mémoire permanente?

Il n’est pas facile de répondre à ces questions. Toutefois, tant que les gens échangeront l’information sur une base purement transactionnelle, rien ne garantira que l’information ayant une valeur permanente, qui devrait à ce titre être transparente dans une société libre, ne périra pas.
Dans le même ordre d’idées, la question de l’authenticité et de l’autorité des ressources documentaires m’apparaît comme un défi de taille en raison de la dynamique des réseaux sociaux sur le Web.

Le contenu numérique peut être produit à bon marché, est distribué à grande échelle et est intrinsèquement malléable. La relative aisance avec laquelle il peut être adapté aux besoins de l’utilisateur, qui ne correspondent pas nécessairement aux intentions du créateur de la ressource documentaire, fait partie de ses atouts.

Comment pouvons nous établir l’autorité et l’authenticité dans un monde où l’information est sans cesse remodelée?

On peut même se demander si la question est pertinente compte tenu des normes informationnelles quelque peu anarchiques qui semblent régner sur le Web.

Pour l’instant, l’idée d’appliquer des licences Creative Commons à une partie du contenu sur le Web vise à résoudre ce problème, mais il est trop tôt pour dire si cette pratique prendra de l’ampleur et s’imposera.

De plus, la majorité de la communication sur Internet est composée de petites unités de discours utilisées interactivement; celles ci ne doivent pas nécessairement être couvertes par une licence. Les gazouillis sont continuellement retransmis sans que l’on s’interroge sur l’autorité du contenu.
Enfin, compte tenu du caractère malléable et périssable des ressources documentaires, n’est il pas logique que la société intervienne plus rapidement qu’avant après leur création?

Nous avons accepté que Tim Berners Lee affiche nos documents sur le Web à l’aide du code HTML; nous devrions maintenant suivre son conseil et étiqueter le contenu que nous affichons avec des données liées ouvertes pour que d’autres personnes puissent trouver et utiliser nos ressources documentaires.

En outre, peut être qu’une bonne partie de ce que l’on appelle actuellement la recherche historique devrait être consacrée à l’analyse du domaine en temps réel, pendant que les événements se déroulent. Après tout, Internet Archive, avec sa Wayback Machine, ne conservera pas tout ce qui nous semble utile. Par conséquent, en tant que membres d’une société, nous devons nous engager à faire progresser le bien commun qu’est la préservation à long terme de nos ressources documentaires.
Cette nouvelle prise de conscience est fondée sur le fait que de nombreuses ressources documentaires prennent de la valeur lorsqu’elles sont distribuées plus largement. Cette valeur est concrète ou non; elle peut enrichir monétairement une personne ou la société ou stimuler un sentiment de bien être qui découle de la participation à la production du savoir.

En fait, dans un monde numérique, nos concepts de responsabilisation, de transparence et d’intendance doivent dépasser les frontières des ministères et des organismes gouvernementaux. Les citoyens ont besoin d’un accès à tous les documents de valeur qui forment la gouvernance pour jouer un rôle constructif dans la façon dont ils sont gouvernés.

Du point de vue de la nature civique d’une société libre dans le monde numérique, le principe de l’accès à l’information doit être lié au principe de la gouvernance transparente, ce qui exige un autre changement de culture. Pour commencer, il faut prendre conscience que la production et la diffusion de l’information sont l’essence même de la vie en société.

Dans le monde actuel, la création des ressources documentaires d’une nation revêt maintenant la même importance que celle autrefois accordée à l’exploitation des ressources naturelles. Pour que nous puissions prospérer en tant que particuliers et en tant que société dans un tel monde, nous devons comprendre notre façon de participer à la circulation de l’information pour que nous puissions tous occuper la place qui nous revient.

Merci.
 
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