Dossiers du personnel de la fonction publique

Bibliothèque et Archives Canada conserve des documents concernant les anciens employés de la fonction publique fédérale. Les dossiers des employés de la fonction publique fédérale renferment des renseignements sur l'historique de l'emploi de chaque individu ainsi que des renseignements personnels. Les dossiers des anciens employés de la fonction publique fédérale sont détruits lorsque ces anciens employés atteignent l'âge de 80 ans. Après cette période, tous les dossiers sont détruits.

Comment faire parvenir une demande pour votre propre dossier ou celui d'une autre personne

  • Votre requête doit être signée
  • Pour retrouver un dossier, nous avons besoin des renseignements suivants : nom de famille, prénoms, date de naissance, et numéro d'assurance sociale (NAS).
  • Si vous ne connaissez pas la date de naissance ou le numéro d'assurance sociale, d'autres renseignements peuvent nous aider à retrouver le dossier demandé : nom du plus proche parent, dates d'emploi et le nom du ministère pour lequel la personne a travaillé.
  • Consultez la section sur les restrictions d'accès ci-dessous.
  • Veuillez spécifier quels documents vous désirez.
  • Nous n'acceptons pas de demandes par courriel pour ces dossiers.
  • Ces demandes doivent nous être transmises par la poste ou par télécopieur :

Documents du personnel
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Télécopieur : 613-947-8456

Si vous faites une demande pour votre propre dossier et que vous avez quitté la fonction publique fédérale depuis moins de deux ans, veuillez prendre contact avec le bureau des ressources humaines du ministère pour lequel vous avez travaillé.

Restrictions d'accès

  • Pour avoir accès à des renseignements personnels concernant une personne encore vivante, il est nécessaire d'obtenir le consentement écrit de cette personne.
  • Si la personne est décédée depuis moins de 20 ans, certains renseignements à son sujet peuvent être divulgués à sa famille immédiate. Une preuve de décès et une preuve du lien de parenté doivent être fournies.
  • Il n'y a aucune restriction d'accès aux renseignements concernant une personne décédée depuis plus de 20 ans. Une preuve de décès et une preuve du lien de parenté sont requises.

Preuve de décès : Copie du certificat de décès, notice nécrologique d'un journal, avis de décès ou photographie de la pierre tombale. Si l'individu est décédé alors qu'il faisait partie de la fonction publique fédérale, la preuve de décès n'est pas requise.

Preuve du lien de parenté : Document qui montre clairement le lien de parenté qui existe entre la personne qui fait l'objet d'une demande de renseignements personnels et la personne qui fait cette demande. Les noms de ces deux personnes doivent figurer sur ce document. Les notices nécrologiques de journaux, les certificats de baptême et les certificats de naissance complets sont acceptables. Par contre, les certificats de naissance de format portefeuille qui n'indiquent pas les noms des parents ne conviennent pas. Veuillez ne pas envoyer d'originaux; nous acceptons les photocopies.

Famille immédiate : Parent, épouse, enfant, frère, soeur, petit-fils ou petite-fille de l'individu.

Si vous voulez présenter une requête formelle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la loi sur l'accès à l'information, voyez : L'accès et l'utilisation des documents

Dossiers historiques

Quelques dossiers du personnel ont été conservés pour des raisons historiques et se trouvent dans le fonds de la Commission de la fonction publique (RG 32). Consultez la base de données Recherche de fonds d'archives — Recherche avancée et inscrivez un nom de famille comme mot clé et le numéro de groupe d'archives RG32.

La description d'inventaire pour la Commission de la fonction publique fournit de l'information à propos d'autres documents conservés dans ce fonds, comme les listes des employés civils (employés de la fonction publique).

Rapports annuels

Les rapports annuels des ministères du gouvernement fédéral contiennent parfois des listes d'employés. Les rapports annuels du vérificateur général présentent aussi de telles listes pour différents ministères. Tous les rapports annuels sont publiés dans les documents du Parlement, que vous trouverez à Bibliothèque et Archives Canada et dans plusieurs autres bibliothèques.

Ministère des Finances (RG 19)

Il existe encore certains documents concernant les employés de divers ministères du gouvernement fédéral, notamment les establishment books (1843-1920) et les superannuation registers (1870-1891). Consultez la base de données Recherche de fonds d'archives — Recherche avancée et inscrivez des mots clés tels que « superannuation » ou « establishment » et le numéro d'instrument de recherche 19-8.

Documents plus anciens

Les documents suivants sont constitués de demandes et de listes de nominations. Ils ne sont pas indexés par nom et n'ont pas été microfilmés.

Contenu des volumes pour Quebec, Lower Canada, Upper Canada and Canada :
Civil Service Records, 1764-1874 (RG 4 B33)
Volume Description Date
1 Applications for employment 1857
2 Applications for employment 1858
3 Applications for employment 1859
4 Applications for employment 1860-1861
5 Register of applications for offices 1842-1857
5A Register of applications for offices 1857-1867
6 Applications for employment 1862
7 Applications for employment 1863-1864
8 Applications for employment 1865-1868, 1871, 1874
9 Minutes of the Board of Examiners 1857-1858
9 Civil Service examinations 1858-1861
10 Civil Service examinations 1862-1863
11 Civil Service examinations 1864-1865
12 Civil Service examinations 1866-1868, 1871, 1874
13 Civil Service examination results & reports 1857-1861
14 Civil Service examination results & reports 1862-1868, 1871, 1874
15 Minutes of the proceedings of the Civil Service Commission 1862
16A List of miscellaneous appointments 1842-1852
18 Appointments of Surveyors 1764, 1784-1805
19 Appointments of Surveyors 1808-1821
20 Appointment of Surveyors 1822-1840
20A Returns of the Civil Establishment 1817
21 Returns of the Civil Establishment 1822, 1834-1835
22 Returns of the Civil Establishment 1840
23 List of the Civil Establishment (photostat), annotated to indicate appointments from 1777 onward 1809
Contenu des volumes pour Upper Canada and Canada West :
Applications for Appointments to Public Office, 1803-1876 (RG 5 B7)
Volume Description Date
1 List of Candidates for Office, naming the person recommended; arranged alphabetically 1836-1837
2 Applications for appointment, arranged alphabetically by name and office 1831
3 Civil Officers of Districts, listed alphabetically within the districts 1803-1817
4 Letters of application and of recommendation 1839-1841
4A Letters regarding the appointment of Clerks of the Peace 1844
5 Register of applicants for district offices, arranged by district 1842-1845
6 Letters of application and recommendation for employment and for relief 1840-1846
7 Letters of application and recommendation 1841
8 Letters of application and recommendation 1854-1876
9 Register of applicants for appointments, arranged by district 1838-1841
10 Register of applicants for appointments, with a list of incumbents, arranged by district; with an index 1840-1847
11 Register of magistrates and coroners, arranged by district, with an index 1840
12 Register of candidates recommended for appointments, arranged by district 1812-1816
13 Register of appointments (except magistrates and coroners), arranged by district 1842-1867
14 Letters of application and certificates 1841-1843
22 Register of appointments to offices, by office vers 1841

Bureaux de poste

La base de données Bureaux et maîtres de poste contient les noms et les périodes d'emploi des maîtres et maîtresses de poste. Veuillez noter que plusieurs de ces individus étaient payés à commission et n'étaient pas des employés du ministère des Postes.

Les messagers des postes et ceux qui distribuaient le courrier en milieu rural étaient engagés à contrat; ils n'étaient pas des employés du ministère des Postes. Vous trouverez des références à des contrats dans les rapports annuels du ministre des Postes des années 1851 à 1917, et dans la base de données Recherche de fonds d'archives — Recherche avancée et inscrivez des noms de lieu comme mots clés et le numéro d'instrument de recherche 3-43. Pour trouver des documents produits entre 1839 et 1893, faites également une recherche sans inscrire de nom de lieu, mais seulement le numéro d'instrument de recherche.

Civil Service List of Canada : Liste du Service civil du Canada (1883-1918)

Ces publications annuelles indiquent le nom, la date de naissance, la date de nomination et le salaire des employés de la fonction publique fédérale, y compris de certains employés des bureaux de poste. Plusieurs bibliothèques en possèdent des exemplaires en format papier et des copies microfilmées. Consultez AMICUS pour connaître l'emplacement de ces bibliothèques.

Pour en savoir plus sur les documents concernant les employés des gouvernements provinciaux et territoriaux, nous vous recommandons de commencer votre recherche en communiquant avec les dépôts d'archives provinciales et territoriales.

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