Bibliothèque et Archives Canada - États financiers ministériels 2016-2017

États financiers pour l'exercice terminé le 31 mars 2017

Déclaration de responsabilité de la Direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2016 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction de BAC. Ces états financiers ont été préparés par la Direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La Direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains des renseignements présentés sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la Direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la Direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de BAC concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la Direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La Direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de BAC sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la Direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable et il est fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés et à apporter les ajustements nécessaires.

BAC fera l'objet d'audits périodiques de ses contrôles de base par le Bureau du contrôleur général et il utilisera les résultats de ces audits pour adhérer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Entretemps, BAC a entrepris une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2016, conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et on trouve en annexe un résumé du plan d'action.

Les états financiers de BAC n'ont pas fait l'objet d'un audit.

_________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Gatineau, QC
Le  août 2017

 

_________________________________
Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services
organisationnels, et Dirigeant principal des
finances
Gatineau, QC
Le  août 2017

 

État de la situation financière (non audité)
au 31 mars

(en milliers de dollars)

2017

2016


Passifs

 

Créditeurs et charges à payer (note 4)

12 169 $

 

9 719 $

 

Indemnités de vacances et congés compensatoires

3 277

 

2 992

 

Revenus reportés (note 5)

1 099

 

258

 

Avantages sociaux futurs (note 6)

3 260

 

6 254

Total des passifs nets

19 805

 

19 223


Actifs financiers

 

 

 

Montant à recevoir du Trésor

12 557

 

9 499

 

Débiteurs et avances (note 7)

1 015

 

540

Total des actifs financiers nets

13 572

 

10 039


Dette nette ministérielle

6 233

 

9 184


Actifs non financiers

 

 

 

 

Immobilisations corporelles (note 8)

85 133

 

40 026

 

Charges payées d'avance

601

 

0

 

Collections (note 9)

1

 

1

Total des actifs non financiers

85 735

 

40 027


Situation financière nette ministérielle

79 502 $

 

30 843 $

 

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

_________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Gatineau, QC
Le  août 2017

 

_________________________________
Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services
organisationnels, et Dirigeant principal des
finances
Gatineau, QC
Le  août 2017

 

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)

2017

 

2017

2016

 

 

Résultats prévus

 

Charges

 

 

 

 

 

Élaboration d'autorisation de disposer

3 230


4 217


3 352

 

Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

6 021

 

3 959

 

6 966

 

Documentation de la société canadienne

17 382

 

13 254

 

17 516

 

Préservation du patrimoine documentaire

52 074

 

37 183

 

41 878

 

Accès au patrimoine documentaire

32 972

 

37 836

 

31 857

 

Services internes

31 251

 

31 900

 

35 522

Total des charges

142 930

 

128 349

 

137 091


Revenus

 

 

 

 

 

 

Ventes de marchandises et de produits d'information

205

 

190

 

177

 

Gain sur l'aliénation d'actifs non immobilisés

20

 

12

 

6

 

Gain sur l'aliénation d'immobilisations corporelles

-

 

-

 

19

 

Revenus divers

120

 

247

 

1 271

 

Revenus gagnés pour le compte du gouvernement

(107)

 

(55)

 

(103)

Total des revenus

238

 

394

 

1 370


Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts

142 692

127 955

135 721


Financement du gouvernement et transferts

 

 

 

 

 

 

Encaisse nette fournie par le gouvernement

 

 

111 284

 

92 855

 

Variations des montants à recevoir du Trésor

 

 

3 058

 

(1 668)

 

Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10)

 

 

20 630

 

42 409

Transfert des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 11)

-

(27)

Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères (note 12)

41 642

-

Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts

 

 

(48 659)

 

2 152


Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice

 

 

30 843

 

32 995

Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice

 

 

79 502

 

30 843

Information sectorielle (note 13)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.
 

État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)

 

2017

 

2016

 

 

 

 

Coût de financement net après le financement du gouvernement et les transferts

(48 659)

 

2 152


Variation due aux immobilisations corporelles (note 8)

 

 

 

 

Acquisition d'immobilisations corporelles

8 073

 

1 833

 

Amortissement des immobilisations corporelles

(4 623)

 

(3 280)

 

Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles

(12)

 

(20)

 

Gain (perte) sur l'aliénation et la radiation d'immobilisations corporelles incluant les ajustements

12

 

(306)

 

Transfert entre ministères

41 657

 

-

Total de la variation due aux immobilisations corporelles

45 107

 

(1 773)


Variation due aux charges payées d'avances

601

 

-

Augmentation (diminution) de la dette nette ministérielle

(2 951)

 

379


Dette nette ministérielle – début de l'exercice

9 184

 

8 805

Dette nette ministérielle – fin de l'exercice

6 233

 

9 184

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des flux de trésorerie (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)

2017

2016

Activités de fonctionnement

 

 

 

Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts

127 955


135 721


Éléments n'affectant pas l'encaisse :

 

 

 

 

 

Amortissement des immobilisations corporelles (note 8)

(4 623)

 

(3 280)

 

 

Gain (perte) sur l'aliénation et la radiation des immobilisations corporelles

12

 

(306)

Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10)

(20 630)

(42 409)

 

 

Transfert des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 11)

-

 

27


 

Variations de l'état de la situation financière :

 

 

 

 

 

Augmentation (diminution) des débiteurs et avances

475

 

49

 

 

Augmentation (diminution) des créditeurs et charges à payer

601

 

-

 

 

Diminution (augmentation) des passifs

(582)

 

1 240

 

 

Transferts d'actifs entre ministères (note 12)

15

 

-

Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement

103 223

 

91 042

Activités d'investissement en immobilisations

 

 

 

 

Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8)

8 073

 

1 833

 

Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles

(12)

 

(20)

Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations

8 061

 

1 813


Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada

111 284

 

92 855

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)
Pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

(a) Description du mandat et objectifs

BAC est une institution gouvernementale qui a été établie le 21 mai 2004 à la suite de la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada. Le rôle de BAC a été officialisé par la Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada de 2004, qui assigne un pouvoir discrétionnaire au Bibliothécaire et archiviste du Canada en vue de la réalisation de la mission de BAC. Sous cette loi, aucun document sous le contrôle du gouvernement ou d'un établissement ministériel ne peut être détruit sans l'autorisation écrite préalable du Bibliothécaire et archiviste du Canada. Les documents qui, de l'avis du Bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique ou archivistique devront être transférés sous sa responsabilité et son contrôle.

BAC est considéré comme un organisme faisant parti de l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et faisant rapport au Parlement par l'entremise du ministre du Patrimoine canadien. Les pouvoirs de BAC consistent à :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • être la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

(b) Description des programmes
i) Élaboration d'autorisations de disposer : Pour appuyer la tenue de documents efficace au sein des institutions fédérales, BAC accorde des autorisations de disposer. Celles-ci précisent quels documents doivent être transférés à BAC à la fin de leur délai de conservation en raison de l'intérêt archivistique ou historique qu'ils présentent. Les autres documents sont aliénés par l'institution qui les a créés à la fin du délai de conservation.

ii) Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux : De concert avec les organismes centraux, les ministères et organismes fédéraux et d'autres partenaires, BAC joue un rôle prépondérant dans l'élaboration de normes, d'outils et de pratiques exemplaires en matière de gestion de l'information et de tenue de documents. Pour aider les institutions fédérales à gérer l'information, BAC offre un appui, des services et des formations par divers moyens : offrir des conseils concernant la tenue et la gestion de documents aux organismes centraux, à d'autres institutions fédérales et à des comités intergouvernementaux, préparer et donner des séances de formation et de sensibilisation aux fonctionnaires fédéraux dans le cadre de colloques et de forums sur la tenue de documents, établir des réseaux au sein de la collectivité de la gestion de l'information du gouvernement du Canada et coordonner des initiatives qui appuient les efforts des bibliothèques fédérales et de leurs ministères respectifs.

iii) Documentation de la société canadienne : Un des aspects essentiels du mandat de BAC consiste à évaluer et acquérir un patrimoine documentaire représentatif de la société canadienne pour le rendre accessible aux générations actuelles et futures. Les fonds documentaires de BAC se composent de ressources documentaires publiées et non publiées produites sur divers supports et formats, tant analogiques que numériques. Ce programme englobe toutes les activités destinées à évaluer, acquérir et traiter le patrimoine documentaire du Canada. BAC garantit l'authenticité de ce patrimoine, son importance pour les Canadiens et la pertinence de la collection qui en découle.

Les acquisitions de BAC sont régies par des textes juridiques :

  • en vertu du Règlement sur le dépôt légal de publications et de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les éditeurs canadiens doivent donner un exemplaire de toutes leurs publications à BAC;
  • en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les ressources documentaires qui présentent un intérêt archivistique et historique doivent être transférées à BAC dès que leur délai de conservation est échu.

BAC a aussi le mandat d'acquérir des documents d'intérêt archivistique et historique créés par des particuliers, des organismes non gouvernementaux et le secteur privé pour constituer une collection représentative de la société canadienne d'hier et d'aujourd'hui. Enfin, BAC a le mandat d'acquérir un échantillon représentatif du patrimoine documentaire du Canada qui est d'intérêt et qui est accessible au public sans aucune restriction, que ce soit sur Internet ou d'autres moyens semblables.

iv) Préservation du patrimoine documentaire : BAC gère une vaste collection de documents aux formats très variés, tant numériques qu'analogiques, afin d'en assurer la préservation et l'accessibilité à long terme. Les méthodes de l'archivistique et de la préservation, qu'elles soient traditionnelles ou sophistiquées, permettent de préserver à long terme des documents pertinents en format analogique et numérique. Les édifices à vocation particulière qui sont sous la garde de BAC, comme le Centre de préservation, le Centre de préservation de pellicule de nitrate et l'édifice d'entreposage de la collection à haute densité, aident à prévenir la détérioration des documents et assurent leur intégrité à long terme. La préservation des documents comprend l'ensemble des activités de gestion et des stratégies visant à garantir l'intégrité, l'authenticité et la disponibilité du patrimoine documentaire du Canada. Les activités de préservation se divisent en plusieurs catégories : les activités associées à la gestion physique de la collection, comme l'entreposage; celles qui concernent la restauration et la conservation, qui visent entre autres à prévenir la détérioration des documents et à réparer les dommages déjà subis; et celles liées à la reproduction et aux copies de remplacement, destinées à garantir la préservation et l'accessibilité des documents trop fragiles pour être consultés. Des stratégies novatrices sont mises en œuvre pour maintenir l'accessibilité des documents numériques et assurer la protection de leur contenu grâce à un transfert et à un entreposage adéquats.

v) Accès au patrimoine documentaire : Ce programme vise à faire connaître le patrimoine documentaire canadien et à le rendre accessible aux Canadiens et à toute personne ayant un intérêt pour le Canada, sa société ou son histoire. Ce faisant, BAC contribue au développement de nouvelles connaissances qui favorisent une meilleure compréhension de la société canadienne. Ce programme regroupe les activités par lesquelles le patrimoine documentaire est numérisé, décrit, organisé, répertorié et interrelié dans le but d'en faciliter l'accès et de répondre aux besoins et aux attentes des utilisateurs. Le contenu numérique, les bases de données, les index de catalogues et les autres outils qui en découlent aident les utilisateurs à chercher les ressources documentaires dont BAC est responsable. Le programme englobe aussi les activités permettant de rendre le patrimoine documentaire disponible, notamment par l'entremise du site Web et de visites sur place. BAC fournit de l'information et des services de consultation, de reproduction et de prêt à toute une gamme d'utilisateurs. Ces services peuvent être obtenus par de multiples voies, selon les besoins et les préférences : en personne, au téléphone, par courrier, par courriel ou sur Internet. BAC contribue également à faire connaître le patrimoine documentaire du Canada en donnant accès aux documents qui sont sous sa responsabilité au moyen de programmes publics et de partenariats. Le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire offre des contributions financières pour favoriser la préservation, l'accessibilité et la promotion du patrimoine documentaire local du Canada. Il donne aussi l'occasion aux collectivités des bibliothèques et des archives d'évoluer et de rester viables. Enfin, BAC contribue largement à rendre accessibles les documents gouvernementaux dont la responsabilité lui incombe en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en fournissant l'information qui se trouve dans les dossiers du personnel d'anciens employés de la fonction publique et membres des Forces canadiennes.

vi) Services internes : Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Autorisations parlementaires
BAC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au ministère ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'État des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'État de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans les sections « Charges » et « Revenus » de l'État des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans l'État des résultats prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2016-2017. Les montants des résultats prévus ne sont pas inclus dans la section « Financement du gouvernement et transferts » de l'État des résultats et de la situation financière nette ministérielle ni dans l'État de la variation de la dette nette ministérielle parce que ces montants n'ont pas été inclus dans le Rapport sur les plans et les priorités 2016-2017.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement
BAC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par BAC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par BAC sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(c) Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)
Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations de BAC et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que BAC a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

(d) Revenus
i) Les ventes de marchandises et de produits d'information sont des revenus provenant de droits réglementaires et sont constatées dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
ii) Les fonds reçus de tiers de l'extérieur à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.
iii) Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
iv) Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs. Bien que l'on s'attende à ce que l'Administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, ces revenus sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus.

(e) Charges
Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :
i) Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement, avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
ii) Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi.
iii) Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(f) Avantages sociaux futurs
i) Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de BAC au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale découlant du régime. La responsabilité de BAC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
ii) Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, qui sont prévues dans leurs conventions collectives ou dans leurs conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs et avances
Les débiteurs et avances sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

(h) Passif éventuel
Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

(i) Opérations en devises
Les opérations en devises sont converties en dollars canadiens aux taux de change en vigueur à la date des opérations. Les actifs et les passifs monétaires libellés en devises sont convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur en date de fin d'exercice. Les gains et les pertes résultant de la conversion de devises sont présentés dans le poste Dépenses diverses de la note 11 sur l'information sectorielle.

(j) Immobilisations corporelles
Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. BAC n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Catégorie d'immobilisations

Période d'amortissement

Bâtiments

40 ans

Matériel et outillage

3–15 ans

Matériel informatique

2–7 ans

Logiciels

2–10 ans

Autres équipements

3–40 ans

Véhicules

3–5 ans

Améliorations locatives

Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile de l'amélioration

Les immobilisations en cours de construction et les logiciels en cours de développement sont comptabilisés dans la catégorie applicable de l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

(k) Collections
Les collections de BAC sont présentées aux états financiers à la valeur nominale de 1 000 $. Les éléments de la collection sont comptabilisés à la dépense au cours de l'exercice où ils ont été acquis. Les éléments reçus de la part du gouvernement fédéral et des ministères ne sont pas présentés dans l'état de la situation financière.

(l) Incertitude relative à la mesure
La préparation des états financiers exige de la Direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui ont une influence sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la Direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la Direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

BAC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets de BAC pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

[6]
(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés

 

2017

2016

 

(en milliers de dollars)

Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts

127 955

 

135 721


Ajustements pour les éléments ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :

 

Services fournis gratuitement par d'autres ministères

(20 630)

(42 409)

 

Amortissement des immobilisations corporelles

(4 623)

(3 280)

 

Diminution (augmentation) des avantages sociaux futurs

2 994

(190)

 

Diminution (augmentation) des indemnités de vacances et congés compensatoires

(285)

205

 

Dépense pour mauvaises créances

-

 

(2)

 

Remboursement de charges des exercices antérieurs

143

59

 

Revenu non disponible pour dépenser au cours de l'exercice

68

206

 

Gain (perte) sur l'aliénation et la radiation et baisse de valeur des immobilisations corporelles

-

 

(306)

 

Autres

(156)

 

-

 

Total des éléments qui ont une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations

(22 165)

(46 127)

 

 

 

 

Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :

 

 

Acquisition d'immobilisations corporelles

8 073

1 833

 

Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles

(12)

 

(20)

Paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 11)

-

27

Augmentation des charges payées d'avance

601

-

Autres

49

17

 

Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement, mais ayant une incidence sur les autorisations

8 711

 

1 857

Autorisations de l'exercice en cours utilisées

114 501


91 451

[7]
(b) Autorisations fournies et utilisées

 

2017

2016

Autorisations fournies :

(en milliers de dollars)

Crédit 55 – Dépenses de fonctionnement

101 468

 

93 957  

Crédit 60 – Dépenses en capital

11 241

 

-  

Montants législatifs

10 141

10 265  

 

 

 

 

Moins :

Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs

(12)

 

(25)

Périmés : Fonctionnement

(1 842)

(3 221)

Périmés : Capital

(3 497)

-

Périmés : Affectations bloquées

(2 998)

(9 525)

Autorisations de l'exercice en cours utilisées

114 501

 

91 451

[8]
4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer de BAC.
 

 

2017

2016

 

(en milliers de dollars)

Créditeursautres ministères et organismes

2 313

1 064

Créditeursparties externes

9 679

8 510

Total des créditeurs

11 992

9 574

Charges à payer

177

145

Total des créditeurs et des charges à payer

12 169

9 719

[9]
5. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus non gagnés résultant de montants reçus de parties externes et réservés au financement des charges relatives à des projets spécifiques, ainsi que de montants correspondant à des droits versés avant la prestation des services connexes. Les revenus sont constatés au cours de la période où les charges sont engagées ou le service exécuté. Les détails des opérations de ce compte sont comme suit :

 

 

2017

2016

 

(en milliers de dollars)

Solde d'ouverture

258


863

Montants reçus

1 418

 

63

Revenus constatés

(577)

 

(668)

Solde de clôture net

1 099

 

258

6. Avantages sociaux futurs

(a) Prestations de retraite

Les employés de BAC participent au Régime de retraite de la fonction publique (le « régime »), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

Tant les employés que BAC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En raison de la modification de la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en œuvre de dispositions liées au Plan d'action économique du Canada de 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes. Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants du régime au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les membres qui ont rejoint le régime à partir du 1er janvier 2013. Chaque groupe a un taux de cotisation distinct.

Le montant des charges de 2016-2017 s'élèvent à 7 039 704$ (7 035 875$ en 2015-2016). Pour les membres du groupe 1, les charges correspondent à environ 1,12 fois (1,25 en 2015-2016) les cotisations des employés et, pour les membres du groupe 2, à environ 1,08 fois (1,24 fois en 2015-2016) les cotisations des employés.

La responsabilité de BAC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

(b) Indemnités de départ

Précédemment, les indemnités de départ accordées aux employées de BAC étaient basées sur l'éligibilité de l'employé, les années de services et le salaire au moment de la cessation d'emploi. Par contre, depuis 2011, l'accumulation d'indemnités de départ pour les départs volontaires a cessé pour la majorité des employés. Les employés assujettis à ces changements, ont eu la possibilité de recevoir la totalité ou une partie de la valeur des avantages accumulés jusqu'à présent ou d'encaisser la valeur totale ou restante des avantages au moment où ils quitteront la fonction publique. En date du 31 mars 2017, la majorité des règlements pour encaisser la valeur des indemnités étaient complétés. Ces indemnités ne sont pas capitalisées et conséquemment, les remboursements de l'obligation en cours seront prélevés sur les autorisations futures.

[10]
Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :
 

 

2017

2016

 

(en milliers de dollars)

Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice

6 254

 

6 064

Charge pour l'exercice

(1 956)

 

847

Prestations versées pendant l'exercice

(1 038)

 

(657)

Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice

3 260

 

6 254

[11]
7. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances de BAC :
 

 

2017

2016

 

(en milliers de dollars)

Débiteursautres ministères et organismes

644

 

446

Débiteursparties externes

357

 

89

Avances aux employés

14

 

5

Débiteurs

1 015

 

540

[12]
8. Immobilisations corporelles

Coût
(en milliers de dollars)

Solde d'ouverture

Acquisitions

Ajustements
(1)

Aliénations et radiations

 

Solde de clôture

Terrain

-

-

8 786

-

8 786

Bâtiments

8 020

-

94 861

-

102 881

Matériel et outillage

850

-

-

-

850

Matériel informatique

3 927

504

-

-

4 431

Logiciels

15 753

42

166

-

15 961

Autres équipements

34 739

465

-

-

35 204

Véhicules

570

34

-

-

604

Améliorations locatives

18 601

-

-

-

18 601

Bâtiments en cours de construction

949

6 529

-

-

7 478

Améliorations locatives en cours de construction

-

114

-

-

114

Logiciels en cours de développement

126

 

385

 

(166)

 

-

 

345

 

83 535

 

8 073

 

103 647

 

-

 

195 255

 

 

Amortissement cumulé
(en milliers de dollars)

Solde
d'ouverture

Amortissement

Ajustements
(1)

Aliénations et radiations

Solde de
clôture

Bâtiments

1 034

1 862


61 990

 

-

 

64 886

Matériel et outillage

715

24

-

 

-

 

739

Matériel informatique

3 607

117

-

 

-

 

3 724

Logiciels

14 748

362

-

 

-

 

15 110

Autres équipements

20 430

1 381

-

 

-

 

21 811

Véhicules

231

42

-

 

-

 

273

Améliorations locatives

2 744

 

835

 

-

 

-

 

3 579

 

43 509

 

4 623

 

61 990

 

-

 

110 112

 

 

 

 

 

 

 

Valeur comptable nette
(en milliers de dollars)

2017

 

2016

 

 

Terrain

 

8 786

 

-

 

 

Bâtiments

 

37 995

 

6 986

 

 

Matériel et outillage

 

111

 

135

 

 

Matériel informatique

 

707

 

320

 

 

Logiciels

 

851

 

1 005

 

 

Autres équipements

 

13 393

 

14 309

 

 

Véhicules

 

331

 

339

 

 

Améliorations locatives

 

15 022

 

15 857

 

 

Bâtiments en cours de construction

 

7 478

 

949

 

 

Améliorations locatives

 

114

 

-

 

 

Logiciels en cours de développement

 

345

 

126

 

 

 

85 133

 

40 026

 

 

(1) La colonne Ajustements comprend les logiciels en cours de développement de 165 519$ qui ont été transférés à d'autres catégories à la suite de l'achèvement des actifs.

Le 1ier avril 2016, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a transféré à BAC des terrains et des bâtiments dont la valeur comptable nette s'établit à 41 656 602$; ce transfert est inclus dans la colonne ajustement (voir la note 12 pour plus de détail sur le transfert).

9. Collections

BAC préserve le patrimoine documentaire du Canada et est la mémoire permanente du gouvernement du Canada, contribuant ainsi à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada.

Bien que la valeur nominale attribuée aux collections dans ces états financiers soit conforme aux normes du secteur public canadien, celle-ci n'est pas représentative de la valeur historique ou de la valeur marchande des collections. Malgré le fait qu'elles ne soient pas capitalisées comme le sont d'autres actifs tels les immeubles ou l'équipement, les collections sont des trésors irremplaçables ayant une valeur légale, probante, culturelle et monétaire inestimable pour les Canadiens. Celles-ci incluent le matériel documentaire remis sans frais par les ministères et les publications reçues en vertu du dépôt légal, les éléments acquis ainsi que les éléments reçus à titre gracieux pour lesquels un reçu aux fins de l'impôt a pu être émis.

10. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, BAC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. BAC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, BAC a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères :
Au cours de l'exercice, BAC a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

 

 

2017

2016

 

 

(en milliers de dollars)

Installations

14 450

 

36 664

Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires

6 180

 

5 648

Indemnisation des accidentés du travail

-

 

97

 

  Total

20 630

 

42 409

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Services publics et Approvisionnement Canada ainsi que les services d'audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle. Similairement BAC gère, pour le compte de plus de 90 autres organismes du gouvernement du Canada, des dossiers de tout format.

[14]
(b) Autres transactions entre apparentés :

 

 

2017

2016

 

 

(en milliers de dollars)

Chargesautres ministères et organismes

28 079

 

10 708

Revenusautres ministères et organismes

204

 

1 182

Les charges et les revenus inscrits à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

11. Transferts des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages

Le gouvernement du Canada a mis en œuvre les paiements de salaires en arrérages en 2014-2015. Par conséquent, un paiement ponctuel a été versé aux employés et sera recouvré des employés à l'avenir. La transition vers les paiements de salaires en arrérages s'inscrit dans l'initiative de transformation qui remplace le système de paie et permet également de simplifier et de moderniser les processus de paie. Ce changement apporté au système de paie n'a pas eu d'incidence sur les charges de BAC. Cependant, cela a occasionné l'utilisation des autorisations de dépenses supplémentaires par BAC. Avant la fin de l'exercice, ces paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages ont été transférés à un compte central administré par Services publics et Approvisionnement Canada, qui est responsable de l'administration du système de paie du gouvernement.

12. Transferts en provenance/à destination d'autres ministères

À compter du 1er avril 2016, SPAC a transféré à BAC la responsabilité des installations d'entreposage à vocation particulière dont BAC était précédemment locataire, y compris la responsabilité de gérance de ces éléments d'actif. Ce transfert a été fait suite à une décision du Conseil du Trésor (CT) et en conformité avec la Politique du CT sur la gestion des biens immobiliers. Par conséquent, le 1er avril 2016, SPAC a transféré des terrains et des bâtiments à BAC.

  2017
  (en milliers de dollars)
Actif :  
Immobilisations corporelles (valeur comptable nette) (note 8) 41 657
Total des actifs reçus de SPAC 41 657
Transfert d'un compte à recevoir (15)
Total des actifs transférés à d'autres ministères (15)
Ajustement à la situation financière nette ministérielle 41 642

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'Architecture d'alignement des programmes de BAC. La présentation par secteur est fondée sur les conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus produits pour les principaux programmes, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

  2017 2016
  (en milliers de dollars)
  Élaboration d'autorisations de disposer Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux Documentation de la société canadienne Préservation du patrimoine documentaire Accès au patrimoine documentaire Services internes Total Total
Paiements de transfert - - - - 1 492 - 1 492 1 524
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux 3 708 3 509 9 635 12 365 28 826 21 081 79 124 80 766
Locaux 400 - 2 361 4 630 4 109 2 952 14 452 36 664
Services professionnels et spéciaux 66 138 276 4 397 1 667 3 303 9 847 6 476
Paiements tenant lieu d'impôt à SPAC - - - 5 609 - - 5 609 -
Entretien et réparation - 14 - 4 143 13 549 4 719 1 187
Amortissement des immobilisations corporelles - 60 122 3 920 381 141 4 624 3 280
Frais de location 2 27 21 213 75 2 400 2 738 2 326
Services publics, fournitures et approvisionnements 10 19 704 1 565 134 260 2 692 1 384
Service de communication 1 1 - 7 624 397 1 030 330
Acquisition de machinerie et matériel 8 28 20 250 161 244 1 011 1 848
Voyages et réinstallation 21 40 110 78 335 217 801 737
Dépenses diverses 1 123 5 6 19 56 210 244
Perte sur l'aliénation et la radiation d'immobilisations corporelles - - - - - - - -
Total – charges de fonctionnement 4 217 3 959 13 254 37 183 36 344 31 900 126 857 135 567
Total – charges 4 217 3 959 13 254 37 183 37 836 31 900 128 349 137 091
Revenus                
Autres revenus - - - - 191 56 247 1 271
Vente de marchandises et de produits d'information - - - 34 156 - 190 177
Gain sur l'aliénation d'actifs non immobilisés - - - - - 12 12 6
Gain de l'aliénation d'immobilisations corporelles - - - - - - - 19
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement - - - - - (55) (55) (103)
Total – revenus - - - 34 347 13 394 1 370
Coût net des activités poursuivies 4 217 3 959 13 254 37 149 37 489 31 887 127 955 135 721
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