Rapport sur les frais de 2017 à 2018

Table des matières

• Message du ministre
• Renseignements généraux sur les frais
  • Renseignements généraux et financiers par catégorie de frais
  • Totaux financiers pour toutes les catégories de frais
  • Frais en vertu du pouvoir du Ministère

Message du ministre

Au nom de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), j’ai le plaisir de présenter le Rapport sur les frais de 2017 à 2018.

Le 22 juin 2017, la Loi sur les frais de service recevait la sanction royale, abrogeant ainsi la Loi sur les frais d’utilisation.

La Loi sur les frais de service introduit un cadre législatif moderne qui permet une prestation de services au meilleur coût possible et, grâce à une présentation de rapports améliorés au Parlement, une transparence et une surveillance accrues. La loi prévoit :

• une approche simplifiée en matière de consultation et d’approbation de frais nouveaux ou modifiés;
• l’obligation d’adopter des normes de rendement et de présenter des rapports en fonction de celles-ci, ainsi qu’une politique visant à remettre les frais aux utilisateurs lorsque les normes ne sont pas respectées;
• un rajustement annuel automatique des frais en fonction de l’indice des prix à la consommation afin d’assurer que les frais suivent le rythme de l’inflation;
• des rapports annuels détaillés au Parlement afin d’accroître la transparence.

Le présent Rapport sur les frais de 2017 à 2018 est le premier rapport à être préparé en vertu de la Loi sur les frais de service. Il comprend de nouveaux renseignements, comme une liste détaillée de tous les frais ainsi que les montants des frais de l’année à venir. Des renseignements supplémentaires sur les frais seront inclus à compter du prochain exercice, une fois que BAC aura effectué la transition complète au régime de la Loi sur les frais de service.

Je me réjouis de la transparence et de la surveillance accrues que reflète le nouveau rapport préparé conformément à la Loi sur les frais de service, et j’appuie pleinement les efforts de BAC en vue d’adopter ce cadre moderne.

L’honorable Pablo Rodriguez, C.P., député
Ministre du Patrimoine canadien et du Multiculturalisme

Renseignements généraux sur les frais

Les tableaux qui suivent fournissent des renseignements sur chaque catégorie de frais, notamment :

• le nom de la catégorie de frais ;
• la date à laquelle les frais (ou la catégorie de frais) ont été mis en œuvre et la dernière date à laquelle ils ont été modifiés (le cas échéant) ;
• les normes de service ;
• les résultats de rendement par rapport à ces normes ;
• les renseignements financiers concernant le total des coûts, le total des revenus et les remises.

En plus des renseignements présentés par catégorie de frais, un résumé des renseignements financiers pour tous les frais ainsi qu’une liste des frais en vertu du pouvoir de BAC sont inclus. Cette liste comprend les montants en dollars des frais existants et le montant en dollars rajusté des frais pour une année subséquente.

Renseignements généraux et financiers par catégorie de frais

Renseignements généraux

Catégorie de frais	Copies faites par le personnel de BAC de documents textuels et de microformes, de cartes et de dessins d’architecture sur microfiches de 105 mm, ainsi que de documents d’archives et d’autres documents créés en format électronique
Pouvoir d’établissement des frais	Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, articles 8 à 12 Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1) Décret JUS-94-0004-01
Année de mise en œuvre	2005
Dernière année de modification	Sans objet
Norme de service	Les demandes courantes sont traitées dans les 30 jours ouvrables suivant leur réception. Pour ce qui est du service rapide, les demandes sont traitées dans les 10 jours ouvrables suivant leur réception, et seulement dans les conditions suivantes : le numéro de référence est indiqué ; la situation des droits d’auteur et les restrictions liées à l’accès ont été déterminées ; les documents demandés ne font pas l’objet de restrictions d’accès et de reproduction, ou une lettre d’autorisation est jointe à la demande ; les documents demandés sont disponibles ; la demande porte la mention « Service rapide » ; le demandeur a indiqué sur sa demande qu’il acceptait de payer tous les frais additionnels. Copies de documents textuels et de microformes : Les demandes écrites ne peuvent être traitées en moins de 10 jours ouvrables pour les raisons suivantes : enregistrement des demandes; délai de 24 heures pour la livraison des documents entreposés à l’extérieur de l’édifice central; identification des documents par le personnel; traitement spécial des documents d’archives. Les délais de traitement s’appliquent dès la réception des demandes. Nombre de pages : Jusqu’à 1 000 pages Délai de traitement : Dans les 10 jours ouvrables Nombre de pages : De 1 001 à 6 000 pages Délai de traitement : 30 jours ouvrables Copies de cartes et de dessins d’architecture sur des microfiches de 105 mm : Les demandes écrites ne peuvent être traitées en moins de 10 jours ouvrables pour les raisons suivantes : enregistrement des demandes; délai de 24 heures pour la livraison des documents entreposés à l’extérieur de l’édifice central; identification des documents par le personnel. Les délais de traitement s’appliquent dès la réception des demandes. Nombre de copies : 1-249 Délai de traitement : Demande en personne : De 5 à 10 jours ouvrables Demande écrite : 7 jours ouvrables Nombre de copies : 250-499 Délai de traitement : Demande en personne : De 5 à 10 jours ouvrables Demande écrite : De 7 à 10 jours ouvrables Nombre de copies : 500-749 Délai de traitement : De 10 à 15 jours ouvrables Nombre de copies : 750-999 Délai de traitement : De 15 à 20 jours ouvrables Nombre de copies : 1 000-1 249 Délai de traitement : De 20 à 25 jours ouvrables Nombre de copies : 1 250-1 500 Délai de traitement : De 25 à 30 jours ouvrables
Résultats de rendement	BAC a traité les demandes régulières dans les 30 jours pour 4852 des 4940 demandes (98,2 %). BAC a traité les demandes de service rapide dans les 10 jours pour 1731 des 1790 demandes (96,7 %).
Autres renseignements	BAC fournit principalement des copies électroniques, à moins que des restrictions législatives lui interdisent de le faire. Pour de plus amples renseignements sur les services offerts ainsi que sur les prix et les normes de service, consultez la section des demandes de reproduction de BAC.

Copies faites par le personnel de BAC - Version textuelle

Catégorie de frais

Copies faites par le personnel de BAC de documents textuels et de microformes, de cartes et de dessins d'architecture sur microfiches de 105 mm, ainsi que de documents d'archives et d'autres documents créés en format électronique

Pouvoir d'établissement des frais

Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, articles 8 à 12
Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1)
Décret JUS-94-0004-01

Année de mise en œuvre

2005

Dernière année de modification

Sans objet

Norme de service

• Les demandes courantes sont traitées dans les 30 jours ouvrables suivant leur réception. Pour ce qui est du service rapide, les demandes sont traitées dans les 10 jours ouvrables suivant leur réception, et seulement dans les conditions suivantes :
  • le numéro de référence est indiqué ;
  • la situation des droits d’auteur et les restrictions liées à l’accès ont été déterminées ;
  • les documents demandés ne font pas l’objet de restrictions d’accès et de reproduction, ou une lettre d’autorisation est jointe à la demande ;
  • les documents demandés sont disponibles ;
  • la demande porte la mention « Service rapide » ;
  • le demandeur a indiqué sur sa demande qu’il acceptait de payer tous les frais additionnels.
• Copies de documents textuels et de microformes : Les demandes écrites ne peuvent être traitées en moins de 10 jours ouvrables pour les raisons suivantes : enregistrement des demandes; délai de 24 heures pour la livraison des documents entreposés à l’extérieur de l’édifice central; identification des documents par le personnel; traitement spécial des documents d’archives.

  Les délais de traitement s’appliquent dès la réception des demandes.

  • Nombre de pages : Jusqu’à 1 000 pages
    Délai de traitement : Dans les 10 jours ouvrables
  • Nombre de pages : De 1 001 à 6 000 pages
    Délai de traitement : 30 jours ouvrables
• Copies de cartes et de dessins d’architecture sur des microfiches de 105 mm : Les demandes écrites ne peuvent être traitées en moins de 10 jours ouvrables pour les raisons suivantes : enregistrement des demandes; délai de 24 heures pour la livraison des documents entreposés à l’extérieur de l’édifice central; identification des documents par le personnel.

  Les délais de traitement s’appliquent dès la réception des demandes.

  • Nombre de copies : 1-249
    Délai de traitement :
    • Demande en personne : De 5 à 10 jours ouvrables
    • Demande écrite : 7 jours ouvrables
  • Nombre de copies : 250-499
    Délai de traitement :
    • Demande en personne : De 5 à 10 jours ouvrables
    • Demande écrite : De 7 à 10 jours ouvrables
  • Nombre de copies : 500-749
    Délai de traitement : De 10 à 15 jours ouvrables
  • Nombre de copies : 750-999
    Délai de traitement : De 15 à 20 jours ouvrables
  • Nombre de copies : 1 000-1 249
    Délai de traitement : De 20 à 25 jours ouvrables
  • Nombre de copies : 1 250-1 500
    Délai de traitement : De 25 à 30 jours ouvrables

Résultats de rendement

BAC a traité les demandes régulières dans les 30 jours pour 4852 des 4940 demandes (98,2 %). BAC a traité les demandes de service rapide dans les 10 jours pour 1731 des 1790 demandes (96,7 %).

Autres renseignements

BAC fournit principalement des copies électroniques, à moins que des restrictions législatives lui interdisent de le faire.
Pour de plus amples renseignements sur les services offerts ainsi que sur les prix et les normes de service, consultez la section des demandes de reproduction de BAC.

Renseignements financiers (en dollars)

Revenus 2016 à 2017	Revenus 2017 à 2018	Coût * 2017 à 2018	Remissions † 2017 à 2018
116 466	153 532	695 875	Sans objet

* Le montant comprend les coûts directs et indirects, lorsque ces coûts peuvent être déterminés et qu’ils sont importants.

† Une remise est un remboursement partiel ou total de frais payés. En vertu de la Loi sur les frais de service, les ministères sont tenus d’élaborer des politiques qui déterminent quand les frais seront remis aux utilisateurs si les normes de service ne sont pas respectées. L’obligation pour les ministères de remettre les frais devrait entrer en vigueur le 31 mars 2020. Cette date d’entrée en vigueur donne aux ministères le temps d’élaborer des politiques en matière de remises et d’adapter les systèmes de suivi des normes de service et de remise des frais. Au cours de l’exercice 2017 à 2018, certains ministères peuvent avoir émis des remises, conformément à l’autorité de leurs lois habilitantes ou de leurs règlements, par opposition à l’autorité accordée par la Loi sur les frais de service. Les remises présentées ci-dessus sont celles émises en vertu de lois ou de règlements habilitants.

Renseignements généraux

Catégorie de frais	Copies de documents sur microformes faites par les clients
Pouvoir d’établissement des frais	Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, articles 8 à 12 Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1) Décret JUS-94-0004-01
Année de mise en œuvre	2005
Dernière année de modification	Sans objet
Norme de service	Sans objet
Résultats de rendement	Il s’agit d’un libre-service. Les clients prennent les microformes sur les étagères et en font eux-mêmes des copies.
Autres renseignements	Sans objet

Copies de documents sur microformes faites par les clients - Version textuelle

Catégorie de frais

Copies de documents sur microformes faites par les clients

Pouvoir d'établissement des frais

Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, articles 8 à 12
Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1)
Décret JUS-94-0004-01

Année de mise en œuvre

2005

Dernière année de modification

Sans objet

Norme de service

Sans objet

Résultats de rendement

Il s'agit d'un libre-service. Les clients prennent les microformes sur les étagères et en font eux-mêmes des copies.

Autres renseignements

Sans objet

Renseignements financiers (en dollars)

Revenus 2016 à 2017	Revenus 2017 à 2018	Coût * 2017 à 2018	Remises † 2017 à 2018
3 453	2 772	316 118	Sans objet

* Le montant comprend les coûts directs et indirects, lorsque ces coûts peuvent être déterminés et qu’ils sont importants.

† Une remise est un remboursement partiel ou total de frais payés. En vertu de la Loi sur les frais de service, les ministères sont tenus d’élaborer des politiques qui déterminent quand les frais seront remis aux utilisateurs si les normes de service ne sont pas respectées. L’obligation pour les ministères de remettre les frais devrait entrer en vigueur le 31 mars 2020. Cette date d’entrée en vigueur donne aux ministères le temps d’élaborer des politiques en matière de remises et d’adapter les systèmes de suivi des normes de service et de remise des frais. Au cours de l’exercice 2017 à 2018, certains ministères peuvent avoir émis des remises, conformément à l’autorité de leurs lois habilitantes ou de leurs règlements, par opposition à l’autorité accordée par la Loi sur les frais de service. Les remises présentées ci-dessus sont celles émises en vertu de lois ou de règlements habilitants.

Renseignements généraux

Catégorie de frais	Frais de service pour la reproduction de documents par des fournisseurs du secteur privé.
Pouvoir d’établissement des frais	Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1) Décret JUS-94-0004-01
Année de mise en œuvre	2005
Dernière année de modification	Sans objet
Norme de service	Documents déjà reproduits : six semaines après la réception de la demande. Documents non reproduits : de 10 à 12 semaines environ après la réception de la demande. Un service rapide de 10 jours ouvrables est offert sous certaines conditions.
Résultats de rendement	BAC a traité les demandes régulières dans les 6 semaines pour les documents reproduits et dans les 10 à 12 semaines pour les documents non reproduits pour 5722 des 5844 demandes (97,9 %). BAC a traité les demandes de service rapide dans les 10 jours pour 3369 des 3502 demandes (96,2 %).
Autres renseignements	Pour de plus amples renseignements sur les services offerts ainsi que sur les prix et les normes de service, consultez la section des demandes de reproduction de BAC.

Frais de service pour la reproduction de documents par des fournisseurs du secteur privé - Version textuelle

Catégorie de frais

Frais de service pour la reproduction de documents par des fournisseurs du secteur privé.

Pouvoir d'établissement des frais

Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1)
Décret JUS-94-0004-01

Année de mise en œuvre

2005

Dernière année de modification

Sans objet

Norme de service

Documents déjà reproduits : six semaines après la réception de la demande. Documents non reproduits : de 10 à 12 semaines environ après la réception de la demande. Un service rapide de 10 jours ouvrables est offert sous certaines conditions.

Résultats de rendement

BAC a traité les demandes régulières dans les 6 semaines pour les documents reproduits et dans les 10 à 12 semaines pour les documents non reproduits pour 5722 des 5844 demandes (97,9 %). BAC a traité les demandes de service rapide dans les 10 jours pour 3369 des 3502 demandes (96,2 %).

Autres renseignements

Pour de plus amples renseignements sur les services offerts ainsi que sur les prix et les normes de service, consultez la section des demandes de reproduction de BAC.

Renseignements financiers (en dollars)

Revenus 2016 à 2017	Revenus 2017 à 2018	Coût * 2017 à 2018	Remises † 2017 à 2018
29 953	28 359	344 702	Sans objet

* Le montant comprend les coûts directs et indirects, lorsque ces coûts peuvent être déterminés et qu’ils sont importants.

† Une remise est un remboursement partiel ou total de frais payés. En vertu de la Loi sur les frais de service, les ministères sont tenus d’élaborer des politiques qui déterminent quand les frais seront remis aux utilisateurs si les normes de service ne sont pas respectées. L’obligation pour les ministères de remettre les frais devrait entrer en vigueur le 31 mars 2020. Cette date d’entrée en vigueur donne aux ministères le temps d’élaborer des politiques en matière de remises et d’adapter les systèmes de suivi des normes de service et de remise des frais. Au cours de l’exercice 2017 à 2018, certains ministères peuvent avoir émis des remises, conformément à l’autorité de leurs lois habilitantes ou de leurs règlements, par opposition à l’autorité accordée par la Loi sur les frais de service. Les remises présentées ci-dessus sont celles émises en vertu de lois ou de règlements habilitants.

Renseignements généraux

Catégorie de frais	Frais d’affranchissement et de manutention
Pouvoir d’établissement des frais	Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1) Décret JUS-94-0004-01
Année de mise en œuvre	2005
Dernière année de modification	Sans objet
Norme de service	Sans objet
Résultats de rendement	Sans objet
Autres renseignements	Les prix sont assujettis aux modifications annuelles des frais postaux.

Frais d'affranchissement et de manutention - Version textuelle

Catégorie de frais

Frais d'affranchissement et de manutention

Pouvoir d'établissement des frais

Loi sur la gestion des finances publiques, article 19(1)
Décret JUS-94-0004-01

Année de mise en œuvre

2005

Dernière année de modification

Sans objet

Norme de service

Sans objet

Résultats de rendement

Sans objet

Autres renseignements

Les prix sont assujettis aux modifications annuelles des frais postaux.

Renseignements financiers (en dollars)

Revenus 2016 à 2017	Revenus 2017 à 2018	Coût * 2017 à 2018	Remises † 2017 à 2018
992	1 379	35 748	Sans objet

* Le montant comprend les coûts directs et indirects, lorsque ces coûts peuvent être déterminés et qu’ils sont importants.

† Une remise est un remboursement partiel ou total de frais payés. En vertu de la Loi sur les frais de service, les ministères sont tenus d’élaborer des politiques qui déterminent quand les frais seront remis aux utilisateurs si les normes de service ne sont pas respectées. L’obligation pour les ministères de remettre les frais devrait entrer en vigueur le 31 mars 2020. Cette date d’entrée en vigueur donne aux ministères le temps d’élaborer des politiques en matière de remises et d’adapter les systèmes de suivi des normes de service et de remise des frais. Au cours de l’exercice 2017 à 2018, certains ministères peuvent avoir émis des remises, conformément à l’autorité de leurs lois habilitantes ou de leurs règlements, par opposition à l’autorité accordée par la Loi sur les frais de service. Les remises présentées ci-dessus sont celles émises en vertu de lois ou de règlements habilitants.

Renseignements généraux

Catégorie de frais	Frais pour le traitement des demandes d’accès présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
Pouvoir d’établissement des frais	Loi sur l’accès à l’information, articles 11 (frais de communication) Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (2016), article 7.5
Année de mise en œuvre	1985
Dernière année de modification	2018
Norme de service	Il faut fournir une réponse dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande; le délai de traitement peut toutefois être prolongé en vertu de l’article 9 de la Loi. Si c’est le cas, un avis de prolongation doit être envoyé dans les 30 jours ouvrables suivants la réception de la demande.
Résultats de rendement	BAC a fourni une réponse dans les 30 jours pour 6410 des 6738 cas (95 %).
Autres renseignements	BAC ne prévoit pas modifier les frais d’utilisation ni les redevances réglementaires relevant de son autorité, ni en ajouter de nouveaux. À l’heure actuelle, des frais de 5 $ par demande s’appliquent. La directive provisoire adoptée en mai 2016 stipule que l’organisation ne percevra plus de frais au-delà de ceux de 5 $ par demande. Tous les autres frais liés à la recherche et à la préparation ont été annulés.

Frais pour le traitement des demandes d'accès présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Version textuelle

Catégorie de frais

Frais pour le traitement des demandes d'accès présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Pouvoir d'établissement des frais

Loi sur l'accès à l'information, articles 11 (frais de communication)
Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information (2016), article 7.5

Année de mise en œuvre

1985

Dernière année de modification

2018

Norme de service

Il faut fournir une réponse dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande; le délai de traitement peut toutefois être prolongé en vertu de l'article 9 de la Loi. Si c'est le cas, un avis de prolongation doit être envoyé dans les 30 jours ouvrables suivants la réception de la demande.

Résultats de rendement

BAC a fourni une réponse dans les 30 jours pour 6410 des 6738 cas (95 %).

Autres renseignements

BAC ne prévoit pas modifier les frais d’utilisation ni les redevances réglementaires relevant de son autorité, ni en ajouter de nouveaux.
À l’heure actuelle, des frais de 5 $ par demande s’appliquent.
La directive provisoire adoptée en mai 2016 stipule que l’organisation ne percevra plus de frais au-delà de ceux de 5 $ par demande. Tous les autres frais liés à la recherche et à la préparation ont été annulés.

Renseignements financiers (en dollars)

 

Revenus 2016 à 2017	Revenus 2017 à 2018	Coût * 2017 à 2018	Remises † 2017 à 2018
6 512	5 592	164 805	Sans objet

* Le montant comprend les coûts directs et indirects, lorsque ces coûts peuvent être déterminés et qu’ils sont importants.

† Une remise est un remboursement partiel ou total de frais payés. En vertu de la Loi sur les frais de service, les ministères sont tenus d’élaborer des politiques qui déterminent quand les frais seront remis aux utilisateurs si les normes de service ne sont pas respectées. L’obligation pour les ministères de remettre les frais devrait entrer en vigueur le 31 mars 2020. Cette date d’entrée en vigueur donne aux ministères le temps d’élaborer des politiques en matière de remises et d’adapter les systèmes de suivi des normes de service et de remise des frais. Au cours de l’exercice 2017 à 2018, certains ministères peuvent avoir émis des remises, conformément à l’autorité de leurs lois habilitantes ou de leurs règlements, par opposition à l’autorité accordée par la Loi sur les frais de service. Les remises présentées ci-dessus sont celles émises en vertu de lois ou de règlements habilitants.

Totaux financiers pour toutes les catégories de frais

Total des revenus, du coût et des remises (en dollars)

Revenus totaux 2016 à 2017	Revenus totaux 2017 à 2018	Coût total 2017 à 2018	Total des remises 2017 à 2018
157 376	191 634	1 557 248	Sans objet

Remarque : Les totaux représentent la somme des revenus, des coûts et des remises déclarés pour toutes les catégories de frais dans les tableaux « Renseignements financiers ».

Frais en vertu du pouvoir de BAC

Montants des frais pour 2017 à 2018 et 2019 à 2020 et pour un exercice subséquent, selon le cas (en dollars)

Nom des frais	Montant des frais 2017 à 2018	Montant rajusté des frais * 2019 à 2020	Montant du frais futur et exercice financier †
Copies faites par le personnel de BAC de documents textuels	0,40 $	0,41 $	Sans objet
Copies faites par le personnel de BAC de microformes	0,30 $	0,31 $	Sans objet
Copies faites par le personnel de BAC de cartes et de dessins d’architecture sur des microfiches de 105 mm	4,00 $	4,09 $	Sans objet
Copies faites par le personnel de BAC de documents d’archives et d’autres documents créés en format électronique	20,00 $	20,44 $	Sans objet
Copies de documents sur microforme faites par les clients	0,20 $	0,20 $	Sans objet
Frais de service pour la reproduction de documents par des fournisseurs du secteur privé	Frais de service de 20 % établis en fonction des tarifs exigés par les fournisseurs du secteur privé	Sans objet	Sans objet
Frais d’affranchissement	Les prix sont assujettis aux modifications annuelles des frais postaux	Sans objet	Sans objet
Frais de manutention	0,35 $	0,36 $	Sans objet

* Les frais sont rajustés annuellement de l’une ou l’autre des deux façons suivantes : (1) En vertu de la Loi sur les frais de service, les frais sont rajustés au cours de chaque exercice en fonction du taux de variation sur douze mois de l’indice d’ensemble des prix à la consommation du Canada du mois d’avril de l’exercice précédent, publié par Statistique Canada. L’indice des prix à la consommation pour le présent rapport est de 2,2 %. (2) Les frais peuvent faire l’objet d’un rajustement périodique à un taux prédéterminé, conformément à un autre pouvoir législatif ou réglementaire.

Les frais sont soumis à l’augmentation de l’IPC en vertu des pouvoirs législatifs actuels. Toutefois, le montant des frais rajustés prévu pourrait ne pas entrer en vigueur de 2019 à 2020 en raison de modifications des frais, de nouvelles réglementations et/ou autres facteurs.

† Le « montant du frais futur et exercice financier » est le nouveau montant des frais, au cours d’un exercice financier subséquent autre que 2019 à 2020, rajusté selon un taux prédéterminé, conformément au pouvoir législatif ou réglementaire.