Tableaux de renseignements supplémentaires

Table des matières

Audits internes et évaluations à venir au cours des trois prochains exercices

A. Audits internes

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est désigné comme un petit ministère et par conséquent, la responsabilité en termes de vérifications repose sur le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG). Selon le modèle des petits ministères, l’administrateur général de BAC est chargé d’assurer une couverture suffisante des risques et de déterminer si les audits réalisés par le BCG offrent une couverture de surveillance suffisante pour les risques. À cet effet, le plan annuel de surveillance a été développé et approuvé par la haute gestion de BAC afin d’assurer une couverture de surveillance suffisante pour les risques. Ce Plan remplace le Plan de vérification triennal axé sur les risques.

B. Évaluations

Lien à l’architecture d’alignement des programmes du ministère

Titre de l’évaluation

Date prévue du début de l’évaluation

Date prévue de l'approbation de l'administrateur général

Programme 2.1 - Documentation de la société canadienne

Évaluation de la Documentation de la société canadienne.

Avril 2016

Mars 2017

Programme 2.3 - Accès au patrimoine documentaire

Évaluation de l’Accès au patrimoine documentaire

Avril 2016

Mars 2017

Le résultat stratégique 1.0 inclut :
Programme 1.1 - Élaboration d’instruments de réglementation et d’outils en tenue de documents
Programme 1.2 - Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

Évaluation de l'Information gouvernementale

Avril 2017

Mars 2018

Programme 2.2 - Préservation

Évaluation de la préservation

Avril 2018

Mars 2019

Programme 2.3 - Accès au patrimoine documentaire
Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire

 

Évaluation du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire

Avril 2018

Mars 2019

L’état de la mise en œuvre des plans d’action de la gestion suite aux recommandations faites par la vérification interne avant que BAC soit reconnu comme un petit ministère a été soumis au SCT le 10 février 2015, dans le cadre de l’évaluation annuelle du Cadre de responsabilisation de gestion.

Renseignements sur les programmes de paiements de transfert de moins de 5 millions de dollars
Renseignements généraux

Nom du programme de paiements de transfert

Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD)

Date d’échéance

2019–2020

Type de paiement de transfert

Contribution

Type de crédit

Budget principal des dépenses

Lien à l’architecture d’alignement des programmes du ministère

Programme 2.3 : Accès au patrimoine documentaire

Objectif principal

Les objectifs du PCPD sont les suivants :
  • Faire connaître et rendre plus facilement accessibles les institutions locales du patrimoine documentaire du Canada et leurs collections.
  • Accroître la capacité des institutions locales du patrimoine documentaire du Canada de préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable.

Dépenses prévues pour 2016 2017

1 500 000 $

Exercice de la dernière évaluation réalisée

Sans objet ‒ nouveau programme

Groupes de bénéficiaires ciblés généraux

Les associations et organisations sans but lucratif suivantes, qu’elles soient constituées en société ou non :
  • Archives
  • Bibliothèques financées par des fonds privés
  • Sociétés d’histoire
  • Organisations ou sociétés généalogiques
  • Associations professionnelles
  • Musées ayant un service d’archives

Stratégie ministérielle de développement durable

Cible 7.2 : Achats écologiques

À compter du 1er avril 2014, le gouvernement du Canada continuera de prendre des mesures pour intégrer les facteurs environnementaux à ses achats, conformément à la Politique d'achats écologiques

Portée et contexte

En août 2014, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a été désigné comme étant un petit ministère. Afin de respecter les politiques et les cibles en matière d'achats écologiques, l'institution s'est basée sur des mécanismes d'approvisionnement et des outils clés mis en place par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour établir son approche en matière d'achats écologiques. Les mécanismes en place de BAC respectent les exigences relatives à la Politique d'achats écologiques du gouvernement fédéral.

Mesure du rendement

Résultat prévu

Approvisionnement, utilisation et élimination des biens et services respectueux de l’environnement.

Indicateur de rendement

Objectif de rendement

Approche ministérielle pour approfondir la mise en œuvre de la Politique d'achats écologiques en place à compter du 1er avril 2014.

Mise en œuvre à 100 %

Nombre et pourcentage de spécialistes de la gestion des achats ou du matériel qui ont suivi le cours Achats écologiques (C215), ou l’équivalent, offert par l’École de la fonction publique du Canada, pendant l’exercice 2016 2017.

7
100 %

Nombre et pourcentage de gestionnaires et de chefs fonctionnels chargés des achats et du matériel dont l’évaluation du rendement comprend la mention de soutien et de participation aux achats écologiques, au cours de l’exercice 2016 2017.

2
50 %

Cible du ministère concernant les achats écologiques

BAC mettra en œuvre des procédures écologiques pour disposer de ses cartouches d’encre

Indicateur de rendement

Objectif de rendement

BAC s’assurera que les cartouches d’encre usées sont recueillies et revendues à des fins de recyclage.

Les cartouches d’encre seront recueillies chaque mois et vendues au moins 6 fois par année à des fins de recyclage sur le site Web des surplus du gouvernement du Canada (GC).

Cible du ministère concernant les achats écologiques

BAC disposera écologiquement de ses surplus de matériel électronique

Indicateur de rendement

Objectif de rendement

Pourcentage du surplus de matériel électronique qui est éliminé de façon écologique (combine le pourcentage de matériel donné au programme des Ordinateurs pour les écoles d’Industrie Canada et le pourcentage éliminé par des recycleurs certifiés).

100 % des surplus de matériel électronique seront éliminés de façon écologique :
  • 90 % du matériel informatique sera donné au programme des Ordinateurs pour les écoles d’Industrie Canada,
  • 10 % du matériel informatique sera éliminé par des recycleurs certifiés.

Cible du ministère concernant les achats écologiques

BAC applique des pratiques d’approvisionnement écologique et tient compte des facteurs environnementaux lorsqu’il fera des achats de matériel informatique.

Indicateur de rendement

Objectif de rendement

Pourcentage de matériel informatique de plus de cinq ans remplacé par de nouveaux modèles éconergétiques.

  • 69 % des ordinateurs portatifs âgés de plus de cinq ans seront remplacés par des modèles plus éconergétiques.
  • 66 % des ordinateurs âgés de plus de 5 ans seront remplacés par des modèles plus éconergétiques.

7. Évaluation environnementale stratégique

Bibliothèque et archives Canada continuera de veiller à ce que le processus décisionnel tienne compte des objectifs et des cibles de la Stratégie fédérale de développement durable (SFDD), dans le cadre du processus de l'évaluation environnementale stratégique (EES). Une EES à l'égard de propositions de politiques, de plans et de programmes comprend une analyse des incidences de la proposition sur l'environnement, notamment sur les objectifs et les cibles de la SFDD.

Les résultats de l'évaluation détaillée de BAC sont rendus publics lorsqu'une initiative est annoncée. La déclaration publique vise à montrer que les impacts environnementaux, y compris les conséquences sur l'atteinte des objectifs et des cibles de la SFDD, des politiques, des plans ou des programmes approuvés ont été pris en considération de façon appropriée lors de la préparation de la proposition et de la prise de décisions.

Rapport d’étape sur les projets de transformation et les grands projets de l’État
Renseignements généraux

Nom du projet

Installation de préservation et d'accès (Gatineau 2)

Description

La construction de Gatineau 2 est un élément essentiel du plan à long terme de gestion immobilière de Bibliothèque et Archives Canada; il s'agira d'une installation ultramoderne de préservation et d'accès visant à répondre de façon durable aux besoins relatifs aux programmes et à la collection d'archives analogiques de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

La nouvelle installation sera construite sur mesure sur des terres publiques adjacentes au Centre de préservation existant de Gatineau, au Québec, et sera reliée physiquement à celui‑ci. Elle sera conçue afin de répondre à des normes rigoureuses pour la préservation à long terme de documents d'archives et utilisera une technologie de rayonnage moderne favorisant l'optimisation de l'espace. L'installation servira également de point d'accès à la collection de BAC. Les risques seront ainsi limités lorsque les fonds documentaires seront déplacés d'un immeuble à l'autre; de plus, cela devrait contribuer à réduire autant que possible le dédoublement des infrastructures. La construction de Gatineau 2 est conforme aux normes LEED et appuie donc les objectifs du gouvernement en matière de développement durable.

Pour ce qui est de l'approvisionnement, le projet Gatineau 2 devrait être réalisé dans le cadre d'un partenariat public-privé (P3).

Résultats du projet

 La réalisation de Gatineau 2 appuiera de façon particulière le résultat stratégique 2.2 de l'architecture d'alignement des programmes de BAC, en permettant à BAC de résoudre les enjeux relatifs à la préservation des collections et à la capacité.

Le projet est un élément essentiel du plan à long terme de gestion immobilière de BAC pour répondre à ses besoins en matière d'infrastructure de biens immobiliers. BAC sera également en mesure de financer la totalité de ses coûts immobiliers dans l'avenir prévisible à l'aide des ressources transférées de Services publics et Approvisionnement Canada.

La construction de Gatineau 2 permettra à BAC d'achever le regroupement, au sein de ses installations de Gatineau, des collections actuellement réparties au Canada dans diverses installations qui ne sont pas optimales pour leur préservation à long terme. La conception de Gatineau 2 prendra également en compte la croissance des collections analogiques au moins jusqu'en 2028–2029.

Les objectifs du projet pour 2015–2018 consistent à peaufiner le programme fonctionnel et l'analyse de rentabilisation du projet; à définir les spécifications relatives au rendement et à préparer les documents d'appel d'offres et d'approvisionnement; à publier l'appel d'offres et à évaluer les propositions reçues; et à obtenir l'approbation par le Conseil du Trésor du promoteur du secteur privé recommandé pour le P3 avant d'attribuer le contrat.

Après approbation du Conseil du Trésor et attribution d'un contrat (2018), le consortium du secteur privé aura deux ans pour assurer la conception et la construction de l'immeuble. Lorsque la construction sera terminée et qu'il sera confirmé que les exigences du programme fonctionnel sont respectées (2019–2020), BAC déménagera les collections dans le nouvel immeuble et amorcera la prestation de services. La fin du projet est prévue pour 2021–2022.

Retombées industrielles

Sans objet pour BAC pour le présent exercice financier

Ministère parrain

Bibliothèque et Archives Canada

Autorité contractante

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

Ministères et organismes participants

En plus de travailler avec SPAC, BAC établit un partenariat avec les ministères et organismes fédéraux suivants afin de mener à bien les travaux de Gatineau 2 :
  • Justice Canada à titre d'autorité légale du projet
  • PPP Canada Inc. à titre de conseiller du projet en matière de partenariat public-privé

Entrepreneur principal

Sans objet pour le présent exercice financier

Principaux sous-traitants

Sans objet

Phase du projet

2015-2016 : Phase de définition du projet

Principaux jalons

Jalons :
  • 18 juin 2015 : Approbation du projet Gatineau 2 par le Conseil du Trésor
  • Mise en œuvre de la gouvernance du projet
  • Juillet 2015 à mi-mai 2016 : Élaboration du programme fonctionnel détaillé
  • Août 2015 à février 2016 : Embauche de personnel de soutien à la gestion de projets contractuels
  • Novembre 2015 à février 2016 : Préparation d'une demande de manifestation d'intérêt pour un mandataire externe

Rapport d’étape et explication des écarts

Juin 2015 : Approbation du projet Gatineau 2 d'une valeur de 281,1 M$ par le Conseil du Trésor, dont 5,5 M$ devaient être dépensés en 2015-2016.

La période électorale fédérale a eu une incidence importante sur les dépenses prévues dans le cadre du projet, car l'élaboration et l'attribution de contrats clés ont été retardées. Le pouvoir restreint de passation de marchés de BAC et la nécessité de faire appel à SPAC pour plusieurs contrats ont occasionné des retards additionnels par rapport au plan de dépenses de Gatineau 2 pour 2015–2016 et ont eu des répercussions sur les premières parties du calendrier du projet.

Afin de pallier ces changements dans les dépenses et dans le calendrier, un montant de 2,2 M$ des ressources du projet pour 2015-2016 a été redistribué pour les exercices ultérieurs, et un montant de 1,2 M$ a fait l'objet d'une gestion de trésorerie interne à BAC, prenant en compte l'utilisation future aux fins du projet.

L'incidence des changements apportés au calendrier en raison des retards initiaux dans l'attribution des contrats devrait être atténuée par l'accélération d'autres éléments du projet, de sorte que la construction de l'immeuble de Gatineau 2 puisse être achevée à la date prévue en 2020.

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