Rapport financier trimestriel terminé le 30 septembre 2018

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Table des matières

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant
au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses
de 2018-2019
.

Ce rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) consiste à :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

La ministre du Patrimoine canadien est responsable de Bibliothèque et Archives Canada.

En 2018-2019, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) maintiendra le cap sur les quatres engagements de son Plan triennal 2016-2019 et mettra en place
les orientations de son prochain plan triennal pour la période 2019-2022.

  1. Être une institution résolument au service de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs,
    les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes, les éditeurs, et le grand public;
  2. Être une institution qui, grâce à son personnel qualifié, demeure à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
  3. Être une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect;
  4. Être est une institution dotée d’un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses pour l’exercice 2018-2019. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d’une élection générale, l’article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l’exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu’il est indiqué dans l’état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 30 septembre sont de 127,2 millions de dollars en 2018-2019 et de millions 122,2 de dollars en 2017-2018. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

Tableau 1 : ventilation détaillée des autorisations par exercice financier
État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
Autorisation
Crédit/législative
Description Pour le trimestre terminé
le 30 septembre 2018
Pour le trimestre terminé
le 30 septembre 2017
Crédit 1 Dépenses de fonctionnement 105 141 524 97 992 828
Crédit 1 Recettes à valoir sur le crédit (550 000) (550 000)
Crédit 5 Dépenses en capital 11 655 073 14 397 864
Législative Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l’État 12 555 16 059
Législative Contributions aux régimes d’avantages sociaux
des employés
10 909 563 10 319 298
Autorisations totales   127 168 715 122 175 049
  • Tableau 1 sommaire

    Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l’autorisation, ainsi que le montant de l’autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 30 septembre 2018 et le 30 septembre 2017.

L’augmentation globale de 5,0 millions de dollars s’explique de la façon suivante :

  • une augmentation de 4,3 millions de dollars liée à l’initiative de préservation des langues et des cultures autochtones;
  • une augmentation de 2,3 millions de dollars liée aux rajustements salariaux négociés;
  • une augmentation de 1,1 million de dollars liée aux dossiers privés du très honorable Stephen Harper;
  • une augmentation de 0,5 million de dollars du report du budget de fonctionnement et du report du budget de capital;
  • une augmentation de 0,5 million de dollars liée aux contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés;
  • une diminution de 3,7 millions de dollars liée à la mise en œuvre du Plan à long terme de gestion immobilière.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu’il est présenté dans l’état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 56,6 millions de dollars au 30 septembre 2018 et 61,5 millions de dollars au 30 septembre 2017. La diminution totale de 4,9 millions de dollars s’explique de la façon suivante :

  • une diminution de 2,5 millions de dollars (40,9 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 43,4 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses liées au personnel, attribuable aux paiements rétroactifs des exercices antérieurs relativement aux rajustements salariaux négociés.
  • une diminution nette de 2,4 millions des dépenses ministérielles détaillées ci-dessous, attribuable aux paiements liés à la gestion et à l’entretien des édifices à vocation particulière. Les dépenses effectuées en 2017-2018 ont eu lieu au cours des deux premiers trimestres, tandis que celles de 2018-2019 seront encourues au cours des prochains mois. De plus, en 2017-2018, une réallocation sous l’article courant approprié a été effectuée dans les périodes subséquentes afin de refléter la nature adéquate des dépenses, contrairement au 30 septembre 2018, où les dépenses sont comptabilisées sous l’article courant approprié :
    • une augmentation de 1,1 million de dollars (3,9 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 2,8 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses de services professionnels et spéciaux;
    • une augmentation de 0,8 million de dollars (1,1 million de dollars en 2018-2019 comparativement à 0,3 million de dollars en 2017-2018) des dépenses de services publics, fournitures et approvisionnements;
    • une diminution de 1,7 million de dollars (6,2 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 7,9 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses de la catégorie « autres subventions et paiements » due à un changement de méthode d’imputation;
    • une diminution de 2,6 millions de dollars (0,2 million de dollars en 2018-2019 comparativement à 2,8 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses liées aux services de réparation et d’entretien.

3. Risques et incertitudes

BAC a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2018-2021. Ce profil décrit les risques et les impacts stratégiques organisationnels qui ont été identifiés, ainsi que les moyens mis en place pour les atténuer. Un examen annuel de chaque mesure d’atténuation permet de suivre l’évolution de ces risques. La section qui suit présente ces risques et leur contexte.

  1. BAC risque de ne pas être en mesure de s’adapter assez rapidement à l’évolution de la technologie, ce qui pourrait nuire à sa capacité de répondre aux besoins de ses usagers.
    • À l’heure où les usagers du Web s’attendent à trouver rapidement et facilement ce qu’ils recherchent, leurs besoins évoluent au rythme des avancées technologiques. BAC doit prendre des mesures pour offrir la meilleure expérience client qui soit. Le risque réside principalement dans l’impact des changements technologiques, encore inconnus, et dans la capacité de BAC de s’y adapter rapidement.
  2. Les processus numériques de BAC risquent de ne pas être pleinement intégrés de façon harmonieuse, ce qui pourrait nuire à son efficience.
    • En plus de devoir s’adapter aux changements technologiques, BAC doit s’assurer que les systèmes et les solutions technologiques mis en place pour acquérir, préserver, gérer et rendre accessible le contenu numérique sont suffisamment intégrés et compatibles entre eux. L’harmonisation des systèmes requiert une vision globale et intégrée de l’ensemble des processus numériques, ainsi qu’une saine planification qui tient compte des particularités de chaque opération.

Des ministères et des particuliers de tous les organismes du gouvernement ont été touchés par la mise en œuvre du projet pangouvernemental de modernisation des services et des systèmes de paye (Phénix). BAC s’inquiète principalement du volume de travail manuel supplémentaire devenu nécessaire depuis le lancement de ce nouveau système. Afin de réduire au minimum les incidences sur les employés, l’équipe intégrée de Phénix de BAC, qui inclut des spécialistes de la rémunération, des finances, des systèmes de ressources humaines et de la dotation, a élaboré et appliqué des solutions provisoires pour résoudre les problèmes du système. BAC a mis en œuvre des processus qui visent à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible. De nouvelles ressources ont été embauchées depuis la mise en œuvre de Phénix pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes en suspens.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Il n'y a pas eu de changements significatifs en ce qui concerne le personnel, les activités et les programmes de l’organisme au cours du deuxième trimestre terminé le 30 septembre 2018.

Approbation des cadres supérieurs


Original signé par :


Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Bibliothèque et Archives Canada
Gatineau (Canada)
Le 15 novembre 2018



Karine Paré pour Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services organisationnels
et Dirigeante principale des finances
Bibliothèque et Archives Canada
Gatineau (Canada)
Le 15 novembre 2018

Tableau 2 : État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
Autorisations Exercice
2018-2019 :

Crédits totaux
disponibles pour l'exercice
se terminant
le 31 mars
2019 note du tableau 2 *
Exercice
2018-2019 :

Crédits utilisés pour
le trimestre terminé
le 30 septembre
2018
Exercice
2018-2019 :

Cumul
des crédits utilisés
à la fin
du trimestre
Exercice
2017-2018 :

Crédits totaux
disponibles pour
l'exercice
se terminant
le 31 mars
2018 note du tableau 2 **
Exercice
2017-2018 :

Crédits utilisés pour
le trimestre terminé
le 30 septembre 2017
Exercice
2017-2018 :

Cumul
des crédits
utilisés à la fin
du trimestre
Crédit 1 - Dépenses
de fonctionnement
104 591 524 26 042 910 49 926 891 97 442 828 32 084 221 54 924 985
Crédit 5 - Dépenses
en capital
11 655 073 932 754 1 252 251 14 397 864 927 573 1 450 815
Contributions
aux régimes d'avantages sociaux des employés
10 909 563 2 727 391 5 454 782 10 319 298 2 579 825 5 159 649
Dépenses
des produits
de la vente
de biens excédentaires de l'État
12 555 0 0 16 059 0 0
Autorisations budgétaires totales 127 168 715 29 703 055 56 633 924 122 176 049 35 591 618 61 535 449
Autorisations
non-budgétaires
0 0 0 0 0 0
Autorisations totales 127 168 715 29 703 055 56 633 924 122 176 049 35 591 618 61 535 449
Notes du tableau 2
Note * du tableau 2

N'incluent que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Retour à la référence * du tableau 2

Note ** du tableau 2

N'incluent que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Retour à la référence ** du tableau 2

  • Tableau 2 sommaire

    Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2018-2019, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2018; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2017-2018, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Tableau 3 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)

  Exercice
2018-2019 :

Dépenses prévues pour l'exercice
se terminant
le 31 mars 2019
Exercice
2018-2019 :

Dépenses
au cours
du trimestre
se terminant
le 30 septembre 2018
Exercice
2018-2019 :

Cumul des crédits utilisés
à la fin
du trimestre
Exercice
2017-2018 :

Dépenses prévues pour l'exercice
se terminant
le 31 mars 2018
Exercice
2017-2018 :

Dépenses au cours
du trimestre
se terminant
le 30 septembre 2017
Exercice
2017-2018 :

Cumul des crédits
utilisés
à la fin
du trimestre
Dépenses :
Personnel 82 683 004 20 697 932 40 877 623 76 047 312 24 393 543 43 418 923
Transports et communications 1 452 666 262 774 529 978 177 950 193 755 384 026
Information 822 346 91 551 131 387 801 777 86 846 146 337
Services professionnels et spéciaux 16 743 757 2 878 440 3 877 107 17 765 261 1 591 725 2 787 617
Location 3 271 300 344 477 2 153 694 6 089 272 1 278 253 2 234 273
Réparation et entretien 6 047 209 202 085 215 865 13 178 083 43 300 2 811 774
Services publics  fournitures et approvisionnements 2 470 338 974 783 1 122 972 743 715 65 857 326 332
Acquisition
de terrains,
de bâtiments
et d'ouvrages
3 622 234 39 501 95 719 0 0 0
Acquisition
de matériel et d’outillage
3 134 520 170 274 263 892 498 534 247 158 289 184
Paiements
de transfert
1 500 000 2 541 1 308 519 1 536 000 282 380 1 320 344
Autres subventions et paiements 5 971 341 4 114 159 6 172 006 5 888 145 7 490 129 7 939 349
Dépenses budgétaires brutes totales 127 718 715 29 778 517 56 748 762 122 726 049 35 672 946 61 658 159
Moins les revenus affectés aux dépenses :
Recettes à valoir sur le crédit 550 000 75 462 114 838 550 000 81 328 122 710
Total des revenus affectés
aux dépenses
550 000 75 462 114 838 550 000 81 328 122 710
Dépenses budgétaires nettes totales 127 168 715 29 703 055 56 633 924 122 176 049 35 591 618 61 535 449
  • Tableau 3 sommaire

    Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2018-2019, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2018; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

    Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2017-2018, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

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