Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2014-2015 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2014-2015. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 30 septembre représentent 100,6 millions de dollars en 2014-2015 et 98,5 millions de dollars en 2013-2014. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

L'augmentation globale nette de 2,1 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :

• Une augmentation globale de 8,1 millions de dollars expliquée par :

• une augmentation de 4,6 millions de dollars de report du budget de fonctionnement;
• une augmentation de 1,9 million de dollars de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada résultant des efforts de consolidation et de rationalisation de l'espace de programme de Bibliothèque et Archives Canada;
• une augmentation de 0,9 million de dollars pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives et aux régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs);
• une augmentation de 0,7 million de dollars de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour un remboursement en raison de besoins moindres en matière de locaux.

• Une diminution globale de 6,0 millions de dollars expliquée par :

• une diminution de 3,0 millions de dollars en raison des économies réalisées dans le cadre de l'examen des dépenses du budget fédéral de 2012;
• une diminution de 2,6 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnages à haute densité;
• une diminution de 0,4 million de dollars à la suite du transfert à Services partagés Canada en lien à l'Initiative portant sur les appareils technologiques en milieu de travail.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant ci-joint, les cumuls des crédits utilisés représentent 48,0 millions de dollars au 30 septembre 2014 et 39,7 millions de dollars au 30 septembre 2013. L'augmentation totale de 8,3 millions de dollars est principalement expliquée par :

• Une augmentation de 3,2 millions de dollars (3,4 millions de dollars en 2014-2015 et 0,2 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « autres subventions et paiements » principalement attribuable au paiement de transition unique dans le cadre de la mise en œuvre du régime de paye en arrérages par le Gouvernement du Canada.
  
  
• Une augmentation de 2,4 millions de dollars (37,8 millions de dollars en 2014-2015 et 35,4 millions de dollars en 2013-2014) des dépenses de « personnel », qui s'explique principalement par :

• une augmentation des dépenses salariales suite à l'embauche de personnel temporaire pour supporter les priorités organisationnelles;
• une augmentation des dépenses salariales tenant du fait que les montants de recouvrement des coûts reliés à des protocoles d'ententes interministériels entre BAC et d'autres organismes gouvernementaux concernant les services d'accession, de référence et de disposition sont inférieurs à ceux recouvrés à la même période l'an passé;
• une diminution des dépenses salariales pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives.

• Une augmentation de 0,7 million de dollars (0,7 million de dollars en 2014-2015 et 0 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et d'ouvrages », qui s'explique principalement par les dépenses reliées aux travaux d'aménagement des espaces de numérisation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.

• Une augmentation de 0,5 million de dollars (2,8 millions de dollars en 2014-2015 et 2,3 millions de dollars en 2013-2014) des dépenses de « services professionnels et spéciaux », qui s'explique principalement par l'augmentation des dépenses de services professionnels et d'aide temporaire pour supporter les priorités organisationnelles.

• Une augmentation de 0,5 million de dollars (0,6 million de dollars en 2014-2015 et 0,1 million de dollars en 2013-2014) des dépenses de « réparation et entretien », qui s'explique principalement par les dépenses reliées aux travaux d'aménagement des espaces de numérisation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.

• Une augmentation de 0,4 million de dollars (0,8 million de dollars en 2014-2015 et 0,4 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « d'acquisition de matériel et d'outillage » qui s'explique principalement par l'achat d'un moteur de recherche afin de faciliter l'accessibilité au patrimoine documentaire de BAC.

3. Risques et incertitudes

BAC a identifié quatre risques stratégiques qui pourraient avoir une incidence sur la réalisation de son mandat législatif :

• le risque que le patrimoine documentaire essentiel ne soit pas acquis;
• le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
• le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible aux Canadiens;
• le risque que les ressources documentaires du gouvernement du Canada ne soient pas gérées adéquatement.

Les risques stratégiques se traduisent en risques organisationnels qui peuvent avoir un impact sur les opérations de BAC. Ils sont identifiés et évalués par les cadres supérieurs et les gestionnaires de BAC. Ils doivent faire l'objet d'une révision en profondeur aux trois ans et sont validés annuellement pour en maintenir la pertinence.

Les principaux secteurs de risques organisationnels identifiés en 2014 incluent la préservation numérique, l'accès en ligne, la description de la collection et la gestion de la technologie. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives concrètes et spécifiques à chaque risque.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des dernières années, BAC a profité du contexte d'innovation généré par l'essor des technologies numériques pour se recentrer sur son mandat, clarifier la façon dont il souhaite s'en acquitter et définir les meilleurs moyens et stratégies à mettre en place pour y arriver.

Ainsi, BAC s'est doté de cadres de politiques pour mener ses opérations et il poursuit ses efforts d'innovation afin de consolider son approche et de produire encore plus de résultats tangibles pour les Canadiens.

BAC met l'accent sur les engagements établis dans le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015. Pour ce faire, il se fonde principalement sur l'atteinte des priorités suivantes :

1. acquérir des ressources documentaires représentatives de la société canadienne;
2. mieux préserver le patrimoine documentaire en formats analogique et numérique;
3. offrir des services de qualité aux Canadiens et diffuser un maximum de contenu à l'aide des technologies numériques;
4. adopter une approche plus collaborative avec les collectivités du patrimoine documentaire pour réaliser le mandat de BAC;
5. développer l'infrastructure et les stratégies requises pour assurer la gestion du patrimoine documentaire au XXIe siècle.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC étaient de 3,5 millions de dollars en 2012-2013, de 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et sont de l'ordre de 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures sont mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement, ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Budget consacré aux acquisitions : Le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant dans le cadre du processus d'acquisition régulier de BAC, selon les ressources disponibles.

Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.

La réduction des dépenses liées aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)