Bibliothèque et Archives Canada – Rapport financier trimestriel

Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017

Table des matières

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques,et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu en conjonction avec le Budget principal des dépenses de 2017-2018 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de:

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l’exercice 2017-2018. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d’une élection générale, l’article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l’exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu’il est indiqué dans l’état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 30 septembre 2017 sont de 122,2 millions de dollars en 2017-2018 et de 121,6 millions de dollars en 2016-2017. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier:

Tableau 1 : ventilation détaillée des autorisations par exercice financier

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l’autorisation, ainsi que le montant de l’autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 30 septembre 2017 et le 30 septembre 2016.

Autorisation Crédit/législative Description Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017 Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2016
Crédit 1 Dépenses de fonctionnement

97 992 828

99 701 830

Crédit 1 Recettes à valoir sur le crédit

(550 000)

(550 000)

Crédit 5 Dépenses en capital

14 397 864

12 403 019

L Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l’État

16 059

29 136

L Contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés

10 319 298

10 015 218

Autorisations totales

122 176 049

121 599 203

L’augmentation globale de 0,6 million de dollars s’explique de la façon suivante:

  • une augmentation de 2,2 millions de dollars du report du budget de fonctionnement et du report du budget de capital;
  • une augmentation de 0,1 million de dollars à la suite du réalignement du budget du programme d’infrastructure;
  • une diminution de 1,1 million de dollars à la suite du réalignement du budget, afin de refléter le plan de dépense anticipé;
  • une diminution de 0,6 million de dollars pour tenir compte des réductions annoncées dans le budget fédéral de 2016 concernant les services professionnels, les déplacements et la publicité.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu’il est présenté dans l’état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 61,5 millions de dollars au 30 septembre 2017 et 52,1 millions de dollars au 30 septembre 2016. L’augmentation totale de 9,4 millions de dollars s’explique principalement par :

  • une augmentation de 6,5 millions de dollars (43,4 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 36,9 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « personnel », attribuable aux paiements rétroactifs des exercices antérieurs et de l'exercice en cours à la suite de la signature des conventions collectives échues ; et
  • une augmentation de 1,5 millions de dollars (7,9 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 6,4 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « autres subventions et paiements », attribuable principalement aux paiements liés à la gestion et à l'entretien des édifices à vocation particulière. Une réallocation sous l’article courant approprié sera effectuée dans la période subséquente afin de refléter la nature adéquate des dépenses.

3. Risques et incertitudes

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2015-2018 qui identifie les risques stratégiques et organisationnels. Il évalue les conséquences et les impacts potentiels et identifie les moyens à mettre en place pour les atténuer. De plus, un examen biannuel de chaque mesure d'atténuation permet de suivre l'évolution de ces risques. La section qui suit offre une description des risques stratégiques et de leur contexte.

Principaux risques :

  1. Risque que le patrimoine documentaire canadien d’intérêt national ne soit pas acquis :
    Compte tenu de la quantité sans cesse croissante d'information créée grâce aux nouvelles technologies, ainsi que de la rapidité avec laquelle ces informations peuvent disparaître, BAC risque de ne pas acquérir tout le patrimoine documentaire canadien d'intérêt national.
  2. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas préservé pour les générations actuelles et futures:
    BAC doit garantir l'intégrité et la pérennité des ressources documentaires qu'il a acquises. Leur intégrité peut être compromise par différents facteurs de risques externes, comme l'altération causée par le temps et l'utilisation, ou encore l'obsolescence des technologies permettant de consulter certains formats. La disparition de l'expertise technique et le manque d'espace d'entreposage adéquat représentent des facteurs de risque internes.
  3. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas accessible :
    Malgré l'évolution des technologies et le désir des Canadiens d'accéder aux contenus en ligne, une grande partie de la collection de BAC se trouve sur papier ou d'autres supports analogiques. Le temps et les efforts requis pour traiter la collection afin de la rendre repérable puis la mettre en ligne sont tels que BAC doit prendre des mesures ciblées pour numériser le contenu et le rendre disponible.
  4. Risque que les institutions du gouvernement du Canada n’utilisent pas les instruments de réglementation et les outils en tenue de documents élaborés par BAC :
    La quantité de données créée quotidiennement au sein du gouvernement constitue un défi de taille lorsqu'il s'agit de repérer les documents qui ont une valeur opérationnelle, juridique ou historique. Seule une gestion en amont de l'information gouvernementale est fondamentale et garantit la responsabilisation du gouvernement ainsi qu'une saine gestion de l'information.

Des ministères et des particuliers de tous les organismes du gouvernement ont été touchés par la mise en œuvre du projet pangouvernemental de modernisation des services et des systèmes de paye (Phénix). BAC s’inquiète principalement du volume important de travail manuel supplémentaire devenu nécessaire depuis le lancement de ce nouveau système. Afin de réduire au minimum les incidences sur les employés, l’équipe intégrée de Phénix de BAC, qui inclut des spécialistes de la rémunération, des finances, des systèmes de ressources humaines et de la dotation, a élaboré et appliqué des solutions provisoires pour résoudre les problèmes du système. BAC a mis en œuvre des processus qui visent à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible. De nouvelles ressources ont été embauchées depuis la mise en œuvre de Phénix pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes en suspens.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Afin d'encadrer la prestation de ses services et d'améliorer son profil public, BAC a établi dans son Plan Triennal 2016-2019 quatre priorités axées sur des services de qualité, offerts par un personnel expert et professionnel, et appuyés par des partenariats en réseau:

  1. BAC est une institution résolument au service de ses clients, de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes et le grand public;
  2. BAC est une institution qui, grâce à la qualité de son personnel, est à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
  3. BAC est une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect;
  4. BAC est une institution dotée d’un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

Approbation des cadres supérieurs

Original signé par :

________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada Gatineau (Canada)
Le 16 novembre 2017

________________________________
Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services organisationnels, et Dirigeante principale des finances
Gatineau (Canada)
Le 16 novembre 2017

Tableau 2 : État des autorisations (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice2017-2018, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31mars 2018; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2016-2017, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31mars 2017; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Autorisations Exercice 2017-2018 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 * Exercice 2017-2018 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017 Exercice 2017-2018 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Exercice 2016-2017 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017 * Exercice 2016-2017 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2016 Exercice 2016-2017 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 1 - Dépenses de fonctionnement

97 442 828

32 084 221

54 924 984

99 151 830

25 422 409

46 470 032

Crédit 5 - Dépenses en capital

14 397 864

927 573

1 450 815

12 403 019

407 716

631 793

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

10 319 298

2 579 825

5 159 650

10 015 218

2 503 805

5 007 610

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

16 059

0

0

29 136

0

0

Autorisations budgétaires totales

122 176 049

35 591 618

61 535 449

121 599 203

28 333 930

52 109 435

Autorisations non-budgétaires

0

0

0

0

0

0

Autorisations totales

122 176 049

35 591 618

61 535 449

121 599 203

28 333 930

52 109 435

* N'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Tableau 3 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice2017-2018, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2016-2017, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Exercice 2017-2018 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 Exercice 2017-2018 : Dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 septembre 2017 Exercice 2017-2018 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Exercice 2016-2017 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017 Exercice 2016-2017 : Dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 septembre 2016 Exercice 2016-2017 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel

76 047 312

24 393 543

43 418 923

68 243 232

18 611 579

36 967 876

Transports et communications

177 950

193 755

384 026

1 210 245

227 915

436 771

Information

801 777

86 846

146 337

160 106

169 610

233 508

Services professionnels et spéciaux

17 765 261

1 591 725

2 787 617

28 030 538

1 206 408

2 107 195

Location

6 089 272

1 278 253

2 234 273

2 705 725

754 467

1 794 342

Réparation et entretien

13 178 083

43 300

2 811 774

12 569 266

1 037 584

2 308 542

Services publics, fournitures et approvisionnements

743 715

65 857

326 332

1 244 863

176 859

350 307

Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

0

0

0

0

0

0

Acquisition de matériel et d’outillage

498 534

247 158

289 184

434 555

245 889

274 122

Paiements de transfert

1 536 000

282 380

1 320 344

1 536 000

110 819

1 305 134

Autres subventions et paiements

5 888 145

7 490 129

7 939 349

6 014 673

5 836 803

6 404 322

Dépenses budgétaires brutes totales

122 726 049

35 672 946

61 658 159

122 149 203

28 377 933

52 182 119

Moins les revenus affectés aux dépenses:
Recettes à valoir sur le crédit

550 000

81 328

122 710

550 000

44 003

72 684

Total des revenus affectés aux dépenses

550 000

81 328

122 710

550 000

44 003

72 684

Dépenses budgétaires nettes totales

122 176 049

35 591 618

61 535 449

121 599 203

28 333 930

52 109 435

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