Bibliothèque et Archives Canada – Rapport financier trimestriel

Pour le trimestre terminé le 30 juin 2018

Table des matières

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2018-2019.

Ce rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) consiste à :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

La ministre du Patrimoine canadien est responsable de Bibliothèque et Archives Canada.

En 2018-2019, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) maintiendra le cap sur les quatres engagements de son Plan triennal 2016-2019 et mettra en place les orientations de son prochain plan triennal pour la période 2019-2022.

  1. Être une institution résolument au service de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes, les éditeurs, et le grand public;
  2. Être une institution qui, grâce à son personnel qualifié, demeure à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
  3. Être une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect;
  4. Être est une institution dotée d’un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses pour l’exercice 2018-2019. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d’une élection générale, l’article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l’exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu’il est indiqué dans l’état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 30 juin sont de 119,7 millions de dollars en 2018-2019 et de 115,2 millions de dollars en 2017-2018. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

Tableau 1 : ventilation détaillée des autorisations par exercice financier

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l’autorisation, ainsi que le montant de l’autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 30 juin 2018 et le 30 juin 2017.

Autorisation Crédit/législative Description Pour le trimestre terminé le 30 juin 2018 Pour le trimestre terminé le 30 juin 2017
Crédit 1 Dépenses de fonctionnement

100 553 482

93 296 852

Crédit 1 Recettes à valoir sur le crédit

(550 000)

(550 000)

Crédit 5 Dépenses en capital

8 818 036

12 153 065

Législative Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l’État

11 873

12 028

Législative Contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés

10 909 563

10 319 298

Autorisations totales cellule vide

119 742 954

115 231 243

L’augmentation globale de 4,5 millions de dollars s’explique de la façon suivante :

  • une augmentation de 4,3 millions de dollars liée à l’initiative de revitalisation des langues et des cultures autochtones;
  • une augmentation de 2,3 millions de dollars liée aux rajustements salariaux négociés;
  • une augmentation de 1,1 million de dollars liée aux dossiers privés du très honorable Stephen Harper;
  • une augmentation de 0,5 million de dollars liée aux contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés;
  • une diminution de 3,7 millions de dollars liée à la mise en œuvre du Plan à long terme de gestion immobilière.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu’il est présenté dans l’état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 26,9 millions de dollars au 30 juin 2018 et 25,9 millions de dollars au 30 juin 2017. L’augmentation totale de 1,0 million de dollars s’explique principalement de la façon suivante :

  • une augmentation de 1,2 million de dollars (20,2 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 19,0 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses liées au personnel, attribuable à l’embauche de personnel pour appuyer les priorités organisationnelles ainsi qu’aux rajustements salariaux négociés;
  • une augmentation de 0,9 million de dollars (1,8 million de dollars en 2018-2019 comparativement à 0,9 million de dollars en 2017-2018) des dépenses de location, attribuable au renouvellement des licences de logiciels et des frais de services auprès de Services partagés Canada, qui ont eu lieu au cours du premier trimestre de 2018-2019 (alors qu’elles avaient eu lieu au cours des trois derniers trimestres en 2017-2018);
  • une diminution nette de 1,2 million des dépenses ministérielles détaillées ci-dessous, attribuable aux paiements liés à la gestion et à l’entretien des édifices à vocation particulière. Une réallocation sous l’article courant approprié sera effectuée dans les périodes subséquentes afin de refléter la nature adéquate des dépenses :
    • une diminution de 2,8 millions de dollars (0,01 million de dollars en 2018-2019 comparativement à 2,8 millions de dollars en 2017-2018) des dépenses liées aux services de réparation et d’entretien;
    • une augmentation de 1,6 million de dollars (2,1 millions de dollars en 2018-2019 comparativement à 0,5 million de dollars en 2017-2018) des dépenses de la catégorie « autres subventions et paiements » due à un changement de méthode d’imputation.

3. Risques et incertitudes

BAC a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2018-2021. Ce profil décrit les risques et les impacts stratégiques organisationnels qui ont été identifiés, ainsi que les moyens mis en place pour les atténuer. Un examen annuel de chaque mesure d’atténuation permet de suivre l’évolution de ces risques. La section qui suit présente ces risques et leur contexte.

  1. BAC risque de ne pas être en mesure de s’adapter assez rapidement à l’évolution de la technologie, ce qui pourrait nuire à sa capacité de répondre aux besoins de ses usagers.

    À l’heure où les usagers du Web s’attendent à trouver rapidement et facilement ce qu’ils recherchent, leurs besoins évoluent au rythme des avancées technologiques. BAC doit prendre des mesures pour offrir la meilleure expérience client qui soit. Le risque réside principalement dans l’impact des changements technologiques, encore inconnus, et dans la capacité de BAC de s’y adapter rapidement.

  2. Les processus numériques de BAC risquent de ne pas être pleinement intégrés de façon harmonieuse, ce qui pourrait nuire à son efficience.

    En plus de devoir s’adapter aux changements technologiques, BAC doit s’assurer que les systèmes et les solutions technologiques mis en place pour acquérir, préserver, gérer et rendre accessible le contenu numérique sont suffisamment intégrés et compatibles entre eux. L’harmonisation des systèmes requiert une vision globale et intégrée de l’ensemble des processus numériques, ainsi qu’une saine planification qui tient compte des particularités de chaque opération.

Des ministères et des particuliers de tous les organismes du gouvernement ont été touchés par la mise en œuvre du projet pangouvernemental de modernisation des services et des systèmes de paye (Phénix). BAC s’inquiète principalement du volume de travail manuel supplémentaire devenu nécessaire depuis le lancement de ce nouveau système. Afin de réduire au minimum les incidences sur les employés, l’équipe intégrée de Phénix de BAC, qui inclut des spécialistes de la rémunération, des finances, des systèmes de ressources humaines et de la dotation, a élaboré et appliqué des solutions provisoires pour résoudre les problèmes du système. BAC a mis en œuvre des processus qui visent à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible. De nouvelles ressources ont été embauchées depuis la mise en œuvre de Phénix pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes en suspens.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

En date du 14 juin 2018, Madame Karine Paré a été nommée directrice générale des Services financiers et de l’approvisionnement, et adjointe à la dirigeante principale des finances.

Il n'y a pas eu d’autres changements significatifs aux niveaux des activités et programmes de l’organisme au cours du premier trimestre terminé le 30 juin 2018.

Approbation des cadres supérieurs

Original signé par :

________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada Gatineau (Canada)
Le 9 août 2018

________________________________
Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services organisationnels, et Dirigeante principale des finances
Gatineau (Canada)
Le 9 août 2018

Tableau 2 : État des autorisations (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2018-2019, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2018; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2017-2018, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Autorisations Exercice 2018-2019 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019 note du tableau 2 * Exercice 2018-2019 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2018 Exercice 2018-2019 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Exercice 2017-2018 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 note du tableau 2 ** Exercice 2017-2018 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2017 Exercice 2017-2018 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 1 - Dépenses de fonctionnement

100 003 482

23 883 981

23 883 981

92 746 852

22 840 763

22 840 763

Crédit 5 - Dépenses en capital

8 818 036

319 497

319 497

12 153 065

523 243

523 243

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

10 909 563

2 727 391

2 727 391

10 319 298

2 579 825

2 579 825

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

11 873

0

0

12 028

0

0

Autorisations budgétaires totales

119 742 954

26 930 869

26 930 869

115 231 243

25 943 831

25 943 831

Autorisations non-budgétaires

0

0

0

0

0

0

Autorisations totales

119 742 954

26 930 869

26 930 869

115 231 243

25 943 831

25 943 831

Notes du tableau 2
Note * du tableau 2

N'incluent que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Retour à la référence * du tableau 2

Note ** du tableau 2

N'incluent que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Retour à la référence ** du tableau 2

Tableau 3 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2018-2019, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 juin 2018; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2017-2018, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 juin 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Exercice 2018-2019 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019 Exercice 2018-2019 : Dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 juin 2018 Exercice 2018-2019 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Exercice 2017-2018 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 Exercice 2017-2018 : Dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 juin 2017 Exercice 2017-2018 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel

82 683 004

20 179 691

20 179 691

76 047 312

19 025 380

19 025 380

Transports et communications

1 238 309

267 204

267 204

155 361

190 271

190 271

Information

701 000

39 836

39 836

700 000

59 491

59 491

Services professionnels et spéciaux

11 854 632

998 667

998 667

13 550 298

1 195 892

1 195 892

Location

2 789 170

1 809 217

1 809 217

5 315 305

956 020

956 020

Réparation et entretien

5 154 878

13 780

13 780

11 505 260

2 768 475

2 768 475

Services publics, fournitures et approvisionnements

2 106 398

148 189

148 189

648 312

260 475

260 475

Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

3 622 234

56 218

56 218

0

0

0

Acquisition de matériel et d’outillage

2 671 988

93 618

93 618

435 250

42 026

42 026

Paiements de transfert

1 500 000

1 305 978

1 305 978

1 536 000

1 037 964

1 037 964

Autres subventions et paiements

5 971 341

2 057 847

2 057 847

5 888 145

449 219

449 219

Dépenses budgétaires brutes totales

120 292 954

26 970 245

26 970 245

115 781 243

25 985 213

25 985 213

Moins les revenus affectés aux dépenses :
Recettes à valoir sur le crédit

550 000

39 376

39 376

550 000

41 382

41 382

Total des revenus affectés aux dépenses

550 000

39 376

39 376

550 000

41 382

41 382

Dépenses budgétaires nettes totales

119 742 954

26 930 869

26 930 869

115 231 243

25 943 831

25 943 831

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