Bibliothèque et Archives Canada – Rapport financier trimestriel

Pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017

Table des matières

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu en conjonction avec le Budget principal des dépenses de 2017-2018 et le Budget supplémentaire des dépenses (A) et (B).

Ce rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat se définit ainsi :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter, au Canada, la collaboration des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

Afin d'encadrer la prestation de ses services et d'améliorer son profil public, BAC a établi dans son Plan triennal 2016-2019 quatre priorités axées sur des services de qualité, offerts par un personnel expert et professionnel, et appuyés par des partenariats en réseau :

  1. BAC est une institution résolument au service de ses clients, de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les archivistes, les bibliothécaires, les étudiants, les généalogistes et le grand public;
  2. BAC est une institution qui, grâce à la qualité de son personnel, est à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies;
  3. BAC est une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect;
  4. BAC est une institution dotée d’un profil public affirmé, valorisant ses collections et ses services.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) et (B) pour l’exercice 2017-2018. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d’une élection générale, l’article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l’exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur les rendements ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu’il est indiqué dans l’état des autorisations ci-dessous, les autorisations totales disponibles au 31 décembre sont de 130,8 millions de dollars en 2017-2018 et de 122,3 millions de dollars en 2016-2017. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

Tableau 1 : ventilation détaillée des autorisations par exercice financier

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (de crédit/législative), la description du crédit ou de l’autorisation, ainsi que le montant de l’autorisation (en dollars) pour les trimestres qui se sont terminés le 31 décembre 2017 et le 31 décembre 2016.

Autorisation Crédit/législative Description Pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017 Pour le trimestre terminé le 31 décembre 2016
Crédit 1 Dépenses de fonctionnement

106 501 739

100 261 830

Crédit 1 Recettes à valoir sur le crédit

(550 000)

(550 000)

Crédit 5 Dépenses en capital

14 397 864

12 541 607

Législative Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l’État

16 320

30 123

Législative Contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés

10 406 462

10 015 218

Autorisations totales

130 772 385

122 298 778

L’augmentation globale de 8,5 millions de dollars s’explique de la façon suivante :

  • une augmentation de 6,5 millions de dollars liée au financement admissible pour les paiements rétroactifs des exercices antérieurs et de l’exercice en cours, relativement aux rajustements salariaux négociés;
  • une augmentation de 2,2 millions de dollars liée au report du budget de fonctionnement et au report du budget de capital;
  • une augmentation de 1,7 million de dollars pour acquérir, traiter, préserver et rendre accessibles les dossiers du très honorable Stephen Harper;
  • une diminution de 1,1 million de dollars à la suite du réalignement du budget, afin de refléter le plan de dépenses prévu;
  • une diminution de 0,6 million de dollars pour tenir compte des réductions annoncées dans le budget fédéral de 2016 concernant les services professionnels, les déplacements et la publicité;
  • une diminution de 0,2 million de dollars liée à l’exposition sur les documents fondateurs à la Bibliothèque du Parlement afin de célébrer le 150e anniversaire de la Confédération.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu’il est présenté dans l’état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 90,0 millions de dollars au 31 décembre 2017 et 77,2 millions de dollars au 31 décembre 2016. L’augmentation totale de 12,8 millions de dollars s’explique de la façon suivante :

  • une augmentation de 8,4 millions de dollars (64,5 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 56,1 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « personnel », attribuable aux paiements rétroactifs des exercices antérieurs et de l’exercice en cours relativement aux rajustements salariaux négociés;
  • une augmentation de 3,3 millions de dollars (8,1 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 4,8 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « autres subventions et paiements », attribuable principalement aux paiements liés à la gestion et à l'entretien des édifices à vocation particulière; une réallocation sous l’article courant approprié sera effectuée dans la période subséquente afin de refléter la nature adéquate des dépenses;
  • une augmentation nette de 1,1 million des dépenses ministérielles détaillées ci-dessous, attribuable aux paiements liés à la gestion et à l’entretien des édifices à vocation particulière :
    • une augmentation de 1,8 million de dollars (3,8 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 2,0 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « location »;
    • une augmentation de 1,1 million de dollars (1,7 million de dollars en 2017-2018 comparativement à 0,6 million de dollars en 2016-2017) des dépenses de « services publics, fournitures et approvisionnements »;
    • une diminution de 1,8 million de dollars (3,2 millions de dollars en 2017-2018 comparativement à 5,0 millions de dollars en 2016-2017) des dépenses de « services de réparation et d’entretien ».

En 2017-2018, certaines dépenses ont eu lieu au cours des trois premiers trimestres, alors qu’elles ont eu lieu au cours du quatrième trimestre en 2016-2017. De plus, en 2017-2018, les dépenses ont été comptabilisées sous l’article courant approprié, alors qu’au cours de l’exercice 2016-2017, elles ont été réallouées selon leur nature au cours du quatrième trimestre.

3. Risques et incertitudes

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a élaboré un profil de risque organisationnel pour la période 2015-2018 qui identifie les risques stratégiques et organisationnels. Il évalue les conséquences et les impacts potentiels et identifie les moyens à mettre en place pour les atténuer. De plus, un examen biannuel de chaque mesure d'atténuation permet de suivre l'évolution de ces risques. La section qui suit offre une description des risques stratégiques et de leur contexte.

Principaux risques :

  1. Risque que le patrimoine documentaire canadien d’intérêt national ne soit pas acquis :
    Compte tenu de la quantité sans cesse croissante d'information créée grâce aux nouvelles technologies, ainsi que de la rapidité avec laquelle ces informations peuvent disparaître, BAC risque de ne pas acquérir tout le patrimoine documentaire canadien d'intérêt national.
  2. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas préservé pour les générations actuelles et futures :
    BAC doit garantir l'intégrité et la pérennité des ressources documentaires qu'il a acquises. Leur intégrité peut être compromise par différents facteurs de risques externes, comme l'altération causée par le temps et l'utilisation, ou encore l'obsolescence des technologies permettant de consulter certains formats. La disparition de l'expertise technique et le manque d'espace d'entreposage adéquat représentent des facteurs de risque internes.
  3. Risque que le patrimoine documentaire ne soit pas accessible :
    Malgré l'évolution des technologies et le désir des Canadiens d'accéder aux contenus en ligne, une grande partie de la collection de BAC se trouve sur papier ou d'autres supports analogiques. Le temps et les efforts requis pour traiter la collection afin de la rendre repérable puis la mettre en ligne sont tels que BAC doit prendre des mesures ciblées pour numériser le contenu et le rendre disponible.
  4. Risque que les institutions du gouvernement du Canada n’utilisent pas les instruments de réglementation et les outils en tenue de documents élaborés par BAC :
    La quantité de données créée quotidiennement au sein du gouvernement constitue un défi de taille lorsqu'il s'agit de repérer les documents qui ont une valeur opérationnelle, juridique ou historique. Seule une gestion en amont de l'information gouvernementale est fondamentale et garantit la responsabilisation du gouvernement ainsi qu'une saine gestion de l'information.

Des ministères et des particuliers de tous les organismes du gouvernement ont été touchés par la mise en œuvre du projet pangouvernemental de modernisation des services et des systèmes de paye (Phénix). BAC s’inquiète principalement du volume important de travail manuel supplémentaire devenu nécessaire depuis le lancement de ce nouveau système. Afin de réduire au minimum les incidences sur les employés, l’équipe intégrée de Phénix de BAC, qui inclut des spécialistes de la rémunération, des finances, des systèmes de ressources humaines et de la dotation, a élaboré et appliqué des solutions provisoires pour résoudre les problèmes du système. BAC a mis en œuvre des processus qui visent à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible. De nouvelles ressources ont été embauchées depuis la mise en œuvre de Phénix pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes en suspens.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Il n'y a pas eu de changements considérables aux activités, au personnel et aux programmes du Ministère au cours du troisième trimestre terminé le 31 décembre 2017.

Approbation des cadres supérieurs

Original signé par :

________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Gatineau (Canada)
Le 23 février 2018

________________________________
Anick Ouellette, CPA, CA
Sous-ministre adjointe, Services organisationnels, et Dirigeante principale des finances
Gatineau (Canada)
Le 13 février 2018

Tableau 2 : État des autorisations (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2017-2018, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2016-2017, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Autorisations Exercice 2017-2018 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 * Exercice 2017-2018 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017 Exercice 2017-2018 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Exercice 2016-2017 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017 * Exercice 2016-2017 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2016 Exercice 2016-2017 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 1 - Dépenses de fonctionnement

105 951 739

25 050 675

79 975 659

99 711 830

19 693 997

66 164 029

Crédit 5 - Dépenses en capital

14 397 864

821 774

2 272 589

12 541 607

2 921 166

3 552 959

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

10 406 462

2 579 824

7 739 474

10 015 218

2 503 804

7 511 414

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

16 320

0

0

30 123

15 000

15 000

Autorisations budgétaires totales

130 772 385

28 452 273

89 987 722

122 298 778

25 133 967

77 243 402

Autorisations non-budgétaires

0

0

0

0

0

0

Autorisations totales

130 772 385

28 452 273

89 987 722

122 298 778

25 133 967

77 243 402

* N'incluent que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Tableau 3 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2017-2018, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2016-2017, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2016; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Exercice 2017-2018 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 Exercice 2017-2018 : Dépenses au cours du trimestre se terminant le 31 décembre 2017 Exercice 2017-2018 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Exercice 2016-2017 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2017 Exercice 2016-2017 : Dépenses au cours du trimestre se terminant le 31 décembre 2016 Exercice 2016-2017 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel

83 089 323

21 061 963

64 480 886

68 243 232

19 097 675

56 065 551

Transports et communications

959 270

295 692

679 718

1 221 545

302 816

739 587

Information

801 777

50 354

196 691

360 106

97 648

331 156

Services professionnels et spéciaux

17 610 366

3 592 266

6 379 883

28 487 526

3 523 474

5 630 669

Location

6 089 402

1 583 104

3 817 377

2 706 219

179 269

1 973 611

Réparation et entretien

13 796 378

378 438

3 190 212

12 569 266

2 731 233

5 039 775

Services publics, fournitures et approvisionnements

765 846

1 360 494

1 686 826

1 260 356

270 028

620 335

Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

0

0

0

0

0

0

Acquisition de matériel et d’outillage

779 478

187 756

476 940

445 855

562 668

836 790

Paiements de transfert

1 542 400

0

1 320 344

1 540 000

0

1 305 134

Autres subventions et paiements

5 888 145

136 451

8 075 800

6 014 673

(1 596 606)

4 807 716

Dépenses budgétaires brutes totales

131 322 385

28 646 518

90 304 677

122 848 778

25 168 205

77 350 324

Moins les revenus affectés aux dépenses :
Recettes à valoir sur le crédit

550 000

194 245

316 955

550 000

34 238

106 922

Total des revenus affectés aux dépenses

550 000

194 245

316 955

550 000

34 238

106 922

Dépenses budgétaires nettes totales

130 772 385

28 452 273

89 987 722

122 298 778

25 133 967

77 243 402

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