Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2012-2013 et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B), de même qu'avec le Plan d'action économique 2012 du Canada (Budget 2012).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B) pour l'exercice 2013-2014. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013.

Pour l'exercice 2012-2013, des affectations bloquées dans les crédits ministériels ont été établies par le Conseil du Trésor en vue d'empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d'économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. En 2013-2014, les modifications aux autorisations ministérielles ont été mises en œuvre par l'intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figurent dans le Budget principal des dépenses de 2013-2014 déposé au Parlement.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 31 décembre représentent 104,4 millions de dollars en 2013-2014 et 123,1 millions de dollars en 2012-2013. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (crédit/législative), le code d'autorisation, la description du crédit ou de l'autorisation, ainsi que le montant de l'autorisation (en dollars) pour les trimestres se terminant le 31 décembre 2013 et le 31 décembre 2012.

La diminution globale nette de 18,7 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :

• Une diminution globale de 26,6 millions de dollars expliquée par :
• une diminution de 16,4 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité;
• une diminution de 6,6 millions de dollars suite aux compressions prévues dans le budget de 2012;
• une diminution de 3,4 millions de dollars de remboursement des dépenses en matière de rémunération;
• une diminution de 0,2 million de dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d'acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d'accès dans la Politique canadienne du long métrage.
• Une augmentation globale de 7,9 millions de dollars expliquée par :
• une augmentation de 3,8 millions de dollars de report du budget de fonctionnement;
• une augmentation de 2,4 millions de dollars pour le transfert permanent de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour des économies résultant de la consolidation et de la rationalisation des espaces d'entreposage des documents;
• une augmentation nette de 1,7 million de dollars pour les régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs) et le financement reçu pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant ci-joint, les cumuls des crédits utilisés représentent 62,7 millions de dollars au 31 décembre 2013 et 82,5 millions de dollars au 31 décembre 2012. La diminution totale de 19,8 millions de dollars est principalement expliquée par :

• Une diminution de 13,6 millions de dollars (58 000 dollars en 2013-2014 et 13,7 millions de dollars en 2012-2013) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et d'ouvrages », qui s'explique principalement par les dépenses en capital reliées à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité, dont la majeure partie de la construction s'est déroulée au cours de l'exercice financier 2012-2013.
  
  
• Une diminution de 7,8 millions de dollars (54,9 millions de dollars en 2013-2014 et 62,7 millions de dollars en 2012-2013) des dépenses de « personnel », qui s'explique principalement par une diminution des dépenses salariales résultant de départs d'employés ainsi que des dépenses liées au réaménagement des effectifs suite aux mesures d'économies annoncées dans le Budget 2012.
  
  
• Une augmentation de 0,9 million de dollars (4,0 millions de dollars en 2013-2014 et 3,1 millions de dollars en 2012-2013) des dépenses de « services professionnels et spéciaux », qui s'explique principalement par l'augmentation des dépenses d'aide temporaire pour les projets suivants :
  
  
• Dans le but de rencontrer les exigences de la Norme sur l'accessibilité des sites Web du Conseil du Trésor qui découle d'une décision de la Cour fédérale (Jodhan), BAC a dû faire appel à de l'aide temporaire en vue d'augmenter le nombre de ressources nécessaires pour la révision de tous ses contenus Web et leur migration vers une nouvelle plateforme. Ce projet prendra fin le 31 mars 2014.
  
  
• Afin d'accélérer la mise en œuvre de son programme de disposition et de tenue de documents et de faire progresser plus rapidement des projets visant l'émission d'autorisations de disposer pour des institutions du gouvernement fédéral, BAC a eu recours à de l'aide temporaire. Grâce à ces nouvelles autorisations, les institutions fédérales disposent des outils nécessaires pour assurer une saine gestion de leurs ressources, et ainsi renforcer la responsabilisation du gouvernement envers les Canadiens

3. Risques et incertitudes

La réalisation du mandat de BAC comprend quatre risques stratégiques :

• le risque que le patrimoine documentaire essentiel ne soit pas acquis;
• le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
• le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible aux Canadiens;
• le risque que les ressources documentaires du gouvernement du Canada ne soient pas gérées adéquatement.

Depuis 2009, BAC revoit l'ensemble de ses modes de fonctionnement en vue de tirer le meilleur parti des occasions qu'offre la nouvelle ère numérique. La mise en œuvre de ces nouveaux modes de fonctionnement vise également à atténuer les quatre risques stratégiques.

La mise en œuvre de la modernisation s'expose elle-même à divers risques opérationnels et horizontaux qui pourraient avoir une incidence sur sa réussite. Les principaux secteurs de risques organisationnels incluent la gestion de l'innovation, la gestion intégrée des ressources, les technologies de l'information, la prestation de services et le développement des compétences de l'avenir. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives novatrices et spécifiques à chaque risque.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des trois dernières années, alors que BAC a continué à acquérir et à préserver des ressources documentaires et à servir les Canadiens, l'institution a parallèlement repensé la gouvernance interne et la collaboration avec ses partenaires externes. BAC a développé une institution dont les processus de travail ont été renouvelés pour permettre la meilleure utilisation possible des ressources qui lui sont allouées. BAC a précisé son mandat et clarifié la façon dont il allait s'en acquitter. Finalement, l'institution a établi les grandes lignes de la recherche pour lui permettre de mieux fonctionner dans l'environnement numérique et de commencer les discussions sur ses besoins quant aux compétences qui seront nécessaires pour appuyer son travail à l'avenir. Le modèle d'affaires de BAC s'est enrichi et amélioré en se recentrant autour de son mandat et du renforcement de l'intendance.

Pour Bibliothèque et Archives Canada, l'horizon 2013-2015 représentera une période intense de mise en œuvre et de production, et ce, au-delà du travail amorcé qui devra se poursuivre. Alors que les dernières années ont été marquées par les efforts de réflexion, de recherche et de développement en vue d'adapter BAC au nouvel environnement du XXI^e siècle, les années suivantes seront marquées par la mise en œuvre continue des nouvelles pratiques. BAC s'appuiera sur les priorités suivantes pour y arriver :

1. BAC acquiert le patrimoine documentaire canadien en vertu d'une approche pansociétale.
   
   
2. BAC poursuit le renforcement de sa capacité à préserver les ressources documentaires en format numérique et analogique.
   
   
3. BAC met en œuvre son nouveau modèle d'affaires numérique afin d'améliorer l'accès à ses ressources documentaires.
   
   
4. BAC poursuit la mise en place d'une approche collaborative pour relever les défis de la gestion du patrimoine documentaire canadien.
   
   
5. BAC se dote de l'infrastructure et des nouvelles compétences requises pour la gestion du patrimoine documentaire du XXI^e siècle.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC étaient de 3,5 millions de dollars en 2012-2013, et sont de l'ordre de 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et de 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures seront mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Budget consacré aux acquisitions : Le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant dans le cadre du processus d'acquisition régulier de BAC, selon les ressources disponibles.

Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.

La réduction des dépenses liées aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :


________________________________________
Hervé Déry
Bibliothécaire et archiviste du Canada par intérim
Le 21 février 2014

_________________________________________
Isabelle Niquette, CPA,
Dirigeant principal des finances par intérim
Le 21 février 2014

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2013-2014, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2012-2013, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

* N'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

** Les crédits totaux disponibles ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2013-2014, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2012-2013, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

[version textuelle]

* Les dépenses prévues ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.