Comment offrir des archives à Bibliothèque et Archives Canada : Étape 5. Après avoir offert vos archives

Étape 5. Après avoir offert vos archives

Après avoir reçu votre formulaire, nos experts pourraient communiquer avec vous pour obtenir de plus amples détails. Ils pourraient demander de voir les documents à l’endroit où ils se trouvent actuellement, ou de les examiner dans l’un de nos bâtiments, au besoin.

Si votre don est accepté

Voici la marche à suivre si nos experts acceptent vos documents et vous demandent de les apporter à BAC.

  • Déplacement des documents

    Notre équipe vous aidera à transporter vos documents à nos bureaux, où ils seront enregistrés et traités.

  • Changement de propriétaire

    Nous préparerons une entente écrite pour transférer la propriété légale de vos documents. Une fois que vous et un responsable de BAC avez signé cette entente, les documents deviennent notre propriété.

  • Établissement du droit d’auteur et des droits moraux

    Une fois votre offre acceptée, vous devez discuter du droit d’auteur et des droits moraux avec BAC. Nous pouvons conserver un document dans notre collection sans détenir ces droits. Si vous décidez de garder ces droits, l’équipe de BAC communiquera avec vous chaque fois qu’un chercheur nous demandera de publier vos documents.

  • Ajout de vos documents à notre collection

    Les experts de BAC passeront vos documents en revue et pourraient ne choisir que certains articles à ajouter à la collection. Tout document qui n’a pas été choisi peut vous être retourné ou détruit en toute sécurité.

    Les experts disposeront de vos documents et les décriront selon les normes et les pratiques archivistiques. L’état des documents sera évalué, et ceux-ci seront traités au besoin.

    Vos documents seront ensuite entreposés pour être préservés à long terme. Ils seront répertoriés dans notre catalogue et pourront être consultés par n’importe qui, à moins que vous ayez établi des restrictions avec BAC.

  • Établissement d’un délai avant que les documents puissent être consultés

    Nous souhaitons que n’importe qui puisse consulter notre collection. Cependant, l’équipe de BAC doit parfois protéger des renseignements personnels ou de nature délicate pendant une période déterminée. L’expert responsable de vos documents vous aidera à déterminer les limites liées à leur consultation.

  • Obtention d’une évaluation et d’un reçu officiel

    Vos documents seront évalués et se feront attribuer une valeur. Les donateurs recevront un reçu officiel de ce montant qu’ils pourront utiliser pour obtenir un crédit d’impôt.

  • Certification de la propriété culturelle

    Selon les résultats de l’évaluation, vous pourriez être admissible à un autre avantage fiscal. Nous pouvons demander que la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels considère vos documents comme une propriété culturelle.

Si votre don n’est pas accepté

Nous ne pouvons pas accepter tous les dons d’archives. Notre équipe pourrait vous conseiller de communiquer avec des archives provinciales ou régionales, ou une autre institution du patrimoine documentaire.

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