Cadre de politique de préservation

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1. Date d’entrée en vigueur

2. Application

3. Définitions

4. Contexte

5. Objectif

6. Principes

7. Rôles and responsabilités

8. Suivi, évaluation et revue

9. Conséquences

10. Renseignements

Annexe A: Définitions

Annexe B: Documents connexes

1. Date d’entrée en vigueur

Le Cadre de politique de préservation a été approuvé par l'Équipe de direction et entre en vigueur le 22 février 2022.

2. Application

Le Cadre de politique de préservation s'applique à toutes les activités entreprises à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour préserver les collections et pour remplir les obligations de BAC lorsque des publications et des documents sont placés sous son contrôle ou sa garde, que ce soit temporairement ou indéfiniment.

Ce cadre de politique exclut les activités de BAC en appui à la préservation du patrimoine documentaire du Canada réalisée par d’autres personnes ou institutions, comme le soutien de BAC à la tenue de documents par les institutions du gouvernement fédéral, ou l’appui de BAC au développement des capacités de préservation dans les communautés des bibliothèques et des archives.

Le Cadre de politique de préservation, et l'ensemble des politiques qui s'y rattachent, s'appuient sur les autres instruments de politique de BAC et doivent être appliqués de manière cohérente avec ceux-ci. Le Cadre de politique d’accès de BAC régit les activités visant à faciliter l'accès aux collections de BAC. Le Cadre de politiques d'évaluation et d'acquisition de BAC régit les activités entreprises pour évaluer et acquérir le patrimoine documentaire, ou pour le retirer de ses collections.

Ce cadre de politique remplace le Cadre de politique d'intendance (2013), et la Politique de gestion de la collection (2016).

3. Définitions

Voir les définitions dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (Loi sur BAC) et l’annexe A.

4. Contexte

Comme l'énonce le préambule de la Loi sur BAC, les principaux objectifs de BAC comprennent la préservation du patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures et d’être la mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions. BAC a le mandat, en vertu de l'article 7(a), de préserver le patrimoine documentaire du Canada et, en vertu de l'article 7(c), d'agir comme dépositaire permanent des publications des institutions fédérales, ainsi que des documents fédéraux et ministériels qui ont un intérêt historique ou archivistique.

Les vastes collections du patrimoine documentaire de BAC sont constituées de publications et de documents dans une vaste gamme de supports et de formats, tant analogiques que numériques, provenant de sources privées et publiques. BAC est responsable de 1) maintenir l'authenticité, l'intégrité et la longévité de ses collections par le biais d'activités de préservation, de 2) s'assurer que toutes les publications et les documents placés sous sa garde soient gérés et protégés, et de 3) maintenir et sécuriser un approvisionnement adéquat d’entreposage à vocation spécialisée.

BAC doit s'efforcer de prendre des décisions d'acquisition, d'accès et de préservation qui soient responsables et sensibles, qui tiennent compte des exigences anticipées en matière de préservation des collections à long terme et de gestion des métadonnées connexes. BAC doit tenir compte des risques pour la préservation à long terme dans l'évaluation du patrimoine documentaire et dans les décisions d'acquisition ou de retrait. BAC doit atteindre un équilibre responsable entre la préservation de ses collections et d’en faciliter l’accès et l’utilisation. BAC doit également explorer des approches novatrices et collaboratives en matière de préservation numérique en réponse à l'évolution rapide de son environnement en réseau et numérique.

BAC remplit son mandat dans le cadre des lois, des règlements et des politiques en vigueur qui figurent dans l’annexe B.

5. Objectif

L'objectif de ce cadre stratégique est d'énoncer les principes de BAC pour réaliser son mandat de préservation prescrit par la loi.

La reddition de comptes de BAC, en lien avec son mandat de préservation, repose sur l’interprétation des concepts de garde et de contrôle qui sont énoncés dans la Loi sur BAC. Comme ces concepts ne sont pas définis dans ladite loi, le Cadre de politique de préservation définit ces deux concepts afin d'établir plus précisément la portée des responsabilités de BAC.

Ce cadre de politique établit l'orientation générale de BAC pour l'ensemble des politiques de préservation; il garantit que les principes qui sous-tendent les activités de préservation sont clairs et partagés par l'ensemble de l'institution, et que les rôles et les responsabilités de BAC en matière de préservation sont compris et liés à son mandat.

6. Principes

6.1 Fiabilité

Le principe de fiabilité signifie que BAC prend les mesures appropriées pour:

  • gérer et protéger le patrimoine documentaire qui est transféré sous sa garde, que ce soit temporairement ou indéfiniment, et en documenter les processus et les activités;
  • préserver l'authenticité, l'intégrité et la longévité de ses collections;
  • maintenir une relation contextuelle à l’intérieur de ses fonds et ses collections;
  • assurer la préservation de toutes les métadonnées nécessaires à la gestion, à la protection et à la conservation à long terme des publications et des documents, et rendre ces métadonnées disponibles lorsque requis;
  • respecter et contribuer aux normes et aux meilleures pratiques nationales et internationales en matière de préservation, lorsque approprié;
  • adhérer aux codes d’éthique et aux lignes directrices professionnelles concernant la pratiques de la préservation, s’il y a lieu;
  • prendre en compte les protocoles traditionnels dans la préservation des documents autochtones dans les collections et à la sauvegarde des documents autochtones pour le compte des communautés autochtones;
  • être un dépositaire fiable et sûr du patrimoine documentaire, et assurer des infrastructures, des installations, et de l’entreposage à vocation spécialisée appropriés pour la préservation à long terme;
  • assurer que la préservation soit maintenue pour les pièces des collections de BAC qui sont placées sous la garde d'autres personnes ou institutions.

6.2 Durabilité

Le principe de durabilité signifie que BAC:

  • tient compte des exigences et des risques liés à la préservation à court et à long terme lorsqu'il prend des décisions;
  • suit des bonnes pratiques de planification et de gestion des risques afin d'assurer un accès aux collections à long terme qui est fiable, sûr et sécurisé;
  • développe, maintient et transfère les connaissances et l'expertise internes à BAC;
  • applique des mesures de préservation selon une séquence progressive, du global à l’individuel.

6.3 Collaboration

Le principe de collaboration signifie que BAC assure une présence permanente au sein des communautés nationales et internationales qui sont d’intérêt pour BAC (par exemple les institutions de mémoire, les institutions gouvernementales, les organismes sans but lucratif ou le secteur privé); et établit et maintien des relations fructueuses avec elles en ce qui concerne les pratiques de préservation.

7. Rôles and responsabilités

Le Bibliothécaire et Archiviste du Canada est responsable de la préservation des collections de BAC et exerce l’autorité dans l’intégration et l’harmonisation des cadres de politiques de BAC.

Tous les sous-ministres adjoints et le directeur général principal, Services numériques travaillent en étroite collaboration avec les autres chefs de secteur pour assurer la réussite de la mise en œuvre de ce cadre, et sont responsables de s'assurer que les politiques élaborées, et les activités entreprises, dans leurs secteurs respectifs soient harmonisées avec le Cadre de politique de préservation de BAC.

Le sous-ministre adjoint, Collections est responsable de la mise en œuvre de ce cadre et de la gestion des activités de préservation des collections analogiques de BAC.

Le directeur général principal, Services numériques est responsable de la mise en œuvre de ce cadre et de la gestion des activités de préservation des collections numériques de BAC.

Le directeur général, Biens Immobiliers, est responsable de la mise en œuvre de ce cadre et de la gestion des actifs en biens immobiliers requis pour les activités de préservation.

Le directeur général, Préservation, et le directeur, Préservation numérique et migration, travaillent en étroite collaboration avec les autres secteurs pour faciliter la réussite de la mise en œuvre de ce cadre, et sont responsables de l'approbation des instruments et des outils de politique opérationnels de la préservation.

Les directeurs généraux, les directeurs et les gestionnaires font la promotion de ce cadre, et veillent à ce que les instruments de politiques opérationnels s’y conforment et soient harmonisés aux instruments de politiques connexes.

Les employés influencent, développent et mettent en œuvre des activités et des processus de préservation harmonisés avec ce cadre et les instruments de politiques connexes.

8. Suivi, évaluation et revue

La division Recherche et politiques stratégiques se chargera du suivi et de la revue de ce cadre, avec l'aide des secteurs responsables des activités de préservation, dans les cinq ans suivant leur approbation, ou selon les besoins.

9. Conséquences

Les conséquences de la non-conformité au Cadre de politique de préservation peuvent inclure des mesures correctives de la part du Bibliothécaire et archiviste du Canada.

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute question relative à ce cadre de politique à :

Directeur
Division de la recherche et des politiques stratégiques
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) J8T 0A7
BAC.Politiques-Policy.LAC@canada.ca


Annexe A : Définitions

Les définitions reflètent la perspective de politique de BAC pour réaliser son mandat de préservation. Elles sont applicables à ce cadre de politique et l'ensemble des politiques qui s'y rattachent. Elles peuvent différer ou être complémentaires aux définitions externes à BAC ou de celles qui s’appliquent à l’extérieur du contexte de cette politique.

Acquisition [Acquisition]
L'acquisition est le processus d'ajout de publications et de documents aux collections de patrimoine documentaire de BAC. L'acquisition a lieu lorsque BAC prend officiellement le contrôle des publications et des documents en vue de leur préservation à long terme, et subséquemment, assume la responsabilité de la gestion de leurs métadonnées et de leur utilisation par les générations futures. Pour plus de clarté, le patrimoine documentaire acquis par BAC est la propriété de la Couronne.

Authenticité[Authenticity]
L'authenticité est la qualité d'être authentique, de ne pas être une contrefaçon et de ne pas être altérée au cours de la création, de la maintenance et de la préservation des documents. Elle fait référence à la fiabilité d'une publication ou d'un document dans le temps, et est généralement établie par des preuves internes et externes.

Collections [Collections]
Tout le patrimoine documentaire acquis en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et du Règlement sur le dépôt légal de publications, ainsi que toute copie maîtresse qui en est produite. Pour plus de clarté, les collections de BAC ne comprennent que les publications et les documents acquis par BAC, et sont la propriété de la Couronne.

Contrôle [Control]
L’autorité de prendre des décisions concernant des publications et des documents et leur gestion aux fins de préservation, d'accès et de disposition, exercés ou non, et indépendamment de qui en a la garde. Le contrôle de BAC sur les publications et les documents peut être partiel ou complet, et peut faire l'objet d'ententes.

Cette définition de contrôle correspond au concept de « responsabilité » dans la loi de BAC. Le terme « contrôle » est utilisé dans ce cadre de politique à des fins de désambiguïsation avec la définition générale du concept de responsabilité.

Durabilité[Sustainability]
La durabilité est la qualité de répondre aux besoins des collections et de ses utilisateurs actuels sans outrepasser la capacité des ressources de BAC ni compromettre les besoins des utilisateurs futurs.

Garde [Custody]
La possession de publications et de documents, indépendamment de qui en a le contrôle. La garde peut être partagée et peut faire l'objet d'ententes.

Intégrité [Integrity]
L'intégrité est la qualité d'être entier et non altéré par une perte, la falsification ou la corruption. Elle fait référence à la fiabilité et à la stabilité d'une publication ou d'un document dans le temps, et est généralement établie par des preuves internes et externes.

Métadonnées des collections [Collections Metadata]
Toute donnée associée à la gestion des collections de BAC. Cela comprend les métadonnées associées à l'acquisition, aux descriptions et aux informations de catalogage des collections, ainsi que les métadonnées techniques liées à la préservation, au stockage et à l'accès aux collections. Dans certaines situations précises, il peut s'agir de métadonnées opérationnelles qui sont directement liées aux collections. Les métadonnées peuvent être acquises avec le patrimoine documentaire et après l'acquisition, et elles peuvent être créées par BAC ou par d'autres.

Patrimoine documentaire [Documentary Heritage]
Le patrimoine documentaire est constitué de publications, de documents, et d'autres types de pièces ayant une valeur historique ou archivistique, et un intérêt pour le Canada, identifiés pour la préservation à long terme dans les collections de BAC ou dans d'autres bibliothèques, archives ou institutions.

Préservation [Preservation]
La préservation est l'ensemble des actions accomplies pour ralentir la détérioration des collections ou empêcher qu'elles ne soient endommagées, et pour garantir que leur accès, leur utilisation et leur signification, ainsi que leur capacité à être acceptées comme preuve de ce qu'elles sont censées publier et enregistrer, soient maintenus dans le temps.


Annexe B: Documents connexes

Lois et règlements fédéraux

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Bibliothèque et Archives Canada

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