Déménagement de la collection

C’est un fait, déménager est toujours compliqué. Alors imaginez quand plus de 590 000 contenants doivent bouger – l’équivalent de 94 km de boîtes placées à la queue leu leu! Et ce, non pas à partir d’un seul endroit, mais de deux. C’est un peu comme déménager le contenu de deux maisons dans une seule!

Une équipe dévouée prépare cette tâche colossale depuis plusieurs mois déjà.

Ce qui déménage

Que trouve-t-on dans ces 590 000 contenants? Ceux-ci sont majoritairement composés :

  • De documents publiés et d'archives (à l’exception des cartes, photos et œuvres d’art)
  • De microfilms
  • De pellicules cinématographiques

Les contenants déménagés proviennent de deux de nos installations : le Centre de préservation à Gatineau (Québec) et l’entrepôt à Renfrew (Ontario).

Le saviez-vous?

Le déménagement est l’occasion idéale pour évaluer des fonds documentaires. Le travail a commencé en 2017-2018, à l’entrepôt situé à Renfrew. Grâce à l’examen de centaines de milliers de boîtes, seuls les documents qui correspondent au mandat de BAC seront déménagés, ce qui diminuera les coûts de transport, de préservation et d’entreposage.

Conséquences pour nos usagers

Un déménagement de cette ampleur cause inévitablement quelques désagréments, mais nous travaillons d’arrache-pied pour minimiser les impacts sur nos services.

Certains fonds, collections ou documents ne seront pas disponibles pendant des périodes plus ou moins longues. Si vous avez besoin d’un document dont le déménagement est en cours, nous vous donnerons la date approximative à laquelle celui-ci pourra de nouveau être consulté.

Les demandes d’accès à l’information urgentes ou liées à un litige ne seront pas affectées. Par contre, le délai pour les demandes régulières risque d’être prolongé.

Un long échéancier

Un déménagement d’une telle ampleur demande beaucoup de préparation, d’attention et de temps. Les documents à déplacer sont actuellement entreposés dans des contenants. Avant le déménagement, l’équipe d’experts de BAC doit analyser le contenu de ceux-ci et évaluer leur état physique pour s’assurer que le déménagement se fait dans des conditions optimales. Les boîtes doivent être en parfait état et avoir une certaine taille pour être entreposées dans la l’Édifice d’entreposage et de préservation.

L’équipe doit ensuite balayer le code-barres des contenants et valider les renseignements consignés dans le système de gestion de la collection de BAC. Les spécialistes du soin des collections suivront ces étapes pour chacun des 590 000 contenants visés.

Chaque contenant arrivé à destination verra son code-barres balayé de nouveau. Ainsi, les données de notre système de gestion de la collection seront enregistrées dans le nouveau système d’entreposage et de récupération. C’est cette étape qui permettra à l’énorme bras automatisé de retrouver les contenants!

Le déménagement vers l’Édifice d’entreposage et de préservation se fera en deux étapes : la première pour les documents du Centre de préservation à Gatineau, et la seconde, pour ceux de l’entrepôt à Renfrew.

Rénovation et amélioration des chambres fortes du Centre de préservation

En parallèle avec la seconde étape, une équipe réaménagera les chambres fortes du Centre de préservation, où sont conservés les articles spécialisés. Certaines se verront munies de nouveaux rayons tandis que d’autres seront réorganisées. Pour assurer des conditions de préservation optimales, la température et l’humidité des chambres seront modifiées en fonction des articles qui y seront conservés.

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