Annexes - Évaluation du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire de 2015-2016 à juin 2017

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Annexe A : Réponse de la direction et plan d’action

Recommandations de l’évaluation Réponse de la direction aux recommandations Mesures à prendre Date d’achèvement prévue Responsabilité
1. Le Programme devrait revoir sa portée, son modèle logique et sa stratégie de mesure du rendement, et établir des cibles annuelles de rendement pour tous ses indicateurs. La direction est en accord avec la recommandation. Le PACPD fera une révision de sa portée, du modèle logique du programme et de la stratégie de mesure de rendement en lien avec le Cadre ministériel des résultats. Il établira des cibles annuelles de rendement pour tous les indicateurs de la stratégie de mesure de rendement et mettra en place des mécanismes de collecte des données pour évaluer les résultats à moyen et à long terme. Mars 2019 Directeur, Gouvernance et Collaboration
2. Le Programme devrait clarifier et communiquer ses priorités pour chaque cycle de financement. La direction considère que la mention de priorités dans les lignes directrices du programme fait référence aux objectifs du programme et, dans un sens plus large, aux priorités de BAC. Cependant, la direction reconnaît que le PACPD devrait mieux communiquer les facteurs qui sont pris en compte dans les décisions de financement (p.ex. le mérite, la représentation régionale des projets). Le PACPD définira mieux les facteurs qui guident les décisions de financement et mettra à jour les lignes directrices sur le site Web de BAC. Octobre 2018 Directeur, Gouvernance et Collaboration
3. Le Programme devrait examiner les chevauchements avec le Programme d’aide aux musées afin de déterminer s’il doit s’ajuster ou adopter une approche axée sur la complémentarité. La direction est en accord avec la recommandation. Le PACPD effectuera une comparaison des modalités des deux programmes et adaptera les modalités du Programme, au besoin, afin d’assurer qu’il soit complémentaire au Programme d’aide aux musées. Mars 2019 Directeur, Gouvernance et Collaboration
4. Le Programme devrait clarifier la définition d’« institution locale » et l’inclure dans ses lignes directrices. La direction est en accord avec la recommandation. Le PACPD élaborera une définition claire du terme « institution locale » dans le contexte du programme et mettra à jour les lignes directrices du Programme, sur le site Web de BAC. Octobre 2018 Directeur, Gouvernance et Collaboration

Annexe B : Modèle logique

BAC a conçu ce modèle logique en 2015, au moment de la création du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire.

Figure 1. Modèle logique du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire (PACPD)
Figure 1., voyez la version texte ci-dessous pour une description
Figure 1 : version textuelle

La Figure 1 décrit le modèle du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire. Il faut lire le modèle logique de gauche à droite en débutant par les intrants, les activités, les extrants (ce que produit le Programme) et les résultats (ce que le Programme tente de modifier).

Intrants

  • RH
  • Finance
  • TI
  • Communications
  • Politiques

Activités

  • Livraison du programme
  • Développement des capacités
  • Rayonnement

Extrants

  • Ententes de financement signées
  • Accès aux ambassadeurs régionaux pour soutenir les organisations locales (débute à l'année financière 2016-2017)
  • Promotion du programme

Résultats immédiats

  • Accroître la capacité des institutions locales du patrimoine documentaire du Canada de préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable
  • Faire connaître le patrimoine documentaire local

Résultat intermédiaire

Utilisation élargie des institutions locales du patrimoine documentaire et leur collections

Résultat ultime

Accès accru au patrimoine documentaire canadien.

Annexe C : Stratégie de mesure du rendement

La stratégie de mesure du rendement a été élaborée lors de la création du Programme, puis revue en 2015, lors de l’élaboration du cadre d’évaluation.

Extrants

Élément du modèle logique Indicateur Définition Résultats Source des données et fréquence Responsable de la collecte
Ententes de financement signées Nombre et nature d’ententes de financement signées dans chaque région Les extrants sont le nombre et la nature d’accords de financement (pluriannuels ou annuels) signés dans chaque région. Les résultats permettront d’analyser les tendances régionales et pourraient servir à établir les futurs objectifs de rendement. Base de données du PACPD
(Fréquence : annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration
Formation d’ambassadeurs régionaux (à partir de l’exercice 2016 - 2017) Nombre de soumissionnaires recevant l’aide d’ambassadeurs régionaux L’extrant est le nombre de soumissionnaires recevant l’aide d’ambassadeurs régionaux pour remplir des formulaires de demande de financement. Les résultats montreront la variation du nombre de soumissionnaires ayant reçu l’aide des ambassadeurs régionaux.
  • Questionnaire pour les ambassadeurs régionaux
    (Fréquence : annuellement)
  • Outil d’évaluation du PACPD
    (Fréquence : annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration
Promotion du programme Nombre de demandes d’accès aux outils promotionnels élaborés et mis en œuvre L’extrant est la fréquence à laquelle l’information sur le programme est consultée grâce à un certain nombre d’outils promotionnels qui seront élaborés et mis en œuvre, comme le site Web de BAC, le numéro 1 800 de BAC et les communications avec les ambassadeurs régionaux. Les résultats montreront la variation dans les activités de diffusion externe d’une période à une autre, ce qui permettra d’analyser les tendances et les facteurs régionaux qui ont une incidence sur le niveau de connaissance du programme.
  • Outil d’évaluation du PACPD
    (Fréquence : Annuellement)
  • Nombre de visites sur le site Web de BAC
    (Fréquence : Annuellement)
  • Statistiques du numéro 1 800 de BAC
    (Fréquence : Annuellement)
  • Rapports des ambassadeurs régionaux
    (Fréquence : Annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration

Résultats immédiats

Élément du modèle logique Indicateur Définition Résultats Source des données et fréquence Responsable de la collecte
Amélioration de la capacité des institutions du patrimoine documentaire local à mieux soutenir et préserver le patrimoine documentaire du Canada Nombre et nature des activités exécutées dans le but de perfectionner les connaissances, les aptitudes, les compétences et les pratiques professionnelles. Le résultat est le nombre et la nature des activités réalisées dans le but de perfectionner les connaissances, les aptitudes, les compétences et les pratiques professionnelles. Ces activités peuvent comprendre les formations professionnelles, les formations en cours d’emploi sur l’utilisation d’un nouvel équipement, l’achat ou l’amélioration de matériel de TI, la présence à des conférences, la gestion d’ateliers stratégiques, etc. Les résultats montreront le nombre et la variété des activités exécutées par les institutions du patrimoine documentaire local dans le but de mieux gérer et préserver le patrimoine documentaire du Canada, ce qui permettra d’analyser les tendances et de déterminer quelles activités sont les plus nécessaires pour accroître la capacité de préservation du patrimoine documentaire. Outil d’évaluation du PACPD
(Fréquence : Annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration
Plus grande connaissance des institutions du patrimoine documentaire local Nombre de visiteurs dans les institutions du patrimoine documentaire local (en personne et/ou en ligne) Le résultat est le nombre de visiteurs en personne et en ligne dans les institutions du patrimoine documentaire local financées par le programme. Les résultats montreront la variation du nombre de personnes qui connaissent des institutions du patrimoine documentaire local au fil du temps, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur le niveau de connaissance. Outil d’évaluation du PACPD
(Fréquence : Annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration

Résultats intermédiaire

Élément du modèle logique Indicateur Définition Résultats Source des données et fréquence Responsable de la collecte
Utilisation accrue des ressources des institutions du patrimoine documentaire local Nombre de consultations, en personne et en ligne, des documents du patrimoine local. Le résultat est le nombre de fois que les documents du patrimoine local sont vus ou téléchargés dans les institutions du patrimoine documentaire financées par le programme. Les résultats montreront le niveau d’utilisation des documents du patrimoine local, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur l’utilisation du patrimoine documentaire. Outil d’évaluation du PACPD
(Fréquence : Annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration
Nombre de nouvelles expositions créées Le résultat est le nombre de nouvelles expositions virtuelles (en ligne) et physiques (dont les expositions itinérantes) créées par les institutions du patrimoine documentaire financées par le programme. Les résultats montreront le taux d’augmentation dans la création de nouvelles expositions, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur la création de nouvelles expositions. Outil d’évaluation du PACPD
(Fréquence : Annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration

Résultat ultime

Élément du modèle logique Indicateur Définition Résultats Source des données et fréquence Responsable de la collecte
Accès accru au patrimoine documentaire local du Canada Augmentation du pourcentage de pièces numérisées, préservées et rendues accessibles aux Canadiens par les institutions du patrimoine documentaire local Le résultat est l’accroissement de pièces préservées, numérisées et rendues accessibles aux Canadiens. Les résultats montreront l’augmentation du nombre de pièces préservées, numérisées et rendues accessibles aux Canadiens, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur la préservation et la numérisation, par les institutions du patrimoine documentaire local, des pièces rendues accessibles aux Canadiens. Outil d’évaluation du PACPD
(Fréquence : Annuellement)
Division Gouvernance et Collaboration

Annexe D : Tableaux supplémentaires

Gestion des demandes de projets et financement accordé

Tableau 1 : Nombre de demandes soumises, par statut
Année de la contribution accordée Type de contributionnote 1 du tableau 1 Projets non admissibles Projets admissibles mais non financés Projets admissibles financés Tous les Projets
2015-2016 Grande 32 17 33note 2 du tableau 1 82note 3 du tableau 1
Petite 14 8 32 54
Les deux types combinés 46 25 65note 4 du tableau 1 136note 5 du tableau 1
2016-2017 Grande 24 67 25 116
Petite 9 17 13 39
Les deux types combinés 33 84 38 155
2017-2018 Grande 17 42 24 83
Petite 9 23 14 46
Les deux types combinés 26 65 38 129
Toutes les années
(2015-2018)
Tous les types 105 174 141 420
Notes du tableau 1
Note 1 du tableau 1

Une petite contribution correspond à un montant inférieur à 15 000 $, alors qu’une grande contribution correspond à un montant de 15 000 $ et plus.

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Note 2 du tableau 1

Une institution s’est désistée.

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Note 3 du tableau 1

Une institution s’est désistée.

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Note 4 du tableau 1

Une institution s’est désistée.

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Tableau 2 : Répartition des institutions selon le financement alloué par cycle
Cycle Financement moyen Moins de 15 000 $ 15 000 $ à 24 999 $ 25 000 $ à 49 999 $ 50 000 $ et plus
2015-2016 25 207 $ 48 % 20 % 22 % 11 %
2016-2017 50 229 $ 34 % 13 % 21 % 32 %
2017-2018 40 318 $ 34 % 24 % 21 % 21 %
Tous
(2015-2018)
35 936 $ 40 % 19 % 21 % 19 %

Portrait des institutions financées

Tableau 3 : Effectif des institutions financées
Effectif – Employés Nombre d’institutions – Employés (%) Effectif – Bénévoles Nombre d’institutions – Bénévoles (%)
0 15 (11 %) 0 24 (17 %)
1 à 4 78 (55 %) 1 à 4 21 (15 %)
5 à 10 24 (17 %) 5 à 10 22 (16 %)
Plus de 10 23 (16 %) Plus de 10 73 (52 %)
Aucune réponse fournie 1 Aucune réponse fournie 1
Tableau 4 : Répartition des institutions financées selon leur budget annuel des dépenses
Dépenses annuelles Projets acceptés en 2015-2016 Projets acceptés en 2016-2017 Projets acceptés en 2017-2018 Tous les projets acceptés
0 $ à 99 999 $ 33 % 26 % 29 % 30 %
100 000 $ à 499 999 $ 44 % 37 % 41 % 41 %
500 000 $ à 999 999 $ 11 % 16 % 12 % 13 %
De 1 à 4 millions $ 5 % 11 % 15 % 9 %
Plus de 4 millions $ 6 % 11 % 3 % 7 %
Médiane
(en dollars)
101 878 $ 191 577 $ 223 335 $ 203 655 $
Tableau 5 : Répartition des institutions financées selon le type de contribution accordée
Dépenses annuelles Petites contributions
(moins de 15 000 $)
Grandes contributions TOTAL
15 000 $ à 24 999 $ 25 000 $ et plus
0 $ à 99 999 $ 47 % 26 % 28 % 100 %
100 000 $ à 499 999 $ 43 % 21 % 36 % 100 %
500 000 $ à 999 999 $ 29 % 18 % 53 % 100 %
De 1 à 4 millions $ 33 % 0 % 67 % 100 %
Plus de 4 millions $ 22 % 0 % 78 % 100 %

Annexe E : Comparaison des frais administratifs

Tableau 6 : Comparaison des ratios des frais d’administration du Programme et des frais d’administration d’autres programmes du portefeuille de Patrimoine canadien
Programmenote 1 du tableau 6 Frais administratifs (3 dernières années) Dépenses totales du Programme Ratio des dépenses en frais administratifs
Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire 832 510 $ 5 332 510 $ 15,6 %
Programme d’aide aux musées 5 247 841 $ 24 005 248 $ 21,9 %
Programme des Autochtones 7 297 291 $ 48 685 600 $ 14,9 %
Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine 15 752 828 $ 84 033 349 $ 18,7 %
Notes du tableau 6
Note 1 du tableau 6

Données provenant de l’évaluation du programme Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine

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Tableau 7 : Comparaison des ratios des frais d’administration du Programme et des frais d’administration d’autres programmes de contributions de petite taillenote 1 du tableau 7
Programme Frais administratifsnote 2 du tableau 7 Dépenses totales du programme Ratio des dépenses en frais administratifs
Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire (2017-2018) 361 217 $ 1 861 217 $ 19 %
Programme de partenariat pour la commémorationnote 3 du tableau 7 929 986 $ 4 927 791 $ 19 %
Programme juridique de partenariats et d’innovationnote 4 du tableau 7 169 100 $ 3 413 138 $ 5 %
Initiative de recherche du projet Kanishkanote 5 du tableau 7 268 544 $ 1 510 365 $ 13 %
Programme d’aide à l’édification de monuments commémoratifs dans les collectivitésnote 6 du tableau 7 79 087 $ 747 598 $ 11 %
Programme de contributions pour l’élaboration de politiquesnote 7 du tableau 7 132 373 $ 538 414 $ 21 %
Notes du tableau 7
Note 1 du tableau 7

Un programme de petite taille est défini comme un programme dont le budget total est inférieur à 5 millions de dollars.

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Note 2 du tableau 7

Exclut les services internes, les avantages sociaux et l’allocation de loyer, le cas échéant.

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Note 3 du tableau 7

Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015-2016

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Note 4 du tableau 7

Données provenant de l’évaluation du programme pour 2017

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Note 5 du tableau 7

Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015-2016

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Note 6 du tableau 7

Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015

Retour à la référence de la note 6 du tableau 7

Note 7 du tableau 7

Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015-2016

Retour à la référence de la note 7 du tableau 7

Annexe F : Bibliographie

À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire collective au Canada, Conseil des académies canadiennes, 2015

Cadre pangouvernemental, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (page consultée en juillet 2018)

Enquête du gouvernement du Canada sur les établissements du patrimoine : 2017, Patrimoine canadien, 2018

Les arts et le patrimoine au Canada : Sondage 2012 sur l’accès et la disponibilité, Phoenix Strategic Perspectives Inc., 2012

Les arts et le patrimoine au Canada : Sondage sur l’accès et la disponibilité 2016-2017, Environics Research, 2017

Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, L. C. 2004, ch. 11, Justice Canada, 2014

Plan ministériel 2017-2018, Bibliothèque et Archives Canada, 2017

Présentation au Conseil du Trésor : Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada, 2015

Rapport final : Sommet sur la valeur des bibliothèques, des archives et des musées dans un monde en mouvement, Bibliothèque et Archives Canada, 2016

Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada, 2015

Rapport sur les plans et les priorités 2016-2017, Bibliothèque et Archives Canada, 2016

Rapport sur les résultats ministériels 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada, 2016

Rapport sur les résultats ministériels 2016-2017, Bibliothèque et Archives Canada, 2017

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