Annexes - Évaluation du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire de 2015-2016 à juin 2017

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Annexe A : Réponse de la direction et plan d’action
Annexe B : Modèle logique
Annexe C : Stratégie de mesure du rendement
Annexe D : Tableaux supplémentaires
Annexe E : Comparaison des frais administratifs
Annexe F : Bibliographie

Annexe A : Réponse de la direction et plan d’action

Recommandations de l’évaluation	Réponse de la direction aux recommandations	Mesures à prendre	Date d’achèvement prévue	Responsabilité
1. Le Programme devrait revoir sa portée, son modèle logique et sa stratégie de mesure du rendement, et établir des cibles annuelles de rendement pour tous ses indicateurs.	La direction est en accord avec la recommandation.	Le PACPD fera une révision de sa portée, du modèle logique du programme et de la stratégie de mesure de rendement en lien avec le Cadre ministériel des résultats. Il établira des cibles annuelles de rendement pour tous les indicateurs de la stratégie de mesure de rendement et mettra en place des mécanismes de collecte des données pour évaluer les résultats à moyen et à long terme.	Mars 2019	Directeur, Gouvernance et Collaboration
2. Le Programme devrait clarifier et communiquer ses priorités pour chaque cycle de financement.	La direction considère que la mention de priorités dans les lignes directrices du programme fait référence aux objectifs du programme et, dans un sens plus large, aux priorités de BAC. Cependant, la direction reconnaît que le PACPD devrait mieux communiquer les facteurs qui sont pris en compte dans les décisions de financement (p.ex. le mérite, la représentation régionale des projets).	Le PACPD définira mieux les facteurs qui guident les décisions de financement et mettra à jour les lignes directrices sur le site Web de BAC.	Octobre 2018	Directeur, Gouvernance et Collaboration
3. Le Programme devrait examiner les chevauchements avec le Programme d’aide aux musées afin de déterminer s’il doit s’ajuster ou adopter une approche axée sur la complémentarité.	La direction est en accord avec la recommandation.	Le PACPD effectuera une comparaison des modalités des deux programmes et adaptera les modalités du Programme, au besoin, afin d’assurer qu’il soit complémentaire au Programme d’aide aux musées.	Mars 2019	Directeur, Gouvernance et Collaboration
4. Le Programme devrait clarifier la définition d’« institution locale » et l’inclure dans ses lignes directrices.	La direction est en accord avec la recommandation.	Le PACPD élaborera une définition claire du terme « institution locale » dans le contexte du programme et mettra à jour les lignes directrices du Programme, sur le site Web de BAC.	Octobre 2018	Directeur, Gouvernance et Collaboration

Annexe B : Modèle logique

BAC a conçu ce modèle logique en 2015, au moment de la création du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire.

Figure 1., voyez la version texte ci-dessous pour une description — **Figure 1. Modèle logique du Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire (PACPD)**

Annexe C : Stratégie de mesure du rendement

La stratégie de mesure du rendement a été élaborée lors de la création du Programme, puis revue en 2015, lors de l’élaboration du cadre d’évaluation.

Extrants

Élément du modèle logique	Indicateur	Définition	Résultats	Source des données et fréquence	Responsable de la collecte
Ententes de financement signées	Nombre et nature d’ententes de financement signées dans chaque région	Les extrants sont le nombre et la nature d’accords de financement (pluriannuels ou annuels) signés dans chaque région.	Les résultats permettront d’analyser les tendances régionales et pourraient servir à établir les futurs objectifs de rendement.	Base de données du PACPD (Fréquence : annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration
Formation d’ambassadeurs régionaux (à partir de l’exercice 2016 - 2017)	Nombre de soumissionnaires recevant l’aide d’ambassadeurs régionaux	L’extrant est le nombre de soumissionnaires recevant l’aide d’ambassadeurs régionaux pour remplir des formulaires de demande de financement.	Les résultats montreront la variation du nombre de soumissionnaires ayant reçu l’aide des ambassadeurs régionaux.	Questionnaire pour les ambassadeurs régionaux (Fréquence : annuellement) Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration
Promotion du programme	Nombre de demandes d’accès aux outils promotionnels élaborés et mis en œuvre	L’extrant est la fréquence à laquelle l’information sur le programme est consultée grâce à un certain nombre d’outils promotionnels qui seront élaborés et mis en œuvre, comme le site Web de BAC, le numéro 1 800 de BAC et les communications avec les ambassadeurs régionaux.	Les résultats montreront la variation dans les activités de diffusion externe d’une période à une autre, ce qui permettra d’analyser les tendances et les facteurs régionaux qui ont une incidence sur le niveau de connaissance du programme.	Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : Annuellement) Nombre de visites sur le site Web de BAC (Fréquence : Annuellement) Statistiques du numéro 1 800 de BAC (Fréquence : Annuellement) Rapports des ambassadeurs régionaux (Fréquence : Annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration

Résultats immédiats

Élément du modèle logique	Indicateur	Définition	Résultats	Source des données et fréquence	Responsable de la collecte
Amélioration de la capacité des institutions du patrimoine documentaire local à mieux soutenir et préserver le patrimoine documentaire du Canada	Nombre et nature des activités exécutées dans le but de perfectionner les connaissances, les aptitudes, les compétences et les pratiques professionnelles.	Le résultat est le nombre et la nature des activités réalisées dans le but de perfectionner les connaissances, les aptitudes, les compétences et les pratiques professionnelles. Ces activités peuvent comprendre les formations professionnelles, les formations en cours d’emploi sur l’utilisation d’un nouvel équipement, l’achat ou l’amélioration de matériel de TI, la présence à des conférences, la gestion d’ateliers stratégiques, etc.	Les résultats montreront le nombre et la variété des activités exécutées par les institutions du patrimoine documentaire local dans le but de mieux gérer et préserver le patrimoine documentaire du Canada, ce qui permettra d’analyser les tendances et de déterminer quelles activités sont les plus nécessaires pour accroître la capacité de préservation du patrimoine documentaire.	Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : Annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration
Plus grande connaissance des institutions du patrimoine documentaire local	Nombre de visiteurs dans les institutions du patrimoine documentaire local (en personne et/ou en ligne)	Le résultat est le nombre de visiteurs en personne et en ligne dans les institutions du patrimoine documentaire local financées par le programme.	Les résultats montreront la variation du nombre de personnes qui connaissent des institutions du patrimoine documentaire local au fil du temps, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur le niveau de connaissance.	Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : Annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration

Résultats intermédiaire

Élément du modèle logique	Indicateur	Définition	Résultats	Source des données et fréquence	Responsable de la collecte
Utilisation accrue des ressources des institutions du patrimoine documentaire local	Nombre de consultations, en personne et en ligne, des documents du patrimoine local.	Le résultat est le nombre de fois que les documents du patrimoine local sont vus ou téléchargés dans les institutions du patrimoine documentaire financées par le programme.	Les résultats montreront le niveau d’utilisation des documents du patrimoine local, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur l’utilisation du patrimoine documentaire.	Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : Annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration
	Nombre de nouvelles expositions créées	Le résultat est le nombre de nouvelles expositions virtuelles (en ligne) et physiques (dont les expositions itinérantes) créées par les institutions du patrimoine documentaire financées par le programme.	Les résultats montreront le taux d’augmentation dans la création de nouvelles expositions, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur la création de nouvelles expositions.	Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : Annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration

Résultat ultime

Élément du modèle logique	Indicateur	Définition	Résultats	Source des données et fréquence	Responsable de la collecte
Accès accru au patrimoine documentaire local du Canada	Augmentation du pourcentage de pièces numérisées, préservées et rendues accessibles aux Canadiens par les institutions du patrimoine documentaire local	Le résultat est l’accroissement de pièces préservées, numérisées et rendues accessibles aux Canadiens.	Les résultats montreront l’augmentation du nombre de pièces préservées, numérisées et rendues accessibles aux Canadiens, ce qui permettra d’analyser les tendances régionales et les facteurs ayant une incidence sur la préservation et la numérisation, par les institutions du patrimoine documentaire local, des pièces rendues accessibles aux Canadiens.	Outil d’évaluation du PACPD (Fréquence : Annuellement)	Division Gouvernance et Collaboration

Annexe D : Tableaux supplémentaires

Gestion des demandes de projets et financement accordé

Tableau 1 : Nombre de demandes soumises, par statut
Année de la contribution accordée	Type de contribution^{note 1 du tableau 1}	Projets non admissibles	Projets admissibles mais non financés	Projets admissibles financés	Tous les Projets
2015-2016	Grande	32	17	33^{note 2 du tableau 1}	82^{note 3 du tableau 1}
	Petite	14	8	32	54
	Les deux types combinés	46	25	65^{note 4 du tableau 1}	136^{note 5 du tableau 1}
2016-2017	Grande	24	67	25	116
	Petite	9	17	13	39
	Les deux types combinés	33	84	38	155
2017-2018	Grande	17	42	24	83
	Petite	9	23	14	46
	Les deux types combinés	26	65	38	129
Toutes les années (2015-2018)	Tous les types	105	174	141	420
Notes du tableau 1 Note 1 du tableau 1 Une petite contribution correspond à un montant inférieur à 15 000 $, alors qu’une grande contribution correspond à un montant de 15 000 $ et plus. Retour à la référence de la note 1 du tableau 1 Note 2 du tableau 1 Une institution s’est désistée. Retour à la référence de la note 2 du tableau 1 Note 3 du tableau 1 Une institution s’est désistée. Retour à la référence de la note 3 du tableau 1 Note 4 du tableau 1 Une institution s’est désistée. Retour à la référence de la note 4 du tableau 1

Tableau 2 : Répartition des institutions selon le financement alloué par cycle
Cycle	Financement moyen	Moins de 15 000 $	15 000 $ à 24 999 $	25 000 $ à 49 999 $	50 000 $ et plus
2015-2016	25 207 $	48 %	20 %	22 %	11 %
2016-2017	50 229 $	34 %	13 %	21 %	32 %
2017-2018	40 318 $	34 %	24 %	21 %	21 %
Tous (2015-2018)	35 936 $	40 %	19 %	21 %	19 %

Portrait des institutions financées

Tableau 3 : Effectif des institutions financées
Effectif – Employés	Nombre d’institutions – Employés (%)	Effectif – Bénévoles	Nombre d’institutions – Bénévoles (%)
0	15 (11 %)	0	24 (17 %)
1 à 4	78 (55 %)	1 à 4	21 (15 %)
5 à 10	24 (17 %)	5 à 10	22 (16 %)
Plus de 10	23 (16 %)	Plus de 10	73 (52 %)
Aucune réponse fournie	1	Aucune réponse fournie	1

Tableau 4 : Répartition des institutions financées selon leur budget annuel des dépenses
Dépenses annuelles	Projets acceptés en 2015-2016	Projets acceptés en 2016-2017	Projets acceptés en 2017-2018	Tous les projets acceptés
0 $ à 99 999 $	33 %	26 %	29 %	30 %
100 000 $ à 499 999 $	44 %	37 %	41 %	41 %
500 000 $ à 999 999 $	11 %	16 %	12 %	13 %
De 1 à 4 millions $	5 %	11 %	15 %	9 %
Plus de 4 millions $	6 %	11 %	3 %	7 %
Médiane (en dollars)	101 878 $	191 577 $	223 335 $	203 655 $

Tableau 5 : Répartition des institutions financées selon le type de contribution accordée
Dépenses annuelles	Petites contributions (moins de 15 000 $)	Grandes contributions		TOTAL
Dépenses annuelles	Petites contributions (moins de 15 000 $)	15 000 $ à 24 999 $	25 000 $ et plus	TOTAL
0 $ à 99 999 $	47 %	26 %	28 %	100 %
100 000 $ à 499 999 $	43 %	21 %	36 %	100 %
500 000 $ à 999 999 $	29 %	18 %	53 %	100 %
De 1 à 4 millions $	33 %	0 %	67 %	100 %
Plus de 4 millions $	22 %	0 %	78 %	100 %

Annexe E : Comparaison des frais administratifs

Tableau 6 : Comparaison des ratios des frais d’administration du Programme et des frais d’administration d’autres programmes du portefeuille de Patrimoine canadien
Programme^{note 1 du tableau 6}	Frais administratifs (3 dernières années)	Dépenses totales du Programme	Ratio des dépenses en frais administratifs
Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire	832 510 $	5 332 510 $	15,6 %
Programme d’aide aux musées	5 247 841 $	24 005 248 $	21,9 %
Programme des Autochtones	7 297 291 $	48 685 600 $	14,9 %
Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine	15 752 828 $	84 033 349 $	18,7 %
Notes du tableau 6 Note 1 du tableau 6 Données provenant de l’évaluation du programme Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine Retour à la référence de la note 1 du tableau 6

Tableau 7 : Comparaison des ratios des frais d’administration du Programme et des frais d’administration d’autres programmes de contributions de petite taille^{note 1 du tableau 7}
Programme	Frais administratifs^{note 2 du tableau 7}	Dépenses totales du programme	Ratio des dépenses en frais administratifs
Programme d’appui aux collectivités du patrimoine documentaire (2017-2018)	361 217 $	1 861 217 $	19 %
Programme de partenariat pour la commémoration^{note 3 du tableau 7}	929 986 $	4 927 791 $	19 %
Programme juridique de partenariats et d’innovation^{note 4 du tableau 7}	169 100 $	3 413 138 $	5 %
Initiative de recherche du projet Kanishka^{note 5 du tableau 7}	268 544 $	1 510 365 $	13 %
Programme d’aide à l’édification de monuments commémoratifs dans les collectivités^{note 6 du tableau 7}	79 087 $	747 598 $	11 %
Programme de contributions pour l’élaboration de politiques^{note 7 du tableau 7}	132 373 $	538 414 $	21 %
Notes du tableau 7 Note 1 du tableau 7 Un programme de petite taille est défini comme un programme dont le budget total est inférieur à 5 millions de dollars. Retour à la référence de la note 1 du tableau 7 Note 2 du tableau 7 Exclut les services internes, les avantages sociaux et l’allocation de loyer, le cas échéant. Retour à la référence de la note 2 du tableau 7 Note 3 du tableau 7 Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015-2016 Retour à la référence de la note 3 du tableau 7 Note 4 du tableau 7 Données provenant de l’évaluation du programme pour 2017 Retour à la référence de la note 4 du tableau 7 Note 5 du tableau 7 Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015-2016 Retour à la référence de la note 5 du tableau 7 Note 6 du tableau 7 Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015 Retour à la référence de la note 6 du tableau 7 Note 7 du tableau 7 Données provenant de l’évaluation du programme pour 2015-2016 Retour à la référence de la note 7 du tableau 7