Sommaire du Rapport d’évaluation de la description du patrimoine publié (2015-2020)

Description du Programme

Le volet description du Programme du patrimoine publié à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a fait l’objet d’une évaluation, dont les résultats sont présentés ici. Le patrimoine publié conservé par BAC se compose de documents portant sur le Canada et les Canadiens. Il doit être décrit pour être repérable, tant dans la collection de BAC que dans celles des bibliothèques canadiennes, qui utilisent les mêmes descriptions. L’activité de description est donc une composante importante du Programme, car elle facilite l’accès des Canadiens à leur patrimoine publié.

But de l’évaluation

L’évaluation a examiné :

  • l’efficacité du processus de description du patrimoine publié
  • l’atteinte des résultats à court et moyen termes de la stratégie de mesure du rendement
  • l’utilisation des ressources et le respect des normes de service

Portée et méthodologie

L’évaluation visait la période de 2015-2016 à 2019-2020. Elle repose sur une approche mixte combinant des sources de données qualitatives et quantitatives, notamment une revue de la littérature et des documents internes, des entrevues, un sondage auprès des employés et l’analyse de l’information financière et de rendement.

Constatations

L’évaluation a permis de constater que :

  1. La mise en oeuvre du système intégré de gestion de bibliothèque a posé des défis, ce qui a eu des répercussions sur le travail des employés et a contribué au ralentissement du processus de description du patrimoine publié.
  2. Les employés connaissent les instruments de politique existants, mais ceux-ci ne sont pas complets ni à jour.
  3. La Division de la description du patrimoine publié se fonde sur des pratiques pour prioriser les tâches et exécuter les plans de travail. Toutefois, ces plans et leur mise en oeuvre ne sont pas toujours communiqués aux employés.
  4. Des arrérages de descriptions du patrimoine publié sont toujours présents.
  5. Il faut améliorer le repérage du patrimoine publié dans les catalogues Voilà et Aurora.
  6. Supprimer les tâches redondantes ou inutiles améliorerait le processus de description du patrimoine publié.

Conclusions

L’évaluation a permis de constater que le Programme n’a pas pu atteindre pleinement les résultats attendus. Elle a aussi mis en lumière les besoins suivants :

  1. mettre à jour les instruments de politiques (y compris les plans de travail) et mieux les communiquer aux employés afin d’améliorer l’efficacité de leur travail de description
  2. revoir les processus et les procédures pour plus d’efficacité dans la description du patrimoine publié et pour les adapter au système intégré de gestion de bibliothèque
  3. améliorer le repérage du patrimoine publié pour en faciliter l’accès aux usagers
  4. s’assurer que l’accumulation d’arrérages de descriptions ne retarde pas l’accès des Canadiens à leur patrimoine publié.

Recommandations

  1. Mettre à jour les instruments de politiques (y compris les plans de travail) et les rendre accessibles aux employés afin que ceux-ci puissent s’y référer et accomplir leur travail avec plus d’efficacité.
  2. Mettre à jour les processus et procédures pour plus d’efficacité dans la description du patrimoine publié et pour les adapter au système intégré de gestion de bibliothèque.
  3. Explorer et mettre en oeuvre des solutions pour améliorer le repérage du patrimoine publié dans son ensemble.
  4. Mettre à jour le plan pour réduire les arrérages de descriptions du patrimoine publié, y compris les volets ayant trait aux ressources nécessaires et au mécanisme de rapport des progrès à la haute gestion de BAC.

Réponse de la Direction : La Direction du Programme a accepté toutes les recommandations et mis en place un plan d’action comprenant des mesures ciblées et un échéancier de mise en oeuvre. Le plan d’action se trouve à l’annexe A du Rapport d’évaluation.


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