Résumé du Rapport d’évaluation du traitement des archives privées (2015-2020)

Description du Programme

Ce résumé présente les résultats de l’évaluation du volet traitement du Programme d’acquisition et de traitement des archives privées de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Le traitement des archives est le moyen qu’utilise une institution pour acquérir le contrôle physique et intellectuel du patrimoine documentaire obtenu par don, achat ou transfert. Il consiste à classer et à décrire les documents d’archives afin d’en permettre la consultation et la préservation à long terme.

But de l’évaluation

L’évaluation visait à répondre aux questions suivantes :

  • Dans quelle mesure les politiques, procédures et normes de service internes sont-elles respectées lors du traitement des archives privées?
  • Quel est le degré d’efficience du traitement des archives privées à BAC?
  • Quels ont été les progrès accomplis en vue d’atteindre les résultats à court et moyen terme du Programme auxquels le volet traitement contribue?

Portée et méthode de l’évaluation

L’évaluation porte sur la période d’avril 2015 à mars 2020 et s’appuie sur une approche mixte associant des sources de données qualitatives et quantitatives. Cette approche comprend une revue de la littérature et des documents internes, des entrevues avec des intervenants de premier plan, un sondage auprès des employés et une analyse de l’information financière et du rendement.

Constatations de l’évaluation

  • Des efforts sont encore nécessaires pour achever la révision et mettre à jour le reste des instruments de politique internes sur le traitement, clarifier les rôles et les responsabilités et mieux communiquer les changements apportés au personnel.
  • Le flux de traitement ne fonctionne pas de façon optimale.
  • Il existe un déséquilibre entre le temps et l’énergie que le personnel consacre aux tâches de traitement.
  • Les employés ne semblent pas distinguer clairement quelles activités professionnelles sont essentielles et lesquelles sont secondaires.
  • La plupart des cibles de rendement concernant le traitement des archives privées ont été atteintes.
  • La quantité de documents non traités par rapport à l’ensemble des fonds d’archives privés est faible, et les responsables du Programme ont pris des mesures pour corriger la situation.

Conclusions

Malgré les difficultés mentionnées ci-dessus, d’importants progrès ont été réalisés dans l’atteinte des résultats. Les documents en attente de traitement demeurent néanmoins inaccessibles aux Canadiens et leur préservation à long terme n’est pas assurée. Il faudra déployer des efforts soutenus pour garantir le traitement continu de l’arriéré et voir à ce que la situation demeure gérable.

Recommandations

Les recommandations à la direction du programme :

  1. S’assurer que les instruments de politique liés au traitement des archives privées sont à jour et prendre des mesures pour communiquer continuellement au personnel les mises à jour ou les modifications.
  2. Voir à ce que le déroulement du traitement soit consigné et communiqué au personnel.
  3. Mettre en œuvre un mécanisme permettant de consulter les gestionnaires avant de solliciter la participation du personnel responsable des archives à d’autres activités de l’institution.
  4. Mettre en place et faire connaître un plan opérationnel visant à améliorer la priorisation des tâches par le personnel.

Réponse de la direction : Les responsables du Programme ont accepté toutes les recommandations et mis en place un plan d’action qui comprend des objectifs et un calendrier de mise en œuvre. Les détails sont présentés à l’annexe A du rapport d’évaluation.


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