Comité consultatif sur les acquisitions

Comité consultatif sur les acquisitions

Mandat

Le comité consultatif sur les acquisitions a pour mandat de fournir des conseils et des recommandations sur les politiques, les stratégies, les orientations, les plans et les outils et les acquisitions particulières, en tenant compte du mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et de sa clientèle principale.

Membres

Les membres du comité représentent diverses perspectives de partout au Canada, provenant des milieux des archives, des bibliothèques, des musées, de l'enseignement, du gouvernement du Canada, de l'histoire et de l'histoire de l'art.

Deux membres d'office proviennent de BAC : les directeurs généraux responsables des archives et du patrimoine publié. Le comité est présidé par le chef de l'exploitation de BAC.

  • Brenda Macdougall : Université d’Ottawa
  • Catherine Arseneau : Beaton Institute
  • Donald W. McLeod : Université de Toronto
  • Éveline Favretti et Karine Vachon : Association nationale des éditeurs de livres
  • Ian Milligan : Université de Waterloo
  • Jarvis Brownlie : Université du Manitoba
  • Lara Wilson : Université de Victoria
  • Marianne Scott : Amis de Bibliothèque et Archives Canada
  • Michel Lalonde : Université d'Ottawa
  • Michel Lessard : Agriculture and Agroalimentaire Canada
  • Victoria Dickenson : bénévole

Membres d'office

  • Monica Fuijkschot : Bibliothèque et Archives Canada
  • Robert McIntosh : Bibliothèque et Archives Canada

Président

  • Normand Charbonneau : Bibliothèque et Archives Canada

Réunions

Le comité se réunit au plus quatre fois par année, dont une fois en personne.

Réunion du 13 janvier 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 13 janvier 2016

    8 h 45 – 9 h​

    Accueil

    9 h – 9 h 20

    Introduction et mandat du comité

    • Normand Charbonneau
      Chef de l'exploitation

    9 h 20 – 9 h 40​

    Présentations

    • Tous les participants

    9 h 40 – 10 h 30

    ​Champs d'acquisition de BAC

    • Pierre Gamache
      Directeur général, Intégration des opérations
    • Chantal Marin-Comeau
      Directeur général, Évaluation et acquisitions
    • Robert McIntosh
      Directeur général, Équipe spéciale sur les documents gouvernementaux

    10 h 30 – 10 h 45

    Pause​

    ​10 h 45 – 11 h 20

    ​Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition

    • Lucie Séguin
      Directrice générale, Recherche stratégique et politiques
    • Dara Price
      Directrice, Avis et politiques stratégiques​

    11 h 20 – midi

    Orientation d'acquisition pour les archives privées

    • Antonio Lechasseur
      Directeur, Culture et société

    ​midi – 13 h 30

    Dîner​

    ​13 h 30 – 14 h 15

    Documenter le Web

    • Tom Smyth
      Gestionnaire, Capacité numérique

    ​14 h 15 – 15 h

    Documents politiques et de gouvernance

    • Elizabeth Mongrain
      Gestionnaire, Affaires politiques et de gouvernance

    15 h – 15 h 15

    Pause

    15 h 15 – 16 h

    Programme de réévaluation des documents gouvernementaux

    • Tina Lloyd
      Gestionnaire de projet Réévaluation

    16 h – 16 h 30

    Conclusion et prochaines étapes

    • Normand Charbonneau
  • Résumé des discussions, 13 janvier 2016

    Présences : Tous les membres du comité ont assisté à cette première réunion.

    • 1. Présentations
      Monsieur Normand Charbonneau, sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a souhaité la bienvenue à cette première réunion aux membres du comité consultatif sur les acquisitions (CCA). Ce comité est le deuxième d'un groupe de trois comités constitués pour fournir à BAC des points de vue indépendants sur les principaux volets de son mandat. L'un de ces comités se penche sur les services (première réunion tenue en décembre 2015), un autre sur les acquisitions et un troisième, qui sera créé au cours de l'année 2016, se consacrera aux programmes publics.

      Monsieur Charbonneau a rappelé que même si les membres siègent à ce comité à titre personnel, ils sont invités à partager la documentation avec leurs collègues et avec leurs associations professionnelles.

    • 2. Acquisition par BAC de documents du patrimoine de l'édition
      Monsieur Pierre Gamache, directeur général de l'Intégration des opérations, a fait une présentation sur l'acquisition de documents du patrimoine de l'édition. Les membres ont été particulièrement intéressés par l'application de la réglementation sur le dépôt légal aux contenus en ligne. Ils ont invité BAC à envisager d'étendre la portée de son programme de thèses.

    • 3. Acquisitions par BAC d'archives privées
      Madame Chantal Marin-Comeau, directrice générale de l'Évaluation et des acquisitions, a fait une présentation sur l'acquisition d'archives privées. Les membres ont soulevé les enjeux communs de format et de lisibilité de ces acquisitions et de la nécessité de trouver des solutions novatrices pour les régler. Ils ont également rappelé l'importance de la collaboration avec les donateurs avant le transfert des documents. Les membres ont demandé des précisions sur la collaboration de BAC avec d'autres archives et avec la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux, de même que sur le concept d'importance nationale. Madame Marin-Comeau a fourni des précisions additionnelles sur le projet avec les organismes membres de la Conférence en vue de l'élaboration de lignes directrices sur le choix du dépôt le plus approprié pour les archives. Les membres du comité ont été particulièrement intéressés par les archives ayant trait aux Premières Nations comme centre d'intérêt et pour la poursuite d'initiatives en archives de l'histoire orale à l'échelle nationale.

    • 4. Acquisitions par BAC d'archives gouvernementales
      Monsieur Robert McIntosh, directeur général des Documents gouvernementaux, a expliqué comment s'effectue l'acquisition des archives gouvernementales. Les membres ont manifesté leur intérêt pour le contexte particulier dans lequel BAC fait l'acquisition de dossiers gouvernementaux et ils ont souligné l'importance d'une vision d'ensemble du cycle de vie de l'information dans le cadre gouvernemental. Monsieur McIntosh a rappelé l'importance de BAC dans contexte du gouvernement du Canada et son rôle dans les initiatives liées au gouvernement ouvert.

    • 5. Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition
      Madame Lucie Séguin, directrice générale de Recherche stratégique et politiques et madame Dara Price, directrice d'Avis et politiques stratégiques, ont exposé les principes et les éléments clés du Cadre de politique sur l'évaluation et l'acquisition révisé. Les membres ont demandé comment BAC compte collaborer avec les autres institutions de mémoire. Les présentatrices ont précisé que ce type de collaboration entre professionnels a déjà cours lorsque BAC reçoit une offre de don, que ce soit par consultation téléphonique, référence, examen de solutions alternatives pour l'accès, etc. Les membres ont demandé des explications sur le concept de complémentarité des collections. Ils ont discuté des possibilités offertes par les archives numériques, par exemple pour l'adoption de méthodes novatrices en matière d'indexation et de renvois croisés. BAC a réitéré son engagement à collaborer avec d'autres organismes, notamment à des fins d'acquisition.

      Le comité a examiné le concept d'intérêt national, de concert avec l'intérêt régional de certains dossiers du gouvernement fédéral. Les membres ont discuté également de l'importance de maintenir un équilibre entre les désirs des donateurs d'archives et ceux des utilisateurs d'archives. Le comité a recommandé que la notion de capacité soit une considération non un principe, et que la notion d'accès soit incluse dans le cadre.

      Mesure de suivi : BAC accepte les recommandations du comité et modifiera le Cadre de politique en conséquence.

    • 6. Orientation d'acquisition
      Les membres du comité ont posé des questions sur la division des secteurs d'acquisition et sur l'importance relative de certaines facettes de la société canadienne, de même que sur la place des Premières Nations dans le modèle. La discussion a porté sur la contemporanéité du modèle et sur les risques de biais politique. Les membres ont également demandé comment les demandes des utilisateurs étaient prises en compte et quelle était l'approche de BAC quant à la sollicitation de dons. Les membres du comité ont recommandé que l'Orientation d'acquisition tienne compte des médias sociaux et que BAC renomme l'Orientation d'acquisition « Stratégie d'acquisition ».

      Mesure de suivi : BAC convient de réviser l'Orientation d'acquisition en fonction de la discussion.

    • 7. Archivage du Web
      Les membres du comité ont demandé si et comment BAC compte documenter l'ensemble du domaine Web canadien et comment seraient gérées les questions d'accès et de droits d'auteur dans ce cas. Ils ont également exprimé leur curiosité au sujet de la manière dont BAC documente la perception sur le Canada à l'étranger et ils ont incité BAC à collaborer aux initiatives universitaires dans le but de réduire le dédoublement des efforts. Ils ont également discuté de l'obsolescence technologique, de la disparition des sites Web, des occasions d'améliorer la présentation des sites Web archivés et de la fréquence de collecte des sites Web. Le comité appuie la collecte du contenu en ligne produits par des auteurs autochtones, de sections des commentaires dans les journaux et de gazouillis relatifs aux événements importants.

    • 8. Archives politiques
      Le comité souhaite que BAC soit aussi proactif que possible dans son travail de préservation des archives politiques avec le Cabinet et la haute fonction publique. Ils ont posé des questions sur les critères appliqués pour le service de dépôt offert aux politiciens et sur les liens entre les dossiers de la Chambre des communes et les archives politiques.

    • 9. Programme de réévaluation
      Les membres du comité ont proposé diverses façons d'éviter les écueils que peut susciter la réévaluation. Ils ont discuté de la possibilité de transférer les dossiers d'intérêt régional chez des partenaires à l'extérieur de la région de la capitale nationale et de l'application des techniques d'échantillonnage et des besoins de la recherche comme critères de réévaluation. Ils ont suggéré à BAC d'examiner la possibilité de recourir à des citoyens ou à des fonctionnaires à la retraite pour participer à l'examen des archives. Le comité conclut que BAC n'a peut-être pas l'obligation d'informer ses partenaires lorsqu'il procède à la réévaluation de ses collections, mais qu'il doit tenir compte de potentielles réactions négatives à la suite de cette activité.

    • 10. Conclusion
      Dans un dernier tour de table, les membres du comité ont fait part de leur appréciation de cette première réunion et des sujets abordés. Ils ont insisté sur la nécessité d'une transparence accrue dans les relations de BAC avec ses partenaires et ses utilisateurs.

      Monsieur Charbonneau a remercié les membres du comité pour leurs contributions à ces intéressantes discussions et a réitéré l'engagement de BAC de tenir compte des différents points de vue qui ont été exprimés.

Réunions des 21 et 22 juin 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 21 juin 2016

    13 h 15 – 13 h 30

    Accueil

    13 h 30 – 13 h 50

    Mot de bienvenue

    • Normand Charbonneau
      Chef de l'exploitation

    13 h 50 – 14 h 50

    Suivis et mises à jour de la dernière réunion

    • Dara Price
      Directrice, Avis et politiques stratégiques
    • Antonio Lechasseur
      Directeur, Division de la Société et de la culture
    • Tom Smyth
      Gestionnaire, Capacité numérique
    • Elizabeth Mongrain
      Gestionnaire, Affaires politiques et de gouvernance
    • Tina Lloyd
      Gestionnaire, projet de réévaluation

    14 h 50 – 15 h 05

    ​Compte rendu de la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT)

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Archives privées
    • Marissa Paron
      Agente principale de projet

    15 h 05 – 16 h 05

    Relations avec les donateurs d'archives privées

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Archives privées
    • Mireille Miniggio
      Directrice, Division Science, gouvernance et politique

    ​16 h 05 – 16 h 20

    ​Pause

    16 h 20 – 17 h 20

    Acquisition des documents numériques du gouvernement du Canada

    • Robert McIntosh
      Directeur général, Documents gouvernementaux
    • Kathryn Lagrandeur
      Directrice, Division des Initiatives gouvernementales en tenue de documents

    ​17 h 20 – 17 h 45

    Tour de table

    • Tous
  • Ordre du jour, 22 juin 2016

    8 h 45 – 9 h

    Accueil

    9 h – 10 h

    Documenter l'expérience des militaires après la Deuxième Guerre mondiale

    • Robert McIntosh
      Directeur général, Documents gouvernementaux
    • Marcelle Cinq-Mars
      Archiviste principale des affaires militaires

    10 h – 10 h 45

    Programme d'histoire orale à BAC

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Archives privées
    • Caroline Forcier-Holloway
      Archiviste

    10 h 45 – 11 h

    ​Pause

    11 h – 11 h 45

    Révision du Règlement sur le dépôt légal de publications

    • Pierre Gamache
      Directeur général, Patrimoine publié
    • Alison Bullock
      Directrice, Division des acquisitions

    ​11 h 45 – 12 h 30

    ​Mots de clôture et prochaine réunion

    • Normand Charbonneau
      Chef de l'exploitation

    12 h 30 – 13 h 30

    Dîner

    ​13 h 30 – 15 h 30

    Visite du Centre de préservation de Gatineau

  • Résumé des discussions, 21 et 22 juin 2016

    Présences : Tous les membres du comité ont assisté à cette réunion.

    • 1. Mot de bienvenue (N. Charbonneau)
      N. Charbonneau souhaite la bienvenue aux membres du comité et les remercie pour leur participation. Il indique que leurs commentaires de la dernière rencontre ont été examinés et invite le personnel de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à fournir des mises à jour sur les points de la réunion inaugurale du 13 janvier 2016.

    • 2. Suivis et mises à jour de la réunion du 13 janvier 2016
      • Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition (D. Price)

        Le Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition a été approuvé et est disponible en ligne. D. Price précise que les commentaires reçus lors de la réunion inaugurale du 13 janvier 2016 ont été examinés par le Groupe de travail du Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition et que la plupart des recommandations du comité ont été incorporées. Ainsi, l'aspect international des activités de BAC a été ajouté à l'ensemble de la section « Principes » et les notions d'expertise et de normes ont été ajoutées à la sous-section « Expertise professionnelle ». De plus, l'idée selon laquelle la pérennité et les ressources sont des facteurs majeurs dans l'évaluation du patrimoine documentaire d'importance nationale a été supprimée. Enfin, la notion selon laquelle les besoins des usagers doivent être considérés dès le début du processus d'évaluation et d'acquisition des archives a été ajoutée.

      • 2.2 Stratégie d'acquisition (A. Lechasseur)

        La Stratégie d'acquisition de Bibliothèque et Archives Canada 2016-2019 a été finalisée et est disponible sur le site Web de BAC. Elle s'étend sur trois ans au lieu de cinq. Le nombre d'années sera à nouveau révisé en 2018-2019. La Stratégie d'acquisition précise comment BAC, en collaboration avec les partenaires nationaux et internationaux, entend cibler son travail d'évaluation et d'acquisition du patrimoine de l'édition, des documents du gouvernement du Canada et des archives privées. Les acquisitions de BAC visent à documenter cinq grandes dimensions de la vie canadienne, qui sont le Canada sur la scène internationale, la politique et la gouvernance, l'économie, la société et la culture. Les cibles spécifiques d'acquisition sont les peuples autochtones, la diversité régionale du pays, la diversité culturelle, la culture francophone, les minorités et les questions reliées aux genres.

        Le comité fait part de ses préoccupations concernant les bibliothèques fédérales et, plus particulièrement, les bibliothèques fédérales scientifiques. BAC collabore avec les ministères en vue de liquider les bibliothèques ministérielles fédérales, tandis que le Conseil national de recherches s'occupe plus spécifiquement des bibliothèques fédérales scientifiques. Le comité suggère d'ajouter ce point à la Stratégie d'acquisition. Le comité propose également la tenue de consultations plus formelles au sujet des six stratégies d'acquisition, comme par exemple la culture francophone.

        Mesures de suivi :

        • Ajouter à la Stratégie d'acquisition une déclaration concernant les bibliothèques fédérales et, plus particulièrement, les bibliothèques fédérales scientifiques.
        • Organiser des consultations formelles sur les six stratégies d'acquisition.
      • 2.3 Archivage Web (T. Smyth)

        Le lancement officiel du site Archives du Web du gouvernement du Canada a eu lieu en décembre 2015. Éventuellement, le site inclura les notices d'autorité des institutions du gouvernement du Canada. Les sujets récemment archivés incluent l'incendie de Fort McMurray, le 150e anniversaire de la Confédération et les jeux olympiques d'été de Rio. BAC supporte l'initiative de renouvellement du Web du gouvernement du Canada et travaille étroitement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor pour s'assurer de la qualité des pratiques et des approches pour les sites Web du gouvernement du Canada.

        Le comité demande d'où proviennent les lignes directrices pour l'acquisition du contenu Web. Pour l'instant, ce sont les professionnels de BAC qui acquièrent ces archives, en se basant sur les théories de la cueillette du Web. Le comité affirme que les chercheurs voudraient que le domaine gc.ca soit archivé en totalité. LAC cherche à collaborer avec des partenaires pour relever les défis technologiques. Par exemple, certains éléments du Web ne peuvent pas être recueillis, comme le contenu dynamique, le contenu Flash, les plates-formes de diffusion comme You Tube, etc. Toutefois, certains problèmes se règleront grâce à la standardisation lors de l'élaboration des sites Web.

        Le comité recommande la cueillette d'un échantillon représentatif des points de vue sur les sujets importants, comme l'Enquête nationale sur les femmes et les filles autochtones disparues et assassinées.

      • 2.4 Archives politiques et de gouvernance (É. Mongrain)

        É. Mongrain effectue une présentation sur l'acquisition des archives politiques privées après l'élection de 2015. BAC a acquis 100 téraoctets de documents numériques et plus de 1000 boîtes de documents provenant de plus de la moitié des députés fédéraux qui ont quitté leurs fonctions.

        BAC travaille avec la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui assiste maintenant les députés fédéraux avec la tenue de documents, et le Bureau du Conseil privé afin de fournir de la formation et des procédures sur la gestion de l'information. Comme étape suivante, BAC offrira de la formation au personnel exonéré dans les bureaux des ministres s'ils le souhaitent (personnel politique engagé par les ministres).

      • 2.5 Programme de réévaluation des documents gouvernementaux (T. Lloyd)

        Le Programme de réévaluation des documents gouvernementaux a identifié des acquisitions de documents qui ont été transférées à BAC sous rétention sélective, ce qui signifie que BAC a toujours eu l'intention de réévaluer la valeur archivistique de ces dossiers et de disposer des documents sans valeur archivistique. Les décisions relatives à la disposition des documents sont prises et documentées par les professionnels de BAC. Ces derniers sont au fait des théories sur la réévaluation de documents présentes dans la littérature, tel que l'article paru dans The American Archivist intitulé "More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing" par Mark Greene et Dennis Meissner.

    • 3. Compte rendu de la conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) (C. Marin-Comeau, M. Paron)

      Le 1er juin 2016, la CANPT a publié son « Énoncé des principes directeurs pour déterminer l'institution la plus appropriée pour les archives du secteur privé ». Les dix provinces et les trois territoires ont ratifié l'énoncé. Les principes sont les suivants : inclusivité, respect des principes archivistiques, respect de l'importance régionale, respect des donateurs, respect des institutions partenaires, respect des intervenants externes, collaboration et responsabilité. Le comité est préoccupé par le risque de dispersion des collections à travers le pays et par la possibilité que les chercheurs aient à visiter plusieurs centres d'archives. Les membres demandent si la numérisation en masse sera envisagée. BAC et CANPT sont ouverts à l'idée de collaborer sur une stratégie de numérisation.

    • 4. Relations avec les donateurs d'archives privées (C. Marin-Comeau, M. Miniggio)

      BAC présente un aperçu de ses activités de sensibilisation avec les donateurs privés, ainsi que son plan triennal et son plan d'action pour 2016-2017. L'emphase sera mise sur les activités de sensibilisation auprès des communautés de donateurs sous-représentées. Le comité demande comment ces communautés seront identifiées et si les résultats de ces activités seront mesurés. BAC répond que les activités de sensibilisation sont basées sur la stratégie d'acquisition et qu'il y a des données qui mesurent le succès de ces activités. Le comité demande également pour un organigramme.

    • 5. Acquisition des documents numériques du Gouvernement du Canada (R. McIntosh)

      Le comité discute des défis liés à l'acquisition des documents numériques du gouvernement du Canada, dont les suivants :

      • la croissance exponentielle des documents numériques;
      • l'infrastructure numérique pour l'acquisition, la préservation et l'accès;
      • les exigences relatives aux métadonnées;
      • l'acquisition des courriels;
      • la numérisation et la destruction des documents numérisés;
      • les autorisations de disposer de documents;

      Le comité se demande si BAC acquière les documents que l'institution devrait acquérir.

    • 6. Documenter l'expérience des militaires après la deuxième guerre mondiale (R. McIntosh, M. Cinq-Mars)

      La Direction générale des documents gouvernementaux revoit sa position concernant les dossiers du personnel militaire avec Anciens Combattants Canada.

      Le comité discute de la valeur intrinsèque de certains dossiers militaires. La guerre sud-africaine, la Première Guerre mondiale, la Deuxième Guerre mondiale et la guerre de Corée sont des guerres importantes et les dossiers militaires s'y rapportant semblent différents et plus significatifs. Les membres du comité reconnaissent que ces dossiers ont une valeur symbolique que les autres dossiers n'ont pas. Ils sont symboliques, chargées de sens et suscitent parfois une réponse émotionnelle. Ils relient les gens à leurs ancêtres. Les gens seront mécontents si ces documents ne sont pas conservés. Si l'on décide de détruire ces documents, cette décision devra être rigoureuse et transparente.

      Le comité discute de la numérisation des dossiers militaires plus contemporains et de la destruction des originaux. Certains dossiers, comme ceux de la Première et de la Deuxième Guerre mondiale, ont une valeur intrinsèque. Ces dossiers sont uniques et différents de ceux créés dans les années 1970. Durant les deux Guerres mondiales, l'armée était composée d'individus provenant de toutes les ethnies et de toutes les classes sociales. L'armée était très différente des Forces armées canadiennes, qui est une armée professionnelle. Le comité demande si BAC a analysé la consultation de ces dossiers par les chercheurs. BAC a des statistiques des Services de référence qui indiquent quelles boîtes et quels dossiers ont été consultés.

    • 7. Programme d'histoire orale à BAC (C. Marin-Comeau, C. Forcier-Holloway)

      BAC présente son programme d'histoire orale. Le comité demande si des restrictions d'accès aux enregistrements seront établies afin de promouvoir la franchise des personnes interviewées. Les conditions d'accès pourront être négociées entre l'interviewé et l'archiviste. Un membre du comité affirme que, du point de vue de l'archiviste, l'histoire orale est plus profitable à la suite du traitement du fonds, car ainsi l'entrevue se concentre davantage sur les documents du fonds d'archives.

      Le comité demande si BAC entend s'associer avec des chercheurs et faire des entrevues avec ces spécialistes. BAC souligne que, dans d'autres organisations, les archivistes effectuent régulièrement des entrevues d'histoire orale. Pour BAC, l'histoire orale est vue comme une fonction documentaire et de transfert de connaissances, ainsi que de reconnaissance de l'expertise de nos collègues. Le programme d'histoire orale leur donne l'espace de créer et d'innover. Pour l'instant, les entrevues d'histoire orale seront réalisées par des experts de BAC.

      L'un des défis pour BAC est la transcription et la traduction des histoires orales. Le comité affirme que la transcription et la traduction automatisées ont beaucoup progressé. Il faudra possiblement investir dans la technologie. Dans l'ensemble, le comité est très réceptif au programme d'histoire orale et insiste sur l'importance pour l'interviewer de bien connaître l'interviewé.

      Mesures de suivi :

      • BAC doit effectuer un suivi sur les outils de transcription disponibles.
    • 8. Révision du règlement sur le dépôt légal de publications (P. Gamache, A. Bullock)

      Le comité discute des défis liés à l'acquisition et à l'accès aux publications électroniques. BAC ne dispose pas présentement de la technologie pour optimiser l'acquisition et l'accès à ces publications, mais vise à l'avoir d'ici deux ans. Le comité discute des différentes approches possibles pour l'accès aux publications. Idéalement, il faudrait obtenir une copie pour consultation sur place et une copie pour consultation à distance. Il faut aussi prévoir l'accès pour les personnes handicapées.

      N. Charbonneau demande au comité si le dépôt légal devrait être exhaustif ou sélectif? De façon générale, les membres du comité favorisent l'exhaustivité. Le comité précise que les bibliothèques municipales et universitaires se doivent d'être sélectives dans leurs acquisitions en raison des coûts. BAC devrait donc adopter une approche plus exhaustive en se servant de l'outil du dépôt légal. D'autres bibliothèques en dépendent. Par la suite, le comité discute du respect des exigences de la loi par les éditeurs et de la façon dont BAC peut les encourager à déposer leurs publications. BAC peut sélectionner et encourager quelques éditeurs ou travailler avec des associations comme l'ANEL (Association nationale des éditeurs de livres), l'Association of Canadian Publishers et l'Association of Canadian University Presses et les encourager à parler avec leurs membres. Selon le comité, l'approche collaborative semble être l'approche la plus réaliste pour traiter avec l'industrie du secteur privé de l'édition.

    • 9. Mots de clôture et prochaine réunion (N. Charbonneau)

      N. Charbonneau remercie les membres du comité pour leur participation et leurs commentaires. Il leur rappelle que la prochaine réunion se tiendra de façon virtuelle durant l'hiver.

Réunions des 2 et 3 mai 2017 à Ottawa

  • Ordre du jour, 2 mai 2017

    13 h 00 – 13 h 15

    Mot de bienvenue et introduction

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    13 h 15 – 14 h 00

    Mise à jour - projets autochtones

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    14 h 00 – 15 h 00

    Stratégie de services au public de BAC

    • Johanna Smith
      Directrice générale, Direction générales des services au public

    15 h – 15 h 15

    Pause

    15 h 15 – 15 h 45

    Visite du Numéri-Lab

    • Johanna Smith
      Directrice générale, Direction générales des services au public

    15 h 45 – 17 h 00

    Politique de développement de collections

    • Pierre Gamache
      Directeur général, Direction générale du patrimoine publié
    • Alison Bullock
      Directrice, Division des acquisitions
  • Ordre du jour, 3 mai 2017

    8 h 30 – 9 h 30

    Droit à l'oubli et la pratique archivistique à BAC

    • Sandy Ramos
      Directrice, Archives gouvernementales
    • Jason Bennett
      Archiviste principal, Direction générale des documents gouvernementaux
    • Sarah Hurford
      Archiviste principal, Direction générale des documents gouvernementaux

    9 h 30 – 10 h 30

    Description et accès aux archives privées

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Direction générale des archives privées
    • Mireille Miniggio
      Directrice, Division de la Sciences, de la gouvernance et de la politique
    • Louise Beauregard
      Gestionnaire, Archives sur la science, l'économie et l'environnement

    10 h 30 – 10 h 45

    Pause

    10 h 45 – 11 h 45

    Définir une politique à propos des documents à risque

    • Katherine Comber
      Archiviste principale, Direction générale des documents gouvernementaux

    11 h 45 – 12 h 00

    Mot de clôture

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation
  • Résumé des discussions, 2 et 3 mai 2017

    Présences :

    • Catherine Arseneau: Beaton Institute
    • Michèle Dagenais : Université de Montréal (présente le 2 mai seulement)
    • Victoria Dickenson : Bénévole
    • Robin Jarvis Brownlie : Université du Manitoba
    • Michel Lessard : Agriculture and Agroalimentaire Canada (présent le 3 mai seulement)
    • Don McLeod : Université de Toronto
    • Ian Milligan : Université de Waterloo
    • Marianne Scott : Amis de Bibliothèque et Archives Canada

    Membres d'office

    • Pierre Gamache : Bibliothèque et Archives Canada
    • Chantal Marin-Comeau : Bibliothèque et Archives Canada
    • Robert McIntosh : Bibliothèque et Archives Canada

    Président

    • Normand Charbonneau : Bibliothèque et Archives Canada

    Invités de Bibliothèque et Archives Canada

    Le 2 mai

    • Alison Bullock
    • Johanna Smith

    Le 3 mai

    • Louise Beauregard
    • Jason Bennett
    • Katherine Comber
    • Sarah Hurford
    • Mireille Miniggio
    • Sandy Ramos

    Absences :

    • Gwen Bird : Université Simon-Fraser
    • Tim Cook : Musée canadien de la guerre
    • Michel Lalonde : Université d'Ottawa
    • 1. Mot de bienvenue (N. Charbonneau)
      N. Charbonneau souhaite la bienvenue aux membres du comité et les remercie pour leur participation. Il enchaîne avec une mise à jour sur les projets autochtones.

    • 2. Mise à jour sur les projets autochtones (N. Charbonneau, C. Marin-Comeau, J. Smith)

      Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a reçu un financement de 14,9 millions de dollars (budget fédéral de 2017) pour réaliser les projets suivants sur une période de trois ans :

      • la numérisation et la diffusion numérique du matériel de la collection de BAC relié aux autochtones;
      • la préservation à long terme et la mise en valeur des témoignages oraux provenant de la collection de BAC et de celles de partenaires;
      • des opportunités d'expériences de travail pour les autochtones.

      En ce qui a trait aux témoignages oraux, les limites du contenu doivent encore être définies. BAC veut travailler avec les communautés et les faire participer à la préservation et à la diffusion du matériel. L'organisation cherche à travailler avec les communautés et les conseils de bandes et trouver l'équilibre entre les trois principaux groupes : les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Des facteurs importants dans la sélection des projets sont les relations développées avec les communautés et les ressources qui y sont disponibles. Le comité recommande de traiter le matériel déjà disponible au lieu de financer de nouveaux projets.

      Le projet de numérisation et d'accès numérique se concentrera sur les collections de BAC qui contiennent du matériel relié aux Premières Nations, aux Inuits et aux Métis. Le but du projet est de fournir un accès en ligne sans restriction et gratuit au matériel numérisé. Un membre du comité souligne que l'infrastructure et l'identification du meilleur canal de diffusion comptent parmi les défis de ce projet. Facebook semble être un bon canal pour le moment. Un autre défi est de trouver un outil de traduction. L'externalisation ouverte et l'étiquetage pourront aider à corriger les erreurs liées aux langues. Des processus de validation de l'information sont actuellement examinés. Les membres discutent de la numérisation des journaux sur microfilm et du droit d'auteur. BAC songe à obtenir les droits sur les journaux.

      Les membres discutent ensuite des opportunités d'expériences de travail pour les jeunes autochtones. Ces opportunités offriront à BAC de nouvelles perspectives et de nouvelles avenues de réseautage dans les communautés, tout en permettant à de jeunes autochtones d'acquérir de l'expérience dans les domaines des sciences de l'information. Ils pourront travailler dans les locaux de BAC ou dans leur communauté, sur les projets mentionnés ci-haut (témoignages oraux, numérisation, accès) ou sur leurs propres projets. L'un des buts poursuivis est de renforcer les capacités en bibliothéconomie et en archivistique dans les communautés autochtones. Ils pourront également inspirer des projets futurs.

    • 3. La Stratégie en matière de services au public (J. Smith)

      La Stratégie en matière de services au public de BAC met l'accent sur les points forts de son approche actuelle en matière de services au public, cible les domaines prometteurs et les possibilités d'amélioration et décrit la façon d'arriver à fournir des services au public fondés sur l'ouverture, la collaboration, la compétence et la réceptivité.

      Un membre demande comment rejoindre le grand public. Plus BAC donnera accès à ses collections et rendra le matériel disponible, plus il y aura de demandes du public. BAC cherche aussi à offrir des services et des outils sur mesure à ses différentes catégories de clientèles. Un membre demande comment identifier les outils sur mesure à développer. BAC doit davantage communiquer avec ses clients, qui sont souvent des experts dans leur domaine, suivre le développement de leurs modèles de recherche (possible avec OCLC) et créer des statistiques pour identifier les domaines et les sujets spécifiques les plus en demande.

      Les membres discutent ensuite du projet d'édifice commun avec la Bibliothèque publique d'Ottawa. Ce projet sera peut-être l'occasion de numériser tous les instruments de recherche d'archives. Présentement, tous les guides de recherche et les bases de données thématiques sont déjà disponibles sur le site Web de BAC. Un membre du comité suggère à BAC d'obtenir du matériel numérisé par le biais de certaines organisations, comme par exemple les firmes d'avocats.

      Enfin, un membre suggère d'allonger les heures d'ouverture le samedi, car plusieurs clients viennent sur place à Ottawa durant la fin de semaine. BAC tente de trouver le juste milieu entre les besoins des clients et les ressources disponibles.

    • 4. Visite du Numéri-Lab (J. Smith)

      Les membres du comité visitent le Numéri-Lab. Cette infrastructure permet aux clients de numériser et de contextualiser les collections de BAC d'intérêt pour leurs travaux, études et communautés. Le Numéri-Lab fournit l'équipement, la formation et l'accès aux collections. Les clients doivent fournir un aperçu de leur projet, incluant une description détaillée du matériel de BAC à être numérisé, les numérisations du matériel, ainsi que les descriptions, les métadonnées et l'étiquetage des documents numérisés.

      Lors de la visite, une cliente numérise des documents et discute de son projet et de son expérience au Numéri-Lab avec les membres du comité.

    • 5. Politique de développement de la collection du patrimoine publié (A. Bullock)

      À la suite d'une évaluation du Règlement sur le dépôt légal et de l'identification de lacunes dans la politique d'acquisition des publications, BAC commence à développer une Politique de développement de la collection du patrimoine publié.

      Les membres discutent de l'acquisition de publications Canadiana étrangères. Un membre indique qu'il est important d'avoir du matériel sur les réalités internationales (ex. : les Premières nations au Canada et aux États-Unis). Un autre membre suggère d'acquérir le même matériel qui est disponible dans les centres d'études canadiennes à l'étranger. En ce qui a trait au matériel de référence, un membre précise que ce type de matériel est facilement accessible ailleurs et que BAC n'a pas besoin d'en acquérir beaucoup. Enfin le comité croit que si les éditeurs reçoivent des instructions plus claires, ils se conformeront davantage au Règlement sur le dépôt légal.

      Le comité discute ensuite des journaux. La responsabilité des journaux locaux devrait être décentralisée et appartenir aux localités. L'une des priorités de la Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire est la numérisation des journaux. BAC numérise les journaux d'avant 1929 et les provinces ont aussi des stratégies de numérisation. Toutefois, le droit d'auteur fait en sorte que plusieurs journaux ne peuvent pas être numérisés et accessible en ligne.

      Les membres discutent ensuite de l'importance de préserver le contenu publié sur le Web pour la constitution d'une collection nationale. Les enjeux liés aux technologies doivent être pris en compte pour trouver un équilibre dans l'acquisition de ces ressources. Il est important de les acquérir même si elles ne peuvent pas être accessibles immédiatement. BAC vise l'intégralité dans ses acquisitions, mais doit également tenir compte des ressources disponibles.

      Enfin, les membres discutent des pour et des contre en ce qui a trait à la collaboration pour l'acquisition des journaux.

    • 6. Le droit à l'oubli et la pratique archivistique à BAC (J. Bennett, S. Hurford)

      Le droit à l'oubli (DAO) est un sujet faisant l'objet de discussions d'ordre légal dans de nombreux pays. Au Canada, les échanges à ce sujet sont nouveaux et l'application de ce droit n'est pas encore bien définie. À BAC, les questions soulevées dans le cadre des travaux de la Commission de vérité et de réconciliation (CVR) et du Processus d'évaluation indépendant (PEI) ont fait réfléchir au droit à l'oubli et au droit de se souvenir, de se rappeler. Les tenants du droit de se souvenir évoquent l'importance de ne pas minimiser ou nier ce qui s'est passé et de conserver les documents afin que le gouvernement soit tenu responsable de ses actes. Les tenants du droit à l'oubli soutiennent que de rendre publique ces informations engendre un sentiment de victimisation encore plus fort.

      Un membre indique que les documents du PEI sont très détaillés. Les archiver et les rendre accessibles risque effectivement de perpétuer le traumatisme. Il existe beaucoup d'autres sources d'information qui documentent ces abus, et ces témoignages ne révèlent rien de nouveau. Un autre membre affirme que les documents qui ont accidentellement survécus fournissent beaucoup d'information précieuse. Ils agissent à titre de mémoire afin que les abus ne se reproduisent plus. Ils peuvent également jouer un rôle dans la réconciliation. Dans 200 ans, le lien émotionnel avec ces événements et ces documents sera moins intense. Toutefois, le rôle de l'archiviste est également de protéger la vie privée des citoyens, surtout lorsque ces derniers ne sont pas consultés lors des décisions relatives à la disposition des documents. Même si le gouvernement considère ces documents comme étant sa propriété et que BAC, à titre d'institution nationale, hésite à s'en départir, l'archiviste, en tant qu'être humain, ne peut ignorer le traumatisme qu'ils font revivre aux familles touchées.

      De plus, un membre souligne qu'il ne faut pas oublier que les autochtones ont leurs propres rituels de guérison. Par exemple, un objet culturel doit être rapatrié afin qu'il soit « retourné à la terre ». Ainsi, il est important de respecter leur souhait en ce qui a trait à l'information partagée dans le cadre du PEI. Un membre demande s'il serait possible de simplement effacer l'information sur demande. Toutefois, les délais engendrés pour effectuer ces modifications posent problème. Pour l'instant, la cour prévoit un délai de 15 ans pendant lequel les survivants peuvent décider si les documents seront archivés ou détruits.

      En raison de la diversité des dossiers et des situations, il ne semble pas y avoir de réponse claire à ces questions pour le moment. Les institutions de mémoire doivent rechercher un équilibre entre la protection de la vie privée des citoyens et le droit collectif de se souvenir. Une chose est certaine, c'est que dorénavant, les instructions relatives à l'accès aux documents devront être déterminées à l'avance. La façon dont l'État traitera les demandes relatives au droit à l'oubli aura un impact sur la qualité de ses relations avec les autochtones. Enfin, lors du renouvellement de la Loi sur la protection des renseignements personnels, cette friction entre la divulgation et la protection de l'information devra être abordée.

    • 7. La description et l'accès aux archives privées (M. Miniggio, L. Beauregard)

      L'un des principaux objectifs de BAC est de traiter plus rapidement les documents d'archives pour les rendre accessibles aux utilisateurs. En 2016 - 2017, la Direction générale des Archives privées a produit deux nouvelles lignes directrices : la "Ligne directrice sur le classement et la description des archives privées" et la "Ligne directrice pour l'établissement des restrictions d'accès aux documents d'archives privées". Les trois principaux facteurs qui ont motivé la décision d'élaborer ces lignes directrices sont les suivantes : le volume d'archives privées acquises, la nécessité d'offrir un accès ouvert et rapide à ces acquisitions et la nécessité de mieux utiliser l'expertise des archivistes.

      Lors des négociations d'acquisition d'un fonds d'archives, BAC demande maintenant au donateur de fournir une liste de documents. De plus, des instructions plus précises relatives à la description des documents permettent de les traiter plus rapidement.

      Un membre mentionne l'exemple du DigiLab et suggère que les descriptions minimales soient améliorées à l'aide de l'externalisation ouverte. BAC pourrait faire appel à des volontaires qui possèdent de l'expérience en description ou qui ont une connaissance du fonds (membres de la famille d'un individu, employés de compagnie, etc.)

      Un autre membre affirme que la numérisation exige une description plus détaillée pour localiser les documents. Le travail de description des documents numériques prend beaucoup de temps. Un membre suggère de ne pas établir de restrictions sur les documents déjà accessibles de façon électronique. Les blogs produits par les archivistes peuvent aussi être utilisés pour améliorer les descriptions.

      BAC vit une tension entre sa capacité d'acquérir les documents qui correspondent à son mandat et ses ressources pour les décrire. Il faut rechercher un équilibre en ce qui a trait au niveau de description (niveau minimum, moyen, renforcé). BAC doit s'assurer que le budget dépensé en description (millions de dollars chaque année) se traduisent par un accès plus rapide et amélioré aux documents.

      Enfin, BAC veut également améliorer sa capacité à prévoir ses acquisitions et être davantage proactive, i.e. approcher les donateurs ou les autres institutions qui pourraient être intéressées par un fonds.

    • 8. Définir une politique pour les documents à risque (K. Comber)

      Le paragraphe 13(3) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) précise que « l'administrateur général peut exiger le transfert, selon les modalités qu'il fixe, de tout document fédéral visé au paragraphe (1) s'il estime qu'il risque d'être détruit ou gravement endommagé. » BAC n'a jamais invoqué le paragraphe 13(3) et formalisera cette année son approche par l'intermédiaire d'une politique.

      Les membres discutent de l'application d'une clause semblable par d'autres juridictions. Au Québec, cette clause n'a jamais été utilisée. En France, elle l'est fréquemment et aux États-Unis, des pénalités criminelles sont imposées si les documents sont détruits. BAC veut développer un instrument de politique avant de devoir utiliser cette clause. Si une action criminelle devrait être entreprise au Canada, le procureur général en serait responsable.

      Les membres discutent du transfert des documents lorsqu'un ministère ou agence est privatisé. Il devrait exister un outil de politique pour préserver les documents ou une clause dans l'acte de privatisation permettant le transfert des documents à BAC avant la privatisation, lorsque les documents sont encore la propriété de l'État. Dans de telles circonstances, BAC devrait aussi être proactive et tenter de contacter le ministère ou agence en voie de privatisation.

      En ce qui concerne la protection des documents électroniques, l'important est de surveiller la stabilité des formats. Les membres demandent comment protéger les documents gouvernementaux électroniques qui sont confidentiels. Ces documents sont transférés sur d'autres supports ou sur des serveurs non-connectés à Internet.

      Les membres recommandent à BAC de visiter les ministères pour vérifier les conditions d'entreposage des documents. La principale façon dont BAC peut aider les ministères à protéger leurs documents est de fournir des conseils. Un excellent programme de disposition est le meilleur outil pour protéger les documents.

    • 9. Mot de clôture (N. Charbonneau)

      N. Charbonneau remercie les membres du comité pour leur participation et les discussions enrichissantes. Il remercie également ceux qui ont fait des présentations. Il souligne que les documents de breffage avec les questions à débattre est une bonne formule pour encourager et orienter les discussions. Il leur rappelle que la prochaine réunion se tiendra à l'automne prochain.

Réunions des 17 et 18 octobre 2017 à Ottawa

  • Ordre du jour, 17 octobre 2017

    13 h 00 – 13 h 15

    Mot de bienvenue et introduction

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    13 h 15 – 14 h 15

    Mise à jour sur la participation du citoyen dans l’élaboration de la politique sur le développement de la collection / consultations sur place

    • Alison Bullock
      Directrice, Division des acquisitions
    • Dara Price
      Directrice, Recherche stratégique et politique

    Rapport sur l’état des acquisitions à la Direction générale du patrimoine publié (nouvelle stratégie de partenariat avec les maisons d’édition)

    • Alison Bullock
      Directrice, Division des acquisitions

    14 h 15 – 15 h 15

    Sans adresse fixe : la collecte philatélique de Postes Canada et l'énigme de sa double résidence

    • Geneviève Morin
      Archiviste principale, art et philatélie, Division des archives gouvernementales

    15 h 15 – 15 h 30

    Pause

    ​15 h 30 – 17 h 00

    Communautés autochtones et archives privées

    • Marcel Barriault
      Gestionnaire, Vie sociale et communautés autochtones, Division des archives privées de la vie sociale et de la culture
  • Ordre du jour, 18 octobre 2017

    8 h 30 – 9 h 30

    Stratégie d’acquisition des archives privées : observations sur un outil essentiel

    • Mireille Miniggio
      Directrice, Division des archives privées du monde de la science et de la gouvernance
    • Marcel Barriault
      Gestionnaire, Vie sociale et communautés autochtones, Division des archives privées de la vie sociale et de la culture

    9 h 30 – 10 h 30

    Archives et Big Data : quelle place pour les données massives dans le patrimoine documentaire?

    • Émilie Létourneau
      Archiviste principale, Outils de disposition, affaires autochtones et sociales, Division des archives gouvernementales
    • Renaud Séguin
      Archiviste principal, Sécurité, militaire, international et transport, Division des archives gouvernementales

    10 h 30 – 10 h 45

    ​Pause

    10 h 45 – 11 h 15

    Mise à jour sur l’initiative des derniers exemplaires

    • Monica Fuijkschot
      Directeur général, Direction générale du patrimoine publié

    ​11 h 15 – 11 h 30

    Mot de clôture

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation
  • Résumé des discussions, 17 et 18 octobre 2017

    Présences :

    • Catherine Arseneau : Beaton Institute
    • Michèle Dagenais : Université de Montréal (présente le 17 octobre seulement)
    • Victoria Dickenson : Bénévole
    • Jarvis Brownlie : Université du Manitoba
    • Michel Lalonde : Université d'Ottawa
    • Michel Lessard : Agriculture and Agroalimentaire Canada
    • Don McLeod : Université de Toronto o Ian Milligan : Université de Waterloo
    • Marianne Scott : Amis de Bibliothèque et Archives Canada

    Membres d'office :

    • Monica Fuijkschot : Bibliothèque et Archives Canada
    • Mireille Miniggio (en remplacement de Robert McIntosh) : Bibliothèque et Archives Canada

    Président :

    • Normand Charbonneau, Bibliothèque et Archives Canada

    Invités de Bibliothèque et Archives Canada :

    Le 17 octobre

    • Alison Bullock
    • Dara Price
    • Geneviève Morin
    • Marcel Barriault

    Le 18 octobre

    • Marcel Barriault
    • Émilie Létourneau
    • Renaud Séguin

    Absences :

    • Gwen Bird : Université Simon-Fraser
    • Tim Cook : Musée canadien de la guerre

     

    • 1. Mot de bienvenue et introduction (N. Charbonneau)

      Normand Charbonneau souhaite la bienvenue aux membres du comité et souligne qu’il s’agit de leur quatrième rencontre. Tel que stipulé dans le mandat du comité, le mandat de chaque membre est d’une durée de deux ans et est renouvelable une fois. Gwen Bird a dû démissioner, car son emploi du temps est trop chargé.

      M. Charbonneau demande s’il y a des sujets à ajouter à l’ordre du jour. Un membre propose de discuter de la décision Fontaine et du droit à l’oubli. Un autre membre demande à avoir plus de détails concernant la décision de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) de ne plus offrir le service de Catalogage avant publication (CIP) pour les publications éditées à compte d’auteur.

    • 2. Mise à jour sur la participation du citoyen dans l’élaboration de la politique sur le développement de la collection / consultations sur place (A. Bullock, D. Price)

      La politique sur le développement de la collection permettra d’instaurer des lignes directrices officielles relatives aux aspects suivants :

      • l’analyse des lacunes et le cadre de surveillance pour les documents publiés (p. ex. conformité en matière de dépôt légal et lacunes de la collection);
      • les communications avec les éditeurs et les auteurs et la sensibilisation de ces derniers;
      • le plan de déploiement de son approche en matière de moissonnage du Web.

      Ces aspects se traduiront par des approches systématiques pour les différents mécanismes d’acquisition, qui sont le dépôt légal, les achats et les dons et les acquisitions Web.

      BAC veut consulter les intervenants externes et promouvoir la participation du public dans l’élaboration de la politique et de ses instruments. Les prochaines étapes sont :

      • l’examen et l’intégration des commentaires des principaux intervenants internes;
      • l’approbation du Conseil d’administration;
      • les consultations externes avec les intervenants et le projet pilote sur la participation citoyenne afin de mettre au point les instruments de niveau inférieur.

      Discussion :

      Un membre du comité demande si BAC reçoit les documents « nés numériques » via le dépôt légal. BAC estime recevoir environ 6% de ces documents. Le principal défi se situe au niveau des systèmes. Le remplacement du module d’acquisition permettra de gérer de façon plus efficace l’acquisition de ce type de documents. Une exception à cette situation est l’entente entre BAC et BANQ. Cette dernière envoie à BAC les publications numériques et les métadonnées qu’elle reçoit du principal agrégateur de contenu au Québec. La taille du marché au Québec fait en sorte qu’il n’existe qu’un seul agrégateur majeur. Cette situation ne s’applique pas à l’ensemble du Canada. Le comité discute également de l’importance de combiner la connaissance approfondie d’un domaine et l’expertise technique pour l’acquisition des documents numériques.

      Un membre du comité poursuit en demandant comment BAC acquiert les publications des autoéditeurs et des micro-maisons d'édition. BAC effectue un suivi par le biais des numéros ISBN et informe les éditeurs au sujet du dépôt légal. Des représentants de BAC assistent également à quelques foires d’autoéditeurs et de micro-maisons d'édition chaque année. BAC contacte aussi les bénéficiaires des subventions de Patrimoine canadien et les encourage à envoyer leurs publications. Des listes de contacts semblables sont créées dans le cadres de programmes d’autres ministères et BAC souhaite utiliser ces listes pour contacter les éditeurs.

      Un membre du comité affirme que la consultation auprès des partenaires et du public sera surtout utile pour définir les principaux thèmes ou sujets qui apparaîtront dans la politique sur le développement de la collection. Certains sujets seront davantage permanents et d’autres plus éphémères. Les sujets plus éphémères pourraient être révisés tous les quatre à cinq ans (période à déterminer), ce qui donnerait de la flexibilité à la politique sur le développement de la collection. Un surveillance de l’environnement et les consultations externes permettront à BAC de rester à l’affût des tendances et sujets émergents.

      Enfin, les membres discutent de la difficulté d’acquérir et de conserver les sites Web, les publications des autoéditeurs et les journaux en format électroniques, en raison de leur caractère très changeant.

    • 3. Rapport sur l’état des acquisitions à la Direction générale du patrimoine publié (nouvelle stratégie de partenariat avec les maisons d’édition) (A. Bullock)

      BAC reconnaît que le dépôt légal est un outil essentiel au développement d’une collection nationale publiée exhaustive et que la participation volontaire des éditeurs au programme est essentielle à sa réussite. Pour favoriser cette participation, BAC doit mieux gérer ses relations avec les maisons d’édition. C’est pourquoi une nouvelle stratégie de partenariat avec les maisons d’édition sera mise en place. Les résultats visés par cette stratégie sont une sensibilisation accrue des éditeurs envers les services de BAC, une plus grande conformité au programme de dépôt légal et une offre de services davantage adaptés aux besoins des éditeurs canadiens de la part de BAC (résultats cycliques). Les principaux éléments de la stratégie sont les suivants :

      • suivre un plan annuel de sensibilisation;
      • élaborer et implanter des produits et des processus de renseignements opérationnels;
      • améliorer les services aux éditeurs;
      • surveiller l’industrie de l’édition de façon systématique et améliorer les rapports de rendement;
      • renforcer les capacités du personnel à établir des relations avec les éditeurs.

      Discussion :

      Un membre suggère à BAC de s’associer avec l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC). Les œuvres protégées pourraient automatiquement devoir être déposées à BAC. Comme c’est la cas avec Téléfilm Canada, les publications financées par le Conseil des arts du Canada et Patrimoine canadien devraient aussi être obligatoirement déposées à BAC.

      Pour encourager le dépôt légal, un membre suggère que BAC fournisse des données pouvant intéresser les éditeurs et le milieu de la culture en échange de leur conformité au programme de dépôt légal, comme le nombre d’ouvrages publiés dans telle ville canadienne au cours de telle année. Il faut également rappeler aux auteurs et aux éditeurs que le dépôt légal représente un service de préservation de copies de sauvegarde (backup copy) de leurs ouvrages pour plusieurs générations.

      Les membres discutent ensuite des défis que pose la préservation du matériel numérique. À l’heure actuelle, BAC n’a pas l’infrastructure nécessaire pour entreposer l’ensemble du patrimoine numérique canadien, car cette dernière dépend de Services partagés Canada, qui ne reconnaît pas encore BAC comme étant l’institution en charge de préserver le patrimoine et l’information du gouvernement du Canada.

      Enfin, les membres discutent de la décision de BAC de mettre fin au programme de Catalogage avant publication (CIP) pour les publications éditées à compte d’auteur. Un membre questionne cette décision évoquant le nombre de plus en plus élevé de ce type de publications. Les représentants de BAC affirme qu’au départ, ce service avait été établi pour supporter les bibliothèques dans leur processus d’acquisition. Toutefois, ces dernières ne collectent que 5 % du matériel publié à compte d’auteur et n’utilisent pas le CIP pour leur sélection. De plus, BAC ne conserve qu’un très faible pourcentage de ce type de matériel qui lui est envoyé, car la majorité ne correspond pas aux principaux critères de sélection de BAC. Toutefois, étant donné que les publications éditées à compte d’auteur sont de plus en plus nombreuses et que certaines couvrent l’histoire sociale du pays, BAC devrait revoir ses mécanismes d’acquisition pour ce type de publications et peut-être envisager la création d’une section dédiée aux publications éditées à compte d’auteur.

      SUIVIS :

      • contacter l’Office de la propriété intellectuelle du Canada, le Conseil des arts du Canada et Patrimoine canadien pour vérifier si les œuvres protégées et/ou subventionnées pourraient être obligatoirement déposées à BAC;
      • BAC doit revoir ses mécanismes d’acquisition pour l’auto-édition et peut-être envisager la création d’une section dédiée à ce type de matériel.

    • 4. Sans adresse fixe : la collection philatélique de Postes Canada et l'énigme de sa double résidence (G. Morin)

      Depuis la fermeture du Musée national de la poste en 1988, BAC et le Musée canadien de l'histoire (MCH) ont la garde partagée de la collection philatélique de Postes Canada. Comme stipulé dans le protocole d'entente tripartite connexe, les responsabilités réflètent le mandat de chaque institution : le MCH reçoit les artefacts et BAC conserve les archives et les ressources philatéliques et de recherche. Cette entente soulève un certain nombre de problèmes et complique l’accès aux ressources par les chercheurs, qui doivent visiter deux institutions. Aussi, il existe beaucoup de duplications entre la collection de BAC et celle du MCH en raison de l'évolution indépendante des pratiques d'acquisition de chaque institution.

      La révision et la mise à jour de l'autorisation de disposition de Postes Canada en 2018 est l’occasion de réexaminer le partage actuel des responsabilités entre BAC et le MCH et d’évaluer si ce partage constitue toujours la meilleure façon de répondre aux besoins des Canadiens et de la philatélie canadienne.

      Discussion :

      Les arguments en faveur du MCH sont les suivants :

      • BAC fait partie d’un ministère et ne pourrait pas faire de profits avec la collection philatélique. En revanche, le MCH est une agence et pourrait vendre des reproductions de timbres.
      • Le mandat du MCH change et évolue davantage que celui de BAC. Le MCH acquiert maintenant des fonds d’archives et des photographies.

      Les arguments en faveur de BAC sont les suivants :

      • En ce qui a trait aux composantes muséales, BAC serait autant en mesure de les exposer que le MCH.
      • Nous constatons une diminution marquée de l’intérêt du grand public pour la philatélie. Cette collection attire presqu’exclusivement les chercheurs spécialisés. Aussi, avec la montée du numérique, l’avenir des timbres est incertain.
      • Dans le futur, le MCH pourrait décider de ne plus conserver cette collection et de la vendre, à moins qu’une entente soit signée avec BAC afin de protéger les archives de Postes Canada.

      Les arguments en faveur des deux institutions sont les suivants :

      • À la fois BAC et le MCH ont perdu leur expertise relative à la philatélie, mais les deux institutions pourraient la développer à nouveau.
      • Cette collection pourrait demeurer une responsabilité partagée. En ce qui a trait à la collection philatélique, BAC ne pourrait que conserver les décisions du Comité consultatif sur les timbres-poste, et le reste de la documentation du processus des émissions des timbres pourrait être transférée au MCH.

      Enfin, la décision repose en grande partie sur la présence ou non de ressources financières.

    • 5. Communautés autochtones et archives privées (M. Barriault)

      Dès leur création, les Archives nationales ont acquis des archives privées relatives aux peuples autochtones du Canada. En 2007, BAC a élaboré une stratégie d’acquisition concertée pour ces documents. De 2007 à 2015, BAC a contribué au travail de la Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR) et travaille actuellement à répondre à l’appel à l’action numéro 69 de la CVR. Dans ce contexte, BAC vise à modifier son approche à l’égard du patrimoine documentaire des autochtones et souhaite que ces derniers prennent en charge l’acquisition et la conservation de leur patrimoine. BAC entend les soutenir en fournissant de l’aide-conseil ou encore en jouant un rôle de suppléance dans l’éventualité où ces derniers, ou encore les provinces et les territoires, ne sont pas en mesure d’acquérir ou de conserver les documents. Une telle approche devrait être étendue aux communautés culturelles, qui sont sous-représentées dans les services d’archives au Canada. Si ces dernières ne peuvent assumer la responsabilité de leur patrimoine documentaire, BAC approcherait les organisations ou les associations nationales de ces communautés au pays.

      Discussion :

      Un membre du comité demande comment BAC entend approcher et consulter les organisations représentatives des communautés autochtones. Un représentant de BAC explique qu’un Comité consultatif autochtone s’apprête à être créer. Ce comité sera formé de représentants des Premières nations, des Inuits et des Métis. L’effort de réconciliation devra être accompagné d’un effort de décolonisation, c’est-à-dire que les représentants de BAC ne devront pas imposer des façons de faire. Ils devront écouter, discuter et pourront suggérer des avenues, s’il y a lieu. Le plus important sera de créer des relations avec les membres du Cercle consultatif autochtone et ce processus prendra du temps. Si BAC sera en position d’acquérir et de traiter leurs documents, les concepts et les coutumes autochtones seront appliqués aux processus. BAC prévoit également embaucher sept membres des communautés autochtones. Idéalement, ces personnes travailleront en sciences de l’information au sein ou près de leur communauté.

      Un autre membre du comité demande si BAC coordonne l’acquisition et/ou la numérisation du patrimoine autochtone avec les autres centres d’archives au pays, telles que les archives des provinces. Un représenant de BAC indique que cet aspect figure au sein de la Stratégie d’acquisition concertée pour les documents autochtones. De plus, le Comité directeur sur les archives canadiennes comporte un Groupe de travail sur la réponse au rapport de la Commission de vérité et réconciliation, dont le mandat est de répondre directement à l'appel à l'action numéro 70 de la CVR et de s’assurer que les centres d’archives au Canada travaillent ensemble afin de mieux conserver et disséminer le patrimoine culturel de la population autochtone du pays.

      Un membre soulève le fait que plusieurs communautés possèdent du matériel archivistique qui doit être traité de façon urgente et demande si BAC sera en mesure de travailler sur place avec ces communautés. BAC tente de développer une entente avec le ministère des Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) à cet effet. BAC travaille également sur le projet « Entendez nos voix », qui se concentrera sur la préservation des histoires orales, qui sont aussi à risque.

      Enfin, un représentant de BAC indique que le patrimoine des communautés culturelles au Canada est largement sous-représenté dans les centres d’archives au pays. BAC entrevoit de travailler davantage avec ces communautés.

      Enfin, tel qu’entendu au début des discussions, les membres discutent de la décision Fontaine et du droit à l’oubli. La décision de la Cour suprême du Canada n’est pas en faveur de la position de BAC et d’AANC. Cette décision respecte celle de la Cour d’appel de l’Ontario, qui a ordonné la destruction des documents relatifs au Processus d'évaluation indépendant (PEI) et au Mode alternatif de règlement des conflits (MARC) après une période de conservation de 15 ans. Cependant, il est clair que cette décision est unique et ne s'applique qu'à cet ensemble particulier de documents. Elle ne s’applique pas à l’ensemble des documents gouvernementaux et n'affecte pas les pouvoirs statutaires du bibliothécaire et archiviste du Canada.

      Conformément à l'ordonnance de la Cour, les survivants des pensionnats indiens auront aussi la possibilité d’accepter que leurs documents soit conservés au Centre national pour la vérité et la réconciliation de Winnipeg. L'adjudicateur en chef du PEI mettra en œuvre un programme d'avis afin que les survivants soient au courant de leurs options. L’option par défaut est la destruction des documents.

      Enfin, selon un membre du comité, la décision de la Cour suprême est la bonne décision. L’histoire des pensionnats autochtones est documentée à plusieurs endroits et ne pourrait pas être oubliée. Une grande quantité de documents a déjà été numérisée, et encore plus le seront, et ces documents sont en ligne, ouverts à tous.

    • 6. Stratégie d’acquisition des archives privées : observations sur un outil essentiel (M. Miniggio, M. Barriault)

      La Stratégie d’acquisition des archives privées est un outil essentiel pour les archivistes, qui sera révisé dans les six prochains mois. Le but de la discussion est d’obtenir des pistes de réflexion et des directives sur certains aspects de la stratégie qui sont à améliorer. Les questions posées au comité sont les suivantes :

      • Les archivistes doivent-ils être davantage proactifs dans leurs méthodes d’acquisition (par exemple, se rendre dans les communautés) ? Doivent-ils être visionnaires en ce qui a trait aux domaines/sujets d’archives à acquérir ? Est-ce leur rôle ? Si oui, dans quelle mesure?
      • Les archivistes de BAC et des autres institutions d’archives au Canada doivent échanger davantage sur leurs acquisitions respectives. Quelles seraient les meilleures façons d’y arriver? Faudrait-il mettre un mécanisme systématique de partage d’information en place?

      Discussion :

      Un membre du comité souligne que la collection de BAC sur les minorités au Canada n’est pas élaborée et demande quelles sont les meilleures façons d’approcher les leaders et les activistes de ces communautés, comme par exemple les Sikh ou les asiatiques. BAC a déjà entrepris des recherches dans certaines communautés. Il est plus difficile de contacter les groupes qui n’ont pas d’institution ou d’association nationales. Aussi, dans le cas des réfugiés syriens qui n’ont que très peu de documents, un projet d’histoire orale serait une option à explorer.

      Un point important à souligner est que BAC ne peut pas interférer avec les autres juridictions provinciales et territoriales. Aussi, BAC aurait intérêt à décoloniser ses relations avec les ordres de gouvernement inférieurs.

      En outre, un membre explique que les processus d’acquisition devraient être plus transparents, par exemple, comment faire un don, à qui s’adresser, à quoi s’attendre durant le processus, etc. Cette information n’est pas facile à trouver sur le site Web de BAC. Les donateurs potentiels auraient ainsi plus de facilité à contacter BAC.

      Il y a quelques années, BAC a étudié la "Whole-of-Society Approach" (WOSA). Cette approche n’est pas utile aux niveaux de description inférieurs (au niveau des dossiers), mais peut être intéressante au niveaux supérieurs des fonds et des collections. Dans le contexte actuel, cette approche et ses outils d’analyse pourraient peut-être avoir des applications pratiques utiles. BAC s’engage à revoir cette approche et ses applications possibles.

      De plus, les membres parlent de l’importance pour BAC de consulter les universitaires dans les domaines de la sociologie et des sciences politiques et de participer aux congrès dans les domaines des sciences sociales pour identifier les tendances sociologiques. BAC peut aussi discuter avec le Conseil de recherches en sciences humaines ou simplement consulter la liste des sujets de recherche des Chaires de recherche du Canada pour avoir une idée des tendances et des préoccupations actuelles. Par contre, un membre souligne que de nos jours les jeunes chercheurs travaillent beaucoup au sein de réseaux internationaux et leurs recherches sont plus difficiles à identifier.

      Enfin, des membres du comité suggèrent à BAC d’offrir ses services aux universités pour la gestion et l’archivage des données de recherche. Il ne s’agit pas d’archiver les projets de chacun des chercheurs, mais offrir un leadership auprès des archives et des bibliothèques des universités.

      SUIVIS :

      • "Whole-of-society approach" (WoSA) : BAC peut revoir cette approche et ses applications possibles.

    • 7. Archives et Big Data : quelle place pour les données massives dans le patrimoine documentaire? (É. Létourneau, R. Séguin)

      Au cours de la dernière décennie, les avancées technologiques ont profondément transformé la façon dont l’information est créée, utilisée et échangée au sein de la société canadienne. Les nouvelles technologies permettent désormais de capter, de traiter et d’exploiter des masses colossales d’information. Les données massives (big data), qui sont les données scientifiques, personnelles, géospatiales, etc., sont parmi les ressources les plus convoitées de nos jours. Mais quelle est leur place au sein du patrimoine documentaire? Quel est le rôle des institutions de mémoire en ce qui a trait à ces données massives? Cette présentation se veut une réflexion sur la relation entre les archives et les données massives, du point de vue de leur évaluation, de leur acquisition, de leur préservation et de leur diffusion à BAC. Les principes de base de la macroévaluation y sont présentés afin de démontrer leur pertinence actuelle dans le nécessaire processus de sélection de l’information qui sera conservée à BAC.

      Discussion :

      Au sein du gouvernement, les données massives se retrouvent surtout sous forme de bases de données, mais également sous forme de collections de données, telles que les données personnelles. L’aggrégation et la mise en relation de ces données posent de nombreux défis, telle que la protection des renseignements personnels (numéros d’assurance sociale, de passeport, de pension, etc.).

      Les membres questionnent le rôle de BAC en ce qui a trait à ces données. En effet, les ministères qui les produisent ont l’expertise technique et ont besoin de ces données pour leurs activités. Toutefois si ces données étaient menacées d’être perdues, BAC devrait jouer un rôle essentiel et déterminer si elles devraient être conservées pour les générations futures.

      Aussi, la préservation de ces données pose un défi à BAC, car Services partagés Canada ne lui fournit pas l’espace de stockage nécessaire. En ce qui a trait à l’accès, certaines de ces données sont disponibles dans le portail des données ouvertes du gouvernement du Canada et certaines le sont dans le site Web de BAC.

      Les membres discutent de l’importance de documenter le contexte dans lequel les données massives sont créées (quand, comment, etc.) afin de les interpréter correctement. Ces données ne sont pas neutres. Le portail des données ouvertes du gouvernement du Canada ne fournit pas de contextualisation. Un site Web de collaboration, du genre Wikipedia, pourrait être créé afin de fournir de l’information contextuelle. Un membre souligne que le rôle des archivistes est de contextualiser ces données et ensuite de les transférer aux chercheurs afin qu’elles puissent être exploitées à nouveau. Toutefois, l’échange de ces données est complexe en raison des questions de propriété.

    • 8. Mise à jour sur l’initiative des derniers exemplaires (M. Fuijkschot)

      L’initiative des derniers exemplaires est une initiative nationale au sein de la communauté des bibliothèques pour assurer l’accessibilité à long terme et la rationalisation des publications imprimées. L’initiative vise à définir la responsabilité pour les derniers exemplaires et à synchroniser les efforts entre les institutions et avec les consortiums et les associations. Les principaux facteurs qui ont mené à l’élaboration de cette initiative sont la diminution de l’espace d’entreposage dans les bibliothèques, la réduction des budgets, l’accent croissant sur la numérisation comme mécanisme d’accès et le désir de réduire la redondance dans l’ensemble des systèmes/consortiums de bibliothèques.

      Les principes suivants, endossés par BAC, servent de fondement à la constitution d’un réseau pancanadien de collaboration dans le cadre de la désignation de dernier exemplaire. Selon ces principes, une bibliothèque participante :

      1. fera connaître sa volonté de détenir le dernier exemplaire d’un document faisant partie du patrimoine documentaire;
      2. indiquera aux autres institutions participantes le patrimoine documentaire qu’elle détient en tant que derniers exemplaires;
      3. s’engagera à détenir un dernier exemplaire dans un cadre de conservation convenable;
      4. s’engagera à assurer un accès raisonnable aux derniers exemplaires;
      5. acceptera de ne pas se défaire des derniers exemplaires sans avoir envoyé un avis raisonnable aux autres institutions participantes;
      6. s’engagera, dans le cas où elle se départit d’un dernier exemplaire, à prévoir son transfert à une autre institution.

      Discussion :

      Tout d’abord, un membre précise que les derniers exemplaires sont en majeure partie du matériel non canadien. Ensuite, les membres discutent de la possibilité d’ajouter un principes à ceux énumérés ci-dessus, qui serait la numérisation des derniers exemplaires. Toutefois, l’ajout d’un principe devrait se faire en consultation avec l’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC). Les membres soulignent que, malgré la numérisation, l’accès aux documents originaux demeure très important pour les chercheurs.

      BAC se demande comment l’organisation peut coordonner l’initiative, tout en respectant les efforts qui ont été faits jusqu’à present. L’application Web GreenGlass dans OCLC pourrait fournir un outil pour analyser et évaluer les collections dans les différentes bibliothèques canadiennes.

      Les membres indiquent que certaines bibliothèques pourraient décider de vendre ou de se débarrasser de leurs livres rares, soit pour des raisons financières ou soit parce qu’elles ignorent qu’elles possèdent des derniers exemplaires. Il serait utile d’établir des mécanismes afin d’empêcher les bibliothèques de prendre de telles décisions, comme par exemple insérer des notes officielles avec des instructions précises dans les derniers exemplaires. Aussi, l’Institut canadien de conservation pourrait fournir des normes en ce qui a trait à la préservation des ouvrages pour les bibliothèques qui ont peu d’expérience dans ce domaine.

      Un membre demande s’il existe une initiative semblable pour les journaux en format papier. BAC a une Stratégie pour les journaux. Aussi, la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire (SNPD), qui regroupe plusieurs institutions, a été créée en 2016. L’un des buts premiers de la SNPD est de numériser les journaux canadiens. Idéalement, la numérisation devra se faire à partir des journaux originaux. Enfin, un membre indique que des bases de données comme Paper of Records ne devraient pas être des produits commerciaux accessibles par abonnement seulement, mais plutôt des produits libres d’accès.

    • 9. Mot de clôture (N. Charbonneau)

      Marianne Scott mentionne que la "Quebec Family History Society" cherche à vendre un ancien registre de transactions (Ledger Book B) de la Compagnie de la Baie d'Hudson (région de Montréal). L’offre s’est rendue aux États-Unis. Toutefois, il s’agit d’un ouvrage Canadiana et il ne devrait pas quitter la pays. Une équipe de BAC a évalué la valeur monétaire de l’ouvrage, qui est beaucoup moindre que la valeur estimée au départ. Idéalement, les archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson à Winnipeg ou l’Université McGill pourront l’acquérir.

      Victoria Dickenson veut remercier BAC et plus précisément Karen Linauskas et son équipe pour l’aide reçue lors de la recherche d’images pour l’ouvrage intitulé The Good Lands. Canada Through the Eyes of Artists.

      Enfin, Normand Charbonneau remercie les membres du comité pour leur participation. Il leur souhaite un bon voyage de retour et leur rappelle que la prochaine réunion se tiendra au printemps 2018.

Réunions des 8 et 9 mai 2018 à Ottawa

  • Ordre du jour, 8 mai 2018

    13 h 00 – 13 h 10

    Mot de bienvenue et introduction

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    13 h 10 – 13 h 30

    Mises à jour et suivis de la réunion d'octobre 2017

    • Monica Fuijkschot
      Directrice générale, Direction générale du patrimoine publié
    • Robert McIntosh
      Directeur général, Direction générale des archives

    13 h 30 – 14 h 30

    Le projet de loi C-66 et les effets de lois externes sur l'acquisition et la gestion des documents à BAC

    • Daniel German
      Archiviste principal, Division des archives gouvernementales
    • Marie-Mai Tourangeau
      Gestionnaire, Recherche stratégique et politique

    14 h 30 – 15 h 15

    La description socialement inclusive

    • Amy Tector
      Gestionnaire, Contenu en ligne et services de droits d'auteur

    15 h 15 – 15 h 30

    Pause

    15 h 30 – 16 h 15

    La collection Jacob M. Lowy : participation au projet Footprints

    • Michael Kent
      Conservateur de la collection Jacob M. Lowy

    16 h 15 – 17 h 00

    Visite de la collection Jacob M. Lowy avec Michael Kent, Conservateur de la collection Jacob M. Lowy

  • Ordre du jour, 9 mai 2018

    8 h 30 – 9 h 15

    À vos normes : orientation stratégique de BAC sur les normes descriptives 2018-2021

    • Irene Van Bavel
      Gestionnaire, Échange de métadonnées, Division de la description
    • William Leonard
      Chef p.i., Normes et systèmes, Division de la description

    9 h 15 – 10 h 00

    Macro-évaluation appliquée : récits du programme d'évaluation et de disposition de BAC

    • Emilie Létourneau
      Archiviste principale, Division des archives gouvernementales
    • Renaud Séguin
      Archiviste principal, Division des archives gouvernementales

    10 h 00 – 10 h 15

    Pause

    10 h 15 – 11 h 15

    Plan triennal de Bibliothèque et Archives Canada 2019-2022

    • Zeïneb Gharbi
      Conseillère principale en politiques, Recherche stratégique et politique
    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    11 h 15 – 12 h 00

    Stratégie pour un programme de préservation numérique

    • Nathalie Villeneuve
      Directrice, Division de la préservation numérique et de la migration

    12 h 00 – 12 h 10

    Mot de clôture

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation
  • Résumé des discussions, 8 et 9 mai 2018

    Présences :

    • Brenda Macdougall : Université d'Ottawa
    • Catherine Arseneau : Beaton Institute
    • Donald W. McLeod : Université de Toronto
    • Éveline Favretti : Association nationale des éditeurs de livres (présente le 9 mai seulement)
    • Jarvis Brownlie : Université du Manitoba
    • Lara Wilson : Université de Victoria
    • Marianne Scott : Amis de Bibliothèque et Archives Canada
    • Michel Lalonde : Université d'Ottawa
    • Michel Lessard : Agriculture and Agroalimentaire Canada
    • Victoria Dickenson : bénévole

    Membres d'office :

    • Monica Fuijkschot : Bibliothèque et Archives Canada
    • Robert McIntosh : Bibliothèque et Archives Canada

    Président :

    • Normand Charbonneau : Bibliothèque et Archives Canada

    Invités de Bibliothèque et Archives Canada :

    8 mai

    • Daniel German
    • Marie-Mai Tourangeau
    • Amy Tector
    • Michael Kent

    9 mai

    • Irene Van Bavel
    • William Leonard
    • Emilie Létourneau
    • Renaud Séguin
    • Zeïneb Gharbi
    • Nathalie Villeneuve

    Absences :

    • Ian Milligan : Université de Waterloo
    1. Mot de bienvenue et introduction (N. Charbonneau)

      Normand Charbonneau souhaite la bienvenue aux membres du comité et souligne qu'il s'agit de leur cinquième rencontre.

    2. Mises à jour et suivis de la réunion d'octobre 2017 (M. Fuijkschot, R. McIntosh)

      Dans le cadre des initiatives autochtones, BAC vise à numériser et à rendre accessible les documents de sa collection qui portent sur les peuples autochtones. Les consultations avec le Cercle consultatif autochtone permettra d'identifier les documents à numériser.

      Un membre souligne que les restrictions d'accès à certains documents, ainsi que la disponibilité d'Internet, peuvent représenter des obstacles pour l'accès à ces documents.

      Les membres indiquent qu'il serait utile de développer une stratégie nationale pour l'accès aux documents sur ou créés par les peuples autochtones.

      BAC souligne que l'un des buts de ses initiatives en lien avec les autochtones est plutôt de développer les compétences au sein des communautés, et que, éventuellement, ces dernières travaillent aussi avec les archives provinciales et territoriales.

      Les membres insistent sur le fait que des actions concertées et coordonnées entre institutions seraient la meilleure solution pour permettre l'accès au niveau local aux documents.

    3. Le projet de loi C-66 et les effets de lois externes sur l'acquisition et la gestion des documents à BAC (D. German, M.-M. Tourangeau)

      Le projet de loi C-66 (Loi établissant une procédure de radiation de certaines condamnations constituant des injustices historiques et apportant des modifications connexes à d'autres lois) permettra la radiation de condamnations constituant des injustices historiques du système judiciaire et rendra possible la destruction ou le retrait des dossiers judiciaires relatifs aux condamnations dans les répertoires et les systèmes fédéraux.

      Il existe déjà un certain nombre de textes de loi, comme la Loi sur le casier judiciaire, qui limitent l'accès à l'information détenue par le gouvernement fédéral. Le projet C-66 propose une autre méthode pour limiter l'accès, dans ce cas aux dossiers de condamnations constituant des injustices historiques, de manière permanente et ce, en dépit de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de toute autre disposition d'une loi fédérale. 

      C-66 marque une volonté de correction des erreurs commises dans le passé et permet aux victimes de contrôler l'information les concernant. En ce sens, un parallèle peut-être fait avec le concept du droit à l'oubli ou avec les initiatives de politiques limitant l'accès à l'information causant des dommages personnels à des individus.

      Les membres du comité font part de leurs préoccupations en ce qui a trait à la destruction des documents. Si les documents sont détruits, la vérité ne pourra pas être connue et ce même type d'injustices pourraient se reproduire. Un membre explique que si le gouvernement souhaite détruire les documents traitant des injustices sociales, alors il devrait également détruire tous les dossiers touchant les peoples autochtones. Ce projet de loi semble être une tentative de dissimulation de la part du gouvernement et non pas une volonté réelle de protéger les victimes.

      Un membre demande si les gens du milieu de la recherche et les institutions de mémoire se sont opposés au projet de loi. La seule action posée a été une présentation par BAC devant le comité du Sénat. Enfin, un membre précise que seuls les noms des personnes touchées devraient être effacés, mais non pas les faits et les événements.

    4. La description socialement inclusive (A. Tector)

      Les descriptions archivistiques et bibliographiques doivent être plus sensibles aux réalités culturelles. L'ancien modèle de description est un modèle soi-disant neutre, qui fait autorité, correct, complet et sans intermédiaire. Toutefois, la réalité est que le catalogage et la description archivistique ne sont pas des actes neutres. La Commission de vérité et réconciliation du Canada a mis en lumière le besoin de corriger plusieurs descriptions archivistiques et bibliographiques, ainsi que le droit de chacun des groupes de la société de se décrire de la façon qu'il souhaite l'être. Pour ce faire, il faut encourager la participation et l'appropriation des groupes traditionnellement marginalisés, ainsi que conserver les preuves historiques de discrimination. Les trois lignes directrices sont donc : la collaboration, l'équilibre entre le langage inclusif et la découvrabilité et la conservation du contexte historique. Un bon exemple de décolonisation des notices descriptives à BAC est le projet « Un visage, un nom ». Ce projet se base sur la collaboration à petite échelle avec les communautés.

      Les membres supportent entièrement cette initiative. Les descriptions archivistiques et bibliographiques reflètent le monde chrétien, blanc, européen, etc. Il faut refléter dans le langage des descriptions la diversité des groupes, tels qu'ils souhaitent être représentés, tout en demeurant repérables.  Aussi, les membres expliquent que le langage change, évolue et certains termes disparaissent momentanément, pour revenir plus tard à la mode (ex. : le mot en anglais aboriginal).

      Les membres insistent également sur le fait que les descriptions archivistiques doivent être contrôlées, tout comme les descriptions bibliographiques.

    5. La collection Jacob M. Lowy : participation au projet Footprints (M. Kent)

      La base de données Footprints vise à retracer l'histoire et le mouvement des livres juifs depuis la création de l'imprimé. La numérisation des livres a amené les chercheurs, les bibliothécaires, les collectionneurs et autres à devenir plus sensibles aux livres individuels en tant qu'objets unique ayant une histoire propre. Les livres juifs racontent une histoire fascinante sur la diffusion de la connaissance et de la foi dans une diaspora mondiale. Chaque œuvre littéraire représente un moment dans le temps et dans l'espace où une idée a été conçue et documentée. Mais l'histoire d'un livre se poursuit longtemps après sa rédaction, au fur et à mesure qu'il est acheté, vendu, partagé, lu, confisqué, stocké, ou même mis au rebut. Cette histoire est l'essence du projet Footprints.

      La Collection Jacob M. Lowy de BAC contient 3000 volumes imprimés entre le XVe et le XXe siècle, 34 Incunables hébreux, latins et italiens, 120 éditions de la bible, ainsi que le Talmud Bomberg. Cette collection est hautement prioritaire pour le projet Footprints. Ce projet est une opportunité pour BAC de faire connaître la Collection Lowy, de contribuer des données pertinentes à la recherche actuelle et de collaborer avec d'autres collections d'ouvrages judaïques rares.

      La base de données contient pour le moment une centaine de milliers de titres. La Bibliothèque Fisher de l'Université de Toronto participe également au projet.

    6. À vos normes : orientation stratégique de BAC sur les normes descriptives 2018-2021 (I. Van Bavel, W. Leonard)

      Le groupe des normes descriptives à BAC joue un rôle de leader et de coordonateur à l'échelle nationale pour le développement et l'implantation des normes de description bibliographique et archivistique au Canada. Il représente également le Canada dans les discussions internationales. Les orientations stratégiques de BAC sur les normes descriptives pour 2018-2021 sont les suivantes :

      1. Collaboration :
        • collaborer avec les partenaires au développement et à l'implantation des normes;
        • collaborer avec la communauté des bibliothèques pour l'implantation de Ressources, description et accès (RDA);
        • collaborer avec la communauté archivistique canadienne sur l'avenir de la description archivistique;
        • collaborer avec les organisations internationales sur les normes.
      2. Recherche et innovation :
        • diriger des initiatives portant sur les normes relatives aux données liées;
        • développer de l'infrastructure technique.
      3. Communication :
        • communiquer le rôle de BAC dans l'élaboration des normes et ce, à l'interne à BAC et à l'externe dans les communautés.

      Un membre demande s'il existe une organisation nationale ou internationale pour les données liées. Différents comités et organisations existent, mais aucun ne coordonne l'ensemble des organisations. Les membres discutent également du vocabulaire contrôlé et des vedettes-matière pour les archives. Le bilinguisme au Canada constitue un défi dans ce domaine.

      Un membre indique qu'il faut s'assurer que les normes demeurent indépendantes de BAC, qu'il serait utile de discuter avec les institutions d'éducation et qu'il est important de communiquer avec tous les partenaires. Un membre affirme que les consultations seraient plus faciles si les associations d'archives et de bibliothèques étaient fusionnées.

    7. Macro-évaluation appliquée : récits du programme d'évaluation et de disposition de BAC (E. Létourneau, R. Séguin)

      En novembre 2014, BAC se fixa comme objectif de fournir à l'ensemble des institutions fédérales les autorisation de dispositions nécessaires pour identifier les documents qu'elles créent dotés de valeur archivistique et se départir de leurs documents qui n'ont pas de valeur archivistique dans un délai de trois ans. Afin d'y parvenir, il fut décidé de revenir aux principes de la macro-évaluation et d'en repousser les limites. Les principes utilisés ont été les suivants : 1) le contexte de création devient le fondement même des autorisations de disposition, ce qui signifie que se sont les activités devant être documentées qui y sont identifiées plutôt que les documents eux-mêmes; 2) les documents ne sont abordés que dans un deuxième temps et uniquement pour les contextes identifiés; 3) les institutions fédérales ne sont pas toutes abordées de la même façon.

      La macro-évaluation permet aux archivistes d'évaluer les documents des différentes institutions fédérales, même si ces dernières gèrent leur information de façon différente. Enfin, la macro-évaluation fournit également la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux changements technologiques et organisationnels.

    8. Plan triennal de Bibliothèque et Archives Canada 2019-2022 (Z. Gharbi, N. Charbonneau)

      L'importance d'une approche collaborative pour l'acquisition

      Pour combler les lacunes dans la collection de BAC, les membres s'entendent sur la nécessité de conduire une analyse de la collection existante afin de déceler ces lacunes, notamment pour les archives privées qui ont des mécanismes d'acquisition différents des autres composantes de la collection de BAC. Cette analyse est déjà amorcée à BAC. Certaines institutions documentaires au Canada ont d'excellentes collections sur des sujets précis (ex.: communauté LGBTQ) et BAC doit informer ses usagers de l'existence de ces collections. Des plateformes telles que Archives Canada ou encore le récent catalogue collectif Voilà permettent de localiser les différentes collections à travers le Canada. Cependant, l'adhésion à Archives Canada n'est pas obligatoire, pour l'instant. Pour certaines collections, telles que le patrimoine autochtone, il est possible que les documents restent avec leurs créateurs en bénéficiant du soutien et de l'expertise de BAC pour bien préserver et faire valoir ce patrimoine.

      Miser sur les avancées technologiques pour lier les différentes collections

      Plusieurs membres du comité ont témoigné de l'expérience de leurs usagers qui, généralement, apprécient avoir accès à plusieurs sources d'information en consultant une seule plateforme, un peu à l'image de Google Scholar. D'où l'intérêt pour BAC et ses partenaires du milieu documentaire de miser sur les données liées pour lier les différentes bases de données à travers le Canada. Localiser les sources principales reste tout de même la responsabilité de l'usager lors de son processus de recherche. Une fois encore, Archives Canada peut s'avérer utile dans cette démarche pour les documents d'archives.

      Leadership et partenariats

      BAC est appelé à jouer un rôle de leadership dans l'acquisition du patrimoine documentaire du pays, en misant entre autres sur l'acquisition en collaboration avec ses partenaires. Actuellement, BAC a des ententes avec les archives provinciales et territoriales, qui elles travaillent avec les organismes locaux. La situation est plus complexe pour le patrimoine publié, qui doit normalement être acheté. Pour les historiens, il est important que BAC continue à documenter toutes les voix dans la société, incluant celles des mouvements sociaux, des communautés autochtones, etc. D'ailleurs, BAC collecte la présence numérique du mouvement Idle No More comme complément à d'autres sources d'information.

      Débat sur la pertinence de la participation citoyenne pour le développement de la collection nationale

      Bien que les membres soient d'accord avec l'idée de complémenter la collection avec des documents personnels d'intérêt national, certaines réserves ont été émises. D'abord, pour les documents d'archives, le principe de respect du fonds reste important dans certains cas, en raison du contexte archivistique de création. Collecter des documents séparés cause la perte de ce contexte. Ensuite, la question des ressources nécessaires pour traiter les documents collectés était au cœur de la discussion. D'autres institutions qui ont collecté du matériel analogue n'ont pas pu l'incorporer à leur collection faute de ressources. Il est aussi important de clarifier la définition de la notion d'intérêt national, car certains documents et photos sont plutôt d'intérêt provincial ou local et ne devraient pas se trouver à BAC. Il a été noté que l'outil d'externalisation ouverte Co-Lab peut offrir aux contributeurs la possibilité d'ajouter une photo ou une biographie à un élément existant de la collection de BAC, ce qui constitue une autre forme d'acquisition acceptable.

    9. Stratégie pour un programme de préservation numérique (N. Villeneuve)

      La préservation numérique constitue la gestion active du contenu numérique au fil du temps pour en garantir l'authenticité et l'accès permanent. En effet, les collections numériques sont sujettes à la perte, à la corruption et au déclin. La préservation numérique gère ces risques et s'assure que les collections numériques demeurent consultables  aussi longtemps qu'elles ont de la valeur. BAC a commencé à faire l'acquisition de collections numériques au milieu des années 1970 et continue à acquérir des objets nés numériques tous les jours, toutefois seule une portion de ces acquisitions numériques est préservée. BAC numérise des documents analogues (textuels, images, audiovisuels) à des fins de préservation tous les jours et une partie importante de ce matériel est préservée. En date d'aujourd'hui, l'Archive numérique de BAC comprend plus de 6 petaoctets, et environ 120 teraoctets sont traités par mois.

      La vision pour le Programme de préservation numérique à BAC est la suivante :

      • un programme axé sur les pratiques exemplaires d'un dépôt numérique fiable (sans toutefois être nécessairement certifié selon les normes ISO);
      • un programme de préservation numérique (PN) durable;
      • un programme bien intégré aux activités de l'organisation, harmonisé à la stratégie organisationnelle et qui répond aux besoins des utilisateurs;
      • un programme qui permet à BAC de s'acquitter de son mandat de préservation.

      La Stratégie de préservation numérique vise à aider BAC à concrétiser cette vision. La Stratégie comporte trois volets d'activités : 1) solutions techniques, 2) gestion des collections numériques, 3) Pratiques, plans et politiques opérationnelles, ainsi que trois phases de développement et quatre points de décision : 1) approbation d'une feuille de route pour l'élaboration du programme de PN, 2) approbation concernant le développement et la conception de l'organisation, 3) ressources : dotation, budget, etc., 4) respect des normes internationales. La Stratégie a été adoptée par le Conseil de direction et lancée publiquement en novembre 2017, lors de la Journée internationale de la Préservation numérique. La phase 1 a été complétée (inventaire des collections, exigences opérationnelles et inventaire des politiques) et la phase 2 devrait débuter dans la 2e partie de l'année 2017-2018.

      Le groupe de préservation numérique à BAC ets un groupe d'au plus 35 personnes, qui utilisent une technlogie manuelle. L'efficacité sera accrue lorsque la technlogie sera automatisée.

      Un membre du comité demande si BAC pourrait partager la tâche de la préservation numérique avec d'autres institutions, car la plupart des organisations partagent ce défi de préservation numérique et des solutions communes pourraient être trouvées.

    10. Mot de clôture (N. Charbonneau)

      Normand Charbonneau remercie les membres du comité pour leur participation et les invite à une prochaine rencontre qui aura lieu à l'automne 2018. Il les invite à prendre une nouvelle photo dans le hall d'entrée de l'édifice.

Coordonnées

Pour toute question, commentaire ou si vous désirez obtenir l'un des documents présentés lors d'une réunion, veuillez nous écrire.

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