Foire aux questions

Qu’est-ce que la Loi sur l’accès à l’information?

La Loi sur l’accès à l’information (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre A-1) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi sur l’accès à l’information accorde à tout citoyen canadien, résident permanent ou organisme présent au Canada le droit fondamental d’accéder aux documents relevant d’une institution fédérale. Ces renseignements font l’objet d’exceptions particulières et limitées. Veuillez consulter les exceptions (articles 13 à 26) et les exclusions (articles 68 et 69) de la Loi.

 

Quel est l’objet de la Loi sur l’accès à l’information?

La Loi sur l’accès à l’information énonce trois principes gouvernant la relation entre le gouvernement et le public :

  1. le public à un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral;
  2. bien que le gouvernement puisse refuser d’accorder l’accès à l’information, son pouvoir d’agir à cet égard est limité aux cas d’exception ou d’exclusion décrits dans la Loi sur l’accès à l’information; il incombe à l’institution gouvernementale de prouver que l’information fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion;
  3. toute décision de refuser l’accès à l’information prise par une institution fédérale peut être examinée par le Commissaire à l’information du Canada et, en dernier ressort, par la Cour fédérale du Canada.
 

Qui peut présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?

Pour être admissible à présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, il faut être un citoyen canadien, un résident permanent au Canada ou une personne ou un organisme actuellement présent au Canada.

Décret d’extension no 1 (Loi sur l’accès à l’information)
Le droit d’accès aux documents des institutions fédérales que prévoit le paragraphe 4(1) de la Loi sur l’accès à l’information est également étendu à toute personne physique présente au Canada qui n’est pas un citoyen canadien ou un résident permanent au sens de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et à toute personne morale qui est présente au Canada.

 

Y a-t-il des frais rattachés à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?

Chaque demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l'information doit être accompagnée d’un droit de présentation de 5 $ (chèque ou mandat-poste à l’ordre du Receveur général du Canada).

 

Comment et où un demandeur soumet-il une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?

 

Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, veuillez remplir le Formulaire de demande d’accès à l’information du Conseil du Trésor du Canada. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant en détail l’information que vous souhaitez obtenir. Vous devez préciser dans votre lettre que vous présentez votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Vous devez aussi inclure vos droits de présentation de 5 $.

Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à :

Bibliothèque et Archives Canada
Unité de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
CANADA

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse.

 

Puis-je remplir une demande d’accès à l’information en ligne?

Oui, en cliquant sur le lien suivant, vous pouvez présenter votre demande d’accès à l’information en ligne.

 

Qu’est-ce que la Loi sur la protection des renseignements personnels?

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur, tout comme la Loi sur l’accès à l’information, le 1er juillet 1983. La loi vise à protéger les données et a déjà été qualifiée de « code déontologique destiné aux utilisateurs de renseignements ».

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux personnes le droit d’accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, et ce, avec certaines exceptions particulières et limitées. Veuillez consulter les exceptions (articles 18, 19, 26, 27 et 28) et les exclusions (article 69) de la loi. Celle-ci accorde aussi aux personnes le droit à des attentes raisonnables en matière de vie privée, y compris un droit fondamental d’assumer la responsabilité de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels les concernant.

 

Quel est l’objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à protéger la vie privée des individus en définissant les modalités liées à la collecte, à la conservation, à l’utilisation, à la divulgation et au retrait de renseignements personnels relevant d’institutions fédérales. Elle accorde aux personnes (ou à leurs représentants autorisés) le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels et, dans une certaine mesure, de les corriger ou de les annoter.

 

Qui peut présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Pour être admissible à présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il faut être un citoyen canadien, un résident permanent au Canada ou une personne ou un organisme actuellement présent au Canada.

 

Peut-on divulguer des renseignements personnels? Quels renseignements sont protégés?

La Loi sur la protection des renseignements personnels énonce les règles encadrant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la protection, la conservation et le retrait de renseignements personnels. Veuillez consulter les rubriques Collecte, conservation et retrait des renseignements personnels (articles 4 et 6) et Protection des renseignements personnels (articles 7 et 8) de la Loi.

Les renseignements personnels concernant une personne ne peuvent être divulgués qu’à quelqu’un ayant obtenu le consentement de la personne concernée par l’information ou lorsque la demande remplit plus de critères (destinataire et but recherché) comme il est établi au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

 

Quels documents sont visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Cette loi vise tous les éléments d’information, quels que soient leur forme et leur type, notamment ce qui a été enregistré au moyen des supports suivants : vidéos, cassettes, dessins, diagrammes, documents provisoires, courriels, comptes rendus et notes.

Tout renseignement peut faire l’objet d’une demande conformément aux lois, mais ce ne sont pas tous les documents qui peuvent être divulgués.

Pour connaître les divers types de demande que l’on peut présenter à BAC, veuillez consulter la question : Quels autres documents peut-on obtenir auprès de l’unité de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel(AIPRP DP) à BAC?

 

Y a-t-il des frais rattachés à une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Il n’y a aucuns frais de présentation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

 

Comment et où un demandeur soumet-il une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez remplir le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Conseil du Trésor du Canada. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant en détail l’information que vous souhaitez obtenir. Vous devez préciser dans votre lettre que vous présentez votre demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse, transmise par télécopieur :
613-992-9350 ou en utilisant notre nouveau formulaire de demande en ligne.

 

Puis-je remplir une demande de communication de renseignements personnels en ligne

Oui, en cliquant sur le lien suivant, vous pouvez présenter votre demande d’accès à des renseignements.
 

Combien de temps prend un examen de documents en vertu de la législation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP)?

 

Tant la loi relative à l’accès à l’information que celle liée à la protection des renseignements personnels prévoient un délai légal de 30 jours civils à compter de la réception d’une demande officielle. Toutefois, ces lois permettent également une prorogation pour certaines raisons limitées et précises que l’on retrouve dans chacune de ces lois. Par exemple, il est possible d’obtenir une prorogation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour l’une des deux raisons suivantes :

  • la demande porte sur de nombreux dossiers ou nécessite la recherche de grandes quantités de dossiers et le délai original risque de perturber indûment les opérations de l’institution gouvernementale;
  • il est nécessaire de mener des consultations, et celles-ci rendent impossible l’observation du délai initial.

Ces prorogations sont aussi possibles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si nécessaire, il est aussi possible de proroger le délai en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels à des fins de traduction ou de conversion des renseignements personnels dans un autre format.

Si, par exemple, il faut obtenir l’intervention de tiers, il est également possible de proroger le délai en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

 

J’ai fait ma demande, mais les documents archivistiques continuent d’être protégés. Que puis-je faire?

Certains des renseignements contenus dans les documents archivistiques du gouvernement peuvent continuer d’être protégés en vertu des Lois sur l’accès à l’information et sur la Protection des renseignements personnels. En pareil cas, il vous est possible de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes en vertu de l’accès à l’information ou de la protection des renseignements personnels peuvent aussi être présentées au moyen d’une simple lettre en précisant clairement la loi invoquée (Loi sur l’accès à l’information ou Loi sur la protection des renseignements personnels) et en décrivant bien les documents recherchés. Une demande invoquant la Loi sur l’accès à l’information peut être présentée en remplissant le formulaire de demande d’accès à l’information imprimable en version PDF. Celle-ci doit être signée et accompagnée d’un chèque ou d’un mandat-poste de 5 $ fait à l’ordre du Receveur général du Canada afin de payer les droits. Le formulaire peut être envoyée par la poste ou livrée en personne au bureau d’accueil des clients et des visiteurs, au second étage, Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des documents du personnel (AIPRP DP). Si la demande est présentée au moyen du formulaire de demande d’accès à l’information en ligne, le paiement doit alors se faire par carte de crédit (VISA, MasterCard ou AMEX seulement).

 

Quels autres documents peut-on obtenir auprès de l’unité de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel (AIPRP DP) à BAC?

 

Chercheur travaillant à des revendications autochtones qui demande des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les chercheurs autorisés qui désirent mener des recherches en lien avec des revendications autochtones à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) peuvent se voir accorder, en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’accès à des renseignements personnels renfermés dans des documents archivistiques d’une institution fédérale sous la responsabilité de BAC et qui sont à diffusion restreinte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Il n’y a aucuns frais réclamés pour accéder à des renseignements personnels contenus dans des documents archivistiques en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les chercheurs autorisés travaillant à des revendications autochtones. Toutefois, des frais sont réclamés pour la photocopie et la reproduction de documents archivistiques à diffusion restreinte divulgués en vertu de l’alinéa 8(2)k).

Les chercheurs travaillant à des revendications autochtones doivent fournir au moins quatre semaines à l’avance les documents suivants :

Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à :
Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse, transmise par télécopieur :
613-992-9350, ou en utilisant notre nouveau formulaire de demande en ligne.

Une fois que la demande et les documents d’accompagnement ont été déposés auprès de l’unité AIPRP DP de BAC, ceux-ci feront l’objet d’une analyse. Si on accorde l’accès au chercheur, le personnel du Ministère récupérera alors les documents archivistiques à diffusion restreinte, examinera la pertinence des documents en lien avec la demande et, avant de les divulguer au chercheur travaillant à la revendication autochtone, il verra à appliquer les exceptions et exclusions en conformité avec les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.

 

Dossiers du personnel des anciens employés de la fonction publique fédérale

Lorsqu’une personne met fin à son emploi auprès d’une institution fédérale qui est sujette à la Loi sur la protection des renseignements personnels, cette institution garde tous les documents ministériels sur cet individu pour une période prescrite. Une fois que les dossiers du personnel sur cet individu sont envoyés à BAC, la responsabilité légale liée à ces documents, ainsi que l’obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l’AIPRP, est aussi transférée à BAC.

Si un ancien employé fédéral est engagé de nouveau par une institution fédérale qui est sujette à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les dossiers du personnel sur cet individu sont envoyés de BAC à ce nouvel employeur. La responsabilité légale est alors transférée à cette institution fédérale, de même que l’obligation de répondre à toute demande en vertu de la législation de l’AIPRP.

Pour obtenir une liste détaillée des collections de documents de BAC et des regroupements de renseignements personnels, consultez Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux.

Pour obtenir les dossiers du personnel des anciens employés fédéraux civils qui sont sous la responsabilité de BAC, on peut remplir un formulaire en ligne, ou imprimer ce formulaire, le remplir, le signer et l’envoyer à l’adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  KIA 0N4
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.

Les dossiers du personnel de la fonction publique fédérale renferment des renseignements sur l’historique de l’emploi de chaque individu ainsi que des renseignements personnels. Les dossiers de ces anciens employés sont conservés pendant 80 ans à compter de la date de naissance de l’employé. Après cette période, tous les dossiers sont détruits. Quelques dossiers du personnel sont conservés pour des raisons historiques.

 
Je suis un ancien employé de la fonction publique fédérale et j’ai quitté la fonction publique il y a moins de deux ans. Dois-je obtenir mes dossiers par l’entremise de Bibliothèque et Archives Canada?

Si vous avez quitté la fonction publique il y a moins de deux ans, veuillez communiquer avec le bureau des ressources humaines du ministère pour lequel vous avez travaillé en dernier.

 
Je suis un ancien employé de la fonction publique fédérale et j’ai quitté la fonction publique il y a plus de deux ans. Dois-je obtenir mes dossiers par l’entremise de Bibliothèque et Archives Canada?

Si vous avez quitté la fonction publique il y a plus de deux ans, vos dossiers ont été transférés du ministère où vous avez travaillé en dernier à Bibliothèque et Archives Canada.

 
Pour obtenir les dossiers d’un autre ancien employé de la fonction publique fédérale, les restrictions d’accès suivantes s’appliqueront :
  • Pour avoir accès à des renseignements personnels concernant une personne encore vivante, il est nécessaire d’obtenir le consentement écrit de cette personne.
  • Si la personne est décédée depuis moins de 20 ans, certains renseignements à son sujet peuvent être divulgués à la famille immédiate. Une preuve de décès et une preuve du lien de parenté doivent être fournies.
  • Il n’y a aucune restriction d’accès aux renseignements concernant une personne décédée depuis plus de 20 ans. Une preuve de décès est requise.

Preuve de décès : Copie du certificat de décès, de la notice nécrologique d’un journal, de l’avis de décès ou une photographie de la pierre tombale. Si l’individu est décédé alors qu’il faisait partie de la fonction publique fédérale, la preuve de décès n’est pas requise.

Preuve du lien de parenté : Document qui montre clairement le lien de parenté qui existe entre la personne qui fait l’objet d’une demande de renseignements personnels et la personne qui fait cette demande. Les noms de ces deux personnes doivent figurer sur le document. Les notices nécrologiques de journaux, les certificats de baptême et les certificats de naissance complets sont acceptables. Par contre, les certificats de naissance de format portefeuille qui n’indiquent pas les noms des parents ne conviennent pas. Veuillez ne pas envoyer d’originaux; nous acceptons les photocopies.

Famille immédiate : Père, mère, époux, épouse, enfant, frère, sœur, petit-fils ou petite-fille de l’individu.

On peut demander l’accès aux dossiers du personnel des anciens employés fédéraux en soumettant un formulaire de demande en ligne, ou en imprimant ce formulaire, lequel doit être rempli, signé et envoyé à l’adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.

 

Dossiers de service militaire des anciens membres des Forces armées canadiennes

Pour obtenir de l’information sur les dossiers de service militaire, veuillez consulter la rubrique sur le patrimoine militaire dans notre site Web.

On peut demander l’accès à des dossiers de service militaire d’anciens membres des Forces armées canadiennes après 1919 en soumettant une demande en ligne ou en imprimant ce formulaire, lequel doit être rempli, signé et envoyé à l’adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada

La demande peut aussi être présentée en personne à la même adresse ou transmise par télécopieur :
613-947-8456.

 

Documents courants opérationnels de BAC à diffusion restreinte

Dans la mesure du possible, BAC donne accès à l’information (y compris les renseignements personnels) contenue dans certains de ses documents courants opérationnels en conformité avec l’esprit de la législation de l’AIPRP. Pour obtenir une liste détaillée des collections de documents de BAC et des regroupements de documents du gouvernement fédéral, consultez Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux.

Lorsque le contenu renferme des renseignements de nature confidentielle (p. ex. des présentations au Secrétariat du Conseil du Trésor) et qu’il faut consulter un autre ministère, on recommande aux personnes de présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

 

Employé actuellement au service du gouvernement fédéral devant avoir accès, à des fins opérationnelles, à des documents archivistiques du gouvernement fédéral à diffusion restreinte (Chercheurs des ministères)

Les employés actuellement au service du gouvernement fédéral qui doivent avoir accès, à des fins opérationnelles, à des documents archivistiques du gouvernement à diffusion restreinte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, mais qui sont dorénavant sous la responsabilité de BAC, même s’ils ont été créés par l’institution qui emploie la personne ou par une autre institution fédérale, doivent suivre les procédures suivantes pour être reconnus comme chercheurs d’un ministère : Chercheurs des ministères.

 

Que dois-je faire si j’ai d’autres questions?

Communiquez avec le bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel :

Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des dossiers du personnel
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada

Téléphone : 613-996-5115 ou 1-866-578-7777 (numéro sans frais au Canada et aux États-Unis)

Télécopieur : 613-992-9350 (demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, pour des renseignement archevistiques ou opérationels restreints)

Télécopieur : 613-947-8456 (dossiers du personnel des anciens employés fédéraux civils ou dossiers de service militaire des anciens membres des Forces armées canadiennes)

Courriel : bac.aiprpdp-atippr.lac@canada.ca

 
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