Un nouveau système de gestion de bibliothèque pour diffuser le patrimoine documentaire publié du Canada

Table des matières

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a conclu une entente avec OCLC, une coopérative de bibliothèques de portée internationale et sans but lucratif. Cette entente, qui entrera en vigueur le 23 mars 2017, permettra d’offrir des services de classe mondiale aux bibliothèques canadiennes pour mieux faire connaître toute la richesse du patrimoine documentaire du Canada.

OCLC a obtenu le contrat à la suite d’un processus d’approvisionnement public du gouvernement du Canada. Elle s’est avérée être la seule entreprise à pouvoir répondre à toutes les exigences de BAC.

OCLC est la plus importante ressource en ligne au monde pour le repérage de documents de bibliothèque. BAC a retenu ses services pour soutenir la gestion des acquisitions, le catalogage, le contrôle des publications en série, l’accès au public, la circulation et les prêts à d’autres institutions, ainsi que pour se charger de la gestion ;du Catalogue collectif national. Le contrat initial est d’une durée de cinq ans.

Offert dans les deux langues officielles, le système d’OCLC est à la fine pointe de la technologie. Il est fiable, performant, accessible, évolutif et adapté aux appareils mobiles.

Le système de gestion de bibliothèques d’OCLC remplacera AMICUS, le système actuel de BAC, qui a plus de 20 ans. AMICUS est actuellement utilisé pour gérer les documents publiés conservés par BAC et donner accès aux fonds documentaires de centaines de bibliothèques canadiennes. Il contient aussi le Catalogue collectif national, composé de descriptions bibliographiques et de la localisation de ces ressources. On y retrouve des ressources sur de nombreuses disciplines et de nombreux supports, dont des livres imprimés, des fichiers informatiques, des enregistrements sonores, des vidéos, des cartes, des microformes, des journaux et des documents en gros caractères et en braille.

Le système actuel de BAC est désuet et il ne répond plus adéquatement aux besoins des Canadiens. Après une analyse approfondie et des consultations avec des intervenants clés de la communauté canadienne des bibliothèques, BAC a conclu qu’il serait moins coûteux d’acquérir ces services plutôt que de concevoir et de maintenir un système maison.

La mise en œuvre du nouveau système s’effectuera au cours des 24 prochains mois. Pendant la transition, BAC continuera de servir ses clients à l’aide d’AMICUS. Une fois le système d’OCLC pleinement opérationnel, en 2018, les services d’AMICUS seront interrompus.

Pour utiliser les services de classe mondiale d’OCLC, les bibliothèques canadiennes doivent en devenir membres, ce qui est déjà le cas de plusieurs d’entre elles. BAC a tenu compte de la rétroaction de la communauté canadienne des bibliothèques et a négocié avec OCLC une entente en vertu de laquelle il paiera les frais d’abonnement pour les services de prêt entre bibliothèques et de catalogage dérivé des petites bibliothèques publiques et des petites bibliothèques d’établissements d’enseignement postsecondaires (cégeps, collèges communautaires et universités). Au printemps ou à l'été 2017, BAC fera savoir comment elles pourront présenter une demande d’aide financière pour devenir membres d’OCLC.

BAC s’engage aussi à travailler étroitement avec les bibliothèques canadiennes, qui ne sont pas encore membres d’OCLC, afin de trouver des solutions durables à leurs besoins de services de prêt entre bibliothèques et de catalogage dérivé.

Au cours de la période de transition, BAC communiquera régulièrement avec la communauté des bibliothèques canadiennes afin d’obtenir sa rétroaction et de faire le point sur les étapes à venir et l’échéancier.

Questions

  • 1. Quel système BAC utilise-t-il actuellement et pourquoi doit-il le remplacer?

    BAC utilise actuellement le système AMICUS pour gérer les documents publiés placés sous sa garde. AMICUS permet aussi d’explorer les fonds documentaires de centaines de bibliothèques canadiennes, en plus d’héberger le Catalogue collectif national.

    Créé il y a plus de 20 ans, AMICUS est maintenant désuet. Ses coûts d’entretien ne cessent d’augmenter et il ne répond plus adéquatement aux besoins. AMICUS et le Catalogue collectif national ne sont pas adaptés aux nouvelles fonctionnalités du Web ni aux appareils mobiles, en plus de n’offrir aucune option de personnalisation et aucun lien vers les médias sociaux.

  • 2. Combien coûtera le nouveau système d’OCLC à BAC?

    Le coût total des services initiaux et obligatoires pour les premiers cinq ans, incluant les taxes applicables, est de 4,47 millions de dollars. Pour de plus amples renseignements, voir le site achatsetventes.gc.ca.

    Avec le temps, le système d’OCLC coûtera moins cher que le système actuel, qui est désuet. De plus, les utilisateurs auront accès à des services de pointe.

  • 3. Pourquoi BAC a-t-il choisi de travailler avec OCLC?

    Au terme d’un processus d’acquisition lancé au moyen d’un préavis d’adjudication de contrat géré par Services publics et Approvisionnement Canada, OCLC s’est avérée être la seule entreprise en mesure de répondre aux exigences de BAC.

    OCLC est une coopérative internationale sans but lucratif dont la mission est d’accroître l’accès aux ressources documentaires du monde entier. OCLC offre des services aux bibliothèques de 170 pays, et plusieurs bibliothèques canadiennes y sont déjà abonnées. La coopérative et ses bibliothèques membres ont créé et entretiennent conjointement WorldCat, le plus important catalogue public accessible en ligne dans le monde. OCLC offre des services en ligne en français et en anglais, ainsi que dans plusieurs autres langues. Elle a déjà établi des partenariats avec les bibliothèques nationales de Nouvelle-Zélande, d’Australie, de Grande-Bretagne et des Pays-Bas. Le bureau canadien d’OCLC a pignon sur rue à Montréal.

  • 4. Quels seront les avantages du système d’OCLC pour les utilisateurs canadiens?

    Tous les citoyens du Canada et des autres pays auront accès au catalogue de BAC. L’interface Web sera attrayante, facile à utiliser et intuitive, tout en continuant d’offrir des options avancées de recherche aux clients expérimentés.

    OCLC étant un guichet unique, il sera beaucoup plus facile pour les utilisateurs canadiens de trouver non seulement les fonds documentaires de BAC et des bibliothèques canadiennes, mais aussi les documents conservés dans les bibliothèques du monde entier.

    Les utilisateurs canadiens profiteront également des améliorations et des innovations constantes de ce chef de file mondial, et notamment de son application mobile pour téléphones intelligents et tablettes. De plus, OCLC met fréquemment ses services à jour afin de suivre les tendances des utilisateurs et de répondre à leurs attentes.

  • 5. Pourquoi les bibliothèques canadiennes devraient-elles devenir membres d’OCLC?

    En travaillant avec OCLC, BAC et les bibliothèques canadiennes participantes pourront offrir un guichet unique vers leurs ressources documentaires et leurs collections, ce qui en simplifiera l’accès pour les Canadiens et les chercheurs du monde entier.

    Les bibliothèques canadiennes doivent être membres d’OCLC pour pouvoir bénéficier de ses services de classe mondiale; c’est d’ailleurs déjà le cas de plusieurs d’entre elles. Les bibliothèques membres de la coopérative profiteront de services de qualité et à la fine pointe de la technologie.

    BAC a tenu compte de la rétroaction de la communauté canadienne des bibliothèques et a négocié avec OCLC une disposition en vertu de laquelle il paiera les frais d’abonnement des petites bibliothèques publiques et des petites bibliothèques d’établissements d’enseignement postsecondaires (cégeps, collègues communautaires et universités). Grâce à cet appui financier, celles-ci pourront utiliser les services de catalogage dérivé d’OCLC, ajouter leurs fonds documentaires à sa base de données et profiter des services de prêt entre bibliothèques.

Renseignements utiles pour les bibliothèques canadiennes

  • Avec la transition vers OCLC, quelles seront les prochaines étapes pour les bibliothèques?

    Les bibliothèques canadiennes doivent devenir membres de la coopérative pour pouvoir utiliser ses services.

    Les scénarios d’avenir varient en fonction du type de bibliothèque :

    • Celles qui sont déjà abonnées aux services de catalogage dérivé et de prêt entre bibliothèques d’OCLC n’auront aucuns frais supplémentaires à débourser.
    • BAC paiera les frais d’abonnement des petites bibliothèques publiques et des petites bibliothèques d’établissements d’enseignement postsecondaires (cégeps, collègues communautaires et universités). Celles-ci pourront ainsi profiter des services de catalogage dérivé, de diffusion des fonds documentaires et de prêt entre bibliothèques. Plus de renseignements leur seront fournis au cours du printemps ou de l'été 2017. Les bibliothèques admissibles sont :
      • les bibliothèques publiques desservant une population de 50 000 habitants ou moins;
      • les bibliothèques d’établissements d’enseignement postsecondaires avec une collection de 60 000 documents ou moins (livres imprimés, fichiers rétrospectifs, livres électroniques, enregistrements audiovisuels, publications en série et sources de référence électroniques).
    • Cette aide financière n’est pas offerte aux bibliothèques des écoles primaires et secondaires (ni à celles des arrondissements et des conseils scolaires), pas plus qu’aux réseaux de bibliothèques régionales, aux bibliothèques spécialisées ou aux autres bibliothèques gouvernementales.
    • Les bibliothèques canadiennes non admissibles à l’aide financière devront communiquer directement avec OCLC pour déterminer le coût des services de catalogage dérivé et de prêt entre bibliothèques. Pour obtenir plus de précisions, communiquer avec canada@oclc.org.
    • BAC s’engage aussi à travailler étroitement avec les bibliothèques canadiennes, qui ne sont pas encore membres d’OCLC, afin de trouver des solutions durables à leurs besoins de services de prêt entre bibliothèques et de catalogage dérivé.
    • Au printemps 2017, BAC communiquera avec les bibliothèques qui ajoutent leur fonds documentaires dans AMICUS pour discuter avec elles des prochaines étapes.
  • Que deviendront les données actuellement entreposées dans AMICUS?

    AMICUS contient actuellement 65 millions de mentions de fonds.

    • BAC enverra toutes les notices bibliographiques d’AMICUS à OCLC.
    • Il n’enverra pas à OCLC les mentions de fonds des bibliothèques avant d’avoir obtenu leur accord.
    • Il n’enverra pas les mentions de fonds des bibliothèques pour lesquelles OCLC possède déjà des données plus récentes.

    Les renseignements sur les clients ne seront pas transférés à OCLC. BAC réenregistrera plutôt les clients auprès de la coopérative, ce qui évitera de transférer des dossiers-clients périmés depuis longtemps. Les clients de BAC seront informés du fait que leurs données sont conservées dans le système d’OCLC.

    Les renseignements sur les clients de BAC seront protégés et conservés sur les serveurs d’OCLC au Canada.

  • De quels services les bibliothèques peuvent-elles profiter en s’abonnant à OCLC?

    • Téléchargement des notices en format MARC 21 : le fait de s’abonner à OCLC donne un bien meilleur taux de correspondance qu’avec AMICUS lors des recherches de publications en catalogage dérivé. De plus, cela réduit la nécessité d’avoir un autre système de catalogage et, par conséquent, cela diminue la charge de travail des bibliothèques membres.

    • Prêt entre bibliothèques : l’utilisation du plus grand catalogue électronique du monde, qui est accessible au public (il comprend les fonds documentaires de centaines de bibliothèques canadiennes et de dizaines de milliers de bibliothèques étrangères), permettra aux bibliothèques abonnées d’emprunter, au nom de leurs clients, des documents qu’elles ne possèdent pas dans leur collection.

    • Chargement des fonds documentaires dans WorldCat : les fonds documentaires des bibliothèques étant chargés dans WorldCat, les bibliothèques peuvent ainsi partager leurs propres notices bibliographiques et leurs fonds documentaires avec les autres bibliothèques.

    • Améliorations continues : les bibliothèques membres d’OCLC font partie d’une coopérative internationale de bibliothèques. Elles profitent donc de tous les avantages d’OCLC, comme l’accès à ses recherches, ses améliorations continues et l’élaboration de nouveaux services.

  • BAC conservera-t-il les Autorités Canadiana en français et en anglais?

    BAC s’est joint au Programme coopératif des autorités de nom (NACO; site en anglais seulement). Les bibliothèques participantes normalisent les formes anglaises des noms de créateurs qu’elles utilisent dans leurs notices bibliographiques. Pour les notices d’autorité en anglais, le NACO remplacera les Autorités Canadiana.

    Ce programme est avantageux pour les bibliothèques canadiennes, car les notices bibliographiques anglaises créées par BAC comporteront les mêmes vedettes que celles des autres bibliothèques anglophones au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Cette uniformité des « points d’accès », ou formes de nom, constitue un élément clé pour diffuser efficacement des notices de catalogage dérivé à l’ensemble des bibliothèques.

    Les notices d’autorité en langue anglaise du NACO sont offertes gratuitement sur la page Web de la Bibliothèque du Congrès et sur viaf.org. Il sera également possible d’accéder sans frais aux vedettes que BAC utilise en faisant des recherches dans le catalogue de BAC qui sera versé dans la base de données d’OCLC.

    Des discussions sur le passage au NACO sont en cours. Lorsqu’elles seront achevées et que BAC commencera le catalogage dans la base de données d’OCLC, aucun fichier d’autorité réunissant les autorités de nom anglophones de Canadiana ne sera mis à jour. D’ici là, les autorités de nom de BAC resteront accessibles dans la base de données des Autorités Canadiana et dans AMICUS.

    Plus de 750 bibliothèques participent au NACO, notamment des bibliothèques nationales comme la Bibliothèque du Congrès (États-Unis), la Bibliothèque britannique et les bibliothèques nationales de l’Australie, de la Nouvelle-Zélande et de l’Afrique du Sud. Au Canada, plusieurs bibliothèques publiques, gouvernementales et universitaires en sont membres.

    Bien que de nombreuses organisations dans le monde tiennent à jour des fichiers d’autorité en français, il n’existe actuellement aucun programme international comparable à ce qui est offert en anglais par le NACO. BAC conservera donc son fichier d’autorités de nom en français. Lorsque ces notices d’autorité présentement conservées dans AMICUS seront transférées dans la base de données d’OCLC, BAC se servira du système d’OCLC pour créer et mettre à jour les autorités de nom en français. Celles ci demeureront accessibles gratuitement à viaf.org. Il sera aussi possible d’accéder gratuitement aux vedettes que BAC utilise en faisant des recherches dans le nouveau catalogue de BAC offert dans OCLC. De plus, BAC consignera probablement les notices d’autorité françaises dans des fichiers qui seront offerts gratuitement aux bibliothèques intéressées. La manière de diffuser ces fichiers reste à déterminer; BAC fournira cette information dès que possible.

  • À propos du catalogage dérivé

    L’entente conclue par BAC permet aux bibliothèques admissibles – c’est-à-dire les petites bibliothèques publiques et les petites bibliothèques d’établissements d’enseignement postsecondaires (cégeps, collèges communautaires et universités) – d’utiliser le catalogage dérivé d’OCLC à l’aide d’une simple interface Web. Les bibliothèques qui utilisent ce service devront partager leurs fonds documentaires avec OCLC en faisant des chargements par lots ou un par un (pour télécharger les notices de catalogage dérivé). OCLC autorise un chargement par lots gratuit tous les ans, ce qui lui assure d’être le plus à jour possible. Les bibliothèques qui n’ont pas les moyens techniques de reproduire et d’extraire leurs documents à l’aide de leurs systèmes de gestion de bibliothèque doivent ajouter leurs fonds un par un lors de leurs recherches dans le catalogage dérivé d’OCLC.

  • À propos des supports de remplacement

    À l’heure actuelle, les notices bibliographiques et les mentions de fonds sont ajoutées manuellement par BAC dans AMICUS lorsqu’elles proviennent de petites bibliothèques qui ne sont pas converties au format MARC et qui se spécialisent dans l’acquisition et la mise à disposition de ressources pour les clients incapables de lire les imprimés. BAC continuera ce travail après la transition vers OCLC.

  • L’entente entre BAC et OCLC modifiera-t-elle le service de prêts à d’autres institutions offert par BAC?

    Non. Les règles du service de prêts à d’autres institutions demeurent inchangées. BAC continuera de prêter des documents à d’autres bibliothèques canadiennes à l’extérieur de la région de la capitale nationale, afin d’aider les chercheurs souhaitant consulter des documents qui se trouvent uniquement dans sa collection.

    Cependant, les mécanismes de prêts changeront lorsqu’OCLC aura remplacé AMICUS. Ces mécanismes restent encore à déterminer; BAC partagera l’information à ce sujet au fur et à mesure qu’elle sera disponible. Il ne sera pas nécessaire d’être inscrit au service de prêts entre bibliothèques offert par OCLC pour pouvoir profiter du service de prêts entre bibliothèques offert par BAC.

  • Quelles options s’offrent aux bibliothèques qui préfèrent ne pas se joindre à OCLC?

    Les bibliothèques qui ne sont pas admissibles à l’aide financière de BAC (accordée aux petites bibliothèques publiques et aux petites bibliothèques d’établissements d’enseignement postsecondaire) et qui choisissent de ne pas s’abonner à OCLC peuvent se tourner vers d’autres options.

    • Elles pourront encore consulter sans frais des notices de catalogage dérivé provenant de milliers de bibliothèques au Canada et dans le monde qui offrent un accès libre Z39.50 à leurs catalogues. (Le protocole Z39.50 est un protocole de communication informatique spécifique aux bibliothèques.)

    • BAC continuera d’appuyer les services de prêt entre bibliothèques canadiennes en maintenant à jour le Répertoire des sigles et politiques de prêt entre bibliothèques au Canada.

    • Les bibliothèques pourront profiter du service de prêts entre bibliothèques offert par BAC même si elles ne sont pas inscrites au service de prêts entre bibliothèques offert par OCLC.

    • Les bibliothèques pourront interroger la base de données WorldCat Discovery de BAC (lorsqu’elle sera en fonction) pour trouver d’autres bibliothèques canadiennes possédant les documents qui les intéressent. Elles pourront ensuite consulter le Répertoire des sigles et politiques de prêt entre bibliothèques au Canada pour trouver les coordonnées des bibliothèques à contacter et se renseigner sur leurs politiques de prêt.

Pour nous joindre

Pour de plus amples renseignements, veuillez écrire à bac.servicesauxbibliotheques-libraryservices.lac@canada.ca.

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