Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire lignes directrices 2018-2019

 

Quoi de neuf?

Pour la quatrième année sur une période de cinq (5) ans, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) investira 1,5 million de dollars dans la mise en œuvre du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD). Ce programme vise à documenter et à rendre disponible la mémoire permanente du Canada pour les générations actuelles et futures, au moyen d’une démarche plus coopérative avec les collectivités locales du patrimoine documentaire. Il prendra la forme d’un programme de contributions accordées en fonction de critères d’admissibilité.

Processus de demande simplifié

Le PCPD a mis en œuvre un nouveau processus de demande simplifié qui permettra de soumettre une demande et d’effectuer les démarches requises facilement et de façon sécuritaire à partir du nouveau portail en ligne. Veuillez prendre note qu’aucune autre méthode ne sera acceptée (par exemple, courriel ou courrier). Nous vous invitons à consulter le formulaire de demande (version PDF) afin de vous préparer à soumettre votre demande en ligne.

Modification des critères d’évaluation du projet

Remarque : Les critères d'évaluation du projet ci-dessous ont été légèrement modifiés.

Reconnaissance publique de l’appui financier

Les bénéficiaires doivent reconnaître publiquement l’appui financier du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), dans les deux langues officielles, notamment dans les documents promotionnels, les annonces publicitaires, les documents de programme, les annonces publiques, les médias sociaux et sur le site Web de BAC. Les exigences de BAC à l’égard de la reconnaissance publique de l’appui financier font partie de tous les accords de contributions conclus avec des bénéficiaires. Le non-respect de ces exigences décrites dans ces accords peut entraîner l’annulation du financement. Pour en savoir plus, consultez le Guide sur la reconnaissance publique de l’appui financier de Bibliothèque et Archives Canada. Notez que tous les renseignements sur le financement doivent demeurer confidentiels jusqu’à l’annonce publique de BAC.

Évaluations intérimaire et finale, ainsi que rapports financiers

Tous les bénéficiaires doivent soumettre une évaluation finale et un rapport financier au plus tard le 31 mars 2019. Les bénéficiaires d’une contribution pluriannuelle qui ne soumettront pas ce rapport ne recevront pas le financement des années subséquentes. De plus, ils ne seront pas admissibles à d’autres cycles de financement et pourraient devoir rembourser la contribution qu’ils ont déjà reçue.

En outre, les bénéficiaires ayant reçu une grande contribution sont tenus de soumettre l’évaluation intérimaire et le rapport financier à des fins d’approbation, au plus tard le 15 janvier 2019, pour recevoir la retenue de 15 %. Ces documents se trouvent uniquement dans le portail en ligne, dans la section 1.0 sur l’admissibilité : 1.6 Rapport intérimaire et 1.7 Rapport final.

I. Renseignements généraux

Le présent document vise à aider les organisations à préparer une demande de financement auprès du PCPD. Nous recommandons aux demandeurs de lire le guide dans son intégralité et de communiquer avec les conseillers du PCPD avant de déposer leur demande pour s’assurer que leur trousse est complète.

Les documents de la demande doivent être en français ou en anglais, ou dans une combinaison des deux langues officielles.

Les formulaires suivants doivent être remplis et soumis avec les documents justificatifs énumérés dans le portail en ligne :

  • le formulaire de demande;
  • le formulaire du budget du projet.

Les trousses de demande incomplètes ne seront pas évaluées et seront jugées inadmissibles.

La date limite pour soumettre les trousses de demande dûment remplies est le 7 février 2018 avant 17 h, heure normale de l’Est (UTC-5). Les propositions reçues après cette date ne seront pas acceptées.

Pour toute question sur cet appel de propositions, communiquez avec les conseillers du PCPD par téléphone ou par courriel (bac.contributions.lac@canada.ca) avant le 31 janvier 2018 à 17 h, heure normale de l’Est (UTC-5).

Voici des éléments importants à considérer lors de la conception des projets et pour remplir le formulaire de demande.

  • Il y a deux catégories de financement dans le cadre du Programme :
    • les petites contributions, soit moins de 15 000 $ par projet et par cycle de financement;
    • les grandes contributions, soit de 15 000 $ à 100 000 $ par projet et par cycle de financement.
  • Si une organisation prend part à plusieurs des demandes soumises, ou n’a pas encore terminé des projets déjà approuvés, elle doit démontrer sa capacité d’exécuter plusieurs projets simultanément et présenter ses priorités de financement.
  • Les recommandations concernant le financement sont fondées sur le mérite, les priorités du Programme, le financement disponible et la représentation régionale. On tiendra également compte, dans l’évaluation du projet, de sa contribution à l’atteinte des objectifs généraux du gouvernement.
  • Tous les bénéficiaires doivent soumettre une évaluation finale et un rapport financier au plus tard le 31 mars 2019. Les bénéficiaires d’une contribution pluriannuelle qui ne soumettront pas ce rapport ne recevront pas le financement des années subséquentes. De plus, ils ne seront pas admissibles à d’autres cycles de financement et pourraient devoir rembourser la contribution qu’ils ont déjà reçue.
  • En outre, les bénéficiaires ayant reçu une grande contribution sont tenus de soumettre l’évaluation intérimaire et le rapport financier à des fins d’approbation, au plus tard le 15 janvier 2019, pour recevoir la retenue de 15 %.

II. À propos du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire

Objectifs

Le PCPD fournit de l’aide financière au milieu du patrimoine documentaire canadien pour des activités qui visent à la fois :

  • à faire connaître et à rendre plus facilement accessibles les institutions locales du patrimoine documentaire du Canada et leurs collections;
  • à accroître la capacité des institutions locales du patrimoine documentaire de préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable.

Demandeurs admissibles

Les organisations sans but lucratif suivantes, qu’elles soient constituées en société ou non, peuvent soumettre une demande. Celles qui ne sont pas constituées en société doivent fournir une lettre de recommandation d’une association nationale reconnue, de leur municipalité ou de leur gouvernement provincial ou territorial. Elles sont invitées à établir des partenariats avec des organisations constituées en société. Tous les demandeurs constitués en société doivent présenter une preuve de celle-ci. Les organisations admissibles comprennent les :

  • Archives
  • Bibliothèques financées par des fonds privés
  • Sociétés d’histoire
  • Organisations ou sociétés généalogiques
  • Associations professionnelles d’archives et de bibliothèques
  • Musées ayant un service d’archives

Demandeurs inadmissibles

Les entreprises, les institutions gouvernementales, les musées n’ayant pas de service d’archives, ainsi que les universités et les collèges ne peuvent soumettre de demande de financement dans le cadre de cet appel de propositions.

Toute organisation sans but lucratif qui est administrée par une entité gouvernementale ou qui reçoit plus de la moitié de son financement de fonctionnement annuel d’un ordre de gouvernement n’est pas admissible à du financement dans le cadre de cet appel de propositions. Sont toutefois admissibles au PCPD les corps dirigeants de communautés autochtones, les conseils de bande ou conseils tribaux et les corps dirigeants équivalents des Inuits et des Métis.

Un demandeur inadmissible peut participer à un projet soumis par un demandeur admissible en fournissant à ce dernier de l’aide financière ou en nature. Une organisation ou un collaborateur inadmissible ne peut toutefois pas retirer d’avantage financier de sa contribution, et il ne peut faire office de codemandeur, de partenaire officiel ou de bénéficiaire tiers.

Projets admissibles et catégories de contributions

Objectif 1 : Faire connaître et rendre plus facilement accessibles les institutions locales du patrimoine documentaire du Canada et leurs collections.

  • Conversion et numérisation aux fins d’accès
  • Élaboration (recherche, conception et production) d’expositions virtuelles et physiques, y compris les expositions itinérantes
  • Gestion axée sur les collections, le catalogage et l’accès
  • Projets commémoratifs

Objectif 2 : Accroître la capacité des institutions locales de patrimoine documentaire de préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable.

  • Conversion et numérisation aux fins de préservation
  • Traitements de restauration et de préservation
  • Augmentation de la capacité de préservation numérique (à l’exception des infrastructures numériques utilisées pour les activités quotidiennes)
  • Formations et ateliers destinés à améliorer les compétences et à accroître les capacités
  • Élaboration de normes, de critères de rendement et d’autres activités d’évaluation

L’aide financière se présentera sous la forme de contributions pour tous les projets admissibles. Le montant demandé sera validé et pourrait être modifié à la suite de l’examen des dépenses prévues.

Les décisions quant au montant du financement dépendront des critères des projets admissibles approuvés, dans les limites du financement disponible, des priorités du programme et de la représentation régionale.

Il y a deux catégories de contribution dans le cadre du Programme :

A. Les petites contributions, soit moins de 15 000 $

  • Les organisations sans but lucratif du patrimoine documentaire, constituées en société ou non, peuvent soumettre une demande.
    • Les institutions du patrimoine documentaire qui ne sont pas constituées en société doivent fournir une lettre de recommandation d’une association nationale reconnue, de leur municipalité ou de leur gouvernement provincial ou territorial.
  • Ces contributions ne sont pas admissibles au financement pluriannuel.
  • La totalité des fonds est remise au début du projet.
  • L’organisation doit obligatoirement soumettre l’évaluation finale et le rapport financier au plus tard le 31 mars 2019 pour être admissible à d’autres cycles de financement.

B. Les grandes contributions, soit de 15 000 $ à 100 000 $

  • Seules les organisations du patrimoine documentaire sans but lucratif constituées en société peuvent présenter une demande.
  • Une retenue de 15 % du financement s’applique jusqu’à la réception de l’évaluation intérimaire et du rapport financier provisoire, au plus tard le 15 janvier 2019.
  • Les demandes d’avance de fonds pourraient être étudiées.
  • Le seuil d’aide maximal est établi à 100 000 $ par projet et par année.
  • Les demandes de financement pluriannuel seront étudiées*.
  • Le bénéficiaire peut redistribuer les fonds à une ou à plusieurs tierces parties.
  • Le bénéficiaire doit obligatoirement soumettre le document évaluation finale et rapport financier, au plus tard le 31 mars 2019, pour être admissible à d’autres cycles de financement.

* Tous les bénéficiaires constitués en société et retenus lors de cycles de financement précédents auront le droit de soumettre une demande de financement pluriannuel.

Dépenses admissibles

De l’aide financière peut être accordée aux organisations pour couvrir certains frais, notamment ceux qui suivent :

  • Dépenses admissibles à des fins d’administration générale et les frais de voyage qui, combinés, ne doivent pas excéder 20 % de la contribution accordée (ne s’applique pas aux expositions itinérantes ni aux ateliers, qu’il s’agisse de les donner ou d’y participer).
  • Traitements et salaires liés à un projet financé par le PCPD.
  • Coûts liés aux voyages pour le personnel travaillant sur des projets financés par le PCPD (conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte).
  • Coûts liés aux consultants ou aux aînés, incluant les frais et voyages liés au projet (conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte).
  • Coûts liés à l’achat et/ou à la location de matériel et de logiciels aux fins de conversion, de numérisation, de préservation et de catalogage.
  • Coûts liés à l’administration, à l’expédition, à la promotion et aux communications liées au projet (excluant la traduction), et coûts liés au lancement du projet ainsi qu’à la reconnaissance et à la visibilité de la contribution accordée par le gouvernement du Canada.
  • Coûts liés à l’administration comprenant, sans s’y limiter : les fournitures de bureau, les appels interurbains, les frais postaux, les services de messagers, les services photocopies et l’impression.
  • Coûts pour le personnel et/ou la consultation liés à l’évaluation des résultats du projet.
  • Coûts de consultation liés à la traduction du matériel de communication produit à l’issue du projet, ainsi qu’au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et à la promotion du français et de l’anglais (article 41 de la Loi sur les langues officielles).
  • Coûts d’assurance liés au déplacement d’une exposition.
  • Coûts associés aux activités de formation et de perfectionnement.
  • Coûts professionnels pour les traitements de conservation et de préservation.
  • Coûts d’accueil liés au lancement des projets et à de petits cadeaux (moins de 100 $) aux aînés pour les projets sur le patrimoine autochtone.

Dépenses inadmissibles

Le financement accordé pour un projet ne peut pas servir à payer des salaires, des traitements, des voyages, du matériel, des fournitures, des immobilisations et d’autres coûts liés à ce qui suit :

  • Opérations courantes (activités quotidiennes) et frais d’entretien, notamment la location d’espaces de bureau, la gestion globale, le chauffage et l’entretien d’un système ou d’un appareil.
  • Acquisition du patrimoine documentaire et les activités connexes.
  • Accueil, sauf les exceptions qui figurent dans la section plus haut.
  • Dépenses en immobilisation (liées aux immobilisations corporelles).
  • Élaboration de propositions de projets ou la soumission d’une demande dans le cadre du PCPD ou d’autres programmes fédéraux.
  • Salaires payés à tout ordre de gouvernement.
  • Coûts qui auraient été engagés si le projet n’avait pas été entrepris.
  • Cotisations à l’assurance-emploi, au Régime de pensions du Canada et à tout autre programme de prestations.
  • Taxes (pour les organisations qui en sont exemptées ou qui pourront obtenir un remboursement).

Limite du cumul

Le niveau maximal (limite du cumul) de l’aide gouvernementale totale (appui fédéral, provincial et municipal pour un même projet admissible) dans le cadre du Programme est de 100 % des dépenses admissibles. Si l’aide gouvernementale totale accordée à un bénéficiaire dépasse cette limite, BAC devra modifier le montant qu’elle a accordé (et demandera un remboursement au besoin) pour éviter que la limite soit dépassée.

Méthode de calcul du montant de la contribution

Les responsables du Programme s’assureront que le montant de la contribution est fourni au niveau minimal requis pour contribuer à la réalisation des objectifs et des résultats attendus du Programme de paiement de transfert. Le Programme utilise des points de référence pour chaque activité, établit des comparaisons avec des programmes similaires et suit les recommandations de conseillers financiers, des conseillers spécialisés internes et du comité consultatif externe pour évaluer le budget des projets.

Le montant de contribution admissible dépendra des critères suivants servant à évaluer les propositions :

  • Pertinence et engagement communautaire
  • Planification et gestion du projet
  • Analyse budgétaire
  • Évaluation et résultats attendus
  • Capacité de l’organisation à réaliser le projet
  • Risques inhérents à l’initiative proposée

En outre, les responsables du Programme s’assureront que le montant octroyé est approprié, en tenant compte des autres sources de financement du bénéficiaire et des restrictions qu’imposent les présentes modalités.

Montant maximal

Les bénéficiaires recevront le financement minimal requis pour entreprendre leur projet; l’aide maximale offerte par le gouvernement fédéral correspond à l’intégralité des coûts du projet.

L’aide maximale offerte directement à une organisation du patrimoine documentaire non constituée en société est de 14 999 $ par projet et par exercice financier.

L’aide maximale accordée à une organisation du patrimoine documentaire constituée en société est de 100 000 $ par projet et par exercice financier.

Description des paiements

Les organisations qui reçoivent de petites contributions obtiendront la totalité des fonds au début du projet, et celles qui reçoivent de grandes contributions seront soumises à une retenue de 15 %. Pour obtenir le solde de la contribution, les bénéficiaires doivent soumettre une évaluation intérimaire et un rapport financier. En ce qui concerne les projets pluriannuels, les bénéficiaires doivent soumettre une évaluation finale et un rapport financier à la fin de chaque exercice financier afin de recevoir le financement pour l’année suivante.

Le Programme peut fournir un financement anticipé pour un besoin avéré, notamment les besoins de trésorerie cernés par le bénéficiaire. Les paiements anticipés peuvent être non conditionnels (émis sans la réception d’un rapport) ou conditionnels à la réception d’un état financier et/ou d’un autre rapport jugé pertinent pour le Programme.

Les bénéficiaires peuvent redistribuer les fonds à une ou à plusieurs tierces parties admissibles, mais doivent en indiquer le nom et les coordonnées, de même que la nature des travaux qu’elles entreprendront.

Autres programmes pertinents

Les demandeurs peuvent prendre en compte les programmes fédéraux énumérés ci-dessous pour les activités qui ne sont pas financées par le PCPD :

III. Développer des liens avec les communautés de langue officielle en situation minoritaire et promouvoir le français et l’anglais

Le PCPD doit s’assurer que toutes les mesures nécessaires sont en place pour appuyer le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada et pour promouvoir la pleine reconnaissance, l’utilisation et la promotion du français et de l’anglais (article 41 de la Loi sur les langues officielles) dans la société canadienne.

Lorsque les activités du bénéficiaire touchent un auditoire composé des deux groupes de langues officielles ou pourraient avoir une incidence sur l’identité bilingue du Canada, le PCPD doit s’assurer que l’accord de financement conclu avec le bénéficiaire prévoit les mesures appropriées à prendre et inclut les fonds requis pour les mettre en place.

IV. Remplir la trousse de demande

Documents requis

Les trousses de demande de financement présentées au PCPD doivent contenir les documents suivants, à remplir dans le portail en ligne :

  • le formulaire de demande;
  • le formulaire du budget du projet.

Remarque : Si le demandeur soumet plus d’une demande, il doit en indiquer l’ordre de priorité.

Au moment où ils soumettront une nouvelle demande, les demandeurs à la recherche de financement pour les phases subséquentes de leurs projets doivent inclure les copies des évaluations finales et des rapports financiers qu’ils ont soumis précédemment.

Les demandes incomplètes ne seront pas évaluées et seront jugées inadmissibles.

Budget du projet

Chacune des sections du Formulaire du budget du projet doit être dûment remplie et comprendre des renseignements détaillés. Les demandes pour lesquelles le formulaire du budget est incomplet seront jugées inadmissibles.

Lors de la préparation des fiches budgétaires, notez que :

  • Les recettes totales du projet doivent être équivalentes aux dépenses totales du projet.
  • Pour ce qui est des projets pluriannuels, il faut inscrire les postes budgétaires dans la colonne associée à l’exercice financier au cours duquel ces dépenses seront engagées.
  • Toutes les contributions provenant du demandeur, des partenaires ou d’autres sources publiques et privées doivent être clairement indiquées comme des recettes.
  • Même si le PCPD ne rembourse pas les contributions en nature, il faut les inclure dans le coût total du projet pour aider à déterminer la contribution financière maximale pouvant être offerte par BAC.
  • Toute contribution apportée au projet par le demandeur sous forme d’employés permanents et/ou contractuels dont le salaire, le traitement et les avantages sociaux sont payés doit être consignée comme une contribution en espèces.

Notez qu’à la fin du projet, les recettes provenant de toutes les sources gouvernementales ne doivent pas dépasser 100 % des dépenses totales du projet.

Stratégie d’évaluation du projet

La stratégie d’évaluation du projet est un critère en fonction duquel le projet est évalué. L’élaboration d’une stratégie d’évaluation comprend l’établissement de mesures de rendement qualitatives et quantitatives, selon des résultats clairement énoncés conformes aux objectifs du projet. De plus, les sources de données choisies, les outils et les méthodes de collecte doivent être indiqués dans cette section de la demande.

V. Processus d’évaluation de la demande

Les demandeurs qui ont des questions sont invités à collaborer avec les conseillers du PCPD avant de soumettre leur demande, au plus tard à la date limite établie au titre du PCPD. Pour que leur demande de financement soit prise en compte, les organisations doivent respecter les exigences d’admissibilité visant les demandeurs et les projets, et soumettre une trousse de demande complète comprenant le formulaire de demande, le formulaire du budget du projet et tous les documents justificatifs indiqués dans le portail en ligne. Les demandes incomplètes ne seront pas évaluées.

Les demandes sont d’abord examinées et évaluées par les conseillers du PCPD, les conseillers financiers et les conseillers spécialisés internes de BAC. Le Comité consultatif externe du PCPD procède ensuite à l’évaluation des demandes admissibles et formule des recommandations à l’intention du bibliothécaire et archiviste du Canada, qui prend la décision définitive. Les décisions en matière de financement sont prises en fonction des critères établis concernant l’admissibilité des projets, du bien-fondé des projets, des priorités du Programme, de la représentation régionale et de la disponibilité des fonds. Lorsqu’un demandeur souhaite obtenir du financement pour plusieurs projets, les responsables du Programme examineront la capacité de ce dernier d’entreprendre et de gérer plusieurs projets.

Critères d’évaluation du projet

Pertinence et participation communautaire

  • Le projet s’inscrit dans le cadre du mandat/la mission de l’organisation.
  • Le projet répond à un besoin interne ou externe prouvé*.
  • L’organisation est pertinente et joue un rôle important dans la communauté du patrimoine documentaire, ainsi que dans l’ensemble de la collectivité*.
  • L’organisation a clairement défini la pertinence et les avantages de la collection, les activités d’apprentissage et/ou toute activité proposée au public cible.

Planification et gestion du projet

  • L’organisation est en mesure de mener à bien le projet (ressources humaines et financières suffisantes).
  • L’utilisation de méthodes de gestion de projet solides est démontrée : calendrier, jalons, livrables et plan de mise en œuvre.
  • Les activités du projet sont décrites et des mesures d’atténuation des risques sont examinées*.

Analyse budgétaire

  • Les projections de dépenses et de recettes du projet ainsi que le calendrier connexe sont fournis.
  • Le projet reçoit de l’aide financière ou autre provenant d’autres sources*.

Évaluation et résultats attendus

  • La stratégie d’évaluation permet d’évaluer la réussite du projet de façon adéquate.
  • Les résultats (à court et à long terme) sont établis, clairs et réalistes.

Capacité de l’organisation à réaliser le projet

  • Le budget de fonctionnement de l’organisation cadre avec la responsabilité financière (c.-à-d. que les dépenses et les recettes sont appropriées)*.
  • Une structure de gouvernance saine et efficace est démontrée*.

* Critère s’appliquant uniquement aux grandes contributions (de 15 000 $ à 100 000 $).

VI. Conditions de financement et exigences en matière de rapports

Pour obtenir une description complète des conditions de financement, consultez en ligne les modalités générales de l'accord de contribution. Notez que :

  • La décision du bibliothécaire et archiviste du Canada est définitive et sans appel.
  • Le financement pour une petite contribution ne doit pas dépasser 15 000 $ (par projet et par année) et le financement pour une grande contribution ne doit pas excéder 100 000 $ (par projet et par année).
  • Les deux parties doivent signer un accord de contribution avant que BAC puisse financer un projet.
  • Grandes contributions : Financement pluriannuel envisagé pour les organisations admissibles et constituées en société ayant reçu du financement au cours de cycles précédents.
  • Les petites contributions seront versées en totalité au début du projet et les grandes contributions feront l’objet d’une retenue de 15 % jusqu’à la réception et l’approbation de l’évaluation intérimaire et du rapport financier.
  • Les bénéficiaires doivent remplir l’évaluation finale et le rapport financier et la présenter à BAC au plus tard le 31 mars 2019. Un bénéficiaire qui ne présente pas l’évaluation intérimaire et le rapport financier ne recevra pas le reste de la retenue de 15 % et ne sera pas admissible à du financement pluriannuel lors des prochains cycles.
  • En acceptant un financement public de la part de BAC, les bénéficiaires sont tenus de reconnaître publiquement l’aide financière qu’ils ont reçue, conformément au Guide sur la reconnaissance publique de l’appui financier de Bibliothèque et Archives Canada. Tous les renseignements sur le financement sont jugés confidentiels jusqu’à ce que BAC ait fait une annonce publique au sujet des projets financés.
  • À la fin du projet, si l’aide gouvernementale totale (fédérale, provinciale/territoriale et municipale) dépasse 100 % des dépenses totales du projet, le bénéficiaire devra rembourser le montant excédentaire au receveur général du Canada.
  • Le bibliothécaire et archiviste du Canada se réserve le droit, en tout temps pendant la durée de l’accord et pour une période allant jusqu’à cinq ans après la fin de celui-ci, d’effectuer une évaluation du projet pour vérifier la conformité avec les modalités de l’accord.

VII. Glossaire

Accord de contribution

Document juridique qui établit la relation entre un ministère donateur et le bénéficiaire d’une contribution et qui décrit les obligations de chacune des parties.

Archives

Organisation responsable de la tenue de dossiers (de personnes, de familles, d’organisations ou de collectivités) dont la valeur est permanente et de la conservation de collections d’archives.

Association de généalogie

Association qui promeut l’étude de la filiation.

Associations professionnelles

Organismes constitués en société qui représentent les intérêts des archivistes, bibliothécaires, historiens, auteurs ou gestionnaires d’information ou qui se consacrent à leur perfectionnement professionnel.

Bénéficiaire

Organisation qui reçoit de l’aide financière.

Bibliothèque

Collection organisée d’œuvres publiées, notamment des livres, des périodiques, des enregistrements sonores et vidéo ainsi que d’autres formats.

Bibliothèques et archives financées par des fonds privés

Organisation sans but lucratif offrant des services de bibliothèque ou d’archivage; moins de la moitié du financement provient des divers ordres de gouvernement.

Collaborateur/contributeur

Organisation qui participe à un projet en fournissant de l’aide financière ou en nature à une organisation admissible pour la réalisation de son projet. Si le collaborateur ou le contributeur est une organisation inadmissible, il ne peut pas être un codemandeur, un partenaire nommé du projet d’une organisation admissible ou un tiers. Il ne peut pas non plus tirer des avantages financiers de sa contribution.

Consultant

Personne (ou groupe de personnes) possédant des connaissances ou des compétences spécialisées. Ces personnes ne sont pas membres du personnel, de la direction ou du conseil d’une organisation, mais sont recrutées moyennant des honoraires pour offrir des services précis à une organisation.

Contribution

Paiement de transfert visé par des conditions d’exécution précisées dans un accord de financement. La contribution doit être comptabilisée et peut faire l’objet d’une vérification. Le bénéficiaire doit rendre compte des résultats atteints.

Contribution en nature

Don offert dans le cadre d’un projet par une personne, une entreprise ou une organisation, sous forme de matériel, de biens, de services ou de temps pour lequel le bénéficiaire aurait autrement dû payer. Une telle contribution est fournie sans attente de compensation ou de rémunération, et donne lieu à des opérations hors caisse sur des biens (par exemple, don de titres, de terrains, d’immeubles ou d’équipement; utilisation d’installations, de main-d’œuvre et de biens). Pour être admissible à titre de contribution en nature, le don doit :

  • être essentiel à la réussite du projet;
  • représenter une dépense que le bénéficiaire n’engagerait pas autrement dans le cadre du projet;
  • être mentionné dans l’accord de contribution, documents à l’appui, et consigné dans les registres comptables du bénéficiaire;
  • être raisonnablement estimé à sa juste valeur au moment où il est fait, soit selon la valeur du marché, soit au moyen d’une évaluation;
  • contribuer au coût total du projet, mais ne pas être remboursable puisqu’il n’y a aucun échange d’argent.
Demandeur

Organisation qui soumet une demande de financement.

Dépenses opérationnelles

Charges payées par une organisation pour l’obtention de biens et services non imposés par le projet. Ces dépenses ne sont pas admissibles au financement.

Documentation

Documents liés au projet et mis à la disposition du public, notamment le patrimoine documentaire, les catalogues, les synopsis, les brochures et les dépliants.

Exposition itinérante

Type d’exposition pouvant être présentée à un ou plusieurs endroits, en plus des locaux du service d’archives ou de la bibliothèque qui organise cette exposition.

Extrants

Résultats les plus immédiats d’un projet. Ce sont les produits et services directs qui sont produits et livrés à un groupe ou à une population cible, notamment une exposition, la préservation, la numérisation et la conversion d’une collection, et l’accès à cette dernière, à un atelier ou à un séminaire.

Fonctions essentielles d’un service d’archives

Pratiques établies normalisées dans les principaux domaines relatifs aux activités portant sur les collections au sein d’une société archivistique ou historique, notamment l’évaluation, l’acquisition, la conservation et la préservation du patrimoine documentaire au moyen d’expositions, et l’accès à celui-ci, de même que la conversion et la numérisation des collections.

Fonctions essentielles d’une bibliothèque

Pratiques établies normalisées dans les principaux domaines relatifs aux œuvres publiées au sein d’une bibliothèque, notamment l’acquisition, la conservation, la recherche, la gestion de l’information sur les collections, les expositions et l’éducation.

Institutions gouvernementales

Ministère, organisation ou agence des trois ordres de gouvernement : fédéral, provincial/territorial et municipal.

Lettre d’intention

Déclaration écrite qu’une organisation intéressée adresse à l’établissement demandeur ou à une organisation partenaire pour exposer son intention sérieuse, son consentement et sa capacité de s’engager dans un accord officiel. La lettre doit comprendre une brève description du projet et exposer la nature de la collaboration entre les deux établissements, en mentionnant notamment les aspects financiers et l’échéancier de mise en œuvre du projet. Ce document ne constitue pas un contrat définitif; il doit faire l’objet d’une diligence raisonnable et respecter certaines conditions.

Lettre de référence

Déclaration écrite qu’une association nationale reconnue, une administration municipale ou un gouvernement provincial/territorial présente à BAC et qui prouve la capacité et l’aptitude du demandeur à entreprendre un projet proposé. La lettre doit comprendre une brève description du demandeur et de la nature de son travail dans la collectivité.

Limite de cumul

Niveau maximal de financement total du gouvernement du Canada autorisé par les modalités d’un programme de paiement de transfert pour toute activité ou initiative ou tout projet d’un bénéficiaire.

Mesures de rendement

Indicateurs qui fournissent l’information qualitative et quantitative requise pour évaluer la mesure dans laquelle un projet atteint les résultats escomptés. Les données qualitatives peuvent être exprimées en fonction des changements ou des comparaisons entre deux situations, tandis que les indicateurs quantitatifs peuvent être exprimés sous forme de ratios, de pourcentages, de comparaisons ou de chiffres.

Musée ayant un service d’archives

Musée doté d’un volet archivistique important, ou musée et service d’archives formant une seule institution.

Organisation

Groupe de personnes doté d’un accord établissant les responsabilités, pouvoirs et relations (par exemple, une société, une association ou une institution).

Partenaire

Organisation du patrimoine documentaire qui satisfait aux critères d’admissibilité au Programme et qui accepte de combiner ses efforts et ses ressources avec ceux d’autres organisations en vue d’atteindre un objectif commun, tout en gardant son indépendance. Une organisation n’est pas reconnue comme étant partenaire si elle ne contribue pas directement en espèces ou en nature à la réalisation du projet.

Patrimoine documentaire

Publications et documents d’intérêt pour le Canada.

Plan d’affaires

Outil de travail permettant de matérialiser un plan stratégique. Il fournit une feuille de route aux conseils d’administration, au personnel et aux partenaires d’organisations et peut être utilisé pour attirer des bailleurs de fonds particuliers du secteur privé (fondations, personnes morales et donateurs individuels). Les plans d’affaires types prévoient la croissance de l’organisation au cours des trois à cinq prochaines années. Ils contiennent habituellement des prévisions et des objectifs financiers, la taille des marchés (réelle et potentielle) ainsi que de l’information sur les tendances du marché. Un plan d’affaires décrit de quelle manière l’organisation est tenue de rendre compte de ses activités à la collectivité ainsi que les méthodes de surveillance et d’évaluation de ses progrès. Un plan d’affaires peut être intégré au plan stratégique de l’organisation ou présenté comme un document distinct.

Plan stratégique

Document clairement écrit qui décrit le mandat d’une organisation, ses buts ou objectifs à court, à moyen et à long terme ainsi que les mesures prioritaires à prendre. Un plan stratégique comprend un calendrier d’exécution et précise qui, au sein de l’organisation ou à l’extérieur veillera à ce que toutes les mesures nécessaires pour réaliser les buts et objectifs soient prises.

Projet

Ensemble d’activités ou de fonctions qu’un bénéficiaire propose d’entreprendre avec l’aide financière fournie par un ministère. Un projet a une date de début et de fin précise, se déroule pendant une période raisonnable et produit des extrants et des résultats mesurables.

Relation contractuelle

Rapport juridique entre deux ou plusieurs parties attesté par un contrat ou d’autres documents opérationnels officiels, comme les états financiers d’une organisation.

Résultats

Effets d’un effort visant à atteindre un but. Ce sont les effets ou conséquences externes du projet qui sont jugés importants relativement aux engagements initiaux du projet. Les résultats doivent être mesurables et peuvent se constater sur le plan des organisations, des collectivités ou des personnes. Ils peuvent avoir trait au comportement, aux compétences, aux connaissances, aux attitudes, aux valeurs, aux conditions ou à d’autres attributs. Même s’il n’est pas facile de produire exactement les résultats escomptés, il devrait y avoir un lien direct entre les extrants et les résultats.

Société historique

Organisation qui cherche à préserver l’histoire d’une région, d’une période ou d’un sujet, dont les activités sont généralement axées sur une province ou une collectivité donnée, et à susciter un intérêt à cet égard. Les sociétés historiques ont souvent des collections d’artefacts, de livres et de documents.

Tierce partie

Organisation admissible qui reçoit du financement de la part d’un bénéficiaire pour assumer un rôle précis ou assurer la prestation d’un service particulier dans le cadre du projet.

Vérification

Examen d’une organisation ou d’un processus portant sur la conformité, l’exactitude et l’efficacité et visant à assurer la conformité aux modalités et obligations au titre de l’accord de contribution.

Pour de plus amples renseignements

Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire
Téléphone : 819-997-0893 ou 1-844-757-8035 (sans frais au Canada et aux États-Unis)
ATS : 613-992-6969 ou 1-866-299-1699 (sans frais au Canada)
Courriel : bac.contributions.lac@canada.ca

Bibliothèque et Archives Canada
Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) K1A 0N4

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