Lignes directrices 2016-2017

Quoi de neuf?

Pour une deuxième année consécutive, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) investira 1,5 million de dollars dans la mise en œuvre du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD). Celui-ci vise à documenter et à rendre accessible la mémoire permanente du Canada pour les générations actuelles et futures par les collectivités locales du patrimoine documentaire. Il prendra la forme d’un programme de contributions accordées en fonction de critères d’admissibilité.

Les contributions favoriseront la pérennité et le rayonnement des collectivités locales de bibliothèques et d’archives au Canada en améliorant leur capacité de préserver, de rendre accessible et de promouvoir le patrimoine documentaire, et donneront aux communautés locales du patrimoine documentaire des occasions d’évoluer, de demeurer viables et d’agir de façon stratégique.

 

Reconnaissance publique de l’appui financier

Les bénéficiaires doivent reconnaître publiquement l’appui financier du gouvernement, dans les deux langues officielles, dans tout document promotionnel, annonce publicitaire, document de programme, annonces publiques, sites Web, médias sociaux, etc. Les exigences de BAC à l’égard de la reconnaissance publique de l’appui financier font partie de toutes les ententes de contributions conclues avec des bénéficiaires. Le non-respect de ces exigences peut entraîner l’annulation du financement. Pour en savoir plus, consultez le Guide sur la reconnaissance publique de l’appui financier de Bibliothèque et Archives Canada. Veuillez prendre note que tous les renseignements sur le financement doivent demeurer confidentiels jusqu’à la reconnaissance publique de BAC.

I. Renseignements généraux

Le présent document vise à aider les organisations à préparer une demande de financement auprès du PCPD. Nous recommandons aux demandeurs de lire le guide dans son intégralité et de communiquer avec les agents du PCPD avant de déposer leur demande, afin de s’assurer que celle-ci est dûment remplie.

Les demandes incomplètes ne seront pas évaluées et seront jugées inadmissibles.

Voici des éléments cruciaux à considérer lors de la conception des projets et pour remplir le formulaire de demande.

  • Toute administration relevant d’un ordre de gouvernement ou qui reçoit régulièrement un financement annuel de fonctionnement d’une entité gouvernementale, de quelque ordre que ce soit, est inadmissible.
  • Il y a deux seuils de financement pour le Programme :
    • Les petites contributions : moins de 15 000 $
    • Les grandes contributions : de 15 000 $ à 100 000 $
  • Trois formulaires doivent être remplis pour soumettre une demande :
  • Le niveau maximal (limite du cumul) de l’aide gouvernementale (appui fédéral, provincial et municipal pour un projet admissible) pour le Programme ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles. Si l’aide gouvernementale totale accordée à un bénéficiaire dépasse cette limite, BAC devra modifier le montant qu’elle a accordé (et demandera un remboursement au besoin) pour éviter que la limite soit dépassée.
  • Si une organisation ou une association est impliquée dans plusieurs demandes, ou n’a pas encore terminé des projets déjà approuvés, elle doit démontrer sa capacité d’exécuter plusieurs projets simultanément et présenter ses priorités de financement.
  • Les bénéficiaires peuvent redistribuer les fonds à une ou plusieurs tierces parties admissibles, mais doivent en indiquer le nom et les coordonnées, de même que la nature des travaux qu’elles entreprendront.
  • Les formulaires de demande remplis doivent être envoyés au plus tard le 26 février 2016 par courriel ou par la poste. L’heure d’expédition inscrite dans les demandes envoyées électroniquement et figurant sur les copies papier doit être au plus tard 23 h 59, heure du Pacifique.
  • Les recommandations concernant le financement sont fondées sur le mérite, les priorités du Programme, l’enveloppe de financement disponible et la représentation régionale. On tiendra également compte, dans l’évaluation du projet, de sa contribution à l’atteinte des objectifs généraux du gouvernement.
  • Tous les bénéficiaires ayant reçu une petite contribution de moins de 15 000 $ sont tenus de soumettre l’évaluation finale et le rapport financier au plus tard le 30 avril 2017.
  • Tous les bénéficiaires ayant reçu une grande contribution de plus de 15 000 $ sont tenus de soumettre l’évaluation intérimaire et le rapport financier à des fins d’approbation au plus tard le 15 janvier 2017 pour recevoir la retenue de 15 %. Les bénéficiaires d’une grande contribution sont en outre tenus de soumettre l’évaluation finale et le rapport financier au plus tard le 30 avril 2017.
  • Tous les bénéficiaires ayant reçu un financement pluriannuel dans le cadre d’une grande contribution de plus de 15 000 $ sont tenus de soumettre l’évaluation intérimaire et le rapport financier à des fins d’approbation au plus tard le 15 janvier 2017 pour recevoir la retenue de 15 %. Ils doivent en outre soumettre l’évaluation finale et le rapport financier au plus tard le 30 avril 2017 pour recevoir le financement de l’année subséquente.
  • Les demandes de financement sont assujetties à la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles. Veuillez consulter la section III du présent guide pour en savoir plus sur les exigences auxquelles les demandeurs doivent satisfaire sous le régime de la Loi sur les langues officielles.

II. À propos du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire

Objectifs

Les objectifs du PCPD sont les suivants :

  • Faire connaître et rendre plus facilement accessibles les institutions locales du patrimoine documentaire du Canada et leurs collections.
  • Accroître la capacité des institutions locales du patrimoine documentaire du Canada de préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable.

Demandeurs admissibles

Les associations et organisations sans but lucratif suivantes, qu’elles soient constituées en société ou non, peuvent soumettre une demande. Celles qui ne sont pas constituées en société doivent fournir une lettre de recommandation d’une association nationale, de leur municipalité ou de leur gouvernement provincial ou territorial. Elles sont invitées à établir des partenariats avec des associations ou organisations constituées en société. Tous les demandeurs constitués en société doivent présenter une preuve de leur constitution en société. 

  • Archives
  • Bibliothèques financées par des fonds privés
  • Sociétés d’histoire            
  • Organisations ou sociétés généalogiques
  • Associations professionnelles
  • Musées ayant un service d’archives

Demandeurs inadmissibles

Les entreprises, les gouvernements et les institutions gouvernementales (dont les administrations municipales et les sociétés d’État) et les musées n’ayant pas un service d’archives, de même que les universités et les collèges, ne peuvent soumettre de demande dans le cadre du PCPD.

Toute organisation sans but lucratif relevant d’une entité gouvernementale ou qui reçoit plus de la moitié de son financement de fonctionnement annuel d’un ordre de gouvernement n’est pas admissible à un financement dans le cadre du PCPD. Il est à noter qu’une organisation inadmissible peut participer ou collaborer à un projet présenté par un demandeur admissible en offrant un soutien financier ou en nature. Une organisation ou un collaborateur inadmissible ne peut toutefois pas retirer un avantage financier de la contribution ni faire office de codemandeur, de partenaire officiel ou de bénéficiaire tiers.

Projets admissibles et catégories de contributions

Objectif 1 : Faire connaître et rendre plus facilement accessibles les institutions locales du patrimoine documentaire du Canada et leurs collections.

  • Conversion et numérisation aux fins d’accès
  • Élaboration (recherche, conception et production) d’expositions virtuelles et physiques, y compris les expositions itinérantes
  • Gestion axée sur les collections, le catalogage et l’accès
  • Projets commémoratifs

Objectif 2 : Accroître la capacité à préserver le patrimoine documentaire du Canada de façon plus durable

  • Conversion et numérisation aux fins de préservation
  • Traitements de restauration et de préservation
  • Développement de la capacité de préservation numérique (à l’exception des infrastructures utilisées pour les activités quotidiennes)
  • Formations et ateliers destinés à améliorer les compétences et à accroître les capacités
  • Élaboration de normes, de critères de rendement et d’autres activités d’évaluation.

L’aide financière se présentera sous la forme de contributions pour tous les projets admissibles. Le soutien financier fera l’objet de négociations et, s’il y a lieu, les frais seront partagés avec les bénéficiaires et d’autres partenaires de projet.

Les décisions quant au montant du financement dépendront des projets admissibles approuvés, dans les limites de l’enveloppe disponible, des priorités du programme et de la représentation régionale. 

Il y a deux catégories de financement pour le Programme :

A. Les petites contributions, de moins de 15 000 $

  • Les associations et organisations sans but lucratif, constituées en société ou non, peuvent soumettre une demande
    • Les institutions du patrimoine documentaire qui ne sont pas constituées en société doivent fournir une lettre de recommandation d’une association nationale reconnue, d’une municipalité ou d’un gouvernement provincial ou territorial
  • Ne sont pas admissibles au financement pluriannuel
  • La totalité des fonds est remise au début du projet
  • L’organisation doit obligatoirement soumettre l’évaluation finale et le rapport financier, au plus tard le 30 avril 2017, pour être admissible à d’autres cycles de financement

B. Les grandes contributions, de 15 000 $ à 100 000 $

  • Seules les institutions et les associations du patrimoine documentaire sans but lucratif constituées en société peuvent présenter une demande;
  • Une retenue de 15 % du financement s’applique jusqu’à réception de l'Évaluation intérimaire 2015-16 [PDF 510 Ko] et du rapport financier provisoire au plus tard le 15 janvier 2017
  • Les demandes d’avance de fonds pourraient être prises en considération*
  • Le seuil d’aide maximal est établi à 100 000 $ par projet et par année
  • Les demandes de financement pluriannuel seront prises en considération**
  • Le bénéficiaire peut redistribuer les fonds à une ou à plusieurs tierces parties
  • Le bénéficiaire doit obligatoirement soumettre le questionnaire évaluation finale et le rapport financier, au plus tard le 30 avril 2017, pour être admissible à d’autres cycles de financement

* Les responsables du Programme peuvent fournir une avance de fond au cas où un besoin est prouvé, notamment si le bénéficiaire cerne des besoins de trésorerie. Les paiements anticipés peuvent être non conditionnels (émis sans réception d’un rapport), ou conditionnels à la réception d’un rapport financier ou d’un autre rapport jugé pertinent pour le Programme, comme des rapports sur les activités ou tout autre rapport requis, selon les circonstances.

** À compter de l’exercice 2016 2017, tous les bénéficiaires constitués en société et retenus lors d’exercices précédents pourront présenter une demande de financement pluriannuel.

Dépenses admissibles

Une aide financière peut être accordée aux associations et aux organisations pour couvrir les frais indiqués ci-après. Les dépenses admissibles à des fins d’administration générale et les frais de voyage, combinés, ne doivent pas excéder 20 % de la contribution accordée :

  • Traitements et salaires liés à un projet financé par le PCPD
  • Coûts liés aux voyages pour le personnel travaillant sur des projets financés par le PCPD (conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte)
  • Coûts liés aux consultants ou aux aînés, incluant les frais et voyages liés au projet (conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte)
  • Le maximum de 20 % pour les dépenses liées à l’administration générale et aux voyages ne s’applique pas pour les expositions itinérantes, la prestation d’ateliers ou la participation à des ateliers
  • Coûts liés à l’achat ou à la location de matériel et de logiciels aux fins de conversion, de numérisation, de préservation et de catalogage
  • Coûts liés à l’administration, frais d’expédition, dépenses pour la promotion et les communications liées au projet (excluant la traduction), et coûts liés au lancement du projet et à la reconnaissance et la visibilité de la contribution accordée par le gouvernement du Canada
  • Coûts liés à l’administration comprenant, sans s’y limiter : les fournitures de bureau, les appels interurbains, les frais postaux, les services de messagers, les services de photocopie et d’imprimerie
  • Coûts pour le personnel ou la consultation liés à l’évaluation des résultats du projet;
  • Coûts de consultation liés à la traduction du matériel de communication produit à l’issue du projet, ainsi qu’au développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et à la promotion du français et de l’anglais (article 41 de la Loi sur les langues officielles)
  • Coûts d’assurance additionnels liés au déplacement d’une exposition
  • Activités de formation, de perfectionnement des compétences et des capacités
  • Coûts professionnels pour les traitements de conservation et de préservation;
  • Coûts d’accueil liés au lancement des projets et à de petits cadeaux (moins de 100 $) aux aînés pour les projets sur le patrimoine autochtone

Dépenses inadmissibles

Le financement de projet ne peut pas servir aux salaires, aux traitements, aux voyages, au matériel, aux fournitures, aux immobilisations et aux autres coûts liés à ce qui suit :

  • Les opérations courantes (c. à d. les activités quotidiennes) et les frais d’entretien, y compris la location d’espaces de bureau et l’entretien d’un système ou d’un appareil
  • L’accueil
  • Les dépenses en immobilisation (liées aux immobilisations corporelles)
  • L’élaboration de propositions de projets ou la soumission d’une demande dans le cadre du PCPD ou d’autres programmes fédéraux
  • Les salaires payés à tout ordre de gouvernement
  • Tous les coûts qui auraient été engagés si le projet n’avait pas été entrepris
  • Les cotisations à l’assurance-emploi, au Régime de pensions du Canada et à tout autre programme de prestations
  • Les taxes (pour les organisations qui en sont exemptées ou qui pourront obtenir un remboursement)

Limite du cumul

Le niveau maximal (limite du cumul) de l’aide gouvernementale totale (appui fédéral, provincial et municipal pour un même projet admissible) pour le Programme est de 100 % des dépenses admissibles.

Méthode de calcul du montant de la contribution

Les responsables du Programme s’assureront que le montant de la contribution est fourni au niveau minimal requis pour favoriser la réalisation des objectifs et des résultats attendus du programme de paiement de transfert. Le Programme utilise des points de référence pour chaque activité, établit des comparaisons avec des programmes similaires et suit les recommandations de conseillers financiers, d’experts en la matière internes et du comité consultatif externe pour évaluer le budget des projets.

Pour déterminer le montant de contribution admissible, on tiendra compte des critères suivants pour évaluer chaque proposition :

  • Pertinence et engagement communautaire
  • Planification et gestion du projet
  • Analyse budgétaire
  • Évaluation et résultats attendus
  • Capacité de l’organisation à réaliser le projet
  • Risques inhérents à l’initiative proposée

En outre, ils s’assureront que le montant octroyé est approprié, en tenant compte des autres sources de financement du bénéficiaire et des restrictions qu’imposent les présentes modalités.

Montant maximal

Les projets recevront le niveau de financement minimal requis pour permettre leur réalisation; le niveau maximal de l’aide fédérale au bénéficiaire sera de 100 %.

Le niveau d’aide maximal offert directement à une association ou organisation non constituée en société du patrimoine documentaire est de 15 000 $ par projet et par année financière.

Le niveau d’aide maximal accordé à une association ou organisation du patrimoine documentaire constituée en société est de 100 000 $ par projet et par année financière.

Description des paiements

Le Programme peut fournir un financement anticipé au cas où un besoin est prouvé, notamment si le bénéficiaire cerne des besoins de trésorerie. Les paiements anticipés peuvent être non conditionnels (émis sans la réception d’un rapport), ou conditionnels à la réception d’un état financier ou d’un autre rapport jugé pertinent pour le Programme, comme un rapport sur les activités, ou tout autre rapport requis, selon les circonstances.

Afin de recevoir le solde de la contribution, les récipiendaires devront soumettre l’évaluation intérimaire et le rapport financier. Pour ce qui est des projets pluriannuels, les récipiendaires devront soumettre l’évaluation finale et le rapport financier avant la fin de chaque année financière, afin de recevoir le financement pour l’année ultérieure.

Autres programmes pertinents

Les demandeurs peuvent prendre en compte les programmes fédéraux énumérés ci-après pour les activités qui ne sont pas financées par le PCPD :

III. Développer des liens avec les communautés de langue officielle en situation minoritaire et promouvoir le français et l’anglais

Le PCPD doit s’assurer que toutes les mesures nécessaires sont en place pour appuyer le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et pour encourager la pleine reconnaissance et l’utilisation du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Lorsque les activités du bénéficiaire touchent un auditoire composé des deux groupes de langues officielles, ou lorsque les activités de celui-ci pourraient avoir une incidence sur l’identité bilingue du Canada, le PCPD doit s’assurer que l’accord de financement conclu avec le bénéficiaire stipule les mesures appropriées à prendre et inclut les fonds requis pour les mettre en place.

IV. Remplir la demande

Documents requis

Toutes les demandes pour le financement du PCPD doivent contenir les documents suivants :

Remarque : Si le demandeur soumet plus d’une demande, il doit en indiquer l’ordre de priorité.

Budget du projet

Chacune des sections du Formulaire du budget du projet doit être dûment remplie et comprendre des renseignements détaillés. Les demandes dont le budget est incomplet seront jugées inadmissibles.

Lors de la préparation des fiches budgétaires, veuillez prendre note que :

  • les recettes totales du projet doivent être équivalents aux dépenses totales du projet;
  • pour ce qui est des projets pluriannuels, il faut inscrire les postes budgétaires dans la colonne associée à l’exercice au cours duquel ces dépenses seront engagées;
  • toutes les contributions provenant du demandeur, des partenaires ou d’autres sources publiques et privées doivent être clairement indiquées comme des recettes;
  • même si le PCPD ne rembourse pas les contributions en nature, elles doivent être déclarées dans le coût total du projet pour aider à déterminer la contribution financière maximale pouvant être offerte par BAC;
  • toute contribution apportée au projet par le demandeur sous forme d’employés permanents ou contractuels, dont le salaire et les avantages sociaux sont payés, doit être consignée comme une contribution en espèces.

Veuillez prendre note qu’à la fin du projet, les recettes provenant de toutes les sources gouvernementales ne doivent pas dépasser 100 % des dépenses totales du projet.

Exigences en matière de rapports et stratégie d’évaluation du projet

Tous les bénéficiaires ayant reçu une petite contribution de moins de 15 000 $ sont tenus de soumettre une évaluation finale et un rapport financier au plus tard le 30 avril 2017.

Tous les bénéficiaires ayant reçu une grande contribution de plus de 15 000 $ sont tenus de soumettre une évaluation intérimaire et un rapport financier à des fins d’approbation au plus tard le 15 janvier 2017 pour recevoir la retenue de 15 %. Les bénéficiaires de grandes contributions sont en outre tenus de soumettre une évaluation finale et un rapport financier au plus tard le 30 avril 2017.

Tous les bénéficiaires ayant reçu un financement pluriannuel dans le cadre d’une grande contribution de plus de 15 000 $ sont tenus de soumettre une évaluation intérimaire et un rapport financier à des fins d’approbation au plus tard le 15 janvier 2017 pour recevoir la retenue de 15 %. Ils doivent en outre soumettre une évaluation finale et un rapport financier au plus tard le 30 avril 2017 pour recevoir le financement de l’année subséquente.  

Si un bénéficiaire ne présente pas l’évaluation finale et le rapport financier, il ne sera pas admissible au financement au cours des années à venir et pourrait être appelé à rembourser la contribution.

La stratégie d’évaluation du projet est un critère en fonction duquel le projet est évalué. L’élaboration d’une stratégie d’évaluation comprend l’établissement de mesures de rendement qualitatives ou quantitatives, selon des résultats clairement énoncés conformes aux objectifs du projet. De plus, les sources de données choisies, les outils et les méthodes de collecte doivent être indiqués dans cette section de la demande.

Les demandeurs qui souhaitent obtenir du financement pour les deuxième et troisième phases d’un projet doivent joindre les évaluations finales et rapports financiers précédents à leur nouvelle demande.

V. Processus d’évaluation de la demande

Les demandeurs sont invités à travailler en étroite collaboration avec le personnel de BAC avant la date limite de soumission de leur demande au titre du PCPD. Pour que leur demande de financement soit prise en compte, les organisations doivent respecter des exigences d’admissibilité visant les demandeurs et les projets et soumettre une trousse de demande complète, comprenant le Formulaire de demande, le Formulaire du budget, la Liste de vérification de la demande et tous les documents justificatifs. Les décisions en matière de financement sont prises en fonction du bien‑fondé des projets, des priorités du Programme et de la disponibilité des fonds.

Les demandes sont d’abord examinées et évaluées par le personnel du Programme ainsi que par les conseillers financiers et les conseillers experts en la matière de BAC. Le comité consultatif externe du PCPD procède ensuite à l’évaluation des demandes admissibles et formule des recommandations à l’intention du bibliothécaire et archiviste du Canada, qui prend la décision définitive. Lorsqu’un demandeur souhaite obtenir du financement pour plusieurs projets, les responsables du Programme examineront la capacité de ce dernier d’entreprendre et de gérer plusieurs projets.

Critères d’évaluation du projet

Pertinence et participation communautaire

  • Le projet s’inscrit dans le cadre du mandat ou de la mission de l’organisation.
  • Le projet répond à un besoin interne ou externe prouvé.
  • D’autres sources (bailleurs de fonds, collaborateurs ou partenaires) manifestent du soutien ou de l’intérêt à l’égard du projet.
  • Le public cible est indiqué et pertinent.
  • L’organisation est pertinente et joue un rôle important dans la collectivité du patrimoine documentaire, ainsi que dans la collectivité dans son ensemble.

Planification et gestion du projet

  • L’organisation est en mesure de mener le projet à bien (ce qui témoigne de ressources humaines et financières suffisantes).
  • L’utilisation de méthodes de gestion de projet solides est démontrée : calendrier, jalons, éléments livrables et plan de mise en œuvre.
  • Les partenariats et les activités de collaboration sont décrits dans le plan de projet, et, dans la mesure du possible, sont définis et consignés dans des protocoles d’entente, des ententes ou des lettres d’entente.

Budget du projet

  • Toutes les contributions sont clairement indiquées et semblent exactes (demandeur, partenaires et autres sources).
  • Le projet reçoit un soutien financier ou autre de la part d’autres sources.
  • Les prévisions des dépenses et des recettes du projet et le calendrier connexe sont fournis.
  • Les coûts figurant dans tous les tableaux du Formulaire du budget sont raisonnables et admissibles.
  • Les frais d’administration sont appropriés et ne dépassent pas 20 % du budget total du projet. (Exception : Cela ne s’applique pas si des déplacements sont nécessaires pour les expositions itinérantes ou pour donner un atelier ou participer à un atelier.)
  • Les contributions en nature sont déclarées.

Incidence et stratégie d’évaluation

  • La stratégie d’évaluation permet d’évaluer la réussite du projet de façon adéquate.
  • Les résultats (à court et à long terme) sont établis, sont clairs et sont réalistes.

Capacité de l’organisation

  • Le budget de fonctionnement de l’organisation témoigne d’une responsabilité financière (c.‑à‑d. les dépenses et les recettes sont appropriés).
  • Une structure de gouvernance saine et efficace est démontrée.
  • Le demandeur réalise sa mission et son mandat.

VI. Conditions de financement

Pour obtenir une description complète des conditions de financement, veuillez consulter en ligne les Conditions pour l’obtention d’une contribution. Veuillez prendre note que :

  • la décision du bibliothécaire et archiviste du Canada est définitive et sans appel;
  • le financement pour une petite contribution ne doit pas dépasser 15 000 $ (par projet et par année) et le financement pour une grande contribution ne doit pas dépasser 100 000 $ (par projet et par année);
  • BAC ne peut assumer les dépenses relatives aux travaux d’un projet entrepris tant qu’un accord de contribution n’a pas été signé par les deux parties;
  • un financement pluriannuel sera envisagé pour les grandes contributions pour les organisations admissibles et constituées en société qui ont été bénéficiaires de financement au cours des exercices précédents;
  • les petites contributions recevront la totalité des fonds au début du projet et les grandes contributions feront l’objet d’une retenue de 15 % jusqu’à réception d’une évaluation intérimaire et d’un rapport financier;
  • tous les bénéficiaires doivent remplir l’évaluation finale et le rapport financier et présenter le tout à BAC au plus tard le 30 avril 2017. Si un bénéficiaire ne présente pas l’évaluation intérimaire et le rapport financier, il ne recevra pas le reste de la retenue de 15 % et ne sera pas admissible à un financement pluriannuel dans le cadre des prochains cycles;
  • en acceptant un financement public de la part de BAC, tous les bénéficiaires sont tenus de reconnaître publiquement l’aide financière qu’ils ont reçue. Veuillez communiquer avec BAC afin d’obtenir l’approbation nécessaire avant de divulguer des renseignements sur le financement ou de faire des annonces publiques. BAC fera une annonce publique initiale au sujet des projets financés. Tous les renseignements sur le financement sont jugés confidentiels jusqu’à ce que BAC ait fait une annonce publique;
  • à la fin du projet, si l’aide gouvernementale totale (fédérale, provinciale/territoriale et municipale) dépasse 100 % des dépenses totales du projet, le bénéficiaire devra rembourser tout montant excédentaire au receveur général du Canada;
  • le bibliothécaire et archiviste du Canada se réserve le droit, en tout temps pendant la durée de l’accord et pour une période allant jusqu’à cinq ans après la fin de l’accord, d’effectuer une évaluation du projet pour en assurer la conformité avec les modalités de l’accord.

VII. Glossaire

Accord de contribution

Document juridique entre un ministère donateur et un bénéficiaire de contribution qui décrit les obligations de chacune des parties.

Archives

Une organisation responsable de la tenue de dossiers de valeur permanente (de personnes, de familles, ou d’autres organisations ou collectivités) et de la conservation de collections d’archives.

Association de généalogie

Association qui étudie l’origine ancestrale

Associations professionnelles

Organismes constitués en société, qui représentent les intérêts des archivistes, bibliothécaires, historiens, auteurs ou gestionnaires d’information ou qui se consacrent à leur perfectionnement professionnel.

Bibliothèque

Une collection organisée d’œuvres publiées, notamment des livres, des périodiques, des enregistrements sonores et vidéo, et d’autres formats.
Collaborateur/contributeur

Collaborateur/contributeur

Organisation qui participe à un projet en fournissant un soutien en nature ou une aide financière à une organisation admissible en vue de la réalisation de son projet. Si le collaborateur ou le contributeur est une organisation inadmissible, il ne peut pas être un codemandeur, un partenaire nommé du projet d’une organisation admissible ni un tiers, et ne peut pas non plus tirer des avantages financiers d’une contribution.

Consultants

Personnes ou groupes de personnes possédant des connaissances ou des compétences spécialisées. Ils ne sont pas membres du personnel, de la direction ou du conseil d’une organisation, mais sont recrutés moyennant des honoraires pour offrir des services précis à une organisation.

Contribution en nature

Don offert dans le cadre d’un projet par une personne, une entreprise ou une organisation, sous forme de matériaux, de biens, de services ou de temps pour lequel le bénéficiaire aurait sinon dû payer. Une telle contribution est fournie sans attente de compensation ou de rémunération. Cela comprend des opérations hors caisse sur des biens (p. ex. titres, terrains, immeubles, équipement, utilisation des installations, main-d’œuvre et biens). Pour être admissible à titre de contribution en nature, le don :

  • doit être essentiel à la réussite du projet;
  • doit représenter une dépense que le bénéficiaire n’engagerait pas autrement dans le cadre du projet;
  • doit être mentionné dans l’accord de contribution, être documenté et être consigné dans les registres comptables du bénéficiaire;
  • peut être raisonnablement estimé à sa juste valeur marchande au moment où il est fait, soit selon la valeur du marché, soit au moyen d’une évaluation;
  • doit contribuer au coût total du projet, mais n’est pas remboursable, car il n’y a aucun échange d’argent en espèces

 

Contribution

Paiement de transfert visé par des conditions d’exécution précisées dans un accord de financement. Une contribution sera comptabilisée et fera l’objet d’une vérification. Le bénéficiaire doit rendre compte des résultats atteints.

Coûts d’administration différentiels

Coûts que les organisations n’engageraient pas, sauf dans le but de respecter les exigences administratives du projet. Ces coûts peuvent être les dépenses relatives au matériel ou à d’autres articles liés à la fourniture de biens et de services. Ils doivent représenter au plus 20 % du coût total du projet. Il convient de noter que ce maximum de 20 % applicable conjointement à des fins administratives générales et aux coûts liés aux déplacements ne s’applique pas aux expositions itinérantes ni aux ateliers, qu’il s’agisse de donner un atelier ou de participer à un atelier.

Dépenses opérationnelles

Dépenses en espèces payées par une organisation en échange de biens et services qui ne sont pas dus au projet. Ces dépenses ne sont pas admissibles au financement.

Documentation

Documents liés au projet et mis à la disposition du public, notamment le patrimoine documentaire, les catalogues, les synopsis, les brochures et les dépliants.

Exposition itinérante

Type d’exposition pouvant être présentée à un ou plusieurs endroits, en plus des locaux du service d’archives ou de la bibliothèque qui organise cette exposition.

Extrants

Résultats les plus immédiats d’un projet. Ce sont les produits et services directs qui sont produits et livrés à un groupe ou à une population cible, notamment une exposition, la préservation, la numérisation et la conversion d’une collection, et l’accès à cette dernière, un atelier ou un séminaire.

Fonctions essentielles d’un service d’archives

Pratiques établies normalisées dans les principaux domaines des activités portant sur les collections au sein d’une société archivistique ou historique, notamment l’évaluation, l’acquisition, la conservation et la préservation du patrimoine documentaire au moyen d’expositions, et l’accès à celui‑ci, de même que la conversion et la numérisation des collections.

Fonctions essentielles d’une bibliothèque

Pratiques établies normalisées dans les principaux domaines relatifs aux œuvres publiées (notamment des livres, des périodiques, des enregistrements sonores et vidéo, et d’autres formats) au sein d’une bibliothèque, notamment l’acquisition, la conservation, la recherche, la gestion de l’information sur les collections, les expositions et l’éducation.

Lettre d’intention

Déclaration écrite provenant d’un établissement intéressé et adressée à l’établissement demandeur ou à une organisation ou association partenaire, qui expose son intention sérieuse, son consentement et sa capacité à s’engager dans une entente officielle. La lettre devrait comprendre une brève description du projet et de la nature de la collaboration entre les deux établissements, y compris les aspects financiers et l’échéancier pour la mise en œuvre du projet. Ce document ne constitue pas un contrat définitif; il doit faire l’objet d’une diligence raisonnable et respecter certaines conditions.

Lettre de référence

Déclaration écrite d’une association nationale reconnue, d’une administration municipale, ou d’un gouvernement provincial/territorial, à l’intention de BAC, qui reconnaît la capacité et l’habileté du demandeur à entreprendre un projet proposé. La lettre doit comprendre une brève description du demandeur et de la nature de son travail au sein de la collectivité.

Limite de cumul

Le niveau maximal de financement total du gouvernement du Canada autorisé par les modalités d’un programme de paiement de transfert pour toute activité ou initiative ou tout projet d’un bénéficiaire.

Mesures de rendement

Indicateurs qui fournissent l’information qualitative et quantitative requise pour évaluer la mesure dans laquelle un projet a atteint les résultats escomptés. Les données qualitatives peuvent être exprimées en fonction des changements ou des comparaisons entre deux situations, tandis que les indicateurs quantitatifs peuvent être exprimés sous forme de ratios, de pourcentages, de comparaisons ou de chiffres.

Musée ayant un service d’archives

Un musée doté d’un volet archivistique important ou un musée et un service d’archives formant une seule institution.

Partenaire

Organisation du patrimoine documentaire qui satisfait aux critères d’admissibilité au Programme et qui accepte de combiner ses efforts et ses ressources avec ceux d’autres organisations en vue d’atteindre un objectif commun, tout en maintenant son indépendance. Les organisations ne sont pas reconnues comme étant des partenaires, à moins qu’elles contribuent directement en espèces ou en nature à la réalisation du projet.

Patrimoine documentaire

Publications et documents d’intérêt pour le Canada.

Plan d’affaires

Outil de travail permettant de matérialiser un plan stratégique. Il fournit une feuille de route aux conseils d’administration, au personnel et aux partenaires d’organisations et peut être utilisé pour attirer des bailleurs de fonds particuliers du secteur privé (fondations, personnes morales et donateurs individuels). Les plans d’affaires types prévoient la croissance de l’organisation au cours des trois à cinq prochaines années. Ils contiennent habituellement des prévisions et des objectifs financiers, la taille des marchés (réelle et potentielle) ainsi que de l’information sur les tendances du marché. Un plan d’affaires décrit de quelle manière l’organisation est tenue de rendre compte de ses activités à la collectivité ainsi que les méthodes de surveillance et d’évaluation de ses progrès. Un plan d’affaires peut être intégré au plan stratégique de l’organisation ou présenté comme un document distinct.

Plan stratégique

Document clairement écrit qui décrit le mandat d’une organisation, ses buts ou objectifs à court, à moyen et à long terme ainsi que les mesures prioritaires à prendre. Un plan stratégique comprend un calendrier d’exécution et précise qui, au sein de l’organisation, ou quel agent extérieur, veillera à ce que les mesures nécessaires pour réaliser les buts et objectifs soient pleinement prises.

Projet

Ensemble d’activités ou de fonctions qu’un bénéficiaire propose d’entreprendre avec l’aide financière fournie par un ministère. Un projet a une date de début et de fin précise, se déroule pendant une période raisonnable et produit des extrants et des résultats mesurables.

Relation contractuelle

Rapport juridique entre deux ou plusieurs parties attesté par un contrat ou d’autres documents opérationnels officiels, comme les états financiers d’une association ou d’une organisation.

Résultats

Résultats d’un effort visant à atteindre un but. Ce sont les effets ou conséquences externes du projet qui sont jugés importants relativement aux engagements initiaux du projet. Les résultats doivent être mesurables et peuvent se produire au sein des organisations et des collectivités et chez des personnes. Ils peuvent avoir trait au comportement, aux compétences, aux connaissances, aux attitudes, aux valeurs, aux conditions ou à d’autres attributs. Même s’il est assez difficile de maîtriser les résultats, il devrait y avoir un lien direct entre les extrants et les résultats.

Société historique

Organisation qui cherche à préserver l’histoire d’une région, d’une période ou d’un sujet, dont les activités sont généralement axées sur une province ou une collectivité donnée, et à susciter un intérêt à cet égard. Les sociétés historiques ont souvent des collections d’artefacts, de livres et de documents.

Tierce partie

Organisation admissible qui reçoit du financement de la part d’un bénéficiaire pour assumer un rôle précis ou assurer la prestation d’un service particulier dans le cadre du projet.

Vérification

Examen d’une organisation, d’un processus, etc. sur les plans de la conformité, de l’exactitude et de l’efficacité pour déterminer si tout fonctionne bien et si le but est atteint.

Pour de plus amples renseignements

Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire
Téléphone : 819 997 0893 ou 1 844 757 8035 (sans frais au Canada et aux États Unis)
ATS : 613 992 6969 ou 1 866 299 1699 (sans frais au Canada)
Télécopieur : 819 934 5835
Courriel : bac.contributions.lac@canada.ca
Bibliothèque et Archives Canada
Le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) K1A 0N4

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