Glossaire

Accord de contribution
Document juridique qui établit la relation entre un ministère donateur et le bénéficiaire d’une contribution et qui décrit les obligations de chacune des parties.
Archives
Organisation responsable de la tenue de dossiers (provenant de personnes, de familles, d’organisations ou de collectivités) dont la valeur est permanente et de la conservation de collections d’archives.
Artéfact
Objet d’intérêt culturel ou historique tel qu’une statue, un globe terrestre ou une médaille.
Association de généalogie
Association qui promeut l’étude de la filiation.
Association professionnelle
Organisme constitué en société qui représente les intérêts des archivistes, bibliothécaires, historiens, auteurs ou gestionnaires d’information ou qui se consacre à leur perfectionnement professionnel.
Bénéficiaire
Organisation qui reçoit de l’aide financière.
Bibliothèque
Collection organisée d’œuvres publiées, notamment des livres, des périodiques, des enregistrements audio et vidéo ainsi que des documents d’autres formats.
Collaborateur/contributeur
Organisation qui participe à un projet en fournissant de l’aide financière ou en nature à une organisation admissible pour la réalisation de son projet. Si le collaborateur ou le contributeur est une organisation inadmissible, il ne peut pas être un codemandeur, un partenaire désigné du projet d’une organisation admissible ou une tierce partie. Il ne peut pas non plus tirer des avantages financiers de sa contribution.
Contribution
Paiement conditionnel versé à une organisation dans un but précis, indiqué dans un accord de contribution financière. BAC et l’organisation bénéficiaire signent un accord de contribution dans lequel sont précisées les modalités permettant de recevoir le paiement. Chaque organisation bénéficiaire doit présenter un rapport provisoire et un rapport final.
Contribution en nature
Don offert dans le cadre d’un projet par une personne, une entreprise ou une organisation, sous forme de matériel, de biens, de services ou de temps pour lequel le bénéficiaire aurait autrement dû payer. Une telle contribution est fournie sans attente de compensation ou de rémunération, et donne lieu à des opérations hors caisse sur des biens (par exemple : don de titres, de terrains, d’immeubles ou d’équipement; utilisation d’installations, de main-d’œuvre et de biens). Pour être admissible à titre de contribution en nature, le don doit :
  • être essentiel à la réussite du projet;
  • représenter une dépense que le bénéficiaire n’engagerait pas autrement dans le cadre du projet;
  • être mentionné dans l’accord de contribution, consigné et inscrit dans les registres comptables du bénéficiaire;
  • être raisonnablement estimé à sa juste valeur au moment où il est fait, soit selon la valeur du marché, soit au moyen d’une évaluation;
  • contribuer au coût total du projet, mais ne pas être remboursable puisqu’il n’y a aucun échange d’argent.
Demandeur
Organisation qui soumet une demande de financement.
Dépenses opérationnelles
Charges payées par une organisation pour l’obtention de biens et services sans rapport avec le projet. Ces dépenses ne sont pas admissibles au financement.
Documentation
Documents liés au projet et mis à la disposition du public, notamment le patrimoine documentaire, les catalogues, les synopsis, les brochures et les dépliants.
Établissement d’enseignement
Organisation qui suit un programme d’enseignement établi pour des enfants ou des adultes et qui est financée, soit en totalité ou en partie par le gouvernement, soit par la perception de frais de scolarité. Il s’agit d’établissements publics et privés, ainsi que d’établissements d’enseignement supérieur (collèges, universités ou écoles professionnelles).
Expert-conseil
Personne (ou groupe de personnes) possédant des connaissances ou des compétences spécialisées. L’expert-conseil (consultant) n’est pas membre du personnel, de la direction ou du conseil d’une organisation, mais est recruté moyennant des honoraires pour offrir des services précis à une organisation.
Exposition itinérante
Exposition pouvant être présentée à un ou plusieurs endroits, en plus des locaux du service d’archives ou de la bibliothèque qui organise cette exposition.
Extrants
Les extrants sont les produits et services directs qui sont réalisés et livrés à un groupe ou à une population cible, notamment une exposition, la préservation, la numérisation, la conversion et l’accessibilité d’une collection, un atelier ou un séminaire.
Fonctions essentielles d’un service d’archives
Pratiques établies normalisées dans les principaux domaines relatifs aux activités portant sur les collections au sein d’une société archivistique ou historique, notamment l’évaluation, l’acquisition, la conservation et la préservation du patrimoine documentaire au moyen d’expositions, et l’accès à celui-ci, de même que la conversion et la numérisation des collections.
Fonctions essentielles d’une bibliothèque
Pratiques établies normalisées au sein d’une bibliothèque dans les principaux domaines relatifs aux œuvres publiées, notamment l’acquisition, la conservation, la recherche, la gestion de l’information sur les collections, les expositions et l’éducation.
Frais administratifs
Parmi les exemples de frais administratifs, mentionnons les fournitures de bureau, les frais d’expédition, les appels interurbains, les frais postaux, les services de messagerie, les photocopies et les services d’impression.
Histoire orale
Compte rendu historique mémorisé ou enregistré à partir des paroles de personnes qui connaissent des gens, des endroits, des événements et des traditions culturelles du passé.
Immobilisations corporelles
Actifs achetés pour une utilisation à long terme et qui ne sont pas susceptibles d’être convertis rapidement en liquidités, comme les terrains, les bâtiments et le matériel.
Institution gouvernementale
Ministère, organisation ou agence des trois ordres de gouvernement : fédéral, provincial ou territorial, et municipal.
Institution gouvernementale autochtone
Conseil de bande ou organisation gouvernementale des Premières Nations, des Inuits ou des Métis.
Lettre de référence
Déclaration écrite qu’une association nationale reconnue, une administration municipale ou un gouvernement provincial ou territorial présente à BAC et qui prouve la capacité et l’aptitude du demandeur à entreprendre un projet proposé. La lettre doit comprendre une brève description du demandeur et de la nature de son travail dans la collectivité.
Lettre d’intention
Déclaration écrite qu’une organisation intéressée adresse à l’établissement demandeur ou à une organisation partenaire pour exposer son intention sérieuse, son consentement et sa capacité de s’engager dans un accord officiel. La lettre doit comprendre une brève description du projet et exposer la nature de la collaboration entre les deux établissements et mentionner notamment les aspects financiers et l’échéancier de mise en œuvre du projet. Ce document ne constitue pas un contrat définitif; il doit faire l’objet d’une diligence raisonnable et respecter certaines conditions.
Limite de cumul
Niveau maximal de financement total du gouvernement du Canada autorisé par les modalités d’un programme de paiement de transfert pour toute activité ou initiative ou tout projet d’un bénéficiaire.
Mesures de rendement
Indicateurs qui fournissent l’information qualitative et quantitative requise pour évaluer dans quelle mesure un projet atteint les résultats escomptés. Les données qualitatives peuvent être exprimées en fonction des changements ou des comparaisons entre deux situations, alors que les indicateurs quantitatifs peuvent être exprimés sous forme de ratios, de pourcentages, de comparaisons ou de chiffres.
Organisation
Groupe de personnes doté d’un accord établissant des responsabilités, pouvoirs et relations (par exemple une société, une association ou une institution).
Organisation avec service d’archives
Organisation qui possède une collection importante et définie du patrimoine documentaire présentant le passé de l’organisation, de ses prédécesseurs ou de la collectivité dans laquelle elle est située. La composante archivistique devrait fournir un espace d’entreposage réservé à la collection, inclure des descriptions de haut niveau accessibles et être accessible au public.
Organisation en région éloignée
Organisation dont la collectivité établie (c’est-à-dire d’une population d’au moins 1 000 habitants) la plus proche se trouve à au moins 80 km. Pour déterminer s’ils se qualifient en tant qu’organisation en région éloignée, les demandeurs du PCPD peuvent aussi consulter la liste des endroits situés dans les zones visées par le règlement de l’Agence du revenu du Canada.
Organisation financée par des fonds privés
Organisation qui reçoit au moins 50 % de son financement annuel de fonctionnement du secteur privé, par exemple sous forme de dons privés. Bien que de l’aide financière puisse provenir de n’importe quel ordre de gouvernement, ce ne devrait pas être une source régulière de revenus, ni servir dans un but opérationnel.
Organisation financée par des fonds publics
Organisation qui reçoit automatiquement plus de 50 % de son financement annuel de fonctionnement d’une administration publique (qu’elle soit municipale, provinciale ou fédérale) sans en faire la demande.
Organisation locale du patrimoine documentaire
Organisation qui fonctionne principalement au niveau local ou régional et qui possède une collection reflétant et représentant un auditoire local ou régional.
Partenaire/partenariat
Organisation du patrimoine documentaire qui satisfait aux critères d’admissibilité et qui accepte de conjuguer ses efforts et ses ressources à ceux de l’organisation présentant une demande au Programme, en vue d’atteindre un objectif commun tout en conservant son indépendance. Pour être reconnues comme partenaires, les organisations doivent contribuer à la réalisation du projet directement en espèces ou en nature.
Patrimoine documentaire
Le patrimoine documentaire comprend les documents et les publications d’intérêt pour le Canada sur l’expérience d’une collectivité ou d’un groupe local en particulier. Il peut s’agir de photographies, d’enregistrements audiovisuels, de traités, de dictionnaires et de lexiques, de portraits, d’observations et de journaux anciens ainsi que de matériel cartographique.
Plan d’affaires
Outil de travail permettant de matérialiser un plan stratégique. Il fournit une feuille de route au conseil d’administration, au personnel et aux partenaires d’une organisation et peut permettre d’intéresser certains bailleurs de fonds du secteur privé (fondations, personnes morales et donateurs individuels). Les plans d’affaires types prévoient la croissance de l’organisation au cours des trois à cinq prochaines années. Ils contiennent habituellement des prévisions et des objectifs financiers, la taille des marchés (réelle et potentielle) ainsi que de l’information sur les tendances du marché. Un plan d’affaires décrit de quelle manière l’organisation est tenue de rendre compte de ses activités à la collectivité ainsi que les méthodes de surveillance et d’évaluation de ses progrès. Un plan d’affaires peut être intégré au plan stratégique de l’organisation ou présenté comme un document distinct.
Plan stratégique
Document écrit qui décrit clairement le mandat d’une organisation, ses buts ou objectifs à court, à moyen et à long terme ainsi que les mesures prioritaires à prendre. Un plan stratégique comprend un calendrier d’exécution et précise qui, au sein de l’organisation ou à l’extérieur, veillera à ce que toutes les mesures nécessaires pour réaliser les buts et objectifs soient prises.
Projet
Ensemble d’activités ou de fonctions qu’un bénéficiaire propose d’entreprendre avec l’aide financière fournie par un ministère. Un projet a une date de début et de fin précise, se déroule sur une période raisonnable et produit des extrants et des résultats mesurables.
Propriétaire de collection
Propriétaire/possesseur/détenteur du titre des collections liées au projet pour lequel le financement est demandé.
Relation contractuelle
Rapport juridique entre deux ou plusieurs parties attesté par un contrat ou d’autres documents opérationnels officiels, comme les états financiers d’une organisation.
Résultats
Résultats d’un effort visant à atteindre un but. Ils décrivent les changements qui découlent du projet, tels qu’un changement dans la sensibilisation, les connaissances, les compétences ou l’accès d’une population cible (résultats à court terme), un changement dans le comportement d’une population cible (résultats à moyen terme) ou un changement d’état ou un impact social dans une population cible (résultats à long terme). Les résultats doivent être réalistes et quantifiables.
Société historique
Organisation qui cherche à préserver l’histoire d’une région, d’une période ou d’un sujet, dont les activités sont généralement axées sur une province ou une collectivité donnée, et qui entend susciter un intérêt à cet égard. Les sociétés historiques ont souvent des collections d’artéfacts, de livres et de documents.
Tierce partie
Organisation admissible qui reçoit du financement de la part d’un bénéficiaire pour assumer un rôle précis ou assurer la prestation d’un service particulier dans le cadre d’un projet.
Vérification
Examen d’une organisation ou d’un processus portant sur la conformité, l’exactitude et l’efficacité et visant à assurer la conformité aux modalités et obligations au titre de l’accord de contribution.
Date de modification :