Services de voyage et autres services administratifs

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Comment utiliser cet outil :

  • Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
  • Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
  • Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Parcs Canada (été 2014).

Définition de l'activité

Dans le Profil des services internes du gouvernement du Canada, les services de voyage et autres services administratifs sont classés comme une sous-sous-activité et ils sont communs à l’ensemble du gouvernement du Canada. Ils sont définis comme suit :

Ces services comprennent les services de voyages du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes Note1.

Des activités additionnelles ont été ajoutées à cet OGE à partir de la publication du SCT Info Source et d’un examen des plans de classification ans l’ensemble de l’appareil gouvernemental, ainsi que des groupes de sujets désignés dans les APDD pour documents administratifs communs. Les voici :

  • Gestion de la salle de courrier
  • Gestion des formulaires
  • Accueil, visites et excursions
  • Cotisations ministérielles
  • Sécurité

Bien que ces regroupements ne soient pas opérationnels, on les retrouve couramment dans les systèmes de classement de l’ensemble de l’appareil gouvernemental. Cet OGE vise à aligner ces groupes thématiques de ressources documentaires avec l’OGE fonctionnel le plus approprié. 

Rapport avec les autres OGE

L’OGE visant les services de voyage et autres services administratifs contient un très grand nombre de procédés avec des renvois vers d’autres OGE. Beaucoup de titres d’activité (procédés) proviennent d’Info Source et leur but est d’identifier les sources de renseignements personnels plutôt que de décrire des procédés opérationnels. En conséquence, beaucoup d’activités répertoriées dans Info Source sont décrites dans d’autres OGE. Dans ces cas, une note dans le tableau des RDVO renvoie l’utilisateur à l’OGE qui décrit le procédé en question.

Gestion des ressources humaines : L’OGE visant la gestion des ressources humaines porte sur les procédés liés aux demandes d’aménagement de bureaux (p. ex. considérations ergonomiques), à la participation à des activités de formation et à des conférences, aux préparatifs de voyage pour des employés ne faisant pas partie du groupe de la direction et à la formation interne.

Services de communication : L’OGE visant les services de communication porte sur tous les procédés liés aux communications internes (y compris les circulaires, les directives et les decrets), la gestion et le suivi de la correspondance, les services d’imprimerie (y compris l’édition), les services de traduction et la divulgation proactive.

Gestion et surveillance : L’OGE visant la gestion et la surveillance porte sur tous les procédés liés à la planification, dont le plan de sécurité et le plan de continuité des opérations, ainsi que les procédés d’élaboration de politiques, d’établissement de rapports et de vérification.

Services du matériel : L’OGE visant les services du matériel porte sur les procédés liés à la réception et à l’inspection des actifs, ainsi qu’à la création de registres des services ou d’appels de service.

Services immobiliers : L’OGE visant les services immobiliers porte sur les procédés liés à la sécurité physique des terrains et des bâtiments.

Services des acquisitions : L’OGE visant les services des acquisitions porte sur tous les procédés liés à l’achat de fournitures et à la gestion des contrats de service (c.-à-d. services d’impression, évaluations ergonomiques).

Technologie de l’information : L’OGE visant la technologie de l’information porte sur les procédés liés à la prestation de services téléphoniques.

Gestion financière : L’OGE visant la gestion financière (à venir) porte sur tous les procédés liés au traitement de versements.

Processus opérationnels

1. Autres services administratifs (services de bureau) : 

Les processus opérationnels regroupés sous cette rubrique sont liés aux opérations quotidiennes de tous les ministères, comme les demandes d’aménagement de bureaux, la prestation de services de photocopie, les services d’imprimerie, le stationnement, les services téléphoniques, les services de traduction, les services de serrurerie, la réservation de salles et la gestion de la salle de courrier. La gestion de la salle de courrier (service de courrier et services postaux) comprend toutes les activités nécessaires au fonctionnement d’une salle de courrier institutionnelle allant de l’organisation de la salle (organisation matérielle) à la distribution quotidienne du courrier aux employés fédéraux.

La plupart de ces procédés sont décrits dans d’autres OGE. Toutefois, lorsqu’il n’y a pas d’alignement fonctionnel clair à un autre OGE, le processus et les RDVO connexes sont décrits dans cet OGE.

2. Gestion des formulaires :

Toutes les activités nécessaires à la conception et à la création d’un formulaire sont abordées dans ce processus opérationnel. Les formulaires qui sont remplis dans le cadre d’un processus opérationnel (p. ex. demande d’autorisation de voyage, demande de formation) sont traités dans le présent OGE.

3. Accueil :

Toutes les activités liées à l’accueil (réception, repas, divertissements) d’invités ou de visiteurs du ministère, ainsi que la logistique entourant l’organisation d’événements spéciaux par le ministère (entre autres, des symposiums, des conférences, des vernissages d’expositions, des cérémonies), sont abordées dans ce processus opérationnel.

La coordination de la participation de cadres supérieurs à des conférences, des événements et des activités d’accueil ne fait pas partie de cet OGE. Les utilisateurs doivent se reporter à l’OGE visant la gestion et la surveillance.

4. Déplacements : 

Les déplacements dans un contexte gouvernemental fédéral comprennent tous les préparatifs de voyage pour des employés ne faisant pas partie du groupe de la direction qui se déplacent dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que ceux qui participent à des activités de perfectionnement professionnel (cours, colloques, conférences) liées à leurs fonctions. (Les procédés liés aux déplacements des cadres supérieurs sont abordés sous la rubrique Gestion et surveillance.) De plus, les RDVO concernant l’autorisation d’assister à des conférences ainsi que  l’émission et le suivi de bons de taxi seront abordés ici.

5. Sécurité : 

Comme le décrit la section 3.5 de la Politique sur la sécurité du gouvernement, « La gestion de la sécurité est la plus efficace lorsqu’elle fait partie intégrante des activités, des programmes et de la culture d’un ministère […] dans son ensemble » Note2. Ainsi, le seul procédé lié à la sécurité qui n’a pas été intégré dans d’autres OGE concerne certaines pratiques relatives à la mise en place de contrôles de sécurité (registres de visiteurs, insignes d’identité des employés).

Tous les procédés liés à la sécurité seront énumérés dans le tableau des RDVO, accompagnés de commentaires indiquant l’OGE approprié.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

L’ébauche des Lignes directrices sur la gestion de l’information : Fixer les périodes de conservation du SCT donne des conseils en la matière.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Autres services administratifs (services de bureau)

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Demande d’aménagement de bureaux (déménagement, réaménagement, adaptations ergonomiques, etc.)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Gérer les modalités de travail modifiées)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande).
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Gérer les modalités de travail modifiées)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande).
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens)

Services de photocopie (photocopieurs pour le personnel; formation relative à l’utilisation de nouveaux appareils)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés à l’achat de nouvelles machines ou à des contrats de service)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Activités de formation interne)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés à l’achat de nouvelles machines ou à des contrats de service)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Utilisation des biens)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Activités de formation interne)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)

Services d’imprimerie

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés aux marchés de services d’imprimerie)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Publications)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour tous les procédés liés aux marchés de services d’imprimerie)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (Publications)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour le paiement des factures)

Stationnement

Formulaires de demande de permis de stationnement remplis et approuvés
Avis d’annulation de permis de stationnement
Demande de permis pour un espace de stationnement réservé aux personnes ayant une incapacité temporaire
Correspondance

Deux ans après l’expiration du permis. Il s’agit d’une Norme de conservation et de destruction qui doit être observée. Elle est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et prescrite par le Conseil du Trésor. Voir Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux, Fichiers ordinaires, POE 914, Stationnement.

Critères d’attribution des permis de stationnement
Liste d’attente pour un permis de stationnement
Avis d’incidents dans une aire de stationnement

Deux ans après la dernière mesure administrative

Base de données des permis de stationnement

Deux ans après l’expiration du permis (pour les dossiers individuels)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Gestion des communications internes) pour toutes les RDVO liées aux avis de changements concernant le stationnement à l’intention des utilisateurs

Voir aussi l’OGE – Services de communication (Gestion des communications internes) pour toutes les RDVO liées aux avis de changements concernant le stationnement à l’intention des utilisateurs

Services téléphoniques

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (Acquérir et mettre en œuvre et Procédés de soutien des services de TI)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande)
Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (Acquérir et mettre en œuvre et Procédés de soutien des services de TI)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour l’achat de biens requis pour remplir la demande)
Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion du matériel (Réception et inspection des biens)

Services de traduction

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Services de traduction)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (Services de traduction)

Services de serrurerie

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés à la prestation de services de serrurerie)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés à la prestation de services de serrurerie)

Réservation de salles/Logistique entourant l’organisation d’événements

Voir Accueil (ci-dessous)

Voir Accueil (ci-dessous)

Gestion du courrier

 

 

Gestion des contrats liés aux services de courrier

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés aux services de courrier ou les procédés liés à l’acquisition de matériel pour le traitement du courrier)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion des contrats liés aux services de courrier ou les procédés liés à l’acquisition de matériel pour le traitement du courrier)

Réception du courrier
Vider les boîtes ou les sacs à courrier
Examiner, balayer et trier le courrier d’arrivée
Signer les accusés de réception de courrier ou de colis au besoin
Recevoir les colis

Rapports d’incidents ou de colis suspects
Registres de signatures
Manifeste
Registre des articles en vrac
Récépissés

Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives

Ouverture du courrier

Récépissé/Brouillard de caisse/Registre des chèques (pour la réception des objets de valeur)

Six exercices financiers après la fin de l’exercice au cours duquel le dossier est clos, suivant les pratiques traditionnelles appliquées pour les RDVO concernant des transactions financières

Livraison du courrier à la clientèle interne

Signature de reçu pour valise diplomatique
Demande d’envoi par courrier recommandé/service de messagerie
Étiquette de courrier diplomatique
Avis de courrier non distribué
Formulaire d’enquête sur le courrier perdu

Un an après la dernière utilisation à des fins administratives

Envoi du courrier
Ramasser le courrier de départ
Trier le courrier de départ

Déclarations de dépôt
Manifestes

Un an après la dernière utilisation à des fins administratives

Listes de distribution

Remplacement ou désuétude

2. Gestion des formulaires (quel que soit le support – papier ou électronique)

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Analyse des formulaires

Transcription d’entrevues

Remplacement ou désuétude

Conception des formulaires

Version définitive approuvée

Remplacement ou désuétude

Contrôle des formulaires (communication des changements apportés aux formulaires)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (Gestion des communications internes)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (Gestion des communications internes)

3. Accueil

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Planification des événements

  • Correspondance concernant les détails de l’événement
  • Documents de planification (estimation des coûts, copies de contrats)
  • Listes de participants
  • Rapports sur les événements

Un an après la dernière utilisation à des fins administratives

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion de contrats concernant les traiteurs, le matériel audiovisuel, les fleuristes, etc.)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions (pour la gestion de contrats concernant les traiteurs, le matériel audiovisuel, les fleuristes, etc.)

Paiements

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement des factures)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement des factures)

Divulgation proactive des dépenses d’accueil

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour toutes les RDVO concernant la divulgation des dépenses d’accueil)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour toutes les RDVO concernant la divulgation des dépenses d’accueil)

4. Déplacements

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Planification des conférences et des déplacements ministériels

Plans à long terme des déplacements ministériels

Autorisations de participation aux conférences

Autorisations de présenter des exposés à des conférences

Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (pour tous les procédés liés à la planification ministérielle)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (pour tous les procédés liés à la planification ministérielle)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés)

Demande et obtention de l’autorisation de voyage

Autorisation de formation et de voyage (formulaire rempli et approuvé)

Deux ans après la dernière utilisation à des fins administratives

Présentation de l’état des frais de déplacement

Formulaire de remboursement des dépenses (notamment les cartes d’embarquement, les reçus des hôtels et autres reçus pour les dépenses qui ne sont pas couvertes par les indemnités quotidiennes)

Six ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel le dossier est clos, suivant les pratiques traditionnelles appliquées pour les RDVO concernant les transactions financières

 

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement de factures)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion financière (pour tous les procédés liés au paiement de factures)

Gestion des bons de taxi (pour les déplacements locaux)

Bons/reçus de taxi
Rapports annuels

Six ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel le dossier est clos, suivant les pratiques traditionnelles appliquées pour les RDVO concernant les transactions financières

5. Sécurité

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Nommer un agent de sécurité

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (gestion des activités de planification stratégique et opérationnelle)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (gestion des activités de planification stratégique et opérationnelle)

Effectuer une évaluation de la menace et des risques (EMR)

La RDVO fera partie du processus opérationnel nécessitant une EMR.

 La RDVO fera partie du processus opérationnel nécessitant une EMR.

Élaborer un plan ministériel de sécurité

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (gestion des activités de planification stratégique et opérationnelle)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (gestion des activités de planification stratégique et opérationnelle)

Plan de sécurité ministériel

Cinq ans après son remplacement

Établir un plan de continuité des activités

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (gestion des activités de planification stratégique et opérationnelle)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion et surveillance (gestion des activités de planification stratégique et opérationnelle)

Plan de continuité des opérations

Cinq ans après son remplacement

Réaliser des activités de formation et de sensibilisation à la sécurité

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (pour la prestation d’activités de formation interne)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (pour la prestation d’activités de formation interne)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services de communication (pour toutes les activités liées aux communications internes)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services de communication (pour toutes les activités liées aux communications internes)

Mise en œuvre de mesures de contrôle de sécurité

Mise en œuvre des mesures de contrôle de sécurité

Signature à l’entrée et à la sortie des visiteurs

Laissez-passer temporaires pour les visiteurs

Registre des visiteurs/Registre des laissez-passer temporaires

Registre de visiteurs après les heures de travail

Un an après la dernière mesure administrative

Insignes d’identification pour les employés (avec mise à jour tous les cinq ans)

Ressources documentaires pour les cartes d’identité des employés – nom, photo couleur/image numérique, nom du ministère émetteur, date limite, identificateur unique

Deux ans après l’expiration de l’insigne. Il s’agit d’une norme de conservation et de destruction qui doit être observée. Elle est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et prescrite par le Conseil du Trésor.

Sécurité du personnel (enquêtes de sécurité sur les nouveaux candidats en vue des habilitations de sécurité, etc.)

Nota : Ce procédé a été inclus dans cet OGE puisqu’il ne fait pas partie actuellement de l’OGE – Gestion des ressources humaines.
Lorsque ce dernier sera mis à jour, ce procédé devra y être inclus puisqu’il en fait partie.

Nota : Ce procédé a été inclus dans cet OGE puisqu’il ne fait pas partie actuellement de l’OGE – Gestion des ressources humaines.
Lorsque ce dernier sera mis à jour, ce procédé devra y être inclus puisqu’il en fait partie.

Enquête de sécurité demandée par le gestionnaire

Formulaire de demande d’enquête de sécurité dûment rempli par le candidat

Envoi du formulaire à l’agence de sécurité en vue de l’enquête

Recevoir des résultats de l’enquête

Communiquer les résultats au gestionnaire/candidat

Demande d’enquête
Formulaire de demande d’enquête de sécurité dûment rempli
Demande d’enquête de sécurité à l’agence de sécurité
Résultats de l’enquête
Communication des résultats au candidat/gestionnaire

Deux ans après le départ de l’employé de l’institution pour laquelle la cote de sécurité a été obtenue.

Pour de plus amples renseignements sur ce fichier ordinaire, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux.

Mettre en place un contrôle électronique de l’accès (cartes d’accès, numéro d’identification personnel, contrôle d’accès biométrique, serrures électriques, gâches électroniques, serrures magnétiques, tourniquets)

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Services immobiliers, Services des acquisitions et Gestion du matériel (pour tous les procédés liés à la conception, l’achat, l’installation et l’entretien de systèmes de sécurité et de mesures de sécurité matérielle)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Services immobiliers, Services des acquisitions et Gestion du matériel (pour tous les procédés liés à la conception, l’achat, l’installation et l’entretien de systèmes de sécurité et de mesures de sécurité matérielle)

Contrôler le matériel qui entre dans un établissement

Voir les procédés de Gestion du courrier (ci-dessus)

Voir les procédés de Gestion du courrier (ci-dessus)

Transport ou transmission de renseignements protégés ou classifiés

Nota : Ce procédé a été inclus dans cet OGE parce qu’il ne fait pas partie actuellement de l’OGE – Gestion de l’information.
Lorsque l’OGE – Gestion de l’information sera mis à jour, ce procédé y sera intégré puisqu’il en fait partie.

Nota : Ce procédé a été inclus dans cet OGE parce qu’il ne fait pas partie actuellement de l’OGE – Gestion de l’information.
Lorsque l’OGE – Gestion de l’information sera mis à jour, ce procédé y sera intégré puisqu’il en fait partie.

Déterminer le niveau de sécurité des renseignements

Obtenir la permission de l’agent de sécurité du Ministère (ASM) pour le transport ou la transmission de renseignements Protégé C, Secret et Très secret

Inventorier le matériel, conserver une copie de l’inventaire sur place, envoyer l’original avec le matériel à transporter

Informer à l’avance le destinataire prévu de la transmission du matériel (Très secret)

Emballer le matériel adéquatement pour le transport ou le préparer en vue de la transmission

Transmettre

Autorisation de l’ASM
Inventaire du matériel
Avis au destinataire prévu
Note d’envoi et reçu (GC-44)

Deux ans après la transmission ou le transport du matériel

Sécurité des technologies de l’information

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (pour tous les procédés liés à la sécurité de la TI)

Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (pour tous les procédés liés à la sécurité de la TI)

Surveiller et signaler les incidents de sécurité

Rapports de surveillance
Rapport d’incident ou de menace
Correspondance avec Sécurité publique concernant l’incident ou la menace
Avis à l’organisme d’application de la loi concerné
Correspondance avec les services juridiques

À cause de la grande variété des incidents de sécurité, il n’est pas possible de recommander un délai de conservation générique. Cependant, le délai de conservation devrait être fondé sur les besoins opérationnels concernant le genre d’incident de sécurité.

Incidents de sécurité liés à la TI

Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (Gestion de la sécurité (risques) de la TI) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Technologie de l’information (Gestion de la sécurité (risques) de la TI)
Incidents de sécurité liés aux biens immobiliers Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Biens immobiliers (Gestion de la sécurité des bâtiments) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Biens immobiliers (Gestion de la sécurité des bâtiments)
Incidents de sécurité liés au harcèlement professionnel Pour les RDVO veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Gestion des plaintes) Pour les délais de conservation veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines (Gestion des plaintes)
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