Services juridiques

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Comment utiliser cet outil :

  • Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.
  • Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
  • Cet OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO : Ministère de la Justice Canada.

Définition de l'activité

Selon le document Profil des services internes du gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor, les services juridiques comprennent les « activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié » et « la prestation de conseils relatifs aux politiques et aux programmes; les directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de projets de loi, de règlements et de lignes directrices; l’aide en matière de détermination, de réduction et de gestion des risques de nature juridique; le soutien juridique concernant le respect des normes, des règlements et des lignes directrices; et la défense des intérêts de l’État dans le contexte de litiges Footnote1.

Les services juridiques sont également mentionnés dans le document du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Politique sur les services communs, à titre de service commun du gouvernement du Canada (GC) comprenant « des conseils juridiques, la préparation de documents juridiques, la rédaction législative, le règlement des litiges, ainsi que la surveillance de tous les mécanismes juridiques mis en œuvre pour atteindre les objectifs du gouvernement Footnote2.

La Loi sur le ministère de la Justice identifie le ministre de la Justice comme étant le procureur général du Canada et, par conséquent, lui donne la responsabilité de conseiller les chefs des divers ministères sur toutes les questions de droit Footnote3.

Conformément à cette loi, la Politique sur les services communs nomme le ministère de la Justice comme étant l’organisation de services communs (OSC) responsable de fournir des services juridiques aux institutions du GC. De plus, elle précise que les institutions mentionnées aux annexes I, I.I, et II de la Loi sur la gestion des finances publiques « doivent recourir à ces services pour répondre à leurs besoins, à moins d’être exemptées de ce recours par le Conseil du Trésor ou d’avoir obtenu de l’OSC la délégation de pouvoirs nécessaire Footnote4 ». Une institution du GC dont le nom n’apparaît pas dans les annexes susmentionnées peut conclure une entente avec le ministère de la Justice pour obtenir des services juridiques, mais n’est pas tenue de le faire.

Certaines institutions ont créé des unités organisationnelles permanentes pour traiter les questions juridiques, tandis que d’autres confient cette tâche à des employés liés de près à une situation donnée ou connaissant bien cette dernière. Le type d’unité qui s’occupe des services juridiques peut varier d’une institution à une autre. Par exemple:

  • les institutions confient souvent la responsabilité des questions juridiques à des unités organisationnelles chargées d’élaborer les politiques ou les stratégies ministérielles;
  • les institutions qui sont souvent partie à des litiges peuvent avoir un bureau de soutien aux litiges;
  • les institutions qui participent souvent à l’élaboration ou à la modification de règlements peuvent avoir un bureau responsable uniquement de ce genre d’activités.

Rapport avec les autres OGE

Les recommandations quant aux délais de conservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle qui concernent la formation et les séminaires de nature juridique sont exposées dans l’OGE pour les services de gestion des ressources humaines, dans la sous-sous-sous-activité Rendement, apprentissage, perfectionnement et reconnaissance des employés.

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Processus opérationnels

Les processus opérationnels mentionnés ci-après ont été définis en fonction de divers instruments de politique et documents contextuels élaborés par le ministère de la Justice, le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Dans la mesure où le ministère de la Justice est le principal fournisseur de services juridiques, les processus opérationnels mentionnés dans la présente ont été définis en fonction de politiques et de documents contextuels de ce ministère, y compris:

  • les Normes de service en matière de prestation de services juridiques au sein du gouvernement;
  • le Modèle de protocole d’entente entre le ministère de la Justice et XXX (nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental);
  • le Guide à l’intention des utilisateurs du protocole d’entente entre le ministère de la Justice et les ministères et les organismes fédéraux concernant la prestation des services juridiques.

Les définitions contenues dans ces documents Footnote5 constituent le fondement des ententes conclues avec quelque 60 institutions du GC pour la prestation de ces services.

Les processus opérationnels sont également fondés en partie sur plusieurs lignes directrices et directives du Bureau du Conseil privé Footnote6, du Secrétariat du Conseil du Trésor Footnote7 et du ministère de la Justice Footnote8 qui réglementent ou expliquent la création ou la modification de lois ou de règlements. La Loi sur les textes réglementaires et le Règlement sur les textes réglementaires, qui régissent la création de règlements, ont également été examinés en détail, de même que différentes exigences régissant les obligations des institutions en cas de litige (y compris la Loi sur la preuve et les lignes directrices sur la comptabilité des passifs éventuels de réclamations et de litiges Footnote9.

La sous-sous-activité des services juridiques compte cinq sous-sous-sous-activités et divers processus opérationnels connexes. Dans le cadre du présent OGE, la surveillance juridique et la consultation juridique ont été combinées.

1. Consultation et surveillance juridiques :

Comprend la demande et la réception d’avis juridiques, les analyses des risques, la prestation de conseils au sujet des opérations et des programmes en cours des institutions gouvernementales, ainsi que le repérage et le signalement des tendances et des développements dans le domaine juridique.

2. Préparation de documents juridiques :

Comprend l’élaboration d’accords juridiques comme les contrats, les traités, les autorisations, les permis, les documents sur les biens immobiliers et les protocoles d’entente.

3. Services de contentieux :

Comprend les procédures judiciaires devant les tribunaux de tous les niveaux et devant les entités administratives et d’enquête, tant à l’échelle nationale qu’internationale, pour les poursuites civiles et criminelles. Les services de contentieux sont également chargés de représenter l’institution dans la résolution des questions litigieuses ou potentiellement litigieuses, de recueillir et de contester les preuves conformément aux règles de la preuve, d’élaborer des positions en droit et de faire des représentations pour protéger les intérêts de l’institution ou ceux du gouvernement fédéral en général.

4. Rédaction législative :

Comprend tout ce que fait une institution relativement à l’adoption ou à la modification d’une loi, d’un règlement ou d’un autre texte réglementaire.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les spécifications quant aux délais de conservation recommandés ont été élaborées en fonction du Calendrier de conservation et d’élimination (2012) du ministère de la Justice.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

1. Consultation et surveillance juridiques

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Consultation et surveillance juridiques :

Fournir des conseils sur les politiques et les programmes

Assurer le respect des normes et des règlements

Fournir des avis juridiques

Solliciter des conseils juridiques

Demander des documents juridiques

Conseils et stratégies juridiques pertinents trouvés, par exemple, dans les sources suivantes :

Demandes

Analyses des risques

Avis ou décisions juridiques

Mémoires

Ébauches d’autorisation, de permis, de licence, etc.

Rapports

Recherches de titres

Correspondance

Procès-verbaux de réunions

Copies de mémoires au cabinet Footnote10

Notes d’information

Documents d’information

Ébauches de présentations au Secrétariat du Conseil du Trésor

*Comprend les communications documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).

12 ans après la fermeture du dossier, sauf :

25 ans après la fermeture du dossier lorsque les ressources portent sur des questions autochtones ou sur des questions relatives aux biens immobiliers ou fonciers

2. Préparation de documents juridiques

Processus opérationnels communs
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle
Recommandations : Délai de conservation

Rédaction législative :

Négocier le contenu d’un document

Évaluer les enjeux législatifs

Rédiger des ébauches

Accords

Contrats

Protocoles d’entente

Recherche de titres

Autorisations

Permis

Traités

Documents sur l’immobilier, y compris :         

Baux

Covenants, droits de passage, servitudes, documents de transfert et autres titres fonciers

Transferts d’administration et de contrôle

Ébauches pertinentes des documents susmentionnés qui révèlent un changement d’orientation important

Rapports

Positions des partis

*Comprend les communications documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).

12 ans après la fermeture du dossier, sauf :

25 ans après la fermeture du dossier lorsque les ressources portent sur des questions autochtones ou sur des questions relatives aux biens immobiliers ou fonciers

3. Services de contentieux

Processus opérationnels communs

Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle
Recommandations : Délai de conservation

Services du contentieux (s’applique aux affaires civiles et criminelles) :

Préparation et dépôt des plaidoyers

Production d’affidavits, de documents et de preuves

Interrogatoires préalables

Préparation et conduite des procès

Processus d’appel

Déclarations des témoins

Assignations à témoigner

Rapports d’experts

Preuves

Rapport d’analyse des risques

Évaluation des risques de résultats défavorables

Avis des secteurs opérationnels connexes

Exposés de la défense/déclarations (tous les plaidoyers)

Avis d’appel/factum

Injonctions

Plans d’argumentation/positions juridiques/avis juridiques

Avis formels

Déclarations sous serment/affidavits

Rapports d’enquête

Brefs de mandamus

Transcription d’interrogatoires préalables

Transcriptions d’audiences

Documents à divulguer

Notes d’information

Dossiers des comités du contentieux

Rapports de décision

Procès-verbaux

Ordres du jour

 

Stratégies relatives aux litiges, par exemple :

Plans stratégiques

Mémoires

Rapports d’analyse des risques

Évaluation des risques de résultats défavorables

Plans de contingence

Dossiers financiers, par exemple :

Rapports trimestriels sur les réclamations et les litiges en instance et à venir

Estimations des responsabilités et des recouvrements potentiels

Correspondance

*Comprend les communications documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).

12 ans après la fermeture du dossier, sauf :

25 ans après la fermeture du dossier lorsque les ressources portent sur des questions autochtones

 

4. Rédaction législative

Processus opérationnels communs
Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle
Recommandations : Délai de conservation

Rédaction juridique :

Élaboration de lois

Propositions, notes d’information, plans, etc., par exemple :

Propositions de politique

Copies de mémoires au cabinet Footnote11

Instructions pour la rédaction d’ébauches

Ébauches de projets de loi

Projets de loi déposés

Comptes rendus des délibérations des comités et documents connexes

Projets de loi modifiés en comité le cas échéant

Plans de projet

Plans de consultation

Profils des industries ou des autres groupes touchés

Commentaires des intervenants

Analyses des débats

Aperçus des questions additionnelles soulevées durant les débats

Critiques écrites des modifications proposées

Notes d’information

Notes de breffage à l’intention du ministre

Questions et réponses

Discours

Trousses d’information parlementaires, par exemple :

Documents d’information

Analyses article par article

Documents de fond

Questions et réponses générales

Documents d’information du caucus et de l’opposition

Points saillants

Description du processus de consultation

*Comprend les communications documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).

12 ans après la fermeture du dossier

Élaboration de règlements et d’autres textes réglementaires

Propositions de politiques et notes d’information pertinentes adressées au ministre

Analyses juridiques des autorités habilitantes ou d’autres questions juridiques

Instructions pour la rédaction d’ébauches

Ébauches de règlements

Règlements publiés dans la Partie 1 de la Gazette du Canada

Dossiers de consultation des intervenants

Avis d’enregistrement des textes finaux

Plans de communication

Plans de mesure du rendement et d’évaluation(PMRE) Footnote12

Résumé de l’étude d’impact de la réglementation (REIS) Footnote13

*Comprend les communications documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).

12 ans après la fermeture du dossier

Notes de bas de page

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