Paiements de transfert

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Comment utiliser cet outil :

  • Le présent outil est conçu à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d’activités pertinents.

  • Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.

  • Cet outil générique d’évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils générique d’évaluation (OGE)ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Les recommandations présentées dans l’OGÉ ont fait l’objet d’un processus de validation complet mené de concert avec les communautés de pratique concernées dans l’ensemble du gouvernement du Canada. En octobre 2011, les membres en exercice du groupe de travail sur la conception et les processus opérationnels ont participé à une séance animée avec le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions ainsi qu’avec un représentant de l’ancien groupe de travail qui a produit la version provisoire du Modèle d’exécution du processus de la gestion des subventions et des contributions en collaboration avec le Bureau du contrôleur général. L’OGÉ pour les paiements de transfert a aussi été validé auprès de centres de décisions du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, notamment le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions (décembre 2011).

Définition de l'activité

Le paiement de transfert est une activité opérationnelle courante exécutée par les institutions du gouvernement du Canada par l’intermédiaire de subventions, de contributions et d’autres paiements de transfert. Il consiste en un transfert d’argent, de biens, de services ou d’actifs à des particuliers, à des organisations ou à d’autres ordres de gouvernement en fonction d’exigences d’admissibilité établies, et les fonds transférés peuvent être remboursables ou non selon certaines conditions.

Les subventions, contributions et autres paiements de transfert sont définis comme suit:

Subvention: Paiement de transfert effectué en fonction de critères d’admissibilité préétablis. Une subvention n’est ni assujettie à une reddition des comptes par le bénéficiaire ni normalement sujette à vérification par le ministère. Il se peut que le bénéficiaire doive fournir des rapports sur les résultats obtenus Footnote1.

Contribution: Paiement de transfert effectué avec les conditions de rendement spécifiées dans une entente de financement. Une contribution est assujettie à une reddition de comptes et est sujette à vérification Footnote2.

Autre paiement de transfert: Paiement de transfert, autre qu’une subvention ou une contribution, qui est fondé sur une loi ou sur un autre arrangement, qui peut être déterminé par une formule. Par exemple, les transferts à d’autres ordres de gouvernement, tels que les paiements de péréquation et les paiements des programmes de transfert canadien en matière de santé et de services sociaux Footnote3.

La gestion des paiements de transfert est effectuée en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert, tandis que la comptabilité des paiements de transfert est exécutée conformément à la Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor – Paiements de transfert (Subventions et contributions).
Le présent outil générique d’évaluation (OGÉ) ne concerne pas le financement de plans et de projets d’investissement, notamment les projets de l’État. Les plans et projets d’investissement se rapportent à des situations dans lesquelles le gouvernement fédéral sera le propriétaire, l’utilisateur principal ou l’entité responsable de la livraison du produit final. Par opposition, les projets financés au moyen de subventions, de contributions et d’autres paiements de transfert visent à concevoir, à créer ou à améliorer des produits finaux qu’utilisent, possèdent ou exploitent des entités autres que le gouvernement fédéral.

L’OGÉ pour les paiements de transfert devrait être utilisé en parallèle avec l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance. Il est important d’examiner les recommandations énoncées dans l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance avant de procéder à l’analyse de celles qui se rapportent à l’activité des paiements de transfert. Cette façon de faire est privilégiée afin que tous les processus qui se chevauchent soient évalués correctement. En ce qui concerne la politique relative aux programmes de paiements de transfert, ce sont les recommandations de l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance qui devraient être suivies. Il en est de même pour les ressources documentaires se rapportant aux évaluations.

Les programmes de paiements de transfert peuvent également faire l’objet d’une vérification; toutefois, la procédure de vérification fait entièrement partie de la sous-sous-activité Gestion et surveillance, et non des processus opérationnels visant les paiements de transfert. Par conséquent, l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance devrait être utilisé pour toutes les ressources documentaires ayant trait aux vérifications opérationnelles. Les vérifications opérationnelles de programmes ne doivent pas être confondues avec les vérifications des bénéficiaires effectuées dans le cadre des processus opérationnels des paiements de transfert, qui font partie des recommandations de la Partie B du présent OGÉ. Ensemble, l’OGÉ pour les paiements de transfert et l’OGÉ pour les services de gestion et de surveillance fournissent des recommandations visant tous les aspects des activités de paiements de transfert.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu’une RDVO a été repérée dans le cadre d’une sous-activité au moyen d’un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (présenté ci-dessous) afin de diriger l’utilisateur vers l’outil approprié.

Processus opérationnels

Les sous-activités et les processus opérationnels sont définis avec précision dans le Modèle de référence des processus de subventions et de contributions (novembre 2011) élaboré par le groupe de travail sur la conception et les processus opérationnels en collaboration avec le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions. Les processus opérationnels se rapportant aux aspects financiers des paiements de subventions et de contributions ont été établis et consignés par le Bureau du contrôleur général dans le cadre de l’Initiative des processus opérationnels communs en gestion financière. La version préliminaire (septembre 2011) du Modèle d’exécution du processus de la gestion des subventions et des contributions définit les processus opérationnels communs sur le plan de la gestion financière des paiements de subventions et de contributions.

L’activité des paiements de transfert compte trois sous-activités, chacune étant associée à un certain nombre de processus opérationnels.

1. L’élaboration de programmes:

Cette sous-activité suppose le recensement des besoins liés à un programme au moyen d’initiatives stratégiques, suivi de la planification et de l’élaboration des caractéristiques du programme, notamment l’admissibilité, les critères d’évaluation, les paramètres et les exigences. Les processus opérationnels sont notamment les suivants :

  • conception ou remaniement de programmes;
  • approbation des programmes;
  • mise en œuvre des programmes;
  • promotion des programmes;
  • réalisation de l’évaluation Footnote4.

2. L’administration de programmes ou de projets:

Cette sous-activité englobe tous les aspects du processus de demande ainsi que la gestion des dossiers de cas. Elle touche la réception, l’évaluation et l’acceptation (ou le rejet) des demandes de financement; la préparation des accords de financement; la dispersion des fonds; les modalités de surveillance des bénéficiaires et la fermeture des dossiers. Les processus opérationnels sont notamment les suivants :

  • recevoir les demandes de financement;
  • évaluer les demandes de financement et formuler des recommandations quant à la décision;
  • prendre les décisions finales;
  • communiquer les décisions;
  • préparer les accords de financement;
  • approuver les accords de financement;
  • faire le suivi des progrès, en faire l’analyse et en rendre compte;
  • gérer les paiements de subventions et contributions (S et C);
  • apporter les modifications aux accords;
  • effectuer la vérification des bénéficiaires;
  • fermer les dossiers.

3. La gestion des paiements de subventions et de contributions:  

Cette sous-activité concerne tous les aspects financiers des paiements de subventions et de contributions généralement traités dans un autre secteur d’activité. Les processus opérationnels sont notamment les suivants :

  • engagement des dépenses et contrôle des engagements;
  • gestion du versement des paiements et du recouvrement des paiements en trop.

Délais de conservation

Les recommandations concernant les spécifications relatives à la conservation dans les outils génériques d’évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Suivant une analyse approfondie de la Politique sur les paiements de transfert et la Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor – Paiements de transfert (subventions et contributions), des délais de conservation ont été recommandés.

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

Les RDVO comprennent la correspondance documentant les décisions ou avis de fond et ébauches officielles  concernant, par exemple, des modifications importantes fondées sur le contenu plutôt que de représenter de simples corrections de forme)

1. Élaboration de programmes

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Concevoir/remanier le programme
Examiner l’orientation stratégique, les objectifs et les résultats au Cabinet
Analyser les besoins externes et internes liés au programme
Mener des consultations
Définir et évaluer les concepts associés au programme
Mettre au point les résultats attendus du programme et les mesures connexes
Définir la portée du programme
Déterminer la source de financement

Approuver le programme
Obtenir l’autorisation-cadre (mémoire au Cabinet)
Préparer et approuver les éléments de la conception du programme (présentation au CT)

Mettre en œuvre le programme
Élaborer/mettre en œuvre les stratégies, les plans et les lignes directrices relatives au programme

Promouvoir le programme
Déterminer les groupes cibles
Informer les intervenants des possibilités de financement
Préparer le matériel de communication

Lancer le programme

Modèles de programme
Formulaires relatifs au programme
Outils de programme
Modèles de demandes
Outils relatifs aux demandes
Processus de présentation des demandes

6 après le remplacement, selon la pratique de conservation traditionnelle appliqué au RDVO d’une nature de politique ou de processus de la fonction « contrôleur »

Rapport sur l’analyse des besoins
Documents de consultation
Évaluation des risques
Profils de risque
Résultats de programme choisis
Projet de mémoire au Cabinet (à titre documentaire seulement)
Projet de présentation au CT (à titre documentaire seulement)
CGRR/Stratégie de mesure du rendement (SMR)
Modalités
Lignes directrices du programme
Documents stratégiques
Plans de programme/de projet
Notes d’information
Stratégies promotionnelles
Annonces relatives au programme
Matériel promotionnel

6 après la fin de l’année fiscale pendant laquelle le programme ou le projet termine, selon la pratique de conservation traditionnelle appliqué aux RDVO reliés aux transactions financières

Effectuer l’évaluation
Recueillir et analyser les données sur l’évaluation du programme
Formuler des recommandations concernant le rendement du programme
Formuler la réponse de la direction aux recommandations relatives au programme
Faire le suivi de la mise en œuvre du plan d’action de la direction

Nota : L’évaluation se situe au début et à la fin du processus de financement et vise à évaluer les résultats et à orienter l’élaboration des programmes.

L’évaluation est une activité de la gestion et de la surveillance, mais elle fait partie du cycle du processus des paiements de transfert (voir la recommandation concernant la valeur continue dans l’OGÉ pour les Services de gestion et de surveillance).
Pour les RDVO veuillez consulter l’OGÉ pour les Services de gestion et de surveillance. Pour les délais de conservation veuillez consulter l’OGÉ pour les Services de gestion et de surveillance

2. Administration des programmes/projets

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Recevoir les demandes de financement
Aider les demandeurs au cours du processus de financement
Recevoir les demandes de financement

Évaluer les demandes et formuler des recommandations concernant le financement
Faire une évaluation préliminaire de la demande de financement
Faire une évaluation complète de la demande de financement
Procéder à l’examen de la gestion du programme en vue de l’approbation

Prendre une décision finale
Évaluer la recommandation de financement

Communiquer la décision
Élaborer des trousses de communication pour les bénéficiaires

Élaborer l’accord de financement
Mettre au point les détails de l’accord de financement
Effectuer un examen interne

Approuver l’accord de financement
Obtenir l’approbation du ministère ou de l’organisme central, si nécessaire, pour l’accord de financement
Contrôler les engagements (Loi sur la gestion des finances publiques, article 32)

Faire le suivi des progrès, en faire l’analyse et en rendre compte
Fournir une trousse de gestion de l’accord de financement au bénéficiaire
Mettre en œuvre une stratégie de suivi de l’accord de financement
Recueillir et valider les données sur les progrès
Préparer les rapports

Matériel de communication
Appel de propositions
Correspondance liée aux éclaircissements, recommandations
Correspondance (accusés de réception)
Formulaires de demande remplis
Évaluation environnementale (rapport)
Listes des demandeurs et bénéficiaires
Évaluation des demandes
Recommandation d’approuver le financement
Recommandation de rejeter la demande
Lettre d’un député
Analyse de l’évaluation des risques
Annonce du financement
Communications (communiqué, présentation d’un événement, etc.)
Lettre d’acceptation
Lettre de refus
Accord final signé
Document de divulgation proactive
Document sur la gestion de l’accord
Évaluation de l’avancement du projet
Recommandation concernant la résiliation ou le prolongement
Rapports des bénéficiaires
Rapports sur le programme
Recommandation de mettre un terme au programme/projet

6 après la fin de l’année fiscale pendant laquelle le dossier ferme, selon la pratique de conservation traditionnelle appliqué aux RDVO reliés aux transactions financières

Suivi des paiements de Subventions et Contributions
(voir la section suivante pour la ventilation des processus connexes et la recommandation concernant les RDVO)

Traitement des modifications aux accords
Mettre au point les détails des modifications aux accords
Effectuer un examen interne
Obtenir l’approbation du ministère et les signatures requises

Vérification du bénéficiaire
Effectuer la vérification du bénéficiaire

Fermeture du dossier
Fermer le dossier

Archiver le dossier
Documents relatifs aux paiements
Ensemble des modifications signées
Documentation supplémentaire
Avis de rajustement budgétaire
Rapport de vérification
Plan d’action de la gestion du programme
Plan d’action du bénéficiaire
Lettre de clôture
Rapport de clôture
Dossier clos
6 après la fin de l’année fiscale pendant laquelle le dossier ferme, selon la pratique de conservation traditionnelle appliqué aux RDVO reliés aux transactions financières

3. Gérer les paiements de subventions et de contributions

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle Recommandations : Délai de conservation

Engagement des dépenses et contrôle des engagements
(ces processus opérationnels se déroulent habituellement en même temps) (Loi sur la gestion des finances publiques, article 32)
Déterminer qui a le pouvoir d’engager une dépense
Obtenir et exercer le pouvoir de signature
Déterminer la disponibilité des fonds (examen du budget, etc.)
Autoriser les engagements
Tenir le registre des engagements / le mettre à jour
Rejeter une proposition/modification

Gestion du versement des paiements et du recouvrement des paiements en trop
Officialiser l’accord de financement et les modifications
Certifier le droit au paiement
Autoriser les paiements
Versement des paiements par TPSGC
Traitement de la demande de paiement du bénéficiaire
Vérification financière et certification (loi sur la gestion des finances publiques, articles 33 et 34)
Gestion des paiements en trop et des créances
Gestion des remboursements pour les contributions remboursables
Vérifier l’exactitude des transactions
Confirmer l’admissibilité du bénéficiaire
Vérifier l’exactitude de l’information du bénéficiaire
Autoriser les demandes de remboursement
Valider les dépenses et rapprocher les paiements
Traiter les demandes de paiement
Traiter les fichiers de retour de paiements
Recouvrer les paiements en trop
Informer les bénéficiaires sur l’état du paiement
Envoyer les avis et les factures

Résilier les accords de financement

Veuillez prendre note que certaines des RDVO qui figurent ci-dessous peuvent être produites dans le cadre de la sous activité Administration du programme et devraient être gérées dans le cadre du secteur d’activité où elles constituent des extrants.

Instruments de délégation de pouvoirs
Engagements de dépenses signés
Description
Analyse des risques
Justification concernant la disponibilité des fonds
Codage financier
Documents de spécimen de signature
Demande d’accord de financement (signée)
Accord de financement mis à jour/modifié
Montant d’argent
Données de l’accord de financement et pièces justificatives, données de l’accord modifié
Montant des acomptes remboursables
Demande de paiement/données concernant la demande
Documents concernant les paiements anticipés/acomptes (demande, approbation)
Documents expliquant les écarts
Précisions sur les paiements
Données sur le bénéficiaire (nom, adresse, renseignements bancaires, etc.)
Avis ou factures

Nota: Lorsque les RDVO susmentionnées sont saisies dans un système de gestion financière ou gérées à l’aide de celui-ci, c’est le système ou la base de données qui constitue la RDVO, et non les documents individuels.
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