Gestion des services financiers

Version imprimée PDF 525 Ko

Comment utiliser cet outil :

  • Le présent outil est conçu à l'intention des spécialistes en gestion de l'information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d'activités pertinents.
  • Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document ne sont que des recommandations qui doivent être adaptées à chaque contexte institutionnel avant d'être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
  • Cet outil générique d'évaluation (OGE) ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l'autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils génériques d'évaluation ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Validation : Les processus opérationnels et les RDVO visés par cet OGE ont été validés par des spécialistes du domaine dans les ministères suivants : Secrétariat du Conseil du Trésor, Conseil national de recherches et Parcs Canada. En outre, l'analyse des processus opérationnels sur lesquels s'appuie cet OGE a été validée par de nombreuses institutions du gouvernement du Canada, par l'intermédiaire de l'Initiative des processus opérationnels communs de gestion financière du Bureau du contrôleur général.

Définition de l’activité

La gestion financière fait partie des sous-programmes décrits dans le Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution1 du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Le Secrétariat du Conseil du Trésor définit les services de gestion financière comme des « activités menées pour assurer l'utilisation et la gérance prudentes, efficaces, efficientes et économiques des ressources publiques. Ces activités englobent la planification, la budgétisation, la comptabilité, les rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le support à la prise de décision ainsi que les systèmes financiers. »2

La plupart des fonctions et activités du gouvernement canadien ont une composante financière. Cet OGE ne décrit que les processus opérationnels et les RDVO directement reliés aux finances. Pour connaître l'ensemble des processus et des RDVO d'une fonction, les utilisateurs sont priés de consulter d'autres OGE, comme indiqué ci-dessous.

Les services de gestion financière sont assujettis à un certain nombre de lois, de règlements et de politiques, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques (1985), le Cadre des politiques de gestion financière (2010), la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière (2009), la Politique sur le contrôle interne (2009), la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers (2010) et la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière (2010).

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels et les activités se chevauchent. Lorsqu'une RDVO associée à une activité se retrouve également dans un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO (présenté plus bas), afin de diriger l'utilisateur vers l'outil approprié.

Les processus opérationnels de la gestion financière sont très étroitement reliés à ceux qui se trouvent dans les OGE pour les services immobiliers, les services du matériel, les services des acquisitions et les services de gestion des ressources humaines. Bien que tout ait été mis en œuvre pour retenir uniquement les aspects financiers de ces activités dans le présent OGE, certains chevauchements n'ont pu être évités; les utilisateurs devraient donc aussi consulter les OGE mentionnés ci-dessus.

La préparation des rapports financiers trimestriels et annuels est décrite dans la partie Rendement et établissement de rapports de l'OGE Services de gestion et de surveillance.

Les processus opérationnels et les RDVO associés à la gestion des subventions et des contributions se trouvent dans l'OGE Paiements de transfert.

Processus opérationnels

Tous les processus opérationnels et les RDVO décrits dans cet OGE s'appuient sur les travaux de l'Initiative des processus opérationnels communs de gestion financière (POGF) du Bureau du contrôleur général, avec l'autorisation de celui-ci. Ce vaste projet a permis de répertorier toutes les activités de gestion financière du gouvernement du Canada, et les données qui leur sont associées. Chaque description de processus opérationnel présentée ci-dessous est accompagnée d'une référence à la version exacte de la ligne directrice consultée. On trouvera à l'annexe A un tableau comparatif des regroupements de services du Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution du Secrétariat du Conseil du Trésor (2015) et des processus opérationnels décrits dans l'Initiative des POGF du Bureau du contrôleur général.

Planification financière et budgétisation

1. Gestion de la planification et de la budgétisation

La gestion de la planification et de la budgétisation désigne les processus opérationnels de planification, d'élaboration et d'approbation ministériels de tous les plans et budgets concernant, notamment, les revenus, les dépenses de fonctionnement, les paiements de transfert et les investissements en capital. Les RDVO associées comprennent les données utilisées pour établir les besoins budgétaires, ainsi que les versions préliminaires et définitives des budgets intégrés. Ces plans et budgets définitifs sont des éléments contributifs à d'autres activités financières.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 1.1 Gestion de la planification et de la budgétisation, version 1.0 2013-02-27, No de référence SGDDI : TBSSCT-# 996789 v1

2. Gestion des prévisions et de l'examen budgétaires

Les activités de prévision et d'examen budgétaires consistent à produire un ensemble cumulatif annuel intégré d'examens et de prévisions budgétaires. Les RDVO associées comprennent les données compilées aux fins de l'examen, telles que les données de l'exercice précédent et les résultats financiers depuis le début de l'exercice pour tous les secteurs de dépense, l'analyse de ces données et l'établissement de prévisions pour le prochain exercice. Ces prévisions sont mises à l'épreuve, approuvées, puis mises en œuvre au moyen de révisions apportées au budget. Ce processus d'examen et de prévision est réalisé au moins quatre fois par année.  

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 1.2 Gestion des prévisions et de la revue budgétaire, Ébauche v1.0, 2011-10-07, No de référence SGDDI : TBSSCT-#973612 v4

Contrôle des dépenses et paiements

3. Gestion du plan comptable ministériel

Le plan comptable ministériel est une « liste contenant les comptes et les codes du ministère pour tous les champs du bloc de codage à l'échelle de l'administration fédérale qui est utilisée pour classifier et enregistrer les opérations financières ainsi qu'en rendre compte. »3 Les processus opérationnels de gestion du plan comptable comprennent la gestion des demandes de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte — complétée par la mise à jour du plan comptable ministériel avec les modifications demandées — et l'examen périodique du plan comptable ministériel. Les RDVO reliées à ces processus comprennent l'ensemble du plan comptable ministériel, ainsi que les documents justifiant leur examen et leur modification.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 7.3, Gestion du plan comptable ministériel, Ébauche v0.1, 2013-01-08, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1149546 v2

4. Gestion de la délégation des pouvoirs financiers

Ces processus opérationnels comprennent la délégation des pouvoirs financiers, la modification de ces pouvoirs, ainsi que la mise à jour et l'examen annuel du document de délégation ministériel. Les pouvoirs sont délégués à des postes et non à des personnes, et ils sont habituellement résumés dans un document de délégation ministériel. Ces processus opérationnels concernent uniquement la gestion des pouvoirs; l'exercice des pouvoirs et la validation des dépenses en vertu de l'article 33 ou 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) sont décrits dans les processus qui exigent une vérification et une attestation.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 7.4 Gestion de la délégation des pouvoirs financiers, Ébauche v0.1, 2012-04-13, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1098068 v1

5. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Cette activité de gestion décrit les processus opérationnels relatifs aux « dépenses d'achats courants ou de biens en capital effectuées dans le cadre d'un marché de toutes sortes, dont la commande d'achat » (Ligne directrice, p. 3). Les processus servant à obtenir des services et à passer des contrats avec des fournisseurs tiers sont décrits dans  l'OGE Services des acquisitions. Malgré certains chevauchements, cet OGE vise à isoler les processus financiers de gestion des paiements et décrit les RDVO créées dans le but d'identifier, de vérifier et de soumettre des demandes de paiement au Receveur général.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.1 Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement, version définitive, No de référence SGDDI : TBSSCT-#941089

6. Gestion des voyages

La plupart des processus opérationnels reliés aux voyages effectués par un employé du gouvernement se trouvent dans l'OGE Services de gestion des voyages et autres services administratifs. Cet OGE décrit les processus opérationnels et les RDVO créées lors des activités de vérification, d'autorisation et d'émission des paiements pour les frais de déplacement.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.2 Gestion des voyages, v 1.0, 2013-01-07, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1020360 v5

7. Gestion des autres paiements

Par « autres paiements », on désigne les opérations de paiement courantes qu'on ne retrouve pas dans les autres processus opérationnels. Ces autres paiements appartiennent à l'une ou l'autre des catégories suivantes, décrites dans la Ligne directrice :

  • Les autres paiements opérationnels : dépenses qui entraînent une réduction des crédits; ce sont notamment les récompenses, les prêts remboursables, les remboursements versés à des employés et autres remboursements. Le traitement de ces paiements se fait sans bon de commande et n'exige pas de processus d'approvisionnement officiel.
  • Les paiements juridiques : dépenses qui entraînent aussi une réduction des crédits; ce sont notamment les paiements à titre gracieux, les règlements, les réclamations contre l'État et les paiements sans contrepartie. Ces opérations sont généralement déclenchées par une obligation légale et non en fonction d'une exigence d'un programme. Comme ces opérations ne comportent pas d'acquisition de biens ni de services, il n'y a pas de processus d'approvisionnement. Toutefois, il faut obtenir des autorisations supplémentaires, par exemple un avis juridique, avant de pouvoir effectuer le paiement.
  • Les paiements sans incidence sur les crédits : dépenses qui n'entraînent pas de réduction des crédits; ce sont notamment les saisies-arrêts, les autres prélèvements, les remises de taxes prélevées, les paiements imputés à un fonds de caisse à montant fixe et le remboursement de retenues dans le cadre de marchés. Ces opérations n'ont pas d'incidence sur les crédits et il n'y a pas d'acquisition de biens ni de services; il faut toutefois obtenir une attestation de l'opération et une approbation des paiements.
  • Les paiements périodiques : paiements réguliers (généralement mensuels) faisant suite à un accord pluriannuel établi dans le cadre du processus opérationnel Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement. Ces paiements peuvent être un montant fixe ou en fonction de l'utilisation.

Cette section comprend également les processus de gestion de la petite caisse et la gestion des dépenses de réinstallation d'un employé.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.3 Gestion des autres paiements, version 1.1 2013-05-3, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1-39469

8. Gestion de l'administration des cartes d'achat et des cartes de crédit de parc automobile

Les cartes d'achat sont des cartes de crédit émises aux employés du gouvernement du Canada pour l'acquisition et le paiement des biens et des services autorisés dans le cadre de leurs fonctions. La carte de crédit pour parc automobile est une carte de crédit normalement attribuée à un seul véhicule de l'État pour l'achat de carburant et pour le paiement des frais de fonctionnement et d'entretien de ce véhicule. Les processus opérationnels décrits servent à l'émission, au contrôle et à l'annulation des cartes. Les RDVO comprennent celles qui sont exigées pour l'autorisation de la carte, ainsi que les journaux et autres documents relatifs à l'utilisation de la carte et les renseignements concernant l'utilisateur.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 3.4 Gestion de l'administration des cartes d'achat et des cartes de crédit de parc automobile, Ébauche v0.3, 2012-12-11, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1139042 v2

9. Gestion du dossier des fournisseurs

« Le dossier des fournisseurs est constitué des fiches fournisseurs qui contiennent les éléments de données ou les champs enregistrés dans les systèmes de gestion des finances du ministère pour identifier les entités ou les particuliers qui fournissent des biens et des services au gouvernement du Canada à l'égard desquels des comptes créditeurs seront créés et pour enregistrer et tenir à jour l'information les concernant. » (Ligne directrice, p. iii)  Les processus opérationnels comprennent la création, la mise à jour et la désactivation d'une fiche de fournisseur et l'examen périodique du dossier des fournisseurs. Les RDVO pour cette activité comprennent l'ensemble des données.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, Gestion du dossier des fournisseurs, Ébauche v0.1, 2012-03-13, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1060479 v1

10. Gestion de la vérification après paiement

Conformément à la Directive sur la vérification des comptes,4 les ministères doivent effectuer une vérification après paiement sur un échantillon des opérations présentant un risque moyen ou faible, afin de garantir le contrôle de la qualité. Les processus opérationnels comprennent la création d'un ou de plusieurs plans d'échantillonnage de vérification après paiement, la réalisation de la vérification après paiement et le compte rendu des résultats. Toutes les opérations à risque élevé doivent faire l'objet d'un examen particulier. Cet examen est décrit dans le processus opérationnel Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 8.1: Gestion de la vérification après paiement, Ébauche v 0.3, 2012-04-12, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1067997 v1

11. Gestion de la clôture financière

Le processus opérationnel concerne principalement les activités de rapprochement et de rajustement des comptes débiteurs et des comptes créditeurs; ce processus permet de soumettre une balance des comptes précise et opportune au Système central de gestion des rapports financiers, en appui à la préparation des états financiers et autres exigences de fin de période.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 8.2 Gestion de la clôture financière, Ébauche v0.1, 2013-02-08, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1159190 v2

12. Administration de la paie (Interactions entre les ressources humaines et les finances)

Plusieurs des activités décrites dans la composante Administration de la paie de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Gestion des ressources humaines. Les activités présentées ici sont exclusivement associées à la gestion financière; elles comprennent la demande de paiement, la vérification et l'autorisation du paiement en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 5.1 Administration de la paie v2.0, 2013-01-28, No de référence SGDDI : TBSSCT- #793829

Paiements de transfert

13. Gestion des subventions et des contributions

Plusieurs des activités décrites dans la composante Gestion des subventions et des contributions de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Paiements de transfert. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière; elles comprennent la gestion des fonds, l'officialisation de l'accord de financement, l'octroi des autorisations en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP et la surveillance des vérifications du bénéficiaire, effectuées par des vérificateurs indépendants.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 6.1 Gestion des subventions et des contributions, Ébauche v0.3, 2012-03-14, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1060850 v1

Perception et comptes débiteurs

14. Gestion des revenus, des comptes débiteurs et des recettes

Ces activités comprennent les processus permettant l'établissement de dispositions financières, les demandes de facturation, la gestion des factures et des comptes débiteurs, la gestion des reçus et le rapprochement des dépôts, l'attribution des codes financiers et la comptabilisation des produits. Les RDVO comprennent la disposition financière approuvée et les documents justificatifs, ainsi que les factures et les documents de réception permettant le rapprochement des dépôts.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 2.1 Gestion des recettes, des comptes débiteurs et des rentrées de fonds, Ébauche v0.1, 2011-12-12, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1036369 v11

15. Gestion des règlements interministériels

« Les règlements interministériels s'entendent des opérations réglées au moyen du module des règlements interministériels du Système normalisé des paiements (SNP/RI) du receveur général. » (Ligne directrice, p. iii). Le processus « commence par la détermination de la nécessité d'une demande de RI avec un autre ministère et qui se termine par le rapprochement de l'opération de RI correspondante entre les ministères et l'enregistrement de l'opération de RI dans le compte approprié. » (Ligne directrice, p.3) Les RDVO comprennent les conditions du règlement interministériel, les détails de l'opération et les ressources documentaires créées lors du traitement de l'opération.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 2.2 Gestion des règlements interministériels, Ébauche v0.1, 2011-12-15, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1037298 v1A

16. Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance

La perception des comptes débiteurs en souffrance « consiste à identifier les comptes en souffrance et à les régler par la perception ou par la radiation, la remise et/ou la renonciation. » (Ligne directrice, p. iii)  Les RDVO comprennent les documents relatifs à la dette et au client, à l'opération financière lors du paiement de la dette, et les documents justifiant la décision concernant la radiation de la dette ou la renonciation à la dette. Notez bien que la perception des taxes ne fait pas partie de ces processus opérationnels.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 2.3 Gestion du recouvrement des comptes débiteurs, Ébauche v1.0, 2012-11-16, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1033550 v10

17. Gestion du fichier maître des clients

La Norme relative au fichier client du SCT (2012)5 précise les données que doit contenir une fiche client. La fiche client est l'ensemble de données utilisées par le système ministériel de gestion des finances et du matériel pour consigner de manière unique et uniforme les renseignements concernant un client. Ces fiches sont conservées dans une base de données qui est intégrée au Système ministériel de gestion des finances et du matériel du ministère. Ce processus opérationnel comprend la création, la mise à jour et la désactivation de la fiche client et l'examen périodique du fichier maître des clients. L'ensemble de données au complet aurait une valeur opérationnelle, comme l'indique le tableau ci-dessous. Le processus de modification des données exige la preuve qu'une permission ou une autorisation a été accordée, ce qui se reflète dans les RDVO.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 7.2 Gestion du fichier maître des clients, Ébauche v1.0, 2012-10-15, No de référence SGDDI : TBSSCT-#1077599 v6

Comptabilité des actifs et des passifs

18. Gestion des autres immobilisations

La plupart des activités décrites dans la composante Gestion des autres immobilisations de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services de gestion du matériel. Le terme « matériel » est défini comme « tout bien meuble ». Les activités décrites dans cet OGE sont exclusivement de nature financière et comprennent la mise à jour des dossiers financiers pour les immobilisations, afin de refléter les modifications à la valeur de ces immobilisations en raison d'un amortissement financier, d'une évaluation ou d'une aliénation.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 4.1 Gestion des autres immobilisations, v1.1, 2013-01-10, No de référence SGDDI : TBSSCT- #989872

19. Gestion des biens immobiliers

Plusieurs des activités décrites dans la composante Gestion des biens immobiliers de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services immobiliers. Les activités décrites ici concernent exclusivement les processus de gestion financière et comprennent la mise à jour des dossiers financiers pour les biens immobiliers, afin de refléter les modifications à la valeur de ces biens en raison d'un amortissement financier, d'une évaluation ou d'une aliénation.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 4.2 Gestion des biens immobiliers, Ébauche v0.1, 2012-09-07, No de référence SGDDI : TBSSCT- #1116253-v1

20. Gestion des inventaires

Lorsqu'on décrit les activités de gestion des inventaires, il est difficile de séparer la gestion financière de la gestion du matériel, en particulier si les systèmes d'inventaire sont intégrés avec les systèmes de comptabilité. Comme indiqué dans la Politique sur la comptabilité des stocks du SCT, « [l]es ministères doivent posséder des registres fiables sur les stocks pour justifier les montants inscrits dans leurs états financiers. »6 Cependant, plusieurs des activités décrites dans la composante Gestion des inventaires de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Gestion du matériel. Les activités présentées dans cet OGE concernent exclusivement les processus de gestion financière et comprennent l'enregistrement des écritures de journal pour témoigner de l'usage, de la radiation ou du transfert de l'inventaire.

Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière, 4.3 Gestion des inventaires, Ébauche v 0.2, 2012-07-16, No de référence SGDDI : TBSSCT- # 1117447 v1

Délais de conservation

Les délais de conservation recommandés dans les OGE sont établis en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'un examen de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale, et de la validation d'experts du domaine concerné. Les délais de conservation sont simplement suggérés; les ministères doivent tenir compte de leurs propres exigences législatives et de leurs besoins opérationnels.

En vertu de l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C., 1985, ch. 1 [5e suppl.]), le délai de conservation pour les documents financiers correspond aux « six ans qui suivent la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les documents se rapportent ».7 Comme il s'agit d'un calendrier de conservation traditionnel et stable, c'est ce délai de conservation qui est  recommandé pour toutes les RDVO décrites dans le tableau ci-dessous; par conséquent, la colonne indiquant les délais de conservation dans les autres OGE est absente de ce tableau. Certains ministères voudront peut-être attribuer des délais de conservation plus courts pour les ressources documentaires incluses dans les documents de synthèse périodiques, par exemple, l'état financier trimestriel dont l'information est reprise dans le rapport annuel

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

Planification financière et budgétisation

1. Gestion de la planification et de la budgétisation

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Préparer la répartition budgétaire théorique

Confirmer l'affectation budgétaire selon la Mise à jour annuelle des niveaux de référence

Estimer le report du ministère

Repérer les ajustements budgétaires approuvés par le Conseil du Trésor

Préparer la répartition budgétaire théorique

Rédiger et diffuser le plan intégré

Répartition budgétaire théorique

Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR)

Confirmation des ajustements budgétaires approuvés par le Conseil du Trésor (ex., présentations au Conseil du trésor, rajustements découlant de conventions collectives, affectations bloquées, compressions budgétaires, etc.)

Estimation du report

Prévisions de l'exercice en cours

Plan intégré

Effectuer la planification des opérations

Veuillez consulter l'OGE Services de gestion et de surveillance.

Préparer le budget des revenus

Examiner les tendances historiques des revenus

Examiner l'information sur les revenus actuels

Formuler des hypothèses de revenus

Préparer un budget de revenus par source ou par programme

Valider ce budget de revenus; le modifier au besoin

Préparer une version de travail de ce budget

Budget des revenus

Analyse des informations relatives aux budgets antérieurs et courants

Hypothèses de revenus

Informations actualisées concernant les revenus

Préparer le budget de fonctionnement

Identifier les besoins en ressources opérationnelles

Formuler des hypothèses concernant les opérations

Préparer le budget des dépenses salariales

Préparer le budget des dépenses autres que salariales

Repérer les demandes pressantes, les excédents et les risques liés au budget de fonctionnement

Valider les demandes pressantes, les excédents et les risques liés au budget de fonctionnement; modifier au besoin

Budget de fonctionnement :
Hypothèses concernant les opérations
Budget de dépenses autres que salariales
Budget des dépenses salariales; incluant les coûts salariaux capitalisés

Demandes pressantes et excédents du budget de fonctionnement

Préparer le budget des paiements de transfert

Formuler des hypothèses concernant les paiements de transfert

Préparer le budget des paiements de transfert

Repérer les demandes pressantes, les excédents et les risques relatifs au budget des paiements de transfert

Valider les demandes pressantes, les excédents et les risques relatifs au budget des paiements de transfert; modifier au besoin

Budget des paiements de transfert :
Hypothèses concernant les paiements de transfert
Demandes pressantes et excédents du budget des paiements de transfert

Effectuer la planification et la budgétisation des projets

En ce qui concerne les RDVO associées à la planification de projet, veuillez consulter l'OGE Services de gestion et de surveillance.

Effectuer la planification et la budgétisation du cycle de vie des immobilisations

Analyser les besoins du cycle de vie des immobilisations

Prioriser les besoins du cycle de vie des immobilisations

Réviser les besoins du cycle de vie des immobilisations

Réviser et valider le plan et le budget du cycle de vie des immobilisations

Plan et budget du cycle de vie des immobilisations :
Résultats de l'évaluation des immobilisations
Analyse des besoins du cycle de vie des immobilisations
Validation des besoins du cycle de vie des immobilisations

 

Effectuer la planification et la budgétisation des services acquis

Résumer les services acquis du cycle de vie des immobilisations et du portefeuille de projets

Estimer les autres services acquis nécessaires

Mettre à jour le plan et le budget des services acquis

Valider le plan et le budget des services acquis

Au besoin, réviser le plan et le budget des services acquis

Plan et budget des services acquis 

Dépenses réelles pour les services acquis antérieurs

Estimation des autres services acquis nécessaires

Sommaire des services acquis nécessaires pour le cycle de vie des immobilisations

Sommaire des services acquis nécessaires pour le portefeuille de projets

Effectuer la planification et la budgétisation du portefeuille de projets

Confirmer l'affectation budgétaire des projets en cours

Confirmer l'affectation budgétaire des nouveaux projets approuvés

Estimer l'affectation budgétaire des projets potentiels validés

Rééquilibrer le plan et le budget du portefeuille de projets

Valider le plan et le budget du portefeuille de projets

Au besoin, réviser le plan et le budget du portefeuille de projets

Plan du portefeuille de projets

Budget du portefeuille de projets :
Affectation budgétaire pour les projets en cours
Affectation budgétaire des nouveaux projets approuvés
Estimé des affectations budgétaires pour les projets potentiels validés
Approbation par la Gouvernance de la gestion des investissements du ministère

Mettre à jour le plan et le budget des investissements internes

Mise à jour du plan et du budget des investissements internes

Consolider et approuver les plans et les budgets

Consolider les budgets, les demandes pressantes et les excédents

Examiner, mettre à l'épreuve et approuver les budgets, les décisions de réaffectation et les plans

Faire connaître les affectations budgétaires approuvées

Finaliser les budgets dans le système ministériel de gestion des finances (SMGF)

Décider si le plan d'investissements doit être soumis au SCT

Préparer un plan d'investissements et le soumettre au SCT (voir l'OGE Services de gestion et de surveillance)

Budgets consolidés approuvés pour :
le plan et le budget d'investissements internes
le plan et le budget de fonctionnement
le budget des revenus
le budget des paiements de transfert

Versions préliminaires contenant d'importantes modifications qui ne se retrouvent pas dans la version définitive du document

Demandes pressantes et excédents consolidés

Affectations budgétaires approuvées

2. Gestion des prévisions et de l’examen budgétaires 

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Entreprendre les prévisions et l'examen budgétaires

Compiler les informations financières depuis le début de l'année

Élaborer et distribuer l'ensemble intégré comprenant l'examen et les prévisions depuis le début de l'année 

Examen de l'année en cours et prévisions

Résultats financiers depuis le début de l'année et résultats du rendement

 

 

Analyser les résultats des revenus financiers et préparer des prévisions

Examiner les revenus depuis le début de l'année

Mettre à jour les informations sur les revenus depuis le début de l'année

Comparer les revenus depuis le début de l'année avec le budget approuvé et les résultats de l'année antérieure

Repérer et expliquer les écarts importants

Élaborer une prévision des revenus pour toute l'année

Identifier les risques concernant les revenus 

Valider cette prévision des revenus

Réviser les prévisions de revenus 

Prévision des revenus totaux depuis le début de l'année (incluant les prévisions et les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)

Les documents justificatifs pourraient comprendre :
Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et une période comparative
Analyse des écarts de revenus
Informations appuyant une révision des prévisions de revenus
Analyse des revenus et des prévisions depuis le début de l'année

Analyser les résultats financiers des opérations et préparer des prévisions

Examiner les dépenses de fonctionnement depuis le début de l'année

Examiner les engagements de fonctionnement

Mettre à jour ces dépenses ou ces engagements

Comparer les dépenses de fonctionnement depuis le début de l'année avec le budget approuvé et les résultats de l'année précédente

Repérer et expliquer les écarts importants

Préparer des prévisions de dépenses salariales pour l'année

Préparer des prévisions de dépenses autres que salariales pour l'année

Identifier dans ces projections les demandes pressantes, les excédents et les risques

Valider les prévisions pour l'année, les demandes pressantes, les excédents et les risques

Réviser les prévisions des opérations

Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et une période comparative

Analyse des écarts dans le budget de fonctionnement

Informations appuyant une révision de la projection du budget de fonctionnement

Projection pour l'année des opérations (incluant les prévisions, les demandes pressantes et les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)

Analyse des dépenses de fonctionnement et des projections

Analyser les résultats financiers des paiements de transfert et préparer des prévisions

Examiner les paiements de transfert depuis le début de l'année

Examiner les engagements en matière de paiements de transfert

Mettre à jour les dépenses en paiements de transfert et les engagements depuis le début de l'année

Comparer les paiements de transfert effectués depuis le début de l'année avec le budget approuvé et les résultats de périodes antérieures

Repérer et expliquer les écarts importants

Préparer des prévisions globales de paiements de transfert pour l'année

Identifier dans ces prévisions de paiements de transfert les demandes pressantes, les excédents et les risques

Valider les prévisions pour l'année, les demandes pressantes, les excédents et les risques

Réviser les prévisions de paiements de transfert

Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et les périodes comparatives antérieures

Analyse et explication des écarts dans les paiements de transfert

Informations soutenant une révision des prévisions concernant les paiements de transfert

Prévision de tous les paiements de transfert pour l'année (incluant les projections, les demandes pressantes, les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)

Analyse des décaissements des paiements de transfert et projections

Analyse des dépenses au titre des paiements de transfert et des projections 

 

Analyser les résultats financiers des immobilisations et préparer des prévisions

Examiner les ajouts aux immobilisations depuis le début de l'année

Examiner les produits de la cession d'immobilisations depuis le début de l'année

Examiner les engagements en matière d'immobilisation

Mettre à jour les ajouts, les produits et les engagements en matière d'immobilisations

Comparer les ajouts et les produits depuis le début de l'année avec le budget et les résultats de l'année antérieure

Repérer et expliquer les écarts importants

Préparer des prévisions d'ajouts d'immobilisations pour toute l'année

Préparer des prévisions de cessions d'immobilisations pour toute l'année

Préciser les dispositions d'actifs pour toute l'année

Identifier les prévisions, les points de rupture, les surplus et les risques concernant les actifs

Valider les prévisions de demandes pressantes, d'excédents et de risques concernant les immobilisations

Réviser les prévisions concernant les immobilisations

Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et les périodes comparatives antérieures

Analyse et explications des écarts dans les immobilisations

Informations soutenant une révision des prévisions concernant les immobilisations

Prévisions globales annuelles pour les immobilisations (incluant les projections, les demandes pressantes, les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)

 

Analyser les résultats financiers du projet et préparer des prévisions

Examiner les dépenses du projet depuis le début de l'année

Examiner les engagements du projet

Mettre à jour les dépenses ou les engagements du projet depuis le début de l'année

Comparer les dépenses du projet depuis le début de l'année avec le budget approuvé

Repérer et expliquer les écarts importants

Préparer des prévisions globales pour le projet

Identifier les prévisions de demandes pressantes, d'excédents et de risques du projet

Valider les prévisions de demandes pressantes, d'excédents et de risques du projet

Réviser les projections du projet

Comparaison des résultats depuis le début de l'année avec le budget et les périodes comparatives antérieures

Analyse et explications des écarts

Informations soutenant une révision des prévisions concernant le projet

Prévisions globales annuelles pour le projet (incluant les projections, les demandes pressantes, les excédents, ainsi que les changements notables dans les opérations, les risques, les incertitudes et les hypothèses)

Analyse des dépenses du projet et prévisions

Analyser les résultats du rendement

Résultats du rendement depuis le début de l'année

Indicateurs de rendement

Analyse des résultats du rendement depuis le début de l'année

Consolider, réviser et éprouver les résultats et les prévisions

Préparer un rapport intégrant les finances et le rendement

Réviser le rapport et indiquer les propositions d'actions à entreprendre

Valider le rapport et les propositions d'actions à entreprendre

Mettre les plans à jour 

Hypothèses budgétaires et contraintes (ex. : limites des reports)

Rapport intégrant les finances et le rendement (incluant les analyses cumulatives, les prévisions, les demandes pressantes, les excédents et les risques)

Propositions d'actions à entreprendre (ex. : réaffectations budgétaires, stratégies de réduction des risques)

Informations à l'appui d'une mise à jour des plans (ex. : budgets révisés, nouvelle priorisation des activités, indicateurs de rendement)

Plans révisés et approuvés

Propositions de réaffectations budgétaires

Propositions de rajustements au financement du ministère

Réviser et procéder aux réaffectations budgétaires

Préparer les demandes de réaffectations budgétaires

Réviser et approuver les demandes de réaffectations budgétaires

Activer les réaffectations budgétaires dans le système financier

Approbation des demandes de réaffectations budgétaires

Approbation du budget révisé

Contrôle des dépenses et paiements

3. Gestion du plan comptable ministériel

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Gérer le plan comptable ministériel

Plan comptable ministériel

Enclencher une demande de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte 

Identifier le besoin de créer, de mettre à jour ou de suspendre un code de compte

Obtenir un avis afin de paramétrer correctement une demande

Définir les éléments du bloc de codage financier ou les exigences du code de compte

Évaluer les impacts

Préparer une demande

Recommander l'approbation de la demande

Notes d'approbation du Receveur général

Demande de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte

Documents justifiant la validité de la demande

Documents justifiant la recevabilité d'une demande au vu des paramètres d'acceptabilité

Documents justificatifs connexes

Exigences du bloc de codage financier

Documents justificatifs suggérés et historique des opérations

Traiter une demande de création ou de mise à jour d'un code de compte

Recevoir une demande et ses documents justificatifs

Vérifier que la demande a été correctement approuvée

Procéder à une analyse critique afin d'établir le caractère raisonnable de la demande

Déterminer le degré de conformité et de correspondance avec le plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale

Prédéterminer la valeur et les règles de validation croisée

Identifier les exigences concernant les données et les documents justificatifs

Valider la demande au vu des documents justificatifs

Fournir une approbation finale de la demande

Informer le demandeur en cas de refus

Demande approuvée et documents justificatifs

Autres sources d'information indépendantes

Note de service ou courriel pour informer le demandeur (incluant la raison d'un refus)

Traiter une demande de suspension d'un code de compte

Recevoir une demande et les documents justificatifs

Vérifier que la demande a été correctement approuvée

Procéder à une analyse critique afin d'établir le caractère raisonnable de la demande

Confirmer que le code de compte et la chaîne de codage existent toujours et n'ont pas été suspendus dans le système

Évaluer les impacts sur le plan comptable ministériel et à l'échelle de l'administration fédérale

Vérifier qu'il ne reste pas de soldes impayés ou d'opérations non terminées

Identifier les exigences concernant les données et les documents justificatifs

Valider la demande au vu des documents justificatifs

Fournir une approbation finale de la demande

Informer le demandeur en cas de refus

Analyse du code de compte

Évaluation d'impact

Solde du compte

Report en cas de factures en souffrance ou d'engagements non réglés

Transactions prévues

Approbation pour suspendre le code de compte

Note de service ou courriel pour informer le demandeur (incluant la raison d'un refus)

Procéder à la demande de création, de mise à jour ou de suspension d'un code de compte

Entrer la demande de changement dans le système pour créer, mettre à jour ou suspendre un code de compte et vérifier les données inscrites

Informer les personnes concernées que la demande a été soumise

Information aux personnes concernées

Action terminée

 

Planifier des examens périodiques

Procéder à une évaluation des risques

Concevoir une approche et des procédures d'examen

Préparer ou mettre à jour le document de planification

Réviser et approuver le document de planification

Approbation du document de planification

Évaluation périodique des risques du ministère

Commentaires et réactions des parties intéressées concernant le plan comptable

Mettre en place des examens périodiques

Rassembler les informations nécessaires pour procéder à l'examen périodique

Procéder à l'examen périodique 

Documenter et analyser les résultats

Réviser les politiques et procédures ministérielles concernant le plan comptable du ministère

Évaluation des risques de l'examen périodique

Rapports au Receveur général concernant les erreurs et les exceptions

Extraits et rapports de la base de données du plan comptable et autres documents des parties intéressées au plan comptable

Analyse et résultats documentés provenant de ces examens périodiques

4. Gestion de la délégation des pouvoirs financiers

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Gérer l'instrument de délégation des pouvoirs financiers

Réviser l'instrument de délégation actuel

Mettre à jour l'instrument de délégation et obtenir l'approbation interne

Breffer le ministre et demander sa signature, ou celle du sous-ministre en titre, ou les deux, selon les circonstances 

Faire connaître les modifications apportées à l'instrument de délégation des pouvoirs financiers

Conditions pour réviser l'instrument de délégation actuel

Résultats de la révision annuelle des pouvoirs financiers délégués

Protocole d'entente interministériel, ou autres situations où des pouvoirs financiers sont délégués

Instrument de délégation des pouvoirs financiers révisé et approuvé

Gérer les pouvoirs délégués aux titulaires

Définir les exigences requises pour établir les pouvoirs de signature délégués aux titulaires

Définir les exigences requises pour modifier les pouvoirs de signature délégués aux titulaires

Définir les exigences requises pour suspendre ou retirer les pouvoirs de signature délégués aux titulaires

Confirmer que la formation requise a été suivie ou la validation des connaissances obtenue

Suivre la formation requise ou obtenir la validation des connaissances

Préparer et soumettre le document relatif au spécimen de signature

Préparer et soumettre le changement requis aux pouvoirs de signature

Préparer et soumettre la nouvelle carte de spécimen de signature, en indiquant les changements apportés

Préparer et soumettre une demande pour retirer des pouvoirs de signature

Procéder à la demande

Informer le supérieur désigné et l'administrateur désigné que la demande a été préparée

Exigences en matière de ressources humaines

Exigence ad hoc pour créer, modifier, suspendre ou retirer les délégations de pouvoirs aux titulaires

Propositions de changement aux documents concernant le spécimen de signature

Document final contenant le spécimen de signature

Registres et documents de formation

Instrument de délégation des pouvoirs financiers approuvé

Demande de délégation de pouvoirs financiers

Procéder à une révision annuelle des pouvoirs financiers délégués

Planifier ou mettre à jour, puis communiquer la révision des délégations de pouvoirs financiers

Procéder à la révision de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers

Procéder à la révision des documents relatifs au spécimen de signature

Procéder à la révision des processus de gestion des délégations de pouvoirs financiers

Documenter et analyser les résultats

Revoir les processus de gestion des délégations de pouvoirs financiers 

Obtenir l'approbation de l'instrument de délégation

Communiquer l'instrument révisé

 

Modifications proposées à l'instrument de délégation

Modifications proposées aux documents relatifs au spécimen de signature

Modifications proposées au processus de gestion des délégations de pouvoirs financiers  

Instrument de délégation

Plan de révision des pouvoirs financiers délégués

Résultats de la révision des pouvoirs financiers délégués

Instrument de délégation approuvé

 

5. Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Définir les besoins 

En ce qui concerne les RDVO associées à l'approvisionnement, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.

Déterminer ou exercer le pouvoir d'engager les dépenses

Déterminer le niveau de pouvoir requis pour engager les dépenses

Exercer ou obtenir ce pouvoir

Présenter une demande de biens ou de services

Documents de délégation ou preuve d'autorisation

Demande (description, type de bien ou de service, coût estimé, quantité, etc.) :
Code financier (autorité, objet, sous-activité, centre de responsabilité, etc.)

 

Vérifier le solde inutilisé

Déterminer le solde inutilisé

Donner l'autorisation

Autorisation d'engager des fonds

Gérer les engagements

Enregistrer ou mettre à jour les engagements

Fermer l'engagement

Données sur l'engagement

Gérer les marchés

En ce qui concerne les RDVO associées aux marchés de services, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.

Administrer les marchés et les produits livrables

En ce qui concerne les RDVO associées aux marchés de services, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.

Gérer les comptes créditeurs

Vérifier que les documents justificatifs sont complets

Confirmer le respect des conditions du marché

Confirmer que le créancier a droit au paiement

Valider qu'il y a eu triple rapprochement

Vérifier l'exactitude des informations sur le créancier

Valider que le code financier est exact

S'assurer que les politiques, les directives et les règlements ont été respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Résoudre les écarts

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Facture ou note de crédit

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Demande de paiement

Code financier 

Pouvoir d'attestation

Documents de délégation

Autorisation d'engager des dépenses

Pouvoir d'effectuer une opération

Autoriser le paiement

Recevoir la demande de paiement

Effectuer un contrôle de qualité

Calculer les intérêts

Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant la clé d'autorisation et d'authentification électroniques (AAE))

Soumettre la demande de paiement au Receveur général

Résultats du contrôle de qualité

Attestation en vertu de l'article 33 (signature)

Données concernant l'autorisation électronique et l'authentification en vertu de l'article 33

Vérification et attestation en vertu de l'article 34

Demande de paiement approuvée

Effectuer les paiements (Receveur général)

Effectuer le paiement

Traiter le fichier de retour des paiements

Finaliser l'opération de paiement

Fichier de retour des paiements

 

6. Gestion des voyages

La plupart des processus opérationnels reliés aux voyages se trouvent dans l'OGE Services de gestion des voyages et autres services administratifs. Ce tableau ne concerne que les activités de financement des voyages.

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Gérer les engagements

Enregistrer ou mettre à jour l'engagement

Fermer l'engagement

Données sur l'engagement

Autorisation de l'engagement

Demande de déplacement (incluant l'estimation des coûts et les mises à jour)

Relevé de la carte de crédit prépayée

Demande d'indemnité de déplacement

Autoriser le paiement (article 33 de la LGFP)

Recevoir la demande de paiement

Effectuer un contrôle de qualité

Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant la clé AAE)

Présenter la demande de paiement au Receveur général

Demande de paiement

Demande de paiement au Receveur général

Vérification et attestation en vertu de l'article 34

Formulaire de demande d'avance pour frais de déplacement

Demande de paiement approuvée

Résultats du contrôle de la qualité

Attestation en vertu de l'article 33 (signature)

Effectuer le paiement (Receveur général)

Effectuer le paiement

Traiter le fichier de retour des paiements

Finaliser l'opération de paiement

Fichier de retour des paiements

7. Gestion des autres paiements

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Déterminer les besoins

Définir les besoins

Examiner la liste des fournisseurs et en choisir un

Coûts estimés

Documents justificatifs

Déterminer ou exercer le pouvoir d'engager la dépense

Établir le pouvoir requis pour engager la dépense

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Formulaire d'autorisation

Avis de règlement juridique

Documents de délégation de pouvoirs ou preuve d'autorisation

Description et type de biens ou de services 

Coûts estimés

Vérifier le solde inutilisé

Déterminer le solde inutilisé

Donner l'autorisation

Documents de délégation de pouvoirs

Gérer les engagements

Enregistrer ou mettre à jour les engagements

Fermer les engagements

Autorisation d'engager des fonds

Gérer les comptes créditeurs

S'assurer que les documents justificatifs sont complets

Obtenir un avis juridique

Confirmer que les exigences sont satisfaites

Confirmer que le créancier a droit au paiement

S'assurer que le montant à payer ou le prix est raisonnable

S'assurer que l'information concernant le créancier est exacte

S'assurer de l'exactitude du code financier

Vérifier que les règles pertinentes ont été suivies

Vérifier que le solde disponible est suffisant

Vérifier l'exactitude de l'opération

Résoudre les écarts

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Demande de paiement

Documents justificatifs

Avis juridique (s'il y a lieu)

Preuve d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Compte de passifs ou solde des engagements

Données sur les notes de crédit (s'il y a lieu)

Pouvoir d'attestation

Preuve du pouvoir d'engager des dépenses (s'il y a lieu)

Preuve du pouvoir d'effectuer une opération (s'il y a lieu)

Autoriser le paiement

Recevoir une demande de paiement

Effectuer le contrôle de qualité

Calculer l'intérêt

Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant la clé AAE)

Soumettre la demande de paiement au Receveur général

Demande de paiement

Avis juridique (s'il y a lieu)

Preuve du pouvoir d'engager la dépense

Vérification et attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Résultats du contrôle de la qualité

Demande de paiement approuvée

Attestation en vertu de l'article 33 (signature)

Détails sur l'autorisation et l'authentification électroniques en vertu de l'article 33 de la LGFP

Fichier des demandes de paiement

Effectuer les paiements

Effectuer le paiement

Traiter le fichier de retour des paiements  

Finaliser le paiement

Paiement au créancier

Fichier de retour des paiements

Gérer la petite caisse8

Nommer ou changer le détenteur ou le dépositaire d'une petite caisse ou d'un fonds de caisse à montant fixe

Effectuer le rapprochement des fonds avec les reçus

Enquêter sur tout déficit de caisse

Autorisation de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour établir un fonds de caisse

Document justifiant le pouvoir du détenteur ou du dépositaire (document confirmant le transfert du fonds)

Rapports de rapprochement

Rapports concernant les déficits de caisse

Gérer (les dépenses relatives à) la réinstallation d'un employé9

Engager les dépenses

Contrôler l'engagement

Gérer les comptes créditeurs

Autoriser le paiement (article 33, LGFP)

Effectuer le paiement (Receveur général)

Mettre à jour les dossiers de paiement

Lettre d'offre approuvée, ou un document équivalent (participation des ressources humaines)

Facture du Service central de déménagement

Facture au compte des frais de déplacement du ministère

Facture du fournisseur de services de réinstallation

Facture de l'entreprise de déménagement

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Demande de paiement

Autorisation de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP

Dossiers de paiement à jour

8. Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Émettre la carte

Remplir la demande

Recommander la demande pour approbation

Traiter ou approuver la demande de carte

Sécuriser la carte

Obtenir de la formation

Réaliser les activités préalables à l'émission

Émettre la carte

Utiliser la carte

Demande de carte (carte d'achat); formulaire de demande de carte (carte de crédit de parc automobile)

Documents de délégation ou preuve d'autorisation

Suivi de la carte

Preuve de formation

Informations relatives à la carte

Formulaire d'acceptation signé

Journal du véhicule (seulement pour la carte de crédit de parc automobile)

Surveiller les cartes

Examiner la carte ou l'utilisation des véhicules

Rendre compte à la direction

Faire enquête

Prendre les mesures appropriées

Surveiller l'activité des détenteurs de cartes d'achat

Examiner les notifications et les rapports

Liste des cartes actives

Rapports sur les cartes d'achat et les cartes de parc automobile (aux gestionnaires)

Rapports concernant des problèmes et la résolution de ces problèmes

Notifications et rapports du gestionnaire du parc automobile

Journal du véhicule

Journal des achats

Résultats des enquêtes

Gérer les cartes

Examiner et accepter l'information

Mettre à jour les informations relatives à la carte

Demande ad hoc

Informations relatives à la carte

État de la carte d'achat ou de parc automobile

Plafond de crédit

Code financier

 

Annuler les cartes

Effectuer les vérifications nécessaires

Établir les sommes à recouvrer

Fermer le compte

Détruire la carte

Avis d'annulation

Avis d'annulation ad hoc

Avis envoyé au détenteur de la carte

Relevé de carte

Informations relatives à l'utilisation du parc automobile

Informations relatives aux créances

9. Gestion du dossier des fournisseurs

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Gérer le dossier des fournisseurs

Ensemble de données contenues dans le dossier des fournisseurs

Traiter les demandes de création ou de mise à jour d'une fiche fournisseur

Recevoir la demande et les documents justificatifs pour créer ou mettre à jour une fiche fournisseur

Vérifier que la demande a été autorisée par la personne compétente

Procéder à un examen rigoureux de haut niveau afin d'évaluer le caractère raisonnable de la demande

Confirmer le statut du fournisseur dans le dossier des fournisseurs

Établir les exigences concernant les données et les documents justificatifs en fonction de la catégorie de fournisseur

Valider la demande au vu des documents justificatifs

Refuser la demande et en informer le demandeur

Demande relative à une fiche fournisseur et documents justificatifs associés

Approbation de la demande par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère

Analyse des besoins ou des exigences

Liste de demandeurs admissibles

Note ou courriel informant le demandeur

Traiter les demandes de désactivation d'une fiche fournisseur

Recevoir la demande de désactivation d'une fiche fournisseur et les documents justificatifs

Vérifier que la demande a été autorisée par la bonne personne

Procéder à un examen rigoureux de haut niveau afin d'évaluer le caractère raisonnable de la demande

Confirmer que le fournisseur existe et qu'il n'a pas déjà été désactivé dans le dossier des fournisseurs

Vérifier les soldes impayés, les contrats et les bons de commande

Indiquer les documents justificatifs requis

Valider la demande par rapport aux documents justificatifs

Refuser la demande et en informer le demandeur

Demande de désactivation d'une fiche fournisseur et documents justificatifs

Approbation de la demande relative à une fiche fournisseur par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère

Délégation ministérielle du pouvoir de signer des documents financiers

Renseignements utilisés pour la vérification, tels que :
Documentation des RH relative au départ d'un employé
Notification de cessation d'emploi d'un employé par les RH
Notification d'un secteur de programme (fermeture du programme)
Rapports de factures en souffrance
Recherches de fournisseurs en double

Note ou courriel informant le demandeur

Notification au fournisseur externe

 

Procéder à la création, à la mise à jour ou à la désactivation d'une fiche fournisseur

Mettre en œuvre et vérifier la création, la mise à jour ou la désactivation d'une fiche fournisseur dans le dossier des fournisseurs

Effectuer le contrôle de la qualité

Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant la clé AAE)

Soumettre la demande de paiement au Receveur général

Vérifier les renseignements pour le traitement en ligne des opérations bancaires (exactitude, exhaustivité et validité)

Informer, au besoin, les parties concernées que le travail a été effectué sur la fiche du fournisseur

Demande relative à la fiche fournisseur approuvée

Documents justificatifs associés

Vérification et attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP

Demande de paiement approuvée

Résultats du contrôle de la qualité

Confirmation du fournisseur que le test de paiement a été réussi

Fichier de retour des paiements du SNP

Documentation justificative pour les renseignements bancaires

Documentation confirmant que la demande a été traitée

Note ou courriel (ex., pour confirmer que la fiche fournisseur a bien été créée)

Planifier l'examen périodique

Procéder à une évaluation des risques

Créer ou mettre à jour la méthode d'examen périodique et revoir les procédures

Concevoir ou mettre à jour un document de planification de l'examen périodique

Examiner et approuver le document de planification de l'examen périodique

Facteurs pouvant déclencher un examen : activités périodiques de gestion des données ou demande faite après avoir constaté un problème (ex., rapports de vérification interne, réactions d'intervenants à la fiche fournisseur ou autres commentaires)

Examen périodique de l'évaluation des risques par le ministère et documents justificatifs

Commentaires ou réactions des intervenants à la fiche fournisseur

Méthode d'examen périodique et document relatif aux procédures

Document de planification de l'examen périodique

Effectuer l'examen périodique

Rassembler l'information nécessaire pour effectuer l'examen périodique

Procéder à l'examen périodique

Documenter et analyser les résultats de l'examen périodique

Réviser, au besoin, les politiques et procédures ministérielles concernant le dossier des fournisseurs

Extraits et rapports de la base de données du dossier des fournisseurs et autres documents des intervenants aux fiches fournisseurs

Analyses et résultats documentés de l'examen périodique

Documentation servant à la mise à jour de la fiche fournisseur

Politiques et procédures ministérielles (révisées) concernant le dossier des fournisseurs

10. Gestion de la vérification après paiement

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Créer ou mettre à jour, examiner et approuver les plans d'échantillonnage de vérification après paiement

Rassembler l'information nécessaire pour créer ou mettre à jour les plans d'échantillonnage de vérification après paiement

Créer ou mettre à jour les plans d'échantillonnage de vérification après paiement

Réviser les plans d'échantillonnage de vérification après paiement

Approuver les plans d'échantillonnage de vérification après paiement

Cadre d'échantillonnage

Plans d'échantillonnage de vérification après paiement, dûment approuvés

Obtenir des ensembles statistiques et prélever des échantillons

Obtenir des ensembles statistiques

Prélever des échantillons

Déterminer les documents justificatifs nécessaires à la vérification

Demander les documents justificatifs

Ensembles statistiques utilisés pour les vérifications après paiement

Échantillons

 

Effectuer la vérification après paiement et documenter les résultats

Obtenir les documents échantillonnés

Effectuer la vérification après paiement

Compiler et documenter les résultats de la vérification après paiement

Valider et approuver les résultats de la vérification après paiement

Échantillons requis tels que : factures, contrats, bons de commande, lettres d'offre ou autres documents justificatifs (reproductions, au besoin)

Résultats documentés de la vérification après paiement, tels que :
feuille d'analyse de la vérification effectuée;
liste de contrôle pour chaque opération vérifiée et les résultats obtenus.

Signaler les erreurs individuelles constatées lors de la vérification après paiement et s'en occuper

Préparer et réviser le signalement des erreurs individuelles

Signaler les erreurs individuelles aux gestionnaires concernés

Corriger les erreurs, s'il y a lieu

Assurer le suivi, s'il y a lieu

Signalement des erreurs individuelles

Analyser les résultats fonctionnels et répétitifs de la vérification après paiement et faire rapport

Analyser les résultats de la vérification après paiement

Établir et documenter les mesures correctives fonctionnelles ou systémiques requises

Établir et recommander des conséquences associées aux erreurs

Concevoir un plan d'action concernant les mesures correctives fonctionnelles ou systémiques requises

Préparer un rapport d'ensemble des résultats

Approuver le rapport d'ensemble des résultats

Diffuser le rapport d'ensemble des résultats

Rapport d'ensemble des résultats, dûment approuvé :
Liste des conséquences associées aux erreurs
Plan d'action

Demander des mesures correctives pour les problèmes fonctionnels et répétitifs

Demander des mesures correctives pour les problèmes fonctionnels et répétitifs

Prendre les mesures correctives nécessaires

Assurer le suivi des mesures correctives pour les problèmes fonctionnels et répétitifs

Demande aux intervenants appropriés

Rapport de suivi

11. Gestion de la clôture financière

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Effectuer des activités régulières de rapprochement et de rajustement

Effectuer les rapprochements dans le grand livre général du Receveur général (GLG-RG) et le grand livre du système de paie (GL-SP)

Effectuer les rapprochements dans le système de trésorerie

Effectuer l'analyse des comptes

Enregistrer les rajustements

Détails du système de trésorerie

Données de contrôle

Rapports au receveur général sur les exceptions

Soldes des comptes de contrôle du SMGF

Donnée de contrôle du GL-SP

Données de contrôle du GLG-RG

Détails des comptes de contrôle du SMGF

Détails du solde des comptes

Détails du compte d'attente

Solde des comptes de l'exercice précédent

Données relatives aux rajustements

Établir et faire connaître l'échéancier de clôture financière interne

Revoir l'échéancier et les directives du receveur général

Préparer l'échéancier de clôture interne

Diffuser l'échéancier de fin de période

Échéancier de clôture interne

Séances d'informations du RG

Exigences du RG concernant la clôture de l'exercice financier

Effectuer les ajustements aux comptes créditeurs

Analyser les engagements

Estimer la valeur des rajustements

Confirmer les ententes interministérielles avec d'autres ministères

Enregistrer les rajustements

Valider le solde des engagements

Ajuster ou fermer les engagements

Données relatives aux comptes créditeurs

Données relatives aux engagements

Données relatives aux contrats

Données relatives à la réception des produits livrables

Données relatives aux ententes interministérielles

Montants estimés

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Données financières (engagements, dépenses réelles effectuées depuis le début)

Entrée dans le SMGF pour enregistrer les rajustements

Effectuer les rajustements aux comptes débiteurs

Examiner les dispositions financières

Estimer la valeur des recettes réalisées

Confirmer l'entente interministérielle avec les autres ministères

Enregistrer les comptes débiteurs

Examiner l'échéancier des comptes débiteurs externes classés chronologiquement

Estimer la valeur des créances douteuses

Enregistrer les rajustements au compte de réserve pour les créances douteuses 

Examiner le solde du produit comptabilisé d'avance

Estimer la valeur des biens et services livrés

Enregistrer le rajustement au solde du produit comptabilisé d'avance

Dispositions relatives au recouvrement des coûts

Recettes réelles

Documents d'inventaire (le cas échéant)

Documentation relative à l'expédition

Données relatives aux ententes interministérielles

Données sur les comptes débiteurs

Échéancier des comptes débiteurs classés chronologiquement

Renseignements sur la solvabilité des clients

Compte de réserve pour les créances douteuses

Documentation relative au dépôt

Documentation relative aux rentrées d'argent

Détails des rajustements

Solde du produit comptabilisé d'avance

Montants estimés

Effectuer d'autres ajustements

Déterminer les rajustements reliés à la compensation

Estimer la valeur des rajustements reliés à la compensation

Enregistrer les rajustements reliés à la compensation

Examiner le solde des dépenses payées d'avance

Estimer la valeur des biens ou services consommés

Enregistrer le rajustement au solde des dépenses payées d'avance

Déterminer d'autres rajustements à effectuer

Estimer les autres rajustements à effectuer

Enregistrer les autres rajustements

Montants estimés

Solde des dépenses payées d'avance

Échéancier des dépenses payées d'avance

Préparer la balance des comptes et la soumettre au SCGRF

Produire la balance des comptes

Vérifier la balance des comptes pour y détecter des erreurs dans le rapport d'anomalies

Rapprocher le GLG-RG et le GL-SP

Effectuer une analyse des écarts

Enregistrer les rajustements

Clore la période

Soumettre la balance des comptes au SCGRF

Préparer et soumettre l'attestation de représentation

Rapport de validation

Attestation de représentation

Compte de contrôle

Balance des comptes

Données du GL-SP

Données du GLG-RG

Montant des ajustements

Code financier

Attestation de représentation

12. Administration de la paie (Interactions entre les RH et les finances)

Plusieurs activités décrites dans la composante Administration de la paie de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Gestion des ressources humaines. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Gestion des ressources humaines.

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Définir les besoins en matière de RH

Veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines.

Déterminer et exercer le pouvoir d'engager la dépense

Déterminer le pouvoir d'engager la dépense au niveau requis

Exercer ou obtenir le pouvoir d'engager la dépense

Demande en RH pour engager des dépenses (description, type de changement ou de service, coûts estimés, quantité, etc.)

Instruments de délégation et preuve d'autorisation

Gérer la disponibilité des fonds

Déterminer la disponibilité des fonds

Donner l'autorisation (article 32 de la LGFP)

Instruments de délégation et preuve d'autorisation

Code financier (autorité, objet, sous-programme, centre de responsabilité, etc.)

Gérer les engagements

Enregistrer et mettre à jour les engagements

Fermer les engagements

Dossier sur les engagements

Autorisation d'engager des fonds

Mettre à jour les prévisions salariales

Tenir à jour les prévisions salariales

Prévisions salariales

Données sur les prévisions relatives aux employés et aux postes

Montants prévus

Gérer les fonctions des RH précédant la paie

Déterminer le pouvoir requis pour effectuer l'opération

Exercer ou obtenir le pouvoir requis pour effectuer l'opération

Exercer ou obtenir le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP

Documents justificatifs relatifs aux employés et aux postes (demande de paiement, lettre d'offre, demande de paiement des heures supplémentaires, etc.)

Autorisation d'engager la dépense

Attestation et pouvoir d'effectuer les opérations en vertu de l'article 34 de la LGFP

Gérer les processus de paie précédant la paie elle-même

Veuillez consulter l'OGE Gestion des ressources humaines.

Effectuer la vérification des comptes (Rémunération)

Vérifier si les documents justificatifs sont complets

Confirmer que les exigences sont satisfaites

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

S'assurer que les renseignements au sujet de l'employé sont exacts

Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Résoudre les écarts

Documents justificatifs

Demande pour effectuer une opération de paie

Autorisations (engagement de dépenses, engagement de fonds, RH, opération)

Autoriser le paiement

Recevoir la demande pour effectuer une opération de paie

Effectuer le contrôle de la qualité

Certifier l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (électroniquement ou manuellement)

Demande pour effectuer une opération de paie, dûment approuvée

Vérification et attestation en vertu de l'article 34

Instruments de délégation et preuve d'autorisation

Résultats du contrôle de la qualité

Attestation en vertu de l'article 33 (signature)

Émettre le paiement
Note : la plupart des étapes du processus « émettre le paiement » ne font pas partie de cet OGE, car ils relèvent de Services publics et Approvisionnement Canada, et non de chacun des ministères

Arrêter le paiement

Rapport des données de contrôle de la paie

Rapport du solde du compte de contrôle

Rapport des écritures de journal

Fichier d'extraits des dépenses détaillées

Arrêt de paiement au moyen d'une interception ou d'une révocation

Gérer les activités postérieures à la paie

Distribuer les chèques et les talons

Enregistrer l'opération de paie

Enregistrer les autres opérations salariales

Émission des paiements approuvée (registre de paie)

Fichier des dépenses détaillées

Totaux des comptes de contrôle de la paie du gouvernement du Canada (balance des comptes)

Données et documents justificatifs concernant la paie et les autres opérations salariales

Effectuer la vérification des comptes

Vérifier que les documents justificatifs sont complets

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

Valider qu'il y a eu triple rapprochement

Vérifier que le code financier est correct

Vérifier l'exactitude de la transaction

Résoudre les écarts

Documents justificatifs

Vérification effectuée en vertu de l'article 34 de la LGFP

Autorisations (engagement de la dépense, engagement des fonds, RH, opération)

Demande d'exécution d'une opération de paie

Paiements de transfert

13. Gestion des subventions et des contributions

Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des subventions et des contributions de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Paiements de transfert. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Paiements de transfert.

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Déterminer et exercer le pouvoir d'engager la dépense

Déterminer le pouvoir approprié d'engager la dépense

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Instruments de délégation de pouvoir ou preuve d'autorisation

Demande d'accord de financement (s'il y a lieu)

Gérer la disponibilité des fonds

Établir la disponibilité des fonds

Autoriser (article 32)

Refuser les propositions ou les modifications

Informations relatives au financement

Autorisation en vertu de l'article 32

État de la notification d'adhésion

Gérer les engagements

Enregistrer ou mettre à jour l'engagement

Fermer l'engagement

Dossier d'engagement

Formaliser l'accord de financement ou la modification à l'accord de financement

Effectuer ou mettre à jour une évaluation de risques du bénéficiaire

Obtenir l'approbation du ministre pour les exceptions aux modalités de l'accord

Préparer l'accord de financement ou une modification à l'accord de financement

Réviser l'accord de financement ou la modification à l'accord et le dossier justificatif

Exercer ou obtenir le pouvoir et l'approbation concernant l'accord de financement ou la modification à l'accord de financement

Résoudre les problèmes

Fermer la demande

Mettre à jour les informations concernant l'accord de financement

Satisfaire aux exigences en matière de divulgation

Accords de financement ou modifications aux accords de financement dûment signés et approuvés

Évaluation de risques des bénéficiaires

Autres informations pertinentes pour évaluer les risques

Effectuer la vérification et l'attestation pour les subventions en vertu de l'article 34

S'assurer que les informations relatives au bénéficiaire sont exactes

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont satisfaites

S'assurer que le code financier est correct

Vérifier que les politiques, règlements et directives sont respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Résoudre les écarts

Demande de paiement

Accord de financement

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Effectuer la vérification et l'attestation pour les contributions en vertu de l'article 34

Enregistrer la demande

S'assurer que les informations relatives au bénéficiaire sont exactes

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont respectées

S'assurer que le code financier est correct

Vérifier que les politiques, règlements et directives sont respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Vérifier les documents justificatifs fondés sur le risque

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Résoudre les écarts

Demande de paiement

Accord de financement

Demande

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Documents justificatifs

 

Effectuer la vérification et l'attestation pour les avances sur les contributions en vertu de l'article 34

Confirmer le montant de l'avance

S'assurer que les informations relatives au bénéficiaire sont exactes

S'assurer que tous les critères pour l'avance sont respectés

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont respectées

S'assurer que le code financier est correct

Vérifier que les politiques, règlements et directives sont respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Vérifier les documents justificatifs fondés sur le risque

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Résoudre les écarts

Demande de paiement

Accord de financement

Documents justificatifs

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

 

Effectuer la vérification et l'attestation pour les demandes de paiement reliées aux avances sur les contributions en vertu de l'article 34

Enregistrer la demande de paiement

S'assurer que les informations relatives au bénéficiaire sont exactes

S'assurer que tous les critères pour l'avance sont respectés

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont respectées

S'assurer que le code financier est correct

Vérifier que les politiques, règlements et directives sont respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Vérifier les documents justificatifs fondés sur le risque

Établir le solde dû au bénéficiaire ou par le bénéficiaire

Autoriser la demande de paiement

Accorder une avance sur les frais

Exercer ou obtenir le pouvoir requis

Résoudre les écarts

Demande de paiement

Accord de financement

Documents justificatifs

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

 

Effectuer la vérification et l'attestation pour les progrès réalisés et les paiements d'étape en vertu de l'article 34

Enregistrer les progrès réalisés et les paiements d'étape

S'assurer que les informations relatives au bénéficiaire sont exactes

Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement

Confirmer que les conditions de l'accord de financement sont respectées

S'assurer que le code financier est correct

Vérifier que les politiques, règlements et directives sont respectés

Vérifier l'exactitude de l'opération

Vérifier les documents justificatifs fondés sur le risque

Valider les dépenses et rapprocher les paiements totaux

Exercer ou obtenir le pouvoir

Résoudre les écarts

Documents justificatifs pour les progrès réalisés et les paiements d'étape

Accord de financement

Demande de paiement

Documents justificatifs pour la demande

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Exercer le pouvoir de payer en vertu de l'article 33

Recevoir la demande de paiement

Effectuer un contrôle de qualité

Fournir l'attestation en vertu de l'article 33 (incluant la clé AAE)

Soumettre la demande de paiement à SPAC

Demande de paiement

Instruments de délégation de pouvoir et preuve d'autorisation :
Données sur l'accord de financement

Vérification et attestation en vertu de l'article 34

Demande de paiement approuvée

Résultats du contrôle de qualité

Attestation en vertu de l'article 33 (signature)

Émettre le paiement

Émettre le paiement (Receveur général)

Traiter le fichier de retour des paiements

Télécharger le fichier de retour

Paiement au fournisseur

Fichier de retour des paiements

Percevoir les paiements en trop

Enregistrer les montants à recevoir

Déterminer la méthode de recouvrement et en informer le bénéficiaire

Enregistrer les montants à recevoir/ sommes exigées

Documents justificatifs pour le recouvrement

Inscription des montants à recevoir

Notification au bénéficiaire

Gérer le recouvrement des contributions remboursables

Surveiller le calendrier de remboursement

Surveiller les conditions de remboursement

Enregistrer les montants à recevoir

Informer le bénéficiaire

Compenser les montants à recevoir par les sommes exigées

Enlever les montants à recevoir sous condition

Accord sur le financement remboursable

Documents justificatifs du bénéficiaire

Notification écrite ou facture

Résilier l'accord de financement

Évaluer l'impact financier

Préparer, approuver et envoyer une lettre de résiliation ou un accusé de réception (hors portée)

Mettre à jour les informations relatives à l'accord de financement

Lettre de résiliation ou lettre d'accusé de réception signée

Accord de financement à jour

Planifier la vérification des bénéficiaires

Évaluer les sources optionnelles d'assurance

Mettre à jour le plan de vérification du bénéficiaire (au niveau du programme)

Mettre à jour le plan de vérification du bénéficiaire (au niveau du ministère)

Se coordonner avec d'autres programmes ou ministères pour planifier une vérification

Mettre à jour et faire connaître le plan de vérification en fonction du risque aux parties concernées

Plan de vérification du bénéficiaire en fonction du risque, dûment approuvé (au niveau du programme)

Plan de vérification du bénéficiaire en fonction du risque, dûment approuvé (au niveau du ministère)

 

Effectuer la vérification des bénéficiaires

Établir le niveau d'assurance requis

Déterminer la portée, les normes et critères de la vérification du bénéficiaire

Choisir un vérificateur indépendant

Préparer une note de service concernant le plan de vérification du bénéficiaire

Informer le bénéficiaire qu'il fera l'objet d'une vérification

Surveiller l'avancement des travaux de vérification du bénéficiaire

Discuter du rapport préliminaire de vérification du bénéficiaire et de ses conclusions

Communiquer les résultats de la vérification au bénéficiaire et aux parties concernées

Note de service concernant le plan de vérification du bénéficiaire

Documentation du niveau d'assurance

Portée, normes et critères de la vérification du bénéficiaire

Entente signée portant sur les services de vérification du bénéficiaire

Documents de travail pour la vérification du bénéficiaire

Analyse budgétaire

Rapport final de vérification du bénéficiaire 

En ce qui concerne les RDVO associées à l'embauche d'un vérificateur indépendant, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.

Perception et créances

14. Gestion des revenus, des comptes débiteurs et des recettes

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Établir des dispositions financières

Recevoir la demande d'établissement de dispositions financières

Annuler la demande

Accepter la demande et en définir les exigences

Établir les conditions des dispositions  financières

Préparer les documents relatifs aux dispositions financières

Demande (description générale, type de bien ou de service; coût estimé, quantité, etc.)

Description des exigences

Documents relatifs aux dispositions financières

Gérer le risque de crédit associé au client

Procéder à l'évaluation du risque de crédit

Obtenir l'autorisation d'accorder du crédit

Préparer la documentation relative au crédit et le dossier de crédit

Réviser les conditions

Annuler la demande

Documents relatifs à l'évaluation du crédit

Demande (description, type de bien ou de service; coût estimé, quantité, travail à réaliser et spécifications techniques, étapes et dates de livraison, etc.)

Conditions révisées

Dossier de crédit

Documentation relative au crédit

Valider et approuver les documents relatifs aux dispositions financières

Exercer le pouvoir ministériel ou obtenir l'approbation

Annuler les dispositions financières

Modifier les documents relatifs aux dispositions financières

Obtenir l'approbation du client

Documents relatifs aux dispositions financières

Modifications aux dispositions financières

Version définitive et approuvée des dispositions financières

Transférer l'opération au service Facturation et comptes débiteurs

Préparer la demande de facturation

Approuver la demande de facturation

Faire le suivi des demandes de facturation (pour l'exhaustivité du traitement)

Demande de facturation approuvée

Préparer la facture ou la note de crédit

Valider la demande de facturation par rapport aux dispositions

Préparer et vérifier la facture ou la note de crédit

Revoir et approuver la facture ou la note de crédit

Annulation de la part du client / demande de remboursement

Autre notification de besoin pour la note de crédit

Facture ou note de crédit envoyée au client

Preuve du processus de révision et d'approbation

Enregistrer le compte débiteur

Inscrire l'écriture du compte débiteur

Vérifier l'écriture (ex., validité, exhaustivité, exactitude, y compris le code)

Effectuer ou vérifier les rajustements

Inscription de la somme due

Traiter les encaissements ou les chèques

Fournir une confirmation de paiement au client

Garder en lieu sûr les reçus et les documents justificatifs

Enregistrer les recettes ou mettre à jour le compte débiteur

Préparer le dépôt / remplir le bordereau de dépôt

Enregistrer le dépôt / procéder à la clôture de fin de journée et au rapprochement quotidien

Déposer les recettes dans une institution financière

Encaissements et chèques avec les documents justificatifs

Confirmation du paiement effectué par le client

Inscription comptable de la recette ou du compte débiteur actualisé

Bordereau de dépôt tamponné

Dossier détaillé de dépôt du Receveur général

Documents de confirmation (ex., reçu de caisse, etc.)

Facture

Documents relatifs au compte débiteur

Documents relatifs aux recettes (ex., registre de caisse, etc.)

Documents relatifs aux dépôts

Rapprochement quotidien des dépôts

Traiter les recettes électroniques et les remises des tiers fournisseurs de services

Le tiers fournisseur traite les recettes / acceptation des cartes (hors portée)

Le tiers fournisseur dépose les fonds dans le Trésor public (hors portée)

Recettes traitées par le tiers fournisseur : valider l'information sur les remises par secteur de programme

Recettes traitées par le tiers fournisseur : enregistrer ou ajuster la recette, le dépôt ou le compte débiteur

Carte de crédit ou de débit : le ministère traite l'opération effectuée par carte de crédit ou de débit

Carte de crédit ou de débit : confirmer le paiement au client

Le tiers fournisseur obtient les fonds et les dépose dans une institution financière (hors portée)

Carte de crédit ou de débit : enregistrer les recettes / procéder à la clôture de fin de journée et au rapprochement quotidien

Paiement préautorisé : le ministère crée un dossier de paiement préautorisé

Paiement préautorisé : enregistrer les recettes/dépôts; mettre à jour le compte débiteur dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel, s'il y a lieu

Paiement préautorisé : créer le fichier  de demande dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel; l'envoyer au Système normalisé des paiements

Paiement préautorisé : ajuster l'information relative aux paiements préautorisés; traiter et nettoyer le fichier des entrées rejetées

Recettes électroniques, remises des tiers fournisseurs de services

Documents relatifs aux recettes

Information relative aux remises

Documentation relative à la confirmation de paiement au client 

Rapprochement quotidien des dépôts

Dossier de paiement préautorisé

Dossier des commandes du système normalisé des paiements

Documentation relative aux dépôts

Fichier des déclarations rejetées du système normalisé des paiements

Rapprocher les dépôts

Effectuer un rapprochement et repérer les écarts entre le dépôt et le fichier des dépôts du Système bancaire du gouvernement

Enregistrer l'écriture des rajustements approuvée

Revoir et approuver le rapprochement

Fichier des dépôts du Receveur général

Liste ou rapport des dépôts du Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Informations relatives aux remises effectuées par les tiers fournisseurs

Écriture de journal et documents justificatifs

Remise pour chèque sans provision et documents de l'institution financière

Rapprochement

Établir le code financier et la comptabilisation des revenus

Établir le code financier

Analyser les critères de comptabilisation des revenus

Dans certains cas particuliers : confirmer le respect des autorisations et des conventions comptables pertinentes ou les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (fonds renouvelables, crédit net/revenus disponibles, comptes à fins déterminées, produit de l'intérêt)

Pour les revenus reportés : établir le code financier et enregistrer l'écriture

Suivre le solde du revenu reporté

Écriture comptable non requise : établir seulement le code financier

Pour les revenus réalisés : établir le code financier et enregistrer l'écriture

Dispositions financières approuvées

Documents justificatifs accompagnant la facture ou le compte débiteur

Fichier ou renseignements sur les recettes et les remises, données du fichier des dépôts du Système bancaire du gouvernement

Documents relatifs à l'écriture comptable

Documents relatifs aux dépôts

Code financier

Documents relatifs aux recettes

Documents justificatifs associés

Documents relatifs aux remises

Solde des comptes dans le grand livre

15. Gestion des règlements interministériels

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Confirmer le besoin d'un règlement interministériel (RI) (demande de biens ou de services; demande de virement de fonds; demande de recouvrements de fonds)

Réservé au débiteur : confirmer que la demande de RI respecte le mandat ou les exigences prévues par la loi

Examiner la demande et définir les conditions générales du RI

Réservé au débiteur : déterminer et exercer ou obtenir le pouvoir nécessaire pour engager la dépense

Demande de règlement interministériel (RI)

Demande d'entente administrative présentée par un autre ministère

Demande de biens et de services

Demande de virement de fonds

Demande de recouvrement

Documentation relative aux exigences générales et aux pouvoirs liés à l'établissement d'un RI

Demande ou entente en matière de ressources humaines (description générale, objet et type d'opération de RI, date(s) d'échéance, coût estimé, facturation, quantité, etc.)

Instrument de délégation de pouvoir ou preuve d'autorisation

Établir les modalités avec l'autre ministère

Déterminer les modalités de l'opération (ex., caractéristiques, coûts, documents justificatifs requis, initiateur de l'opération, etc.)

Réservé au débiteur : déterminer si des fonds sont disponibles

Réservé au débiteur : approuver l'opération en vertu de l'article 32 de la LGFP

Réservé au débiteur : enregistrer ou mettre à jour l'engagement

Réservé au débiteur : obtenir les données et les codes du RI/codes financiers; les inclure dans les modalités écrites

Confirmer les modalités (exactitude, validité et exhaustivité)

Modalités écrites avec l'autre ministère

Instrument de délégation de pouvoir ou preuve d'autorisation

Obtenir et confirmer le pouvoir ou l'autorisation du ministère

Déterminer le pouvoir ou l'autorisation ministériels requis

Donner ou obtenir le pouvoir ou l'autorisation ministériels requis

Instrument de délégation de pouvoir ou preuve d'autorisation

Détails de l'opération de RI approuvée et signée

Procéder au traitement, par le ministère émetteur créancier, d'une opération de RI lancée par le ministère créancier

Créer une facture et vérifier les données, notamment les codes RI et le code financier

Envoyer une facture au ministère destinataire débiteur

Créer une demande de RI pour le SNP-RI

Appliquer la clé d'autorisation et d'authentification électroniques

Demande de note de crédit par un autre ministère

Factures

Fichier de retour/avis de RI

Demandes de facturation (s'il y a lieu)

Demande de RI

Instrument de délégation de pouvoirs ou preuve d'autorisation

Procéder au traitement, par le ministère destinataire débiteur, d'une opération de RI lancée par le ministère créancier

Télécharger les fichiers dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Surveiller les opérations de RI en attente d'approbation dans le SNP-RI

S'assurer que la documentation justificative est complète et que les détails de l'opération de RI sont respectés

S'assurer que le code financier est bon

Résoudre les écarts

Exercer ou obtenir le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP

Mettre à jour ou fermer l'engagement

Documentation prouvant que les biens ou les services ont été reçus ou que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Facture

Fichier de retour/avis de RI

Attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP

Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Preuve tangible de la vérification des comptes

Fichier de retour/avis de RI

Documentation du détail de l'opération de RI approuvée (y compris les modalités).

Données de la facture

Attestation

Instrument de délégation des pouvoirs ou preuve d'autorisation

Pouvoir ministériel ou autorisation ministérielle

Pouvoir d'engager la dépense

Autorisation de l'engagement

Données financières (budget, engagements, cumulatifs)

Données relatives à la réception des biens

Montant de la demande

Procéder au traitement, par le ministère émetteur débiteur, d'une opération de RI lancée par le ministère débiteur

Vérifier si la documentation justificative est complète et si les détails de l'opération de RI sont respectés

S'assurer que le code financier et les codes de RI sont bons

Résoudre les écarts s'il y a lieu

Exercer ou obtenir le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP

Mettre à jour ou fermer l'engagement

Créer une demande de paiement de RI

Effectuer le contrôle de la qualité

Attester l'opération en vertu de l'article 33 de la LGFP (incluant l'AAE)

Présenter la demande de paiement au Receveur général (SNP-RI)

Données relatives à l'acceptation des produits livrables ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Documentation du détail de l'opération de RI approuvée (y compris les modalités)

Attestation

Pouvoir ministériel ou autorisation ministérielle

Autorisation d'engager la dépense

Autorisation de l'engagement

Données relatives à la réception des biens

Demande de paiement (incluant les détails du paiement)

Preuve d'attestation et de vérification prévues à l'article 34 de la LGFP

Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP (signature)

Détails de l'Autorisation et authentification électroniques en vertu de l'article 33 de la LGFP

Résultats du contrôle de la qualité

Demande de paiement approuvée incluant les détails du paiement

Dossier de demande (SNP-RI)

Procéder au traitement, par le ministère destinataire créancier, d'une opération de RI lancée par le ministère débiteur

Télécharger les fichiers dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel

Surveiller les opérations de RI en attente d'approbation dans le SNP-RI

Fichier de retour/avis de RI

Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Surveiller et liquider les éléments du compte d'attente des RI

Analyser les éléments du compte d'attente

S'assurer que la documentation justificative est complète et que les détails de l'opération de RI sont respectés

Liquider le compte d'attente

Les documents justificatifs sont conservés afin de créer une piste de vérification de la façon dont l'élément du compte d'attente de RI a été éliminé

Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables, ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Documentation du détail de l'opération de RI approuvée (y compris les modalités)

Code financier

Facture

Codage des RI

Fichier de retour/avis de RI

Donnée de l'autre ministère

Documents justificatifs concernant les rajustements

Analyser les problèmes avec l'autre ministère

Discuter avec l'autre ministère des moyens d'éliminer les points litigieux et les éléments du compte d'attente des RI

Obtenir les informations nécessaires pour expliquer les points litigieux et les éléments du compte d'attente des RI au terme d'une discussion entre les cadres dirigeants

Tenter de résoudre les points litigieux et les éléments du compte d'attente des RI au terme d'une discussion entre les cadres dirigeants

Préparer une nouvelle opération de RI à traiter (y compris les notes de crédit)

Annuler l'opération de RI initiale en appliquant la fonction de contestation (selon l'entente avec l'autre ministère)

Rajuster l'opération de RI inscrite dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel

Confirmation de l'entente sur les points litigieux de l'opération de RI

Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables, ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Rajustements comptables

Documentation du détail de l'opération de RI approuvée (y compris les modalités)

Facture

Demande de paiement (incluant les détails du paiement)

Remises de taxes (taxe sur les produits et services, taxe de vente harmonisée)

Virement de fonds

Note d'information sur les principaux points en litige

Documents justificatifs à l'appui de la nouvelle opération de RI

Contester une opération de RI

Enclencher, du côté du ministère, la contestation du RI au moyen de la méthode sélective du SNP-RI

Poursuivre les discussions entre ministères et cadres dirigeants s'il y a lieu

Ne pas approuver l'opération de RI en attente dans le SNP-RI durant la période prescrite de 15 jours ouvrables

Confirmation par l'autre ministère de la contestation du RI

Confirmation de l'entente sur les points litigieux de l'opération de RI (par la contestation de l'opération de RI initiale ou par des discussions ultérieures)

Autres documents justificatifs connexes

Enregistrer l'opération de RI dans le compte approprié

Données relatives à l'acceptation des produits livrables, données relatives à la réception des produits livrables ou preuve que l'activité ayant donné lieu au RI a été réalisée

Confirmation de l'entente pour résoudre les points litigieux relatifs à l'opération de RI

Données de la facture ou de la note de crédit

Code du RI

Document original des détails de l'opération de RI approuvée, incluant les modalités.

Autres documents justificatifs relatifs à l'écriture ou au rajustement manuel

16. Gestion du recouvrement des comptes débiteurs en souffrance

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Répertorier les comptes débiteurs en fonction des conditions établies

Faire le suivi des dates d'échéance de paiement 

Suivre les relations avec le débiteur  

Retracer et confirmer le montant et les détails des comptes en souffrance

Calculer les intérêts s'il y a lieu

Préparer et vérifier le rajustement ou la note de crédit 

Enregistrer le rajustement ou la note de crédit approuvée 

Prioriser et planifier les activités de recouvrement  

Rapport chronologique des comptes débiteurs ou relevés de compte 

Relevés de compte expédiés au débiteur, s'il y a lieu

Documents justificatifs 

Rapport de facturation 

Relevé de compte client 

Documents relatifs aux dépôts

Documents relatifs aux encaissements

Documents relatifs aux comptes débiteurs 

Documents relatifs aux dispositions financières 

Facture (ex., date, montant) 

Écriture au journal et documents justificatifs 

Rapport des comptes créditeurs précisant le montant dû au client (pour les cas de compensation)

Informer le débiteur du montant en souffrance et procéder au recouvrement

Prendre contact avec le débiteur 

Trouver la raison du non-paiement du compte

Modifier la cote de crédit du débiteur, si nécessaire 

En cas d'erreur lors de la facturation :

Produire et vérifier le rajustement ou la note de crédit, si nécessaire

Enregistrer le rajustement ou la note de crédit approuvée

Le débiteur est disposé à payer :

Établir de nouvelles modalités de paiement

Informer le débiteur par écrit d'un possible arrangement de compensation

Obtenir l'approbation des parties concernées pour un arrangement de compensation

Appliquer la compensation au solde du compte débiteur

Faire réviser et approuver par les parties concernées toutes les modalités et le calendrier de paiement

Le débiteur refuse de payer :

Évaluer la recouvrabilité du compte et décider des activités de recouvrement ou de suppression du compte débiteur, selon le cas

Appels téléphoniques, lettres de relance, courriels, relevés de compte

Avis juridique 

Renseignements concernant le débiteur et documents justificatifs

Documents de dépôt

Écriture au journal et documents justificatifs 

Documents relatifs aux encaissements

Documents relatifs aux comptes débiteurs 

Document relatif aux dispositions financières modifié

Description des rôles et responsabilités 

Méthodes de paiement révisées

Document écrit concernant un possible arrangement de compensation 

Document écrit précisant les modalités et procédures de compensation 

Informations sur les comptes en souffrance à la fin de la période  

Relevés retournés par le débiteur 

Informations sur le recouvrement par des tiers (ex., coût, calendrier, rôles et responsabilités)

Gérer les agences de recouvrement de tierce partie

Évaluer la nécessité de mettre à jour ou de modifier les activités de recouvrement 

 

Rapport chronologique des comptes débiteurs 

Rapports d'étape des activités de recouvrement

Facture de l'agence de recouvrement pour honoraires et tarifs 

Information de l'agence de recouvrement sur les comptes débiteurs en souffrance à la fin de la période et ses recommandations concernant les radiations

En ce qui concerne les RDVO associées aux marchés de services, veuillez consulter l'OGE Services des acquisitions.

Gérer les actions juridiques

Définir et discuter des actions juridiques proposées 

Obtenir toutes les autorisations requises pour entamer ou poursuivre une action juridique

Suivre les effets de l'action juridique sur les comptes en souffrance 

Évaluer la pertinence de poursuivre les actions juridiques 

Correspondance avec le débiteur

Documents justificatifs sur la situation et les antécédents du débiteur  

Rapport chronologique des comptes débiteurs 

Demande d'action juridique ou documents justificatifs à cet effet

Rapport d'étape des activités de recouvrement par des tiers

Information des tiers sur les comptes débiteurs en souffrance à la fin de la période

Entente de règlement à l'amiable (si la poursuite est maintenue)

Documents de la cour (si la poursuite est maintenue) 

Délégation de pouvoirs financiers ou preuve d'autorisation  

Recommandation ou autorisation des services juridiques du ministère d'entreprendre une action en justice

Modalités d'une entente à l'amiable 

Montants reçus du débiteur

Analyse coûts-bénéfices (frais de litige versus recouvrement)

Avis juridique

Voir aussi l'OGE Services juridiques

Gérer les radiations, les remises et les renonciations

Identifier les comptes débiteurs irrécouvrables 

Pour la renonciation et la remise de dettes :

Procéder à une évaluation préliminaire en vue d'une possible remise ou renonciation (incluant une renonciation aux intérêts)

Préparer la proposition de remise ou de renonciation et la faire approuver   

Pour la radiation :

Procéder à une évaluation préliminaire des critères à respecter pour une radiation de créance

Préparer la documentation requise pour la proposition de radiation

Demander au comité d'examen ministériel d'évaluer la proposition 

Pour une renonciation, une remise de dette ou une radiation de créance :

Préparer une présentation au Conseil du Trésor et obtenir l'approbation ministérielle

Faire examiner et approuver par le ministre ou le représentant autorisé, selon le cas

Enregistrer l'écriture comptable

Vérifier cette écriture (validité, exhaustivité, exactitude, code, etc.)  

Documents de la cour 

Rapport chronologique des comptes débiteurs 

Rapport des activités de recouvrement par un tiers 

Renseignements et antécédents du débiteur  

Analyse, documents justificatifs et conditions des renonciations ou des remises

Document du règlement à l'amiable (y compris les modalités de paiement)

Documentation pour le comité d'examen des radiations de comptes débiteurs

Projet de présentation au Conseil du Trésor pour une autorisation de radiation

Autres analyses et documents justificatifs concernant la radiation 

Recommandation du comité d'examen des radiations de comptes débiteurs 

Présentation au Conseil du Trésor concernant une proposition de remise ou de renonciation (revue et approuvée par le ministère) 

Recommandation ministérielle d'approuver la radiation, la remise ou la renonciation 

Autres documents justificatifs

Analyse et documents justificatifs de la remise, de la renonciation ou de la radiation

Document d'approbation du ministre ou délégation de pouvoir de procéder à la radiation  

Approbation par le Conseil du Trésor, le gouverneur en conseil ou le Parlement 

Document ministériel d'approbation de la remise ou de la renonciation 

Document d'écriture comptable

Voir aussi l'OGE Présentations au Conseil du Trésor.

17. Gestion du fichier maître des clients

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Gérer le fichier maître des clients

Ensemble des données du fichier maître des clients 

Traiter une demande de création ou de mise à jour d'une fiche client

Recevoir la demande et les documents justificatifs pour la création ou la mise à jour d'une fiche client

Vérifier que la demande a bien été approuvée par la personne compétente

Procéder à un examen rigoureux de haut niveau afin d'évaluer le caractère raisonnable de la demande

Confirmer le statut de client dans le fichier maître des clients  

Déterminer les données et les documents justificatifs requis selon la catégorie de client 

Valider cette demande au vu des documents justificatifs

Refuser la demande et en informer le demandeur, au besoin 

Demande concernant une fiche client, approuvée par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère

Documents justificatifs associés

Document d'autorisation financière ministérielle  

Liste de demandeurs admissibles

Autres sources indépendantes d'information : vérification du code postal, dossier d'une institution financière, correspondance avec le demandeur, note de service, changement de nom légal et autres documents juridiques 

Note de service ou courriel pour informer le demandeur 

Traiter une demande de désactivation d'une fiche client

Recevoir la demande de désactivation d'une fiche client et les documents justificatifs

Vérifier que la demande a été autorisée par la personne compétente

Procéder à un examen rigoureux de haut niveau afin d'évaluer le caractère raisonnable de la demande

Confirmer que le client existe et qu'il n'a pas déjà été désactivé dans le fichier maître des clients

Vérifier les soldes impayés, les dispositions financières et les bons de commande

Indiquer les documents justificatifs requis

Valider la demande au vu des documents justificatifs

Refuser la demande et en informer le demandeur, au besoin

Demande de désactivation d'une fiche client  

Demande concernant une fiche client, acceptée et approuvée par le demandeur ou une personne désignée conformément à la politique et au mandat du ministère

Documents justificatifs associés 

Document d'autorisation financière ministérielle  

Liste établie des demandeurs admissibles

Note de service ou courriel pour informer le demandeur 

Notification au client  

Notification d'un secteur de programme (fermeture du programme)

Documentation des RH relative au départ d'un employé qui réclame un montant à la Couronne  

Rapports des factures en souffrance  

Recherche de clients en double 

Note de service ou courriel pour informer le demandeur, incluant les raisons d'un refus 

Procéder à la création, à la mise à jour ou à la désactivation d'une fiche client

Mettre en œuvre et vérifier la création, la mise à jour ou la désactivation de la fiche client dans le fichier maître des clients  

Informer, au besoin, les intervenants que le travail a été effectué sur la fiche client

Demande approuvée de mise à jour ou de désactivation des fiches clients à la suite de l'examen périodique par le ministère 

Documents justificatifs associés (prouvant que la demande a été traitée)  

Note de service ou courriel (ex., pour informer le demandeur que la fiche client a été créée)

Planifier un examen périodique

Procéder à une évaluation des risques

Créer ou mettre à jour la méthode d'examen périodique et revoir les procédures

Concevoir ou mettre à jour un document de planification de l'examen périodique

Examiner et approuver le document de planification de l'examen périodique 

Informations nécessaires à l'évaluation périodique des risques ou des enjeux concernant le fichier maître des clients, incluant :
les commentaires et rétroactions des intervenants à la fiche client 

Document de planification de l'examen périodique et procédures d'examen approuvés

Évaluation des risques de l'examen périodique du ministère

Documents justificatifs associés

 

Effectuer l'examen périodique

Rassembler l'information nécessaire pour effectuer l'examen périodique

Procéder à l'examen périodique

Documenter et analyser les résultats de l'examen périodique

Examiner et approuver la mise à jour ou la désactivation d'une fiche client 

Réviser, au besoin, les politiques et procédures ministérielles concernant le fichier maître des clients

Documents de l'examen périodique et autres informations pertinentes, pouvant comprendre :
des extraits et des rapports du fichier maître des clients et d'autres documents d'intervenants à la fiche client

Document de planification de l'examen périodique approuvé, comprenant l'évaluation des risques et les procédures d'examen

Demande approuvée de mise à jour ou de radiation de fiches clients, ainsi que les documents justificatifs

Documents justificatifs associés

Politiques et procédures ministérielles actualisées concernant le fichier maître des clients

Résultats et analyses documentés des examens périodiques

Comptabilité des actifs et des passifs

18. Gestion des autres immobilisations

Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des autres immobilisations de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services du matériel. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Services du matériel.

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Créer ou mettre à jour la fiche d'immobilisations

Voir l'OGE Services du matériel.

Calculer l'amortissement mensuel

Calculer l'amortissement  

Vérifier la vraisemblance du montant de cet amortissement 

Corriger le montant  

Enregistrer l'écriture de journal 

Montant d'amortissement (mettre à jour le registre des actifs)

Écriture de journal 

Effectuer l'analyse périodique des immobilisations en construction (IEC)

Enregistrer l'écriture de journal

Écriture de journal  

Effectuer le décompte périodique des immobilisations physiques

Voir l' OGE Services du matériel.

Procéder à l'évaluation périodique des immobilisations

Enregistrer l'écriture de journal

Écriture de journal 

Procéder à l'aliénation de l'immobilisation

Enregistrer l'écriture de journal 

Écriture de journal 

19. Gestion des biens immobiliers

Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des biens mobiliers de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services immobiliers. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Services immobiliers.

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Créer ou mettre à jour la fiche des biens mobiliers

Voir l'OGE Services immobiliers.

Calculer l'amortissement mensuel

Calculer l'amortissement  

Vérifier la vraisemblance du montant de cet amortissement 

Corriger le montant  

Enregistrer l'écriture de journal 

Écriture de journal :
Amortissement cumulé
Tous les coûts (incluant les ajouts et les coûts de mise en service)

Montant de l'amortissement pour la période    

Effectuer l'analyse périodique des biens mobiliers en construction

Enregistrer l'écriture de journal

Écriture de journal :
Code financier

 

Effectuer le décompte périodique des biens mobiliers physiques

Veuillez consulter l'OGE Services immobiliers.

Procéder à l'évaluation périodique des biens mobiliers

Enregistrer l'écriture de journal

Écriture de journal :
Code financier

Procéder à l'aliénation des biens mobiliers

Enregistrer l'écriture de journal 

Engager le processus de gestion des dépenses 

Écriture de journal

Confirmation que l'argent a bien été déposé   

Plan des immobilisations approuvé par le Conseil du Trésor

20. Gestion des inventaires

Plusieurs activités décrites dans la composante Gestion des inventaires de la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière se retrouvent, avec les RDVO associées, dans l'OGE Services du matériel. Les activités présentées ici sont exclusivement reliées à la gestion financière. Veuillez consulter aussi l'OGE Services du matériel.

Processus opérationnels communs Recommandations : Ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO)

Enregistrer les inventaires non associés à une production

Enregistrer l'écriture de journal (pour un processus permanent)

Écriture de journal 

Enregistrer les inventaires associés à une production

Calculer les heures travaillées, les frais indirects et les coûts afférents

Enregistrer l'écriture de journal (pour un processus permanent)

Données concernant les achats (factures, fournisseurs, bons de commande, contrats, informations relatives aux garanties, etc.) reliés aux coûts afférents directement associés à la production des inventaires

Feuilles de temps codifiées par rapport à une production spécifique 

Écriture de journal  

Calcul du travail, des frais indirects et des coûts afférents  

Enregistrer l'épuisement des stocks

Enregistrer l'écriture de journal (pour un processus permanent) 

Information concernant l'épuisement des stocks

Information concernant les inventaires 

Écriture de journal 

Enregistrer les radiations d'inventaires

Enregistrer les radiations dans le registre d'inventaire

Écriture de journal 

Enregistrer les ventes ou les transferts d'inventaires interministériels

Enregistrer l'écriture de journal 

Écriture de journal  

Procéder à l'inventaire des stocks et enregistrer les rajustements

Enregistrer l'écriture de journal 

Écriture de journal 

Enregistrer les transferts d'emplacement des stocks (si des rajustements doivent être apportés aux livres comptables à la suite d'un transfert)

Enregistrer l'écriture de journal 

Écriture de journal 

Outil générique d’évaluation pour la Gestion financière--Annexe A

Ce tableau montre la correspondance existant entre les regroupements de services décrits dans le Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution (2015) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les domaines identifiés dans l’Initiative des processus opérationnels communs de gestion financière (POGF) du Bureau du contrôleur général et les processus opérationnels utilisés dans les POGF et le présent OGE.

Regroupements de services internes du SCT Domaines identifiés dans l’initiative des POGF Processus opérationnels décrits dans l’initiative des POGF

Planification financière et budgétisation

Planification, budgétisation, prévisions

Gestion de la planification et de la budgétisation

Gestion des prévisions et de l’examen budgétaires

Comptabilité générale

S/O

Voir l’OGE Services de gestion et de surveillance pour les RDVO associées à la « présentation d'information financière dans les rapports organisationnels, y compris les Comptes publics ».10

Paiements
Contrôle des dépenses

Dépenses et comptes créditeurs

Gestion du plan comptable ministériel

Gestion de la délégation des pouvoirs financiers

Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement

Gestion des voyages

Gestion des autres paiements

Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile

Gestion du dossier des fournisseurs

Gestion de la vérification après paiement

Gestion de la clôture financière

Interactions Ressources humaines et Finances

Administration de la paie (Interactions entre les RH et les finances)

(Programme associé)

Paiements de transfert

Gestion des subventions et des contributions

Perception et comptes débiteurs

Revenus et comptes débiteurs

Gestion des revenus, des comptes débiteurs et des recettes

Gestion des règlements interministériels

Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance

Gestion du fichier maître des clients

Comptabilité des actifs et des passifs

Interactions Finance et Matériel

Gestion des autres immobilisations

Gestion des biens immobiliers

Gestion des inventaires

Date de modification :