Une brève histoire de la méthodologie de la macro-évaluation à BAC pour les documents gouvernementaux

Pour remplir sa mission de préservation de la mémoire historique du gouvernement, Bibliothèque et Archives Canada doit prendre des décisions quant à la valeur archivistique ou historique des renseignements créés et conservés par les institutions gouvernementales. Le document  Préservation de la mémoire archivistique et historique du gouvernement PDF archivé 418 Ko, écrit à l'origine en 2000 dans le cadre de l'ancien contexte législatif (Loi sur les Archives nationales du Canada), abordait les stratégies et le processus de décisions mis en cause lors de la sélection et de la conservation des renseignements ayant une importance nationale. Les pratiques actuelles de BAC en matière d'évaluation et d'acquisition des documents gouvernementaux conservent bon nombre de ces stratégies et processus décisionnels, sous une forme renouvelée.  

Méthodologie d'évaluation: macro-évaluation et analyse fonctionnelle

À compter de 1997, les Archives nationales du Canada d’alors proposent une refonte de la méthodologie de la macro-évaluation, d’une part afin de tenir compte de l’expérience acquise par les archivistes depuis son introduction initiale en 1991 et, d’autre part, afin de mieux lier la pratique aux préceptes théoriques, dont certains ont fait l’objet de publication dans la littérature archivistique. Il en résulte un ensemble intégré de documents portant spécifiquement sur la méthodologie structurée de l’évaluation développée en 2000 et officiellement approuvée par l’Archiviste national, M. Jean-Pierre Wallot, en 2001.

Deux parties de cet ensemble constituent des documents méthodologiques, dont le principal auteur est Terry Cook; ceux-ci ont été revus par un comité regroupant des archivistes des documents gouvernementaux avant leur approbation et leur adoption. Cook, à titre d’archiviste principal aux Archives publiques et aux Archives nationales du Canada entre 1975 et 1998, a été le directeur responsable du programme d’évaluation et de disposition des documents gouvernementaux, sur tout support, de 1993 à 1998.

Partie A : concepts et théorie

Sommaire: Le fondement et la méthodologie nécessaires aux archivistes afin d'améliorer la cohérence intellectuelle des décisions pour disposer des documents et la logique de leur explication et de leur présentation dans les Rapports d'évaluation. Voir Partie A : concepts et théorie PDF archivé 2,32 Mo

Partie B : lignes directrices pour l'évaluation archivistique des documents gouvernementaux

Sommaire: Les lignes directrices à respecter par l'archiviste lors de la réalisation de projets individuels d'évaluation incluent les éléments essentiels d’un programme de recherche convenable en matière d’évaluation et les étapes méthodologiques fondamentales qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions concernant la disposition des documents dans le contexte de la macro-évaluation. Voir Partie B : lignes directrices PDF archivé 832 Ko

Un troisième document interne intitulé « Préparation d’un rapport d’évaluation sur la disposition des documents gouvernementaux » (février 2001, dont l’auteur principal est Richard Brown) complète les deux documents méthodologiques. Ce document offre aux archivistes des conseils sur l’information pertinente à inclure dans les rapports d’évaluation archivistique, faisant partie intégrante des autorisations de disposition délivrées par le Bibliothécaire et archiviste du Canada.

Ensemble, ces trois documents constituent la base de toute évaluation des documents gouvernementaux de 2001 à 2012.

Aujourd’hui, le but de l’évaluation archivistique des documents du GC reste le même : déterminer la meilleure source disponible pour documenter les activités gouvernementales qui présentent un intérêt à long terme pour les Canadiens. BAC continue d'utiliser la méthodologie de la macro-évaluation pour identifier les documents des institutions assujetties à la Loi de BAC qui ont une valeur historique ou archivistique en mettant l’accent sur le contexte de création des documents plutôt que sur leur contenu. Selon la macro-évaluation, une analyse est effectuée pour comprendre le rôle du créateur de documents dans la société et au sein du gouvernement du Canada, sa relation avec d’autres institutions gouvernementales et les citoyens, ainsi que son mandat et ses activités à travers le temps.

Lectures complémentaires sur la macro-évaluation, en anglais seulement :

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